BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Pada dasarnya, dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia

tidak terlepas dengan perencanaan. Tetapi sering tidak disadari bahwa
mereka telah melakukan perencanaan. Setiap orang pasti mempunyai tujuan
atau suatu cita-cita dalam hidupnya. Dalam usaha mereka untuk mencapai
suatu tujuannya mereka pasti mempunyai strategi atau perencanaan
bagaimana mewujudkan cita-citanya atau tujuannya tersebut. Perencanaan
terjadi disetiap jenis kegiatan. Seseorang jika ingin bertindak untuk
melakukan sesuatu apapun pasti mereka menyusun suatu perencanaan
kegiatan yang akan dilakukan untuk ke depan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi

manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah
dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan
prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan
firasat (dugaan). Jadi, penulis dalam kesempatan kali ini akan membahas
sedikit tentang planning atau proses perencanaan. Mengapa demikian?
Karena kami berfikir bahwa pengetahuan planning itu sangat penting bagi
mahasiswa.

B. Rumusan Masalah

1. Apa itu perencanaan?

2. Apa saja unsur-unsur perencanaan?
3. Apa saja hal yang haru termuat dalam suatu perencanaan?
4. Apa hal yang harus dilakukan dalam perencanaan?
5. Apa saja sifat perencanaan?
6. Apa saja syarat, tujuan, dan manfaat perencanaan?
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya

untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai
tujuan yang ditetapkan. Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto dalam
Husaini Usman (2008) adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan
secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
Prajudi Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008) juga berpendapat
bahwa perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang
akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang
melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya.

Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa

perencanaan adalah kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan
datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung
beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya,
adanya proses, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam
waktu tertentu. Pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan,
penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari
perencanaan. Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan.

Dalam perencanaan ada beberapa langkah, diantaranya adalah :

Tahap I: menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan,

Tahap II: merumuskan keadaan saat ini,

Tahap III: mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, dan

 Tahap IV: mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
mencapai tujuan.

B. Unsur-unsur Perencanaan

Suatu perencanaan yang lengkap dan sempurna harus memuat enam unsur,
yang meliputi 5 pertanyaan 5 W + 1 H, yaitu :

a. What: Tindakan apa yang harus dikerjakan?

Dalam hal ini haruslah dijelaskan dan diperinci aktivitas yang diperlukan,
faktor-faktor yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut supaya
tujuan dapat tercapai.

b. Why: Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan?

Di sini diperlukan penjelasan dan ketegasan mengapa kegiatan itu harus

dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus dicapai.

c. Where: Di manakah tindakan itu akan dilaksanakan?

Dalam planning harus memuat di mana lokasi pekerjaan itu akan

diselesaikan. Hal ini diperlukan untuk menyediakan sarana dan fasilitas
untuk mengerjakan pekerjaan itu.

d. When: Kapankah itu dilaksanakan?

Hal ini diperlukan adanya jadwal waktu dan kapan dimulainya pekerjaan
dampai berakhirnya pekerjaan itu.

e. Who: Sipakah yang akan mengerjakan itu?

Dalam perencanaan tersebut harus dimuat tentang para pekerja yang

mengerjakan pekerjaan itu. Di samping itu juga diperlukan kejelasan
wewenang dan tanggung jawab para perugas.

f. How: Bagaimana cara melaksanakan pekerjaan itu?

Dalam planning harus dijelaskan tekhnik, metode dan sistem mengerjakan
pekerjaan yang dimaksud.

Selain itu, sebuah perencanaan juga harus mengandung unsur-unsur berikut,

1. Tujuan

Yaitu segala sesuatu yang hendak dicapai dalam usaha kerjasama atau
organisasi. Tujuan yang dimaksudkan dapat berupa material ataupun alat
pemuas kebutuhan spiritual. Untuk dapat dipakai sebagai dasar dalam
pelaksanaan kerja, maka tujuan yang hendak dicapai haruslah
dirumuskan secara jelas dan tegas.

2. Politik atau Kebijaksanaan

Adalah merupakan peraturan-peraturan atau pedoman yang digariskan

oleh organisasi. Atau dengan kata lain lazim disebut sebagai pedoman
tindakan untuk mencapai tujuan.

3. Prosedur

Yaitu suatu tata urutan pelaksanaan kerja yang harus dilakukan atau
diikuti. Jadi dengan prosedur orang-orang akan senantiasa mengetahui
dari mana mereka harus memulai dan mengakhiri tugas-tugasnya.

4. Budget

Yaitu suatu anggaran yang berupa ikhtisar daripada hasil yang

diharapkan akan dicapai dan beaya atau input yang diperlukan untuk
mencapai hasil itu. Budget itu lazimnya dinyatakan dalam bentuk angka-
angka.

5. Program

Adalah campuran dari pada tujuan, politik, prosedur, dan budget yang
dimaksudkan untuk menetapkan suatu kerangka tindakan untuk waktu
yang akan datang. Apabila kita mengkaji kembali definisi sebelumnya
 dengan teliti, kiranya akan menjadi jelas terlihat bahwa planning sebagai
fungsi organik manajemen merupakan perumusan yang teliti daripada
kebijaksanaan-kebijaksanaan mengenai berbagai aspek serta kegiatan,
termasuk penggunaan resources (sumber daya), dalam rangka
pencapaian tujuan yang ditentukan.

Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dirumuskan dalam suatu rencana

mencakup struktur organisasi yang hendak diciptakan, pengadaan serta
penggunaan tenaga kerja, sistem dan prosedur yang hendak
dipergunakan, serta alat-alat lain yang diperlukan untuk kelancaran
kegiatan tersebut.

C. Hal yang Harus dimuat dalam Perencanaan

 Penjelasan dan perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan, dan

faktor-faktor produksi yg diperlukan;

 Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan, dan

mengapa tujuan tertentu harus dicapai;

 Penjelasan tentang lokasi fisik di-mana setiap kegiatan

dilaksanakan, dan segala fasilitas yang dibutuhkan segera dipersiapkan;

 Penjelasan mengenai waktu dimulainya dan diselesaikannya

pekerjaan, baik tiap bagian maupun keseluruhan;

 Penjelasan para petugas yang akan mengerjakan pekerjaan itu

(kuantitas, kualitas, kapasitas, dll)

 Penjelasan mengenai teknik mengerjakan pekerjaan.

D. Hal yang Harus dilakukan dalam Perencanaan

* Meramalkan (Forecasting), yaitu pekerjaan yang dilakukan seorang

manager dalam memperkirakan waktu yang akan datang dengan sistematis
dan kontinu.
 * Menetapkan tujuan (Establishing Objectives), dimana kegiatan ini harus
dapat meramalkan hasil akhir dari suatu tujuan atau sasaran.
* Mengacarakan (Programming), yaitu kegiatan seorang pimpinan dalam
menentukan urutan-urutan kegiatan yang diperlukan guna pencapaian
maksud dan tujuan serta menyusun prioritas dari kegiatan tersebut.
* Menyusun tata waktu (Scheduling), dalam hal ini seorang pimpinan
harus dapat menentukan tata kelola waktu terhadap kegiatan atau urutan
kegiatan yang akan dilaksanakan.
* Menyusun anggaran (Budgeting), penyusunan anggaran ini dilakukan
dengan mengalokasikan sumber-sumber yang dimiliki serta
pemanfaatannya.
* Mengembangkan prosedur (Developing Prosedure), dilakukan guna
penghematan, efektifitas, keseragaman dalam rangka pencapaian tujuan.
* Menetapkan dan menafsirkan kebijakan (Establishing & Interpreting
Policy), seorang pimpinan harus dapat menetapkan dan menafsirkan
kebijakan-kebijakan yang dibuatnya pada para bawahannya sehingga tidak
timbul kesalahpahaman.

E. Sifat Perencanaan

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang

baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah

dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda
dapat ditiadakan.

2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan

yang seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah
dimungkinkan diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak
kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang
direncanakan.
 3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi
harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-

faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan
kebutuhan.

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-

fungsi yang ada dalam organisasi.

F. Syarat, Tujuan, dan Manfaat Perencanaan

1. Syarat Perencanaan

Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a. Faktual dan realistik

b. Logis dan rasional

c. Fleksibel

d. Kontinuitas

e. Dialektis

3. Tujuan Perencanaan

Tujuan dari perencanaan adalah:

a. Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan

perencanaannya,

b. Mengetahiu kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan,

c. Mengetahiu siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya),

baik kualifikasinya maupun kuantitasnya,
 d. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan
kualitas pekerjaan,

e. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan

menghemat biaya, tenaga dan waktu,

f. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan

pekerjaan,

g. Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan,

h. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan

i. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

4. Manfaat Perencanaan

Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah

sebagai berikut:

a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan

perubahan-perubahan lingkungan,

b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-

masalah utama,

c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran

operasi lebih jelas,

d. Pemilihan berbagai alternatif terbaik,

e. Standar pelaksanaan dan pengawasan,

f. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,

g. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,

h. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,

i. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah
dipahami,

j. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

k. Menghemat waktu, usaha dan dana.