DIGITAL MEDIA
Media Digital & Media Sosial (SLIDE 1)
Berikut beberapa pilihan media social yang sering digunakan :
1. E-Mail : Media yang penting untuk komunikasi bisnis karena dengan
email dapat mengirim pesan dengan cepat & membuat waktu menjadi efisien.
Cara membuat email yang efektif :
a) Perencanaan : Dalam perencanaan yang harus dipastikan adalah email
tersebut penting untuk dikirim, jangan diCC atau BCC suatu email kepada
orang yang seharusnya tidak melihat email tersebu, Dalam menulis email kita
harus ikuti kebijakan yang ada diperusahaan, jangan membuka email yang
berpotensi virus dan perhatikan rangkaian atau urutan komunikasi pada suatu
email
b) Penulisan : Yang perlu diingat email bisnis harus lebih formal
dibanding email personal, yang perlu diperhatikan apakah email tersebut
memiliki kekuatan legal yang sama dengan dokumentasi bisnis lainnya,
perhatikan juga grammar, speling dan ketepatan kata kata, kemudian pastikan
tertulis disubject tentang tujuan penulisan email tersebut dan gunakan kata kata
yang dapat membuat pembaca tertarik, terutama pada kalimat pertama emal
tersebut.
c) Mengirim email : harus membaca email secara menyeluruh sesaat sebelum
mengirim email dan layoutnya harus sesederhana mungkin terutama untuk
mobile recieption.
2. IM / Instant Message
- Pesan yang biasanya dikirimkan dengan singkat yang menawarkan kecepatan
yang lebih besar dari email serta sistem pengoperasian yang sederhana
3. Text Messaging
- Digunakan berdasarkan no telpon aplikasi bisnis termasuk pelayanan
customer, marketing & penjualan
4. Web Content
- Website yang merupakan salah satu media penting untuk komunikasi bisnis
baik bisnis besar maupun bisnis kecil.
5. Podcasting
- Menyiarkan video / audio untuk memperkenalkan bisnis kepada orang banyak
6. Social Networks
- Jaringan sosial yang telah berkembang menjadi teknologi komunikasi utama.
Dari jaringan publik yang terkenal hingga jaringan internal pribadi yang
banyak digunakan oleh perusahaan. Contoh : Facebook dan Instagram
7. Information & media sharing
- Selain jejaring sosial, beragam sistem telah dirancang khusus untuk berbagi
konten, termasuk situs konten buatan pengguna, situs media & komunitas
8. Wikis
- Biasanya bersifat kolaboratif situs wiki dapat diperluas & diedit oleh team dan
komunitas pengguna, biasanya para penggunanya dan masyarakat menjadikan
hal alami untuk pengetahuan bagi orang banyak
9. Blogging & Micro Blogging
- Kemampuan untuk mengupdate konten dengan cepat & membuat blog serta
media microbog alami saat komunikator ingin pesan keluar dengan tergesa-
gesa. Contoh Micro Blogging : Twitter
Jika komputer audiens Anda dipenuhi dengan pembaruan Twitter, pesan email, dan
pemberitahuan pengiriman pesan, kadang-kadang pesan yang dicetak cukup menonjol
untuk diperhatikan.
4. Pada saat kita ingin membuat record yang permanen, tidak bisa diedit & aman.
Surat dan memo bisa diandalkan. Setelah dicetak, mereka tidak dapat dihapus dengan
satu ketukan tombol atau secara diam-diam mengubah cara beberapa pesan digital.
Dokumen yang dicetak juga membutuhkan lebih banyak upaya untuk menyalin dan
meneruskan.
- Juga merupakan cara yang bagus untuk membangun loyalitas pelanggan bagi
perusahaan Anda sambil meningkatkan nilai pribadi Anda sendiri.
1. Saat Anda meminta informasi atau tindakan, jelaskan apa yang Anda minta, mengapa
itu penting, dan seberapa cepat Anda membutuhkannya; jangan membuat pembaca
Anda menulis kembali untuk detail : Orang-orang akan tergoda untuk mengabaikan
pesan Anda jika mereka tidak jelas tentang apa yang Anda inginkan atau seberapa
cepat Anda menginginkannya.
2. Jika memungkinkan, hindari mengirim pesan yang panjang dan rumit melalui email.
Pesan panjang lebih mudah dibaca sebagai laporan terlampir atau konten web :
Aktifkan file tanda tangan, yang secara otomatis menempelkan informasi kontak Anda
ke setiap pesan yang Anda buat.
3. Saat menanggapi permintaan, baik parafrase permintaan atau cukup masukkan pesan
asli untuk mengingatkan pembaca apa yang Anda balas. Beberapa pelaku bisnis
mendapatkan ratusan pesan email sehari dan mungkin perlu diingatkan tentang respons
spesifik untuk Anda.
4. Sesuaikan tingkat formalitas dengan pesan dan audiens : Pesan yang terlalu formal
kepada kolega dapat dianggap pengap dan jauhi pesan yang terlalu informal kepada
pelanggan atau eksekutif puncak dapat dianggap sebagai tidak sopan.
5. Tanda tangan menyelamatkan Anda dari kesulitan mengetik ulang informasi penting
dan memastikan bahwa penerima tahu bagaimana menghubungi Anda melalui cara
lain.
7. Jangan biarkan pesan yang belum dibaca menumpuk di kotak masuk Anda : Anda
akan kehilangan informasi penting dan membuat kesan bahwa Anda mengabaikan
orang lain.
8. Ingat bahwa pesan dapat diteruskan ke mana saja dan disimpan selamanya : Jangan
biarkan saat kemarahan atau penilaian buruk menghantui Anda selama sisa karir Anda.
9. Jangan terlalu memformat pesan Anda dengan warna latar belakang, jenis warna, font
yang tidak biasa, dan sebagainya : Pesan seperti itu bisa sulit dan menjengkelkan untuk
dibaca di layar.
10. Gunakan fitur "tanda terima yang diminta" hanya untuk yang paling kritis pesan. Fitur
ini memicu pesan kembali kepada Anda setiap kali seseorang menerima atau membuka
pesan Anda; banyak yang menganggap ini sebagai pelanggaran privasi.
11. Pastikan komputer Anda memiliki perlindungan virus terbaru. Salah satu pelanggaran
terburuk "netiket" adalah menginfeksi komputer lain karena Anda tidak repot-repot
melindungi sistem Anda sendiri.
12. Perhatikan tata bahasa, ejaan, dan kapitalisasi. Beberapa orang tidak berpikir email
membutuhkan aturan formal, tetapi pesan yang ceroboh membuat Anda terlihat tidak
profesional dan dapat mengganggu pembaca.
13. Gunakan akronim dengan hemat. Singkatan seperti IMHO (menurut pendapat saya
yang sederhana) dan LOL (tertawa keras) dapat berguna dalam korespondensi informal
dengan rekan kerja, tetapi hindari menggunakannya dalam pesan yang lebih formal.
Instant Messaging
1. Manfaat IM mencakup kemampuannya untuk pesan mendesak yang cepat, biaya
yang rendah, kemampuan untuk meniru percakapan, keamanan yang ditingkatkan,
pengiriman instant dan ketersediaan pada berbagai perangkat.
2. Kelemahan IM mencakup masalah keamanan (virus), infiltrasi jaringan &
kemungkinan penyadapan pesan yang sensitif
3. 3 langkah untuk melakukan IM yang benar :
- Merencanakan pesan instan. Jika Anda meminta sesuatu, pikirkan dengan tepat apa
yang Anda butuhkan dan cara paling efektif untuk memintanya. Jika seseorang
meminta sesuatu kepada Anda, pertimbangkan kebutuhannya dan kemampuan Anda
untuk memenuhi kebutuhan tersebut sebelum Anda merespons. Dan meskipun Anda
jarang perlu mengatur pesan instan dalam arti membuat garis besar, cobalah untuk
mengirimkan informasi dengan cara yang koheren dan lengkap yang meminimalkan
jumlah pesan individual yang diperlukan.
- Menulis pesan instan. Seperti halnya email, gaya penulisan yang sesuai untuk pesan
bisnis lebih formal daripada gaya yang biasa Anda gunakan dengan IM pribadi atau
pesan teks. Anda umumnya harus menghindari akronim (seperti FWIW untuk "untuk
apa nilainya" atau HTH untuk "harapan yang membantu") kecuali ketika
berkomunikasi dengan rekan dekat. perhatikan bagaimana para peserta berkomunikasi
dengan cepat dan agak informal tetapi tetap mempertahankan etiket yang baik dan nada
profesional. Gaya ini bahkan lebih penting jika Anda atau staf Anda menggunakan
pesan untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan audiens luar lainnya.
- Menyelesaikan pesan instan. Salah satu daya tarik terbesar dari pengiriman pesan
adalah langkah penyelesaiannya sangat mudah. Anda tidak perlu membuat pesan
seperti biasa, dan distribusinya sesederhana menekan "Enter" atau mengklik tombol
"Kirim". Namun, jangan lewatkan tugas merevisi dan mengoreksi. Pindai setiap pesan
dengan cepat sebelum Anda mengirimnya, untuk memastikan Anda tidak memiliki kata
yang hilang atau salah eja dan bahwa pesan Anda jelas dan lengkap. Ingatlah bahwa
banyak sistem pesan perusahaan menyimpan setiap pesan, dan sistem seperti Futurice
membuatnya mudah dicari, sehingga bahkan pesan singkat yang Anda kirim dengan
tergesa-gesa menjadi bagian dari catatan permanen.
4. Terlepas dari sistem yang Anda gunakan, Anda dapat membuat pengiriman
pesan lebih efisien dan efektif dengan mengikuti tips ini :
a) Waspada dan sopan. Orang-orang dapat kelebihan beban oleh pesan semudah mereka
melalui email dan pembaruan media sosial, jadi jangan buang waktu dengan obrolan.
Ketika Anda ingin memulai pertukaran, tanyakan orang lain apakah dia bebas untuk
mengobrol, sama seperti Anda mengetuk pintu kantor seseorang dan bertanya apakah
ini saat yang tepat untuk berbicara. Perkenalkan diri Anda jika Anda mengirim pesan
seseorang di perusahaan Anda untuk pertama kalinya.
b) Jadikan diri Anda tidak tersedia ketika Anda harus fokus pada pekerjaan lain. Anda
dapat mengatur ulang ketersediaan Anda saat percakapan pesan atau rapat dijadwalkan.
c) Jika Anda tidak menggunakan sistem yang aman, jangan mengirim informasi rahasia.
Kebijakan keamanan perusahaan Anda mungkin melarang jenis komunikasi tertentu
pada sistem pengiriman pesannya.
d) Berhati-hatilah dengan pengiriman pesan pribadi. Mereka mengacaukan saluran
komunikasi yang diperuntukkan bagi bisnis, dan mereka dapat mempermalukan
penerima jika mereka muncul pada saat-saat canggung.
e) Jangan gunakan olahpesan untuk pertemuan dadakan jika Anda tidak dapat
memverifikasi bahwa semua orang Anda berisiko meninggalkan kontributor penting di
luar lingkaran.
f) Jangan gunakan olahpesan untuk pesan yang panjang dan rumit. Email dan format lain
lebih baik untuk itu.
g) Cobalah untuk menghindari melakukan beberapa percakapan sekaligus. Ini
meminimalkan kemungkinan mengirim pesan ke orang yang salah atau membuat satu
orang menunggu sementara Anda cenderung melakukan percakapan lain.
h) Ikuti semua pedoman keamanan. Ini dirancang untuk menjaga informasi dan sistem
perusahaan Anda aman dari serangan.
Podcasting
1. 3 Langkah dalam Podcasting :
a. Focus : Pertama, fokuskan langkah perencanaan pada
menganalisis situasi, mengumpulkan informasi yang Anda perlukan, dan mengatur
materi Anda. Satu langkah perencanaan vital tergantung pada apakah Anda
bermaksud membuat podcast untuk penggunaan dan distribusi terbatas (seperti
pembaruan audio mingguan ke tim virtual Anda) atau saluran podcasting dengan
rekaman reguler pada tema yang konsisten, dirancang untuk khalayak publik yang
lebih luas. Jika Anda berniat membuat saluran podcasting, pastikan untuk
memikirkan berbagai topik yang ingin Anda tuju dari waktu ke waktu untuk
memverifikasi bahwa Anda memiliki tujuan berkelanjutan
b. Planting Close Attention : Rencanakan konten podcast Anda sepenuhnya;
pengeditan lebih sulit dengan podcast daripada dengan pesan teks. Untuk podcast
dasar, komputer Anda dan mungkin bahkan smartphone Anda mungkin memiliki
perangkat keras yang sudah Anda butuhkan, dan Anda dapat mengunduh perangkat
lunak perekaman gratis.
c. Completing : Langkah penyelesaian adalah di mana podcasting
berbeda paling dramatis dari komunikasi tertulis, untuk alasan yang jelas bahwa
Anda merekam dan mendistribusikan file audio atau video. Khususnya untuk podcast
yang lebih formal, mulailah dengan merevisi naskah Anda atau memikirkan catatan
bicara Anda sebelum Anda mulai merekam. Semakin dekat Anda bisa merekam
podcast Anda dalam satu waktu, semakin produktif Anda.
2. Merencanakan dan Memproduksi Podcast Bisnis
●● Pertimbangkan podcasting kapan pun Anda memiliki kesempatan
untuk mengganti pesan audio atau video yang ada.
●● Jika Anda merencanakan saluran podcast dengan aliran konten baru secara teratur,
pastikan Anda telah mengidentifikasi tema atau tujuan yang cukup kaya untuk menopang
upaya Anda.
●● Perhatikan baik-baik preview, transisi, dan ulasan untuk membantu mencegah
audiens Anda tersesat.