Chapter 7 : Digital Media

1. Digital Media for Business Communication

A. Digital and Social Media Options
Berbagai media digital yang tersedia untuk pesan bisnis terus tumbuh seiring
dengan perkembangan teknologi komunikasi :
1) Email. Email konvensional telah lama menjadi media vital untuk komunikasi
bisnis, meskipun mulai tergantikan oleh alat komunikasi real-time lainnya.
2) Messaging. Dari pesan teks dasar di perangkat seluler hingga sistem grup
multifungsi.
3) Web Content. Situs web adalah salah satu jenis media digital yang paling
penting, dari situs bisnis dengan beberapa halaman hingga situs perusahaan
besar dengan ratusan halaman.
4) Podcasting. Bisnis menggunakan podcast untuk mengganti atau menambah
panggilan konferensi, buletin, kursus pelatihan, dan komunikasi lainnya.
5) Social Networks. Jejaring sosial telah berkembang menjadi teknologi
komunikasi bisnis utama.
6) Information- and content-sharing sites. Selain jejaring sosial, berbagai
sistem telah dirancang khusus untuk berbagi konten, termasuk situs konten
yang dibuat pengguna, situs kurasi media, dan situs tanya jawab komunitas.
7) Wikis. Kolaborasi wiki (situs web yang dapat diperluas dan diedit oleh tim,
komunitas pengguna, atau masyarakat luas) membuat mereka cocok secara
alami untuk mengumpulkan pengetahuan kelompok-kelompok mulai dari
depatemen individu hingga publik pada umumnya.
8) Blogging and microblogging. Kemampuan untuk memperbarui konten
dengan cepat dan mudah menjadikan blog dan microblog sebagai media alami
ketika komunikator ingin mengeluarkan pesan dengan tergesa-gesa.
9) Online Video. Video digital dan online telah mengubah apa yang sebelumnya
menjadi alat yang cukup khusus menjadi media komunikasi bisnis utama.
Beberapa situasi di mana Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan
pesan cetak daripada alternatif digital:
1) Ketika Anda ingin membuat kesan formal. Untuk pesan khusus, seperti
mengirim ucapan selamat atau belasungkawa, formalitas dokumen cetak
 biasanya membuatnya menjadi pilihan yang jauh lebih baik daripada pesan
digital.
2) Ketika Anda secara hukum diminta untuk memberikan informasi dalam
bentuk cetak. Kontrak bisnis dan peraturan pemerintah terkadang
mengharuskan informasi diberikan di atas kertas.
3) Ketika Anda ingin menonjol diantara pesan digital lainnya. Jika komputer
audiens Anda dipenuhi dengan pesan email dan notifikasi pengiriman pesan,
terkadang pesan yang dicetak cukup menonjol untuk diperhatikan.
4) Ketika Anda membutuhkan catatan yang permanen, tidak dapat diubah,
atau aman. Surat dan memo bisa diandalkan. Setelah dicetak, mereka tidak
dapat dihapus dengan satu ketukan tombol.
B. Compositional Modes for Digital and Social Media
Anda dapat berhasil dengan komunikasi tertulis di hampir semua media digital
dengan menggunakan salah satu dari 9 mode komposisi :
1) Conversations. Pesan adalah contoh yang bagus dari media tertulis yang
meniru percakapan yang diucapkan.
2) Comments and critiques. Salah satu aspek paling kuat dari media sosial
adalah peluang bagi pihak yang berkepentingan untuk menyampaikan
pendapat dan memberikan umpan balik. Untuk menjadi komentator yang
efektif, fokuslah pada potongan-potongan informasi pendek yang akan
membantu banyak orang.
3) Orientations. Tidak seperti ringkasan, orientasi tidak memberikan poin-poin
penting dalam pengumpulan informasi tetapi memberitahu pembaca di mana
menemukan poin-poin itu.
4) Summaries. Di awal artikel atau halaman web, ringkasan berfungsi sebagai
versi miniatur dokumen, memberi pembaca semua poin utama sambil
melewatkan detail. Di akhir artikel atau halaman web, ringkasan berfungsi
sebagai ulasan, mengingatkan pembaca tentang poin-poin penting yang baru
saja mereka baca.
5) Reference material. Salah satu tantangan dalam menulis bahan referensi
adalah Anda tidak selalu tahu bagaimana pembaca ingin mengaksesnya.
Pertimbangkan suatu orientasi dan atur bahan dengan cara yang logis dengan
judul yang jelas yang mendorong penelusuran.
 6) Narratives. Narasi bekerja paling baik ketika mereka memiliki awal yang
menarik yang memicu rasa ingin tahu pembaca, bagian tengah yang bergerak
dengan cepat melalui tantangan yang dihadapi individu atau perusahaan, dan
akhir yang menginspirasi atau instruktif yang memberikan informasi kepada
pembaca yang dapat mereka terapkan dalam kehidupan dan pekerjaan mereka
sendiri .
7) Teasers. Teaser sengaja memotong informasi kunci sebagai cara untuk
menarik pembaca atau pendengar ke dalam cerita atau dokumen lainnya.
8) Status updates and announcements. Poskan hanya pembaruan yang
bermanfaat bagi pembaca, dan sertakan hanya informasi yang mereka
butuhkan.
9) Tutorials. Mengingat sifat komunitas dari media sosial, tujuan dari banyak
pesan adalah untuk berbagi saran cara.
C. Optimizing Content for Mobile Devices
Mobile memperluas pilihan Anda sebagai pembuat konten, dan ini memberi
anggota audiens Anda berbagai cara menarik untuk menggunakan konten Anda :
1) Location-based services. Jejaring sosial berbasis lokasi menghubungkan
dunia virtual jejaring sosial online dengan dunia fisik seperti toko ritel dan
lokasi lainnya.
2) Gamification. Penambahan aspek bermain game ke aplikasi dan layanan web,
dapat meningkatkan keterlibatan audiens dan mendorong penggunaan
berulang.
3) Augmented reality. Menumpangkan data pada gambar kamera langsung dapat
memperkaya pengalaman bagi konsumen dan menyediakan informasi yang
berguna bagi pengguna bisnis.
4) Wearable technology. Salah satu janji utama dari teknologi yang dapat
dikenakan adalah menyederhanakan dan meningkatkan tugas sehari-hari untuk
konsumen dan karyawan.
5) Mobile blogging. Kemampuan seluler sangat bagus untuk pekerja yang
pekerjaannya membuat mereka berpindah-pindah dan untuk liputan acara
khusus.
6) Mobile podcasting. Demikian pula, alat podcasting berbasis smartphone
memudahkan untuk merekam audio saat bepergian dan memposting podcast
jadi ke blog atau situs web Anda.
 7) Cloud-based services. Komunikasi seluler sangat ideal untuk layanan berbasis
cloud.
2. Email
Email memiliki beberapa kelebihan antara lain :
 Email bersifat universal
 Email masih merupakan media terbaik untuk pesan singkat pribadi
 Sifat tidak instant dari email adalah kelebihan ketika digunakan dengan baik
A. Planning Email Messages
Solusi dari email overload dimulai dari planning step, dengan memastikan
bahwa semua pesan memiliki tujuan yang valid dan terkait dengan bisnis.
Semua pengguna email juga memiliki tanggung jawab untuk menghindari
tindakan yang dapat menyebabkan masalah, dari mendownload software berisi
virus sampai mengirim gambar tidak sopan.
B. Writing Email Messages
Untuk menangkap perhatian audiens pastikan kalimat subyek informative dan
menarik.
Selain itu, banyak program email yang menampilkan beberapa kata pertama
atau kalimat dari pesan yang diterima, bahkan sebelum pembaca membuka pesan
tersebut. Pilih beberapa kata pertama secara hati-hati untuk menarik perhatian.
Cara terbaik menggunakan emoticon adalah dengan berhati hati. Hindari
emoticon untuk segala jenis komunikasi eksternal dan untuk komunikasi formal
internal dan hindari emoticon berwarna kuning cerah dalam segala bentuk
komunikasi bisnis.
C. Completing Email Messages
Hal yang perlu diperhatikan :
 Berhenti dan cek apa yang sudah ditulis sebelum meng-click send
 Jangan menggunakan reply all
 Jangan masukkan seseorang dalam cc atau bcc kecuali anda paham cara
kerjanya
 Jangan set prioritas ke high atau urgent kecuali hal tersebut benar-benar
penting
 Jika mengirim dengan attachment pastikan attachment benar benar berada di
email
3. Messaging
Beragam solusi pesan digital kini tersedia dari pesan teks pada perangkat seluler
hingga sistem pesan grup pribadi.

A. Advantages and Disadvantages of Messaging

Keuntungan :
1) Kemampuan untuk meniru percakapan langsung
2) Sistem tertutup sehingga hanya peserta terpilih yang dapat berpartisipasi,
sehingga gangguan dari luar dapat diblokir
3) Pengiriman yang instan untuk yang ingin pesannya langsung terlihat
Kerugian :
1) Percakapan real-time ini bergantung pada kecepatan dan ketepatan mengetik
pengguna
2) Sistem messaging bervariasi dalam tingkat keamanan dan privasi
3) Ada peluang salah penafsiran pesan karena sulit menyampaikan sinyal
nonverbal
B. Guidelines for Successful Messaging
Prinsip utama dalam menulis pesan instan :
1) Planning instant messages. Pandang setiap pertukaran pesan sebagai
percakapan, walaupun tidak mungkin untuk merencanakan setiap pernyataan
individu yang dibuat atau pertanyaan diajukan, luangkan waktu sejenak untuk
merencanakan pertukaran pesan secara keseluruhan.
2) Writing instant messages. Komunikasi dapat dilakukan dengan informal
namun pertahankan etika yang baik dan professional.
3) Completing instant messages. Baca ulang pesan untuk menghindari typo dan
pastikan pesan sudah jelas sebelum dikirim.
Berikut tips untuk membuat pesan lebih efektif dan efisien :
1) Bijaksana dan sopan
2) Buat diri tidak tersedia jika ada pekerjaan penting lain
3) Jangan kirim informasi rahasia jika sistem yang digunakan tidak aman
4) Sangat berhati-hati dalam mengirimkan pesan pribadi
5) Jangan gunakan messaging untuk meeting dadakan jika tidak bisa dipastikan
kehadiran orang yang bersangkutan dapat hadir
6) Jangan gunakan messaging untuk pesan yang panjang dan kompleks
7) Hindari melakukan beberapan percakapan sekaligus
 8) Ikuti semua petunjuk keamanan

4. Website Content
A. Organizing Website Content
Banyak situs web, terutama situs web perusahaan, berfungsi sebagai laporan
informasi, menawarkan bagian dengan informasi tentang perusahaan, sejarahnya,
produk dan layanannya, tim eksekutifnya, dan sebagainya. Sementara sebagian
besar dari apa yang telah Anda pelajari tentang port informasi berlaku untuk
penulisan situs web, pengalaman online memerlukan beberapa pertimbangan dan
praktik khusus.
Dalam arti tertentu, information architecture adalah garis besar tiga dimensi
dari situs, yang menunjukkan (1) hierarki vertikal halaman dari beranda ke tingkat
yang lebih rendah; (2) pembagian halaman secara horizontal melintasi berbagai
bagian situs; dan (3) tautan yang menyatukan semua halaman ini, baik secara
internal (antara berbagai halaman di situs) dan eksternal (antara situs Anda dan
situs web lainnya)
Untuk mengorganisasikan sebuah situs secara efektif , lakukan langkah sebagai
berikut:
 Bertukar pikiran (brainstorm) segala kemungkinan yang dapat terjadi
 Mengidentifikasi semua kemungkinan titik masuk dalam sebuah situs
 Membuat peta atau alat bantu visual
 Memastikan para pengunjung dapat menemukan kembali cara kembali ke
bagian awal situs tersebut
 Berikan pengunjung beberapa pilihan untuk menemukan apa yang mereka
inginkan.
 Konsisten terhadap penggunaan label dan link yang ada
B. Drafting Website Content
1) Berhati-hatilah untuk membangun kepercayaan dengan audiens yang dituju,
karena pembaca yang berhati-hati bisa ragu terhadap konten online
2) Gunakan inverted pyramid style, dimana informasi yang paling penting
terlebih dahulu dibahas dan kemudian secara bertahap mengungkapkan lapisan
rincian yang berurutan
 3) Bantu pembaca dalam menyerap informasi dengan memecahnya menjadi
beberapa bagian yang mudah dibaca
4) Sajikan informasi dengan format yang ringkas
5) Gunakan nama tautan langsung dan ringkas yang berfungsi untuk navigasi
situs dan skimming konten
6) Sesuaikan konten untuk audiens global
5. Podcasting
Proses merekam file audio atau video dan mendistribusikannya secara online.
Podcasting menggabungkan kekayaan media suara atau komunikasi visual dengan
kenyamanan portabilitas. Audiens dapat mendengarkan atau menonton podcast di
blog atau situs web atau mereka dapat mengunduhnya ke ponsel atau pemutar musik
portabel untuk dikonsumsi saat bepergian. Khususnya dengan podcast audio, aspek
hands-off, eye-off membuatnya bagus untuk mendengarkan saat mengemudi atau
berolahraga.
A. Understanding the Business Applications of Podcasting
Podcasting adalah pilihan yang baik untuk mengganti pesan audio dan video
yang ada, seperti teleconference satu arah di mana seorang pembicara
memberikan informasi tanpa berharap untuk terlibat dalam percakapan dengan
pendengar.
Perwakilan penjualan yang bepergian untuk bertemu dengan pelanggan
potensial dapat mendengarkan podcast audio atau melihat podcast video untuk
mendapatkan informasi terbaru tentang produk perusahaan mereka. HRD dapat
menawarkan tur video dari perusahaan mereka untuk menarik calon baru. Podcast
juga merupakan fitur yang berguna di blog untuk memungkinkan audiens
mendengarkan atau menonton rekaman blogger favorit mereka.
B. Adaptaing The Three Step Process For Successful Podcasting
1) Fokuskan langkah perencanaan dalam menganalisis situasi mengumpulkan
informasi yang Anda perlukan dan mengatur materi Anda. Satu langkah
perencanaan vital tergantung pada apakah Anda bermaksud membuat podcast
untuk penggunaan dan distribusi terbatas atau saluran podcasting dengan
rekaman reguler pada tema yang konsisten yang dirancang untuk khalayak
publik yang lebih luas.
2) Saat Anda mengatur konten untuk podcast, perhatikan dengan cermat
pratinjau transisi dan ulasan. Perangkat ini sangat vital dalam rekaman audio
 karena audio tidak memiliki judul dan elemen lain yang diandalkan khalayak
di media cetak. Salah satu daya tarik podcasting adalah percakapan orang ke
orang dari rekaman, jadi kecuali Anda perlu menangkap kata-kata yang tepat,
berbicara dari garis besar dan catatan daripada naskah yang sudah disiapkan
sebelumnya sering merupakan pilihan terbaik.
3) Langkah penyelesaian adalah di mana podcasting berbeda paling dramatis
dari komunikasi tertulis, untuk alasan yang jelas bahwa Anda merekam dan
mendistribusikan file audio atau video. Khususnya untuk podcast yang lebih
formal, mulailah dengan merevisi skrip Anda atau berpikir podcast Anda
melalui catatan yang telah dibuat sebelum mulai merekam.
Chapter 8 : Social Media

1. Writing Strategies for Social Media

Baik Anda menulis blog atau memposting video demonstrasi produk ke YouTube,
pertimbangkan kiat-kiat ini untuk membuat konten yang berhasil untuk media sosial :
o Ingat bahwa ini adalah percakapan, bukan ceramah atau promosi
penjualan. Salah satu daya tarik hebat dari media sosial adalah perasaan
percakapan, tentang orang-orang yang berbicara satu sama lain, bukan satu
orang yang berbicara pada semua orang.
o Menulis secara informal tetapi tidak sembarangan. Menulis sebagai
manusia, bukan sebagai perusahaan besar yang tidak berhati, dan jangan
ceroboh.
o Buat headline ringkas, spesifik, dan informatif. Hindari godaan untuk
terlibat dalam permainan kata yang cerdas dengan tajuk utama.
o Terlibat dan tetap terlibat. Jangan bersembunyi dari kritik, mengambil
kesempatan untuk memperbaiki kesalahan informasi atau menjelaskan
bagaimana kesalahan akan diperbaiki.
o Jika Anda perlu mempromosikan sesuatu, lakukan secara tidak langsung.
Sama seperti Anda tidak boleh memaksa orang-orang dengan promosi
penjualan selama pertemuan sosial informal.
o Bersikap transparan dan jujur. Kejujuran selalu penting, tetapi masalah
tertentu yang baru-baru ini membuat beberapa perusahaan bersembunyi di
balik kepribadian online.
o Pikirkan sebelum mengirim ! Agar aman, anggaplah bahwa setiap pesan
yang Anda posting akan dibaca oleh orang-orang yang diluar audiens asli
Anda.
2. Social Networks
Social networks adalah layanan online yang membantu orang dan organisasi
membentuk koneksi dan berbagi informasi dan telah menjadi kekuatan utama dalam
komunikasi bisnis internal dan eksternal. Dapat dikelompokkan menjadi :
o Public, general-purpose network. Contohnya adalah Facebook dan Google+
o Public, specialized networks. Jaringan yang berfokus pada fungsi tertentu atau
audiens tertentu. Contohnya adalah LinkedIn.
 o Private networks. Beberapa perusahaan membangun jaringan pribadi untuk
kegunaan internal.
A. Business Communication Uses of Social Networks
1) Integrating company workforces. Jaringan sosial internal dapat membantu
anggota perusahaan semakin dekat termasuk mengarahkan pegawai baru
dengan mencari ahli, mentor, serta kontak penting lainnya; mendorong tenaga
kerja untuk bergabung setelah reorganisasi atau merger; dan mengatasi
hambatan struktural dalam saluran komunikasi.
2) Fostering collaboration. Jaringan memiliki peran utama untuk mencari orang
terbaik dari dalam maupun luar perusahaan untuk diajak berkolaborasi;
mencari pengetahuan dan keahlian dalam perusahaan; memberi kesempatan
bagi peserta seminar/meeting untuk menjaga hubungan sebelum dan sesudah
acara; mempercepat pengembangan tim; dan berbagi informasi dalam
perusahaan.
3) Building communities. Jaringan sosial merupakan alat untuk menggabungkan
communities of practice (orang yang terlibat dalam pekerjaan serupa) dan
communities of interest (orang yang antusias terhadap produk atau aktivitas
tertentu).
4) Socializing brands and companies. Brand socialization adalah ukuran
seberapa efektif perusahaan terlibat dengan pemangku kepentingan online
mereka dalam pertukaran informasi yang saling menguntungkan.
5) Understanding target markets. Sejumlah alat sekarang tersedia untuk
mengumpulkan market intelligence dari media sosial secara otomatis, seperti
sentimental analysis dan reputation analysis.
6) Recruiting employees and business partners. Perusahaan menggunakan
jaringan sosial untuk mencari karyawan potensial, kontraktor jangka pendek,
ahli pokok bahasan, pemasok produk dan layanan, serta rekan bisnis.
7) Connecting with sales prospects. Tenaga penjualan dapat menggunakan
jaringan untuk mengidentifikasi pembeli potensial dan mengurangi cold
calling (menelepon pelanggan tiba-tiba).
8) Supporting customers. Menggunakan jaringan sosial untuk memberi
pelanggan cara yang lebih nyaman untuk mendapatkan bantuan dari
perusahaan.
 9) Extending the organization. Memicu pertumbuhan networked organizations
(virtual organizations) dimana perusahaan menambah bakat karyawan dengan
layanan dari rekan eksternal.
10) Crowdspeaking. Memanfaatkan jaringan sosial untuk meningkatkan jumlah
orang yang menerima informasi perusahaan.
B. Strategies for Business Communication on Social Networks
1) Memilih mode komposisi terbaik untuk setiap pesan, tujuan, dan jaringan.
Mengamati bermacam jenis pesan yang terlihat di setiap website.
2) Menawarkan konten berharga kepada anggota komunitas online. Content
marketing adalah praktik menyediakan informasi gratis yang berharga bagi
anggota komunitas namun juga membantu perusahaan membangun ikatan
dengan pelanggan potensial dan yang sudah ada.
3) Bergabung dengan percakapan yang ada. Cari percakapan online yang sudah
ada.
4) Membuat kehadiran dalam web. Mempermudah orang lain untuk mencari dan
mengikuti perusahaan.
5) Memfasilitasi pembangunan komunitas. Mempermudah pelanggan untuk
berhubungan dengan perusahaan dan satu sama lain.
6) Membatasi upaya promosi konvensional pada waktu dan tempat yang tepat.
Promosi terang-terangan yang dilakukan dalam percakapan jaringan sosial
biasanya kurang diterima.
7) Mempertahankan kepribadian yang konsisten. Setiap jaringan sosial memiliki
lingkungan yang unik dengan norma komunikasi tertentu.
3. Information- and Content-Sharing Sites
Jejaring sosial memungkinkan anggota untuk berbagi informasi dan media sebagai
bagian dari pengalaman networking tetapi beragam sistem telah dirancang khusus
untuk berbagi konten.
A. User Generated Content Sites
Youtube, Flickr, Yelp dan situs user-generated content (UGC) lainnya, di mana
pengguna, bukan pemilik situs web, berkontribusi untuk sebagian besar atau
semua konten, telah menjadi alat bisnis yang serius. Contohnya seperti perusahaan
memposting memposting segala sesuatu mulai dari demonstrasi produk dan iklan
tv hingga profil perusahaan dan penjelasan dukungan teknis.
Dengan suara kerumunan yang mempengaruhi perilaku konsumen, bisnis perlu
 1) Fokus pada kinerja di tingkat tinggi sehingga pelanggan menghargai mereka
dengan ulasan positif dan
2) Terlibat dalam situs yang mendorong pemilik bisnis untuk memberitahukan
pelanggan potensial mengenai usahanya.
B. Content Curation Sites
Di banyak bidang bisnis sudah tersedia begitu banyak konten asli sehingga
terkadang nilai terbesar yang dapat ditawarkan oleh komunikator adalah
membimbing mereka untuk melakukan yang terbaik dari yang ada di luar sana
daripada membuat konten baru. Content curation adalah proses mengumpulkan
dan menyajikan artikel, video, dan materi lainnya mengenai topik tertentu dengan
cara yang membuat target pembaca nyaman.
Kurasi konten untuk target audiens dapat menjadi cara yang bagus untuk
menambah nilai dan menonjol sebagai pakar di bidang Anda. Anda tidak hanya
dapat menghemat waktu yang diperlukan pembaca untuk menemukan materi
sendiri, tetapi Anda dapat menggunakan pengetahuan Anda untuk mencari dan
menyajikan artikel, video, dan media lain yang paling berguna tentang topik
tertentu.
C. Community Q&A Sites
Situs ini menwarkan peluang besar untuk membangun personal brand,
mendemonstarikan komitmen perusahaan terhadap pelayanan konsumen, dan
untuk melawan kesalahan informasi mengenai perusahaan dan produk.
Pengunjung situs akan menjawab pertanyaan yang ditanyakan pengunjung
lainnya.
4. Blogging
Blog adalah Untuk menjaga hubungan baik dengan audiens, business blogger
harus mengikuti beberapa pedoman penting sebagai berikut :
 Berkomunikasi dengan gaya pribadi atau suara asli
 Sampaikan informasi dengan cepat
 Pilih topik yang dapat menarik perhatian audience
 Dorong audience untuk bergabung dalam pembicaraan
A. Understanding the Business Applications of Blogging
Berikut adalah beberapa cara bisnis menggunakan blog:
 Anchoring the Social Media Presence. Blog dapat menjadi pusat sosial media
yang ideal.
 Project Management dan Team Communication. Cara agar tim proyek
mengetahui informasi terkini, terutama yang tersebar secara geografis.
 Internal Company News. Menginformasikan pegawai mengenai urusan
umum bisnis.
 Customer Support. Menjawab pertanyaan, menawarkan tips dan saran, dan
menginformasikan pelanggan mengenai produk baru.
 Public Relations and Media Relation. Banyak pegawai dan eksekutif
perusahaan membagi berita perusahaan kepada public dan jurnalis melalui
blog.
 Recruiting. Cara agar pegawai potensial mengetahui lebih banyak tentang
perusahaan, orang yang bekerja disana, dan sifat budaya perusahaan.
 Policy and Issue Discussion. Blog eksekutif menyediakan forum umum
untuk mediskusikan legislasi, peraturan, dan isu menarik yang luas lainnya
mengenai perusahaan.
 Crisis Communication. Cara yang efisien untuk menyediakan informasi
terbaru selama keadaan darurat., untuk memperbaiki kesalahan informasi,
atau merespons rumor.
 Market Research. Mekanisme untuk meminta feedback dari pelanggan dan
ahli di pasar.
 Brainstorming. Cara untuk melemparkan ide dan membangun dari kontribusi
satu sama lain.
 Employee Engagement. Meningkatkan komunikasi di semua tingkatan
perusahaan.
 Customer Education. Untuk membantu pelanggan potensial dan yang sudah
ada memahami dan menggunakan produk atau layanan,
 Word-of-Mouth Marketing. Blogger terkadang menyediakan link untuk blog
dan website lain yang menarik bagi mereka, sehingga memberi peluang bagi
pemasar agar pesan mereka disebarkan oleh penggemar.
 Influencing Traditional Media News Coverage. Blogger yang menyediakan
konten yang berharga dan konsisten seringkali dipanggil ketika jurnalis
membutuhkan wawasan tentang berbagai topik.
 Community Building. Untuk terhubung dengan orang dengan minat yang
sama.
 B. Adapting the Three Step Process for Successful Blogging
Hal perlu diperhatikan dalam membuat blog :
 Audience. Mendefinisikan target audiens dapat menjadi tantangan, cari
audiens yang cukup luas agar sepadan dengan waktu yang diinvestasikan
namun cukup sempit agar dapat membuat fokus yang jelas.
 Purpose. Blog bisnis harus memiliki tujuan yang berkaitan dengan bisnis
yang penting bagi perusahaan dan audiens terpilih.
 Scope. Dengan tujuan yang jelas, ide mengenai seberapa luas atau sempit
pokok yang dibahas.
Berikut adalah hal-hal yang juga dapat gunakan dalam membuat blog :
 Setelah membuat blog, perencanaan yang hati-hati diperlukan dalam setiap
pesannya
 Gunakan cara menulis yang nyaman dan personal
 Tampilkan informasi yang menarik, berharga dan sesingkat mungkin untuk
pembaca
 Memiliki headline yang menarik untuk menarik pembaca
 Review konten dan keterbacaan dari pesan blog, proofread error, lalu posting
 Buat material lebih mudah ditemukan dengan tagging menggunakan kata
deskriptif
5. Microblogging
Microblog adalah variasi dari blogging dimana pesan dibatasi dengan batas
huruf (karakter) tertentu. Pesan microblog seringkali meliputi ringkasan pendek atau
teaser yang menyediakan link untuk informasi lebih lanjut. Microblog cenderung
memiliki aspek sosial yang lebih kuat yang memudahkan penulis dan pembaca untuk
meneruskan pesan dan untuk membentuk komunitas disekitar penulis.
Microblog sering digunakan untuk menyediakan update perusahaan,
menawarkan kupon dan pemberitahuan diskon, menyajikan tips dalam penggunaan
produk, berbagi informasi relevan dan menarik dari ahli, mengumumkan headline dari
post terbaru, dan terlibat dengan konsumen.
6. Wikis
Wiki adalah cara bagi tim dan kelompok lain untuk berkolaborasi dalam proyek
menulis, mulai dari artikel singkat hingga laporan panjang dan referensi.
A. Understanding The Wiki Philosophy
Untuk menjadi contributor dalam wiki yang bernilai, perhatikan hal berikut
 Buang ekspektasi tradisional dari kepengarangan, termasuk pengenalan dan
kontrol individu
 Mendorong semua anggota tim untuk meningkatkan kinerja satu sama lain
 Gunakan halaman template dan format lain sehingga konten yang dibuat
sesuai dengan yang telah ada
 Banyak wiki yang menyediakan kemampuan editing dan komen, gunakan
alat yang sesuai untuk masing-masing konten
 Manfaatkan sandbox, yaitu bagian wiki yang tidak dipublikasikan dimana
anggota tim dapat berlatih menulis dan menyunting
B. Adapting The Three-Step Writing Process for Successful Wiki Writing

Mengadaptasikan 3 langkah proses untuk membuat wiki yang baik

 Jika sedang membuat wiki, pikirkan tujuan jangka panjang dari penulisan
wiki

 Jika menambahkan halaman/artikel dalam wiki yang sudah ada, pikirkan

bagaimana bahan ini bisa berbaur dengan organiasai yang sudah ada

 Jika merevisi atau memperbaharui wiki yang sudah ada, evaluasi konten
sebelum melakukan perubahan
Chapter 9 : Visual Media

1. Understanding Visual Communication

A. The Power of Images
Elemen visual yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan kekuatan
komunikasi pesan teks dan bahkan menggantikannya. Visual seringkali dapat
menyampaikan beberapa poin pesan lebih efektif dan lebih efisien daripada kata-
kata. Visual yang menarik perhatian orang membantu audiens memahami dan
mengingat pesan Anda.
Banyak warna, bentuk, dan elemen desain lainnya membawa visual
symbolism, dan makna konotatifnya yang simbolis dapat berkembang dari waktu
ke waktu dan memiliki makna yang berbeda dalam budaya yang berbeda.
Menyadari makna simbolis ini dan menggunakannya untuk keuntungan Anda
adalah aspek penting dalam menjadi komunikator bisnis yang efektif.
Karena memiliki begitu banyak kekuatan untuk berkomunikasi, visual harus
direncanakan dengan cermat, dibuat sepenuhnya, dan diintegrasikan dengan teks.
Anda tidak perlu menjadi desainer profesional untuk menggunakan visual secara
efektif, tetapi Anda harus menyadari beberapa prinsip desain dasar jika Anda
ingin menghindari membuat kesalahan yang sangat terlihat.
B. The Visual Evolution in Business Communication
Dua perubahan berikut dapat memengaruhi upaya komunikasi Anda di tahun-
tahun mendatang:
1) Visual dapat memainkan peran penting dalam mengkomunikasikan pesan
Anda kepada audiens dengan keterampilan membaca yang lebih rendah.
2) Audiens cenderung berharap pesan menjadi lebih visual karena teknologi
telah melipatgandakan cara komunikator menciptakan visual ditengah orang
yang hidup di lingkungan yang lebih visual dan media-saturated (jenuh)
Sebagai hasil dari perubahan ini baik dalam alat dan lingkungan komunikasi,
literasi visual (kemampuan untuk membuat gambar yang efektif dan untuk
menafsirkan gambar tersebut dengan benar) telah menjadi keterampilan bisnis
utama.
C. Visual Design Principles
 Enam prinsip dasar membantu membedakan desain yang tidak efektif dan
efektif :
1) Consistency. Audiens melihat serangkaian visual secara keseluruhan dan
menganggap bahwa elemen desain akan konsisten dari satu halaman ke
halaman berikutnya. Anda dapat mencapai paralelisme visual dalam berbagai
cara, termasuk melalui penggunaan warna, bentuk, ukuran, tekstur, posisi,
skala, atau jenis huruf yang konsisten.
2) Contrast. Untuk menekankan perbedaan, gambarkan item dengan warna,
bentuk, atau ukuran yang kontras.
3) Balance. Pendekatan umum untuk keseimbangan informal adalah
menimbang satu elemen yang dominan secara visual terhadap beberapa
elemen yang lebih kecil atau lebih lemah. Secara umum, keseimbangan
formal lebih menenangkan dan serius, sedangkan keseimbangan informal
cenderung tampak lebih dinamis dan menarik.
4) Emphasis. Audiens biasanya menganggap bahwa elemen dominan dalam
desain adalah yang paling penting, jadi pastikan elemen dominan visual
benar-benar mewakili informasi yang paling penting. Anda dapat
melakukannya melalui warna, posisi, ukuran, atau penempatan.
5) Convention. Komunikasi visual dipandu oleh berbagai aturan atau konvensi
yang diterima secara umum, seperti halnya komunikasi tertulis dipandu oleh
serangkaian ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan konvensi penggunaan.
6) Simplicity. Sebagai aturan umum, sederhana lebih baik dalam hal visual
untuk komunikasi bisnis. Batasi jumlah warna dan elemen desain yang Anda
gunakan dan berhati-hati untuk menghindari chartjunk, istilah untuk elemen
dekoratif yang mengacaukan dokumen dan berpotensi membingungkan
pembaca tanpa menambahkan informasi yang relevan.
D. The Ethics of Visual Communication
Anda dapat menghindari penyimpangan etika dalam visual Anda dengan
mengikuti panduan ini:
1) Pertimbangkan semua interpretasi yang mungkin- dan salah tafsir.
Cobalah untuk melihat visual Anda dari perspektif anggota audiens Anda.
2) Sediakan konteks. Bahkan ketika mereka benar-benar akurat, visual hanya
dapat menunjukkan sebagian dari kenyataan. Bagian dari tanggung jawab
Anda sebagai komunikator tidak hanya menyediakan visual yang akurat
 tetapi informasi background yang cukup untuk membantu audiens
menafsirkan visual dengan benar.
3) Jangan menyembunyikan atau meminimalkan informasi negatif yang
bertentangan dengan argumen Anda. Mengaburkan informasi mencegah
audiens Anda membuat keputusan informasi yang sepenuhnya tentang konten
Anda.
4) Jangan melebih-lebihkan informasi yang mendukung argumen Anda.
Anda memiliki tanggung jawab untuk tidak memberikan informasi
berlebihan untuk mendukung argumen Anda.
5) Jangan terlalu menyederhanakan situasi yang rumit. Berhati-hatilah
untuk tidak menyesatkan audiens dengan menyembunyikan komplikasi yang
penting bagi pemahaman audiens tentang situasi tersebut.
6) Jangan menyiratkan hubungan sebab-akibat tanpa memberikan bukti
bahwa mereka ada. Anda dapat mengklaim hubungan sebab akibat (contoh
peningkatan pengeluaran iklan menyebabkan peningkatan penjualan) hanya
jika Anda dapat mengisolasi pengeluaran iklan sebagai satu-satunya faktor
yang dapat menjelaskan peningkatan penjualan.
7) Hindari manipulasi emosional atau bentuk paksaan lainnya.
8) Hati-hati dengan cara Anda mengumpulkan data. Mempersiapkan grafik,
grafik, dan tabel yang menyajikan data sering kali melibatkan keputusan
tentang pengelompokkan data. Keputusan semacam itu dapat memiliki efek
mendalam pada pesan yang diterima audiens Anda.
2. Identifying Points to Illustrate
Ketika memutuskan poin yang akan disajikan secara visual, pertimbangkan hal
berikut
o Clear. Jika kesulitan menyampaikan ide melalui kata-kata, pertimbangkan
elemen visual untuk menyampaikannya.
o Complete. Visual, khususnya tabel, seringkali menyediakan detail pendukung
untuk ide utama.
o Concise. Jika ada bagian dari pesan yang memerlukan penjelasan lebih,
pertimbangkan apakah ada cara untuk menyampaikannya secara visual.
o Connected. Jika ingin pembaca merasakan sebuah koneksi, tentukan apakah
grafik, diagram, atau ilustrasi lain dapat membantu.
 o Compelling. Pertimbangkan untuk menambah visual agar laporan atau
presentasi lebih menarik.
Setelah mengidentifikasi poin visual, pastikan setiap visual memiliki tujuan yang jelas
o To clarify. Untuk mendukung deskripsi topik.
o To simplify. Membagi penjelasan rumit ke dalam komponen yang dapat
digambarkan dengan model konseptual, flowchart, diagram.
o To emphasize. Menarik perhatian kepada poin penting tertentu melalui
ilustrasi garis, batang, pie chart.
o To summarize. Mengulas poin utama dengan menyediakan grafik atau tabel
yang merangkum data.
o To reinforce. Menyajikan informasi dalam bentuk visual untuk menambah
deskripsi.
o To attract. Membuat material terlihat lebih menarik.
o To impress. Membangun kepercayaan menggunakan bentuk visual untuk
menyampaikan keaslian dan keseksamaan.
o To unify. Menggambarkan hubungan antara bermacam elemen keseluruhan.
3. Selecting Visuals for Presenting Data
A. Tables
Table adalah susunan data dalam bentuk kolom dan baris yang sistematis.
Berikut adalah beberapa pedoman dalam membuat table :
 Gunakan unit biasa yang mudah dimengerti dan identifikasi dengan jelas
satuan apa yang digunakan
 Nyatakan semua item dalam sebuah kolom di satu unit yang sama dan
 Tandai heading kolom secara jelas
 Pisahkan kolom dan baris dengan garis agar mudah diikuti
 Berikan total atau rata-rata untuk kolom atau baris ketika relevan
 Dokumentasi sumber data, gunakan format yang sama seperti text
footnote
B. Line and Surface Charts
Charts ini biasanya digunakan untuk menampilkan trend dari waktu ke waktu
atau merencanakan hubungan antara dua variabel atau lebih.
C. Bar Charts, Pictograms, and Gantt Charts
Bar Charts cukul berguna ketika :
  Ingin membandingkan beberapa barang sekaligus
 Ingin menunjukkan perubahan dari barang dari waktu ke waktu
 Ingin mengindikasikan komposisi barang dari waktu ke waktu
 Ingin menunjukkan ukuran dari komponen secara keseluruhan
Terbagi menjadi beberapa bagian :
 Grouped Bar Chart
 Deviation Bar Chart
 Segmented Bar Chart
 Combination Bar and Line Chart
 Paired Bar Chart
Pictogram adalah bagan yang menggambarkan data sebagai symbol. Gantt
chart digunakan ketika ingin melacak perkembangan dalam penyelesaian proyek.
D. Scatter and Bubble Diagrams
Scatter Diagram membandingkan entitas dengan 2 variabel
Buble Diagram membandingkan entitas dengan 3 variabel
E. Pie Charts
Pie Chart biasanya digunakan untuk menampilkan bagaimana bagian dari
keseluruhan didistribusikan.
F. Data Visualization
Data Visualization mengatasi hambatan yang berasal dari beragam kemampuan
tampilan.
4. Selecting Visuals for Presenting Information, Concepts, and Ideas
A. Flowcharts and Organization Charts
Flowchart mengilustrasikan urutan kejadian dari awal hingga selesai, biasanya
sangat membantu saat mengilustrasikan proses dan prosedur dimana terdapat titik
keputusan, perputaran, dan kerumitan lainnya. Organization chart
mengilustrasikan posisi, unit, atau fungsi dari perusahaan dan cara mereka saling
terkait.
B. Maps
Peta dapat menunjukkan lokasi, jarak, tempat menarik (retail pesaing), dan
distribusi data secara geografi (penjualan setiap wilayah).
C. Illustrations, Diagrams, and Photographs
Ilustrasi dapat menunjukkan jaringan pemasok dalam sebuah industry, arus
dana dalam perusahaan, atau proses penyelesaian daftar gaji setiap minggu.
 Diagram dapat menyampaikan topic teknis seperti pengoperasian mesin atau
prosedur perbaikan. Foto menawarkan nilai fungsional dan dekoratif. Berikut
pedoman dalam penggunaan foto :
1) Pertimbangkan apakah diagram akan lebih efektif dari foto. Terkadang foto
dapat membingungkan karena menunjukkan terlalu banyak informasi, diagram
dapat menekankan pada bagian khusus yang relevan dengan permasalahan.
2) Pelajari bagaimana cara menggunakan fungsi pemrosesan gambar dasar.
Misalnya mengetahui perbedaan antara resizing dan cropping.
3) Pastikan foto memiliki nilai komunikasi. Hindari penggunaan foto hanya
untuk tujuan dekoratif.
4) Waspada terhadap copyright dan izin model. Kita tidak boleh menggunakan
foto yang ditemukan online ke dalam dokumen, kecuali foto tersebut
ditawarkan secara gratis, kita harus berasumsi bahwa seseorang yang
mempunyai foto tersebut berhak atas pembayaran atau setidaknya kredit foto.
5. Producing and Integrating Visuals
A. Creating Visual
Pelajari kemampuan dari software yang digunakan. Apa pun alat yang Anda
gunakan, berhati-hatilah agar menyesuaikan gaya dan kualitas visual Anda
dengan materi pelajaran dan situasi yang dihadapi. Gaya visual Anda
mengkomunikasikan pesan halus tentang hubungan Anda dengan audiens.
B. Integrating Visuals with Text

 Maintaining a Balance Between Illustrations and Words. Pastikan visual

sesuai dengan kebutuhan, ekspektasi, dan kemampuan penafsiran audiens.

 Referencing Visuals. Bantu audiens memahami mengapa seitap visual itu

penting.

 Placing Visuals. Tempatkan setiap visual sedekat mungkin dengan referensi

teks nya untuk membantu pembaca memahami relevansi dari ilustrasi
tersebut.

 Writing Titles, Captions, and Legends. Descriptive title hanya

mengidentifikasi topic dari sebuah ilustrasi, informative title membantu
pembaca memahami kesimpulan yang diambil dari ilustrasi.
 C. Verifying the Quality of Your Visuals

 Apakah gambarannya akurat? Pastikan untuk memeriksa gambarnya untuk

kesalahan seperti kesalahan ketik, pemberian warna yang tidak konsisten,
dan elemen yang tidak selaras.

 Apakah visualnya didokumentasikan dengan baik? Seperti halnya elemen

tekstual dalam laporan dan presentasi Anda, visual berdasarkan penelitian,
informasi, dan ide orang lain membutuhkan kutipan penuh.

 Apakah gambar visual itu jujur? Sebagai tindakan pencegahan terakhir,

periksa kembali dan pastikan visual Anda menyampaikan pesan yang benar.
6. Producing Business Videos
Step 1 : Preproduction
Ketika Anda merekam seminar, pidato dan acara lainnya, perencanaan sangat
penting karena Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk mendapatkan rekaman
yang Anda butuhkan. Dan bahkan ketika Anda memiliki fleksibilitas untuk
mendapatkan kembali rekaman, perencanaan yang matang akan menghemat waktu
dan uang dan memberikan hasil yang lebih baik.
 Purpose and scope. Setiap upaya komunikasi perlu mengidentifikasi tujuan
dari pesan dan mendefinisikan ruang lingkup yang akan dibahas sebelum
memulai.
 Scene composition. Visualisasikan yang akan dilihat kamera.
 Camera placement. Selagi membayangkan adegan yang akan direkam,
pikirkan dimana penempatan kamera.
 Lighting. Penerangan yang baik penting untuk kualitas produksi.
 Sound. Sebaiknya menggunakan microphone eksternal karena kamera yang
digunakan berjarak jauh dari orang yang sedang berbicara.
 Shot list. Berfungsi seperti checklist saat merekam, shot list membantu
mengidentifikasi semua video yang perlu direkam.
 B-roll material. Sekumpulan rekaman tambahan yang kemudian dapat diedit
untuk ditambahkan minat visual, transisi, atau meningkatkan produk jadi.
Step 2 : Production
 Frame each shot carefully. Framing adalah keputusan yang dibuat mengenai
apa yang dilihat dan tidak dilihat kamera saat diarahkan.
  Keep the camera still. Gunakan tripod karena video yang goyang tidak
nyaman untuk dilihat.
 Take B-roll footage. Mengawasi adegan atau gambar menarik lainnya yang
berkemungkinan meningkatkan video akhir.
 Don’t use the special effects in your camera. Sebaiknya tambahkan efek dalam
proses editing sehingga dapat dibatalkan dengan mudah.
Step 3 : Postproduction
Pasca produksi adalah di mana video berkualitas tinggi yang menarik menjadi
hidup ketika Anda menggunakan software pengeditan untuk meyuntingrekaman
utama Anda dan cuplikan B-roll menjadi sebuah pertunjukan yang mulus dan
meningkatkannya dengan judul musik dan elemen lainnya.
Berikut ini adalah gambaran umum dari proses pasca produksi
 Mentransfer rekaman video Anda ke komputer dan memuatnya ke software
pengeditan
 Mengevaluasi materi Anda, mengidentifikasi rekaman yang ingin Anda
simpan dan yang dapat Anda hapus
 Menggunakan cut dan paste untuk memindahkan bagian-bagian video sesuai
kebutuhan untuk meletakkan cerita dalam urutan yang diinginkan
 Menambahkan gambar dan klip B-roll. Perusahaan Anda mungkin juga
memiliki elemen standar media untuk digunakan dalam video termasuk logo
atau urutan pengantar
 Menambahkan transisi antar segmen video jika diinginkan
 Menyinkronkan trek audio utama dengan video dan merekam narasi sesuai
kebutuhan
 Menambahkan intro dan outro. Intro dan outro sering berisi segmen musik
singkat serta cara untuk transisi masuk dan keluar dari bagian video yang
diucapkan
 Menambahkan judul teks dan fitur lainnya sesuai kebutuhan
 Membuat file yang dapat didistribusikan