Tugas Presentasi

Komunikasi Bisnis
Chapter 13, 14, dan 15

DISUSUN OLEH :
✓ Shania Angella – 201850192
✓ Theresa Valentia – 201850213
✓ Shelviana Hariyanto – 201850218
✓ Berliana Khairunnisa – 201850222
✓ William Yehezkiel – 201850252
✓ Deni Wijaya – 201850620
 Chapter 13
Finding, Evaluating, and Processing
Information
 CHAPTER 13

Planning Your Conducting

Research Secondary Research

Conducting Primary Processing Data and

Research Information

Applying Your
Findings
Untuk dapat memaksimalkan peluang serta
meminimalisir penggunaan waktu dalam pencarian
informasi yang tepat, seseorang dapat menggunakan 4
tahapan, yaitu :
✓ Maintaining ethics and etiquette in your research (
menjaga etika dan etiket dalam melakukan penelitian
)
✓ Familiarizing yourself with the subject (
membiasakan diri dengan subjek penelitian )
✓ Identifying information gaps ( mengidentifikasi
kesenjangan informasi dalam penelitian )
✓ Prioritizing research needs ( memprioritaskan
kebutuhan penelitian )
Maintaining ethics and etiquette in your research
Untuk menghindari terjadinya ethical lapses, seseorang harus memastikan beberapa hal berikut,
seperti :
✓ Jangan pernah memaksakan hasil tertentu dengan cara memanipulasi penelitian
✓ Menghargai privasi pihak yang terlibat dalam penelitian
✓ Menyertakan sumber penelitian dan memberikan rasa hormat atas sumber tersebut
✓ Menghargai hak properti intelektual dan hak digital dari sumber penelitian
✓ Jangan menambahkan informasi apapun dari yang telah diberikan oleh sumber penelitian
✓ Jangan sampai salah dalam merepresentasikan diri dan merepresentasikan apa yang akan
dilakukan dengan hasil penelitian
Selain memperhatikan etika, seseorang juga harus memperhatikan etiket dalam penelitiannya
karena etiket sangat penting perannya untuk menentukan kelancaran penelitian.
Familiarizing yourself with the subject
Sebelum melakukan penelitian, seseorang harus terlebih dahulu
menyiapkan waktu untuk mencari area umum dari subjek penelitian (
bagian apa yang akan dibahas dari subjek ).

Identifying information gaps

Seseorang harus menggali informasi secara lebih dalam agar dapat
menemukan kesenjangan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.
Prioritizing research needs
Cara yang efektif untuk membuat priorotas kebutuhan penelitian adalah dengan analisis
kesenjangan informasi karena dengan analisis tersebut, seseorang akan langsung dapat memperoleh
ide yang jelas mengenai informasi yang harus dikumpulkan.
Langkah awal yang harus dijalani seseorang dalam melakukan
penelitian adalah melihat apakah terdapat oranglain yang telah
melakukan sebagian / seluruh penelitian yang dibutuhkannya.
Dalam hal ini, mencari keterangan mengenai penelitian yang
telah dilakukan sebelumnya, namun dengan tujuan berbeda
disebut sebagai penelitian sekunder ( secondary research ).
Evaluating sources
Seseorang dapat menjawab pertanyaan dibawah ini untuk memastikan kerelevanan informasi yang diperolehnya :
✓ Apakah sumber informasi memiliki reputasi yang baik dalam hal kejujuran dan keandalan ?
✓ Apakah sumber informasi memiliki potensi terjadinya bias ?
✓ Apa tujuan dari material informasi ?
✓ Apakah pencipta informasi kredibel ?
✓ Dimana sumber informasi memperoleh informasi tersebut ?
✓ Dapatkah anda memverifikasi sendiri material informasi ?
✓ Apakah material informasi baru ?
✓ Apakah material informasi lengkap?
✓ Apakah klaim yang diajukan didukung oleh bukti yang jelas ?
✓ Apakah sumber informasi mengklaim telah melakukan pemeriksaan logis ?
Locating sources Finding information online
✓ Online search tools
Finding information at the library ✓ Online monitoring tools
Pada umumnya, setiap sumber informasi
memiliki beberapa fungsi yang berbeda, Search tips
seperti : Seseorang harus memastikan beberapa hal berikut agar dapat memperoleh hasil
✓ Koran dan majalah pencarian yang maksimal :
✓ Buku bisnis ✓ Berpikir terlebih dahulu sebelum mencari
✓ Daftar / petunjuk ✓ Memperhatikan secara detail
✓ Almanak dan sumber daya statistik ✓ Jangan membatasi diri dengan hanya menggunakan mesin pencari web regular
✓ Publikasi pemerintah ✓ Mengulas pencarian dan menampilkan pilihannya secara hati – hati
✓ Database ✓ Mencoba variasi dari istilah yang ada
✓ Menyesuaikan batasan pencarian jika diperlukan
✓ Melihat beberapa halaman pertama hasil pencarian
Documenting your sources
Pendokumentasian sumber penelitian memiliki
tiga fungsi penting, yaitu :
✓ Menunjukkan rasa hormat secara benar
dan etis kepada pihak yang membuat /
mempublikasikan informasi tertentu yang
digunakan
✓ Menunjukkan kepada audience bahwa
seseorang memiliki dukungan yang cukup
untuk pesannya
✓ Membantu audience untuk meninjau topik
yang disampaikan secara lebih detail
Gathering information with surveys
✓ Reliable
✓ Valid

Gathering information with interviews

Faktor yang harus diperhatikan dalam wawancara,
yaitu status sosial, jenis kelamin, usia, pendidikan, dan
ras.
Sementara itu, dalam wawancara, juga terdapat dua
bentuk pertanyaan, yaitu pertanyaan terbuka dan
pertanyaan tertutup.
Quoting, paraphrasing, and summarizing
✓ Mengutip ( quoting )
✓ Parafrase ( paraphrasing )
✓ Meringkas ( summarizing )

Analyzing numeric data

Gain insights
✓ Rata – rata ( mean )
✓ Nilai tengah ( median )
✓ Modus ( mode )
Guarding against mistakes and misinterpretations
Langkah yang dapat digunakan untuk mencegah kesalahan dalam analisis, yaitu :
✓ Menghindari perbandingan yang salah
✓ Jangan memaksakan hasil penelitian melebihi batas yang mampu dicapainya
✓ Menghindari presentasi yang dapat menyesatkan
Summarizing your research
Ringkasan ( summary ) merupakan presentasi yang tidak
bias mengenai suatu informasi yang berhubungan dengan
topik tertentu, tanpa mencoba untuk membuat
kesimpulan maupun rekomendasi.
Drawing conclusions
Kesimpulan ( conclusion ) merupakan interpretasi logis
dari suatu fakta dan informasi lainnya yang terdapat
dalam hasil penelitian.
Making recommendations
Rekomendasi ( recommendation ) merupakan saran
mengenai apa yang harus dilakukan dengan informasi.
Managing information
Pada umumnya, seseorang akan menggunakan menejemen
pengetahuan ( knowledge management ) untuk mengelola
informasi yang dimilikinya serta untuk membuat
informasi tersebut tersedia untuk oranglain. Saat ini,
dengan adanya kemajuan teknologi, seseorang dapat
menggunakan media sosial untuk keperluan menejemen
pengetahuannya.
 Chapter 14
Planning Reports and Proposals
 CHAPTER 14
Applying the Three
Planning
Step Writing Process
Informational
to Reports and
Reports
Proposals

Planning
Planning Proposals
Analytical Reports
Analyzing the situation
Defining your purpose
Seseorang dapat mempertimbangkan contoh berikut untuk membuat laporan yang bersifat informasional :
✓ Untuk memperbarui klien pada progres proyek penelitian ( laporan progress )
✓ Untuk menentukan tujuan di tahun mendatang ( rencana strategis )
✓ Untuk mengidentifikasi customer dan menjelaskan bagaimana perusahaan akan melayani customer
tersebut ( rencana pemasaran )
✓ Untuk mengirimkan statistik penjualan bulanan kepada pihak manajemen ( laporan operasi )
✓ Untuk meringkas apa yang terjadi pada rapat penjualan tahunan ( laporan aktivitas personal )
✓ Untuk menjelaskan akses prosedur pembangunan ( laporan implementasi kebijakan )
✓ Untuk mengirimkan informasi yang dibutuhkan pemerintah ( laporan kepatuhan )
Analyzing the situation Gathering information
Preparing your work plan Banyak laporan dan proposal yang membutuhkan perencanaan
cermat untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan,
Rencana kerja yang bersifat formal dapat memiliki elemen yang berupa : bahkan dalam beberapa kasus, dibutuhkan riset proyek
✓ Pernyataan mengenai masalah / peluang terpisah untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
✓ Pernyataan mengenai tujuan dan batasan dari proses investigasi
✓ Diskusi mengenai tugas yang harus diselesaikan
✓ Deskripsi dari produk / kegiatan tambahan yang akan dihasilkan
dari proses investigasi
✓ Mengulas penugasan, jadwal, dan sumber daya proyek yang
dibutuhkan
✓ Rencana untuk memfollow up setelah menyerahkan laporan
✓ Garis besar pekerjaan
Selecting the best media and channels Organizing your information
Seeorang harus mempertimbangkan empat poin penting Dalam membuat laporan, terdapat dua jenis
dalam laporan dan proposalnya : pendekatan, yaitu pendekatan langsung (
✓ Audience memiliki kebutuhan media spesifik sehingga direct approach ) dan pendekatan tidak
orang tersebut tidak memiliki banyak pilihan media langsung ( indirect approach ).
✓ Bagaimana cara audience menyampaikan feedbacknya
✓ Apakah oranglain perlu melakukan pencarian melalui
dokumen orang tersebut / perlu melakukan
pembaharauan di masa depan
✓ Mengingat pilihan media untuk mengirim pesan
Laporan yang bersifat informational terbagi menjadi empat
kategori, yaitu :
✓ Laporan untuk pengamatan dan pengontrolan operasi
✓ Laporan untuk pengimplementasian kebijakan dan prosedur
✓ Laporan untuk pendemonstrasian kepatuhan
✓ Laporan untuk pendokumentasian progres

Organizational strategies for informational reports

Cara untuk mengelola material informasi berdasakan topiknya, yaitu
dengan perbandingan ( comparison ), kepentingan ( importance ),
urutan ( sequence ), orientasi spasial ( spatial orientation ), kronologi
( chronology ), geografi ( geography ), serta kategori ( category ).
Creating successful business plans
Elemen yang biasa digunakan dalam
membuat rencana bisnis untuk menarik
investor, yaitu :
✓ Ringkasan ( summary )
✓ Misi dan tujuan ( mission and
objective )
✓ Perusahaan dan industri ( company
and industry )
✓ Produk dan layanan ( product / service )
✓ Pasar dan persaingan ( market and competition )
✓ Menejemen ( management )
✓ Strategi pemasaran ( marketing strategy )
✓ Rencana desain dan pengembangan ( design and
development plan )
✓ Rencana operasi ( operations plan )
✓ Jadwal keseluruhan ( overall schedule )
✓ Risiko dan masalah kritis ( critical risk and
problem )
✓ Kebutuhan dan proyeksi finansial ( financial
projection and requirement )
✓ Strategi penyelesaian ( exit strategy )
Laporan analisis terbagi menjadi tiga kategori, yaitu :
✓ Laporan untuk penilaian peluang
✓ Laporan untuk penyelesian masalah
✓ Laporan untuk mendukung keputusan
Organizational strategies for
analytical reports
Focusing on conclusions
Focusing on recommendations
Lima tahapan yang digunakan sebagai pembukaan rekomendasi, yaitu :
✓ Menentukan / memverifikasi kebutuhan atas tindakan dengan
menjelaskan masalah / peluang yang ada secara singkat
✓ Memperkenalkan manfaat yang dapat dicapai, tanpa memberikan rincian
apapun
✓ Membuat langkah – langkah yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat
dengan menggunakan kata kerja sebagai bentuk penekanan
✓ Menjelaskan setiap langkah dengan lengkap serta memberikan rincian
prosedur, biaya, dan manfaat
✓ Merangkum rekomendasi
Focusing on logical arguments
Dalam argumen yang bersifat logis, terdapat dua
pendekatan yang sering digunakan, yaitu :
✓ Pendekatan 2 + 2 = 4 ( the 2 + 2 = 4 approach )
✓ Pendekatan yardstick ( the yardstick approach )

Effective analytical reports : an example

Ketika seseorang membutuhkan produk, layanan, dan sistem yang kompleks, orang tersebut seringkali
mempersiapkan undangan formal untuk mengajukan penawaran ( kontrak ). Pengajuan penawaran ( kontrak
tersebut disebut sebagai request for proposals ( RFP ). Pada umumnya, RFP mencakup instruksi yang berupa
penentuan secara jelas dan tepat jenis pekerjaan yang akan dilakukan / produk yang akan dikirimkan, bersamaan
dengan anggarannya, tenggat waktu, serta persyaratan lainnya.

Organizational strategies for proposals

Effective proposals: an example
 Chapter 15
Writing and Completing Reports and
Proposals
 CHAPTER 15
Writing Reports and
Drafting Report
Proposals : Adapting to
Your Audience
Content

Drafting Proposal Completing Reports

Content and Proposals

Writing Requests for

Proposals
Being sensitive to your audience’s needs
• Headings • Transitions • Previews and reviews
Building strong relationships with your audience
Controlling your style and tone
Pengantar ( introduction ) yang efektif setidaknya dapat :
✓ Membantu pembaca dalam memahami konteks laporan dengan menghubungkannya kepada
masalah / tugas yang ada
✓ Memperkenalkan subjek laporan dan menunjukkan mengapa subjek tersebut penting
✓ Menunjukkan gagasan utama ( jika orang tersebut menggunakan pendekatan langsung )
✓ Menetapkan tone yang akan digunakan dalam laporan dan mulai membangun hubungan
dengan audience

Isi ( body ) akan mempresentasikan, menganalisis, dan menginterpretasikan

informasi yang diperoleh selama proses investigasi serta akan mendukung
rekomendasi / kesimpulan yang ada.
Penutup ( close ) memiliki 3 fungsi penting, yaitu :
✓ Merangkum poin – poin utama
✓ Menekankan manfaat kepada pembaca ( jika dokumen
menyarankan suatu perubahan / tindakan )
✓ Menyatukan semua item tindakan dalam satu tempat
Seseorang dapat menggunakan strategi
tambahan berikut untuk memperkuat argumen
persuasifnya :
✓ Mendemonstrasikan pengetahuan yang
dimiliki
✓ Memberikan informasi dan contoh nyata
yang konrit
✓ Meneliti persaingan
✓ Membuktikan bahwa proposal yang dibuat
dapat diterapkan
✓ Mengadopsi ’you’ attitude
✓ Mengemas proposal dengan menarik
 ✓ Merevisi ( revise )
✓ Membuat ( producing )
✓ Proofreading
✓ Mendistribusikan ( distributing )

Producing formal reports and proposals Distributing reports and proposals

✓ Title details ✓ Fisik ( physical )
✓ Letters ✓ Elektronik ( electronic / digital )
✓ Table of content ✓ Berbasis web ( web based )
✓ Executive summary
Pada dasarnya, RFP harus mencakup elemen berikut :
✓ Latar belakang perusahaan ( company background )
✓ Deskripsi proyek ( project description )
✓ Kebutuhan ( requirement )
✓ Kriteria keputusan ( decision criteria )
✓ Kebutuhan proposal ( proposal requirement )
✓ Informasi pengajuan dan kontak ( submission and contact information )