Terdapat tiga tahap dalam proses penyusunan pesan bisnis, yaitu :

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

A. Perencanaan Pesan Bisnis

1. Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan

disampaikan atau tidak, untuk menanggapi audience, untuk
memfokuskan pada isi, untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan
komunikasi bisnis adalah untuk memberikan informasi, membujuk, dan
melakukan kolaborasi.

2. Menganalisis Audience

a. Mengembangkan profil audience :

- Siapa audiencenya
- Informasi apa yang telah mereka miliki
- Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
- Informasi teknikal apa yang mereka pahami
- Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan
- Apa hubungan komunikator dengan audience
- Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan
b. Memuaskan kebutuhan informasi audience, dengan cara sebagai
berikut :
- Temukan apa yang ingin diketahui audience
- Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- Berikan semua informasi yang dibutuhkan
- Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat
- Tekankan ide-ide yang paling menarik audience

c. Memuaskan kebutuhan emosional audience, agar informasi dapat

diterima dengan mudah yaitu dengan cara :
- Pendekatan rasional, yaitu dengan memberikan alasan yang rasional
atau masuk akal.
- Pendekatan emosional, yaitu dimaksudkan untuk memotivasi audience
agar mengubah perilakunya.

d. Memuaskan kebutuhan praktikal audience, dengan cara :

- Pesan harus dibuat seringkas mungkin
- Jika pesan ditulis dengan panjang, dibuat poin-poin sehingga mudah
dipahami oleh audience dan alur/urutannya harus jelas.
- Jika pesan disampaikan secara lisan, struktur pesan harus disusun
runtut dan ide pokok harus dinyatakan secara jelas dan logis.
- Penggunaan alat-alat bantu komunikasi lisan harus cermat

3. Menentukan Ide Pokok

- Topik                     : subjek pesan yang luas

- Ide pokok              : pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut.

a. Cara penetuan ide pokok

- Brainstroming
- Petunjuk atasan
- Kebiasaan

b. Pembatasan cakupan
Menyangkut panjang maupun kedalaman isi pesannya.Alasan
dilakukannya pembatasan cakupan adalah untuk :
- Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.
- Keterbatasan manusia dalam penerimaan pesan.

c. Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan oleh audience,

diantaranya :
- Kemampuan audience untuk memahami pesan yang diinformasikan.
- Pengetahuan audience tentang topik yang diinformasikan.
- Gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan kepada audience.
- Kredibilitas komunikatornya
- Waktu
Syarat penerimaan pesan, antara lain sebagai berikut :
- Menggunakan kata-kata yang singkat.
- Ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia.
- Ide pokok yang disampaikan harus mudah dipahami, dimengerti dan
diterima oleh audience.
- Poin-poin yang penting jangan sampai terabaikan.

4. Memilih Saluran dan Media

Jenis-jenis saluran komunikasi, antara lain sebagai berikut :
a. Lisan
Medianya melalui : percakapan langsung, telepon, interview, pidato,
presentasi, workshop, program pelatihan, dll.
Kelebihan komunikasi lisan :
- Mampu memberikan umpan balik dengan segera dan secara langsung.
- Dapat membuat audience merasa lebih nyaman.
- Lebih sesuai untuk menyampaikan informasi yang kontroversial,
karena reaksi audience dapat dibaca dari simbol non verbal.
- Lebih bersifat ekonomis
- Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya
sederhana.

b. Tertulis
Medianya melalui : surat, memo, laporan, proposal, dll.
Kelebihan komunikasi tertulis :
- Komunikator mempunyai kesempatan untuk merencanakan terlebih
dahulu pesan yang akan disampaikan serta mengendalikannya.
- Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya kompleks.
- Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan kepada audience yang
jumlahnya banyak dan menyebar.
- Catatan permanen yang digunakan untuk menyampaikan pesan
sangat diberguna sebagai referensi ataupun bukti di masa yang akan
datang.

c. Elektronik
Medianya melalui : fax, e-mail, voice mail, teleconference, video
conference, dll.
Saluran atau media yang digunakan didasarkan pada :
- Keterbatasan umpan balik seketika
- Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang
bersifat pelik.
- Kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat ganda, seperti
gerakan tubuh, raut wajah, nada suara, dll.
- Fokus pribadi yang memungkinkan.

B. Penyusunan Pesan Bisnis

1. Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisasi dengan baik,

antara lain :
- Bertele-tele
- Informasi yang penting terlupakan
- Terdapat informasi yang tidak relevan
- Ide-ide disajikan secara tidak logis.

2. Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai berikut :

- Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
- Subjek dan tujuan jelas
- Mencakup semua informasi yang penting
- Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan

3. Organisasi pesan bisnis yang baik, yaitu :

- Urutan waktu
- Urutan ruang
- Urutan logis

4. Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :

- Membantu audience memahami pesan
- Membantu audience menerima pesan
- Menghemat waktu bagi audience
- Menyederhanakan tugas komunikator
- Mempermudah tugas komunikator
5. Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah sebagai
berikut :

a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

- Mulailah dengan membuat ide pokok
- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
- Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti

b.      Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

Untuk menentukan urutan penyampaian materi ada dua pendekatan,
yaitu :
·         Pendekatan langsung (deduktif)
Ide pokok muncul di awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti
pendukungnya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience positif.
·         Pendekatan tidak langsung (induktif)
Bukti-bukti pendukungnya muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti
dengan ide pokoknya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience negatif.

6.      Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional

a.       Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi audience.

·         Permintaan langsung
- Pesan rutin, berita baik, dan good will
- Bad news
- Pesan persuasif (pesan yang bersifat mengajak/membujuk)
b. Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan
reaksi audience.
- Pesan informasional : bertujuan untuk menyampaikan fakta-fakta atau
memberikan suatu informasi.
Contoh : status report, prosedur perusahaan, penjelasan system, dll.
- Pesan analitikal : pesan yang didesain untuk mendorong audience
mengambil kesimpulan tertentu.

7. Memformulasikan pesan bisnis

a. Konsep awal/draft yang dibuat

- Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran
- Perbaikan/penambahan dari ide pokok

b. Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan

- Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak
menekanpasif, bersifat personal/umum, colorful/colorless.
- Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :
- Jangan merayu orang lain
- Gunakan humor dengan hati-hati
- Jadilah diri sendiri
- Jangan terlalu akrab/familiar
- Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi
audience, sehingga pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan
apa yang dibutuhkan audience tersebut.
- Menekankan sifat positif
- Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang
dipercaya.
Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara
sebagai berikut :
- Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri
- Nyatakan kredibilitas diri
- Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami
audience
- Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
- Dukung klaim dengan bukti yang jelas
- Bersikap santun
- Gunakan bahasa yang tidak bias
- Bias jenis kelamin
- Bias cacat tubuh
- Bias usia
- Bias rasial dan etnik

C. Revisi Pesan Bisnis

Tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis adalah
revisi/perbaikan pesan bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin
bahwa pesan bisnis yang telah direncanakan dan disusun tidak terjadi
kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau ketidaktepatan.

1. Edit Pesan
a. Mengevaluasi isi dan organisasi pesan
Evaluasi terhadap isi pesan menyangkut apakah materi yang perlu,
penting, dan relevan telah tercakup dalam pesan tersebut.
Sedangkan pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan
disusun. Disini diperhatikan dengan seksama pesan-pesan pada bagian
awal dan akhir, karena memiliki pengaruh yang paling besar.
b. Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan
Yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah menenyakan pada diri
sendiri apakah tekanan/intonasi yang tepat dalam menyampaikan pesan
kepada audience sudah tercapai. Kemudian pada saat yang sama perlu
juga dilakukan pemeriksaan lagi apakah pesan yang disampaikan sudah
jelas dan dapat dipahami oleh audience. Selain itu, perlu juga
memeriksa kebenaran/ketepatan dalam prnggunaan tanda baca, seperti,
titik, koma, dan penghubung.
c. Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek
sebagai berikut :
- Ketepatan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus
tepat/familiar.
- Keefektifan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan
tidak bermakna ganda.

2. Menulis Ulang Pesan

a. Membuat kalimat yang efektif
Untuk menyusun kalimat yang efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan hubungan logis.
b. Menyusun paragraf yang kohern
Paragraf kohern adalah paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya
yang berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis. Satu
paragraph terdiri dari topik, kalimat penjelas, dan kalimat antara atau
peralihan.

3.      Memproduksi Pesan
a.       Mendesain elemen
Dalam komunikasi bisnis masalah mendesain elemen ini perlu
mendapatkan perhatian, karena desain elemen akan memberikan
visualisasi (penampakan) yang lebih menarik dan mudah dipahami.
Desain elemen ini akan mencakup hal-hal seperti white space,
headings, cetak tebal, miring, garis tepi, dan font.
b.      Mendesain keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
- Konsistensi : desain yang telah dipilih harus digunakan secara
konsisten, termasuk dalam penggunaan margin, jenis huruf, ukuran
huruf, spasi, cetak tebal, miring, dll.
- Keseimbangan : untuk menyusun desain yang menarik, buatlah
keseimbangan dalam hal spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi
antar paragraf, keseimbangan dalam memberikan sentuhan khusus, dan
keseimbangan dalam white space.
- Keterbatasan : pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit
penekanan atau aksen.
- Rincian : perhatikan seberapa rinci harus dibuat, desain yang terlalu
rinci justru akan membingungkan. Namun, jika terlalu umum/global,
dapat membuat pesan menjadi bersifat dasar, tanpa penekanan-
penekanan tertentu.

4. Proof Pesan (tampilan pesan)

Yang dilakukan untuk melakukan revisi pesan pada bagian akhir ini,
adalah :
a. Formatnya  : disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan
hesding.
b. Pengecekan terhadap penggunaan huruf dalam kata-kata maupun
keselarasan kalimat. 
Sumber : https://pakarkomunikasi.com/proses-penyusunan-pesan-
bisnis-dalam-komunikasi-bisnis