BAB III

PROSES ADMINISTRASI

(FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN)

A. Perencanaan

Salah satu alasan menempatkan perencanaan sebagai fungsi organik

manajerial yang pertama ialah karena perencanaan merupakan langkah kongkret

yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan.

1. Pengertian Perencanaan
C. A. Anderson dan M.J. Bowran (164) dalam bukunya Teoritical
Consideration in Education Planning, menyatakan, perencanaan adalah proses
mempersiapkan seperangkat putusan bagi perbuatan di masa mendatang.
Pengertian ini memberi makna bahwa setiap sesuatu rancangan itu disusun
sebagai persiapan untuk melakukan serangkaian proses kegiatan dan penyusunan
rancangan itu sendiri merupakan proses awal dari serangkaian kegiatan.
Dalton E. Mc. Farland dalam bukunya Supervision Management
menyatakan bahwa, perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk
meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan
hasil yang akan datang. Dalam pengertian ini untuk membuat perencanaan yang
baik, pimpinan harus mampu melihat ke depan dalam rangka memperkecil resiko
yang mungkin muncul baik berupa kesalahan maupun kemungkinan kegagalan.
Perencanaan adalah usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah
diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang
akan datang oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Pokok pikiran dalam pengertian tersebut adalah:
a. Suatu rencana ada sebagai hasil pemikiran yang bersumber pada hasil
penelitian yang telah dilakukan atau informasi.
b. Perencana memiliki keberanian untuk mengambil keputusan dengan segala
resikonya.
c. Orientasi adalah menentukan bentuk dan sifat masa yang akan datang yang
diinginkan organisasi.
d. Rencana mempunyai makna apabila dilaksanakan akan mempermudah
pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.

8
 2

2. Penyusunan Rencana
Rudyard Kippling menyatakan cara yang paling lumrah untuk penyusunan
rencana adalah dengan mencari dan menemukan jawaban atas pertanyaan apa,
dimana, bilamana, siapa, mengapa dan bagaimana.

a. Apa
Pertanyaan apa menyangkut yaitu apa yang dikerjakan dan sumber daya
apa yang dibutuhkan.
Kegiatan yang dikerjakan dapat digolongkan pada:
1) Kegiatan pokok (langsung ditujukan pada pencapaian tujuan organisasi)
2) Kegiatan penunjang (mendukung usaha pencapaian tujuan)
3) Kegiatan periferal (tidak menunjang secara langsung tetapi sering tidak bisa
dihindarkan).
Perlu diketahui dengan jelas sumber adaya apa yang diperlukan, dari mana
sumbernya, jumlahnya dan mutunya.

b. Di mana
Pertanyaan di mana berkaitan dengan pemanfaatan lokasi tempat berbagai
kegiatan akan berlangsung. Paling sedekit empat hal yang harus dipertimbangkan,
yaitu:
1) Efesiensi, tempat kerja yang dimiliki dimanfaatkan semaksimal mungkin.
2) Aksesabilitas, mudah dicapai oleh berbagai pihak (satuan kerja atau orang
tertentu).
3) Kemudahan dalam menyediakan sarana dan prasarana kerja.
4) Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan guna menjamin
pencapaian efesiensi, efektivitas dan produktivitas.

c. Bilamana
Pertanyaan bilamana berkaitan dengan waktu yang tepat untuk melakukan
kegiatan. Seorang perencana dituntut untuk memiliki “sense ot timing” yang
 3

tinggi. Kemampuan itu tercermin dalam memberikan jawaban terhadap

pertanyaan “bilamana”
Pentingnya jawaban tersebut terlihat pada dua hal:
1) Waktu adalah salah satu komiditi yang paling berharga yang dimiliki
organisasi. Tidak ada waktu yang terbuang dan pelaksanaan berbagai kegiatan
tepat waktu.
2) Pemilihan waktu yang tepat dapat menghindari pemborosan yang seharusnya
tidak terjadi juga pemanfaatan peluang yang mungkin timbul.

d. Siapa
Jawaban terhadap pertanyaan siapa berarti menggambarkan pola
manajemen sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan. Pola itu
seharusnya meliputi:
1) Analisis kebutuhan tenaga kerja untuk kurun waktu yang berlakunya rencana
sesuai persyaratan secara kualitatif atau kuantitatif.
2) Metode dan teknik pengadaan tenaga kerja yang akan digunakan.
3) Metode dan teknik seleksi.
4) Kebijakan pengupahan/penggajian.
5) Penempatan yang rasional dan objektif.
6) Pola pembinaan karier
7) Kebijakan tentang pemutusan hubungan kerja.

e. Bagaimana
Yakni bagaimana cara orang-orang atau satuan kerja dalam organisasi
menyelenggarakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya untuk
menyelesaikannya. Semua orang atau satu kerja harus mengetahui data dan teknik
yang terbaik dalam menyelesaikan tugas juga memahami dan mentaati ketentuan
yang telah ditetapkan dan disepakati bersama. Ketentuan itu diformalisasikan
dalam bentuk tertulis, lebih-lebih dalam organisasi yang lebih besar.
Kejelasan jawaban terhadap pertanyaan ‘bagaimana” mempunyai dua
makna:
 4

1) Untuk kepentingan operasional (kejelasan teknik-teknik pelaksanaan tugas)

2) Untuk kepentingan koordinasi (adanya pembagian tugas yang jelas di antara
orang-orang dan satuan kerja. Kesemuanya bergerak sebagai satu kesatuan
dengan tidak mengurangi sifat spesifik masing-masing.

f. Mengapa
Pertanyaan mengapa berarti berusaha menemukan pembenaran yang
meyakinkan tentang jawaban-jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan lain
(apa, di mana, bilamana, bagaimana, dan siapa) dalam proses perencanaan. Juga
untuk melihat secara teliti apakah dalam rencana yang disusun terdapat ada hal-
hal yang belum tercantum atau yang sebenarnya tidak perlu dicantumkan serta
adakah kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam rencana tersebut.

Perencanaan berhubungan dengan penetapan tujuan organisasi, penentuan

sumber, dan faktor pendukung dan faktor penghambat dalam mencapai tujuan,
dan penentuan langkah untuk mencapai tuuan yang diharapkan. Menurut Yusak
Burhanuddin dalam bukunya Administrasi Pendidikan, langkah-langkah untuk
menentukan perencanaan adalah:
a. Menentukan tujuan yang akan dicapai.
b. Mengadakan penelitian masalah.
c. Mengumpulkan data.
d. Menentukan langkah-langkah yang akan ditempuh dalam usaha pencapaian
tujuan.
e. Mencari upaya pemecahan masalah dan penyelesaian pekerjaan.
Adapun syarat-syarat dalam pembuatan rencana adalah:
a. Memiliki tujuan yang jelas namun sederhana dan bersifat praktis.
b. Menghindari sikap untung-untungan dalam menentukkan perencanaan dan
menghindari duplikasi perencanaan.
c. Mengkoordinasikan kegiatan yang akan dilakukan sehingga dapat mencapai
tujuan yang diharapkan.
 5

d. Mengatur pelaksanaan kegiatan berdasarkan urutan kepentingan masing-

masing.
e. Melakukan efektivitas dan efesiensi sumber daya yang tersedia.

Ciri-ciri Rencana yang Baik

B. Ada sepuluh ciri rencana yang baik yakni:

a. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya. Rencana adalah cara yang sifatnya sistematik untuk pencapaian

tujuan.

b. Perencana sungguh-sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai.

Orang yang menyusun rencana berpikir dan bertindak yang berorientasi pada

tujuan organisasi.

c. Pemenuhan persyaratan keahlian teknis yakni dibuat oleh orang-orang yang

ahli (dalam satu tim) sehingga rencana dibuat secara terpadu dan

komprehensif.

d. Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat. Memuat tentang

penjabaran dalam program kerja yang mendetail yang menyangkut semua segi

kehidupan organisasi.

e. Keterkaitan dengan pelaksanaan. Tidak terdapat dikotomi antara perencanaan,

pelaksanaan dan para pelaksanaan.

f. Sederhana dalam hal teknik penyusunannya, bahasa yang digunakan,

sistematikanya, formatnya, penekanan prioritas sehingga dapat dipahami oleh

orang lain terutama para pelaksana.

 6

g. Fleksibel, mempunyai pola dasar yang relatif permanen, dapat dilaksanakan

perubahan tetapi tidak mengubah pola dasar.

h. Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko karena adanya

keterbatasan memprediksi keadaan yang akan datang tetapi bukan karena

kekurangmampuan para perencana.

i. Rencana yang pragmatik yakni penggabungan pandangan idealistik dengan

yang pragmatik. Misalnya idealisme dalam penetuan tujuan dibarengi dengan

sikap yang realistik dengan memperhitungkan keterbatasan organisasi dan

faktor-faktor dari luar.

j. Rencana sebagai instrumen peramalan masa depan yang di dalamnya

tergambar situasi dan kondisi yang diperkirakan akan dihadapi dan

memberikan petunjuk tentang cara-cara yang dipandang tepat untuk

menghadapinya.

C. Pengorganisasian

Adanya rencana tidak dengan sendirinya mendekatkan organisasi kepada

tujuan yang ingin dicapai. Diperlukan berbagai pengaturan yang menetapkan

wadah/tempat dan tatakrama yang harus ditaati setiap orang dalam interaksi

dengan orang lain, dalam satuan kerja maupun dalam kelompok yang ada.

1. Pengertian Organisasi
a. Secara Statis
Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang,

alat-alat, tugas serta wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga
 7

tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh

dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengertian tersebut tersebut dapat dilihat dari definisi yang penulis kutip

dari:

1) Oteng Sutisna dalam bukunya Adminsitrasi Pendidikan: Dasar Teoritis untuk

Praktek Profesional, yang menyatakan organisasi adalah kegiatan menyusun

struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam

usaha mencapai tujuan bersama.

2) M. Ngalim Purwanto dalam bukunya Administrasi dan Supervisi Pendidikan,

organisasi adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan sehingga

terjadi kesatuan usaha dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan.

b. Secara Dinamis
Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama

untuk pencapaian tujuan bersama dan terikat secara formal yang tercermin dalam

hubungan sekelompok orang yang disebut pimpinan dan sekelompok orang yang

disebut bawahan.

Pengertian tersebut tersebut dapat dilihat dari definisi yang penulis kutip

dari:

1) Hadari Nawawi dalam bukunya Administrasi Pendidikan, organisasi adalah

sistem kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

2) The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, organisasi

adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk

mencapai tujuan tertentu.

 8

2. Prinsip-Prinsip Organisasi
Menurut G. R. Terry dalam bukunya Principles of Management, ia
mengemukakan 7 asas organisasi yaitu:
a. The objective (tujuan)
Tujuan harus jelas bagi semua orang yang terlibat dalam usaha
pencapaiannya. Tujuan yang jelas membantu para manajer dalam
memperhitungkan tindakan apa yang diambil untuk mengatasi keadaan yang
tidak menguntungkan dengan menggunakan pengetahuan manejerial,
pengalaman dan gaya kepemimpinan yang tepat.
Seorang anggota organisasi harus mengetahui dan memahami secara
tepat tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi secara keseluruhan.
Pemahaman itu berakibat pada:
1) Apa yang diharapkan organisasi dari mereka.
2) Apa yang didapatkan mereka dari organisasi.
3) Apakah tujuan organisasi dan tujuan pribadi sinkron atau tidak.
4) Bila tidak sinkron langkah-langkah penyesuaian apa yang mereka lakukan.
5) Jika tidak tetap sinkron setelah penyesuaian, kemungkinan yang
bersangkutan untuk meninggalkan organisasi dan bergabung dengan
organisasi lain tetap terbuka.
Tujuan yang dipahami harus diterima dengan motivasi yang kuat para
anggota organisasi untuk menunjukkan sikap dan perilaku yang positif dengan
tercermin pada prestasi kerja yang diharapkan organisasi.
Semua kegiatan yang dilakukan dalam organisasi ditujukan pada satu
arah (yakni tujuan) sehingga organisasi akan berkerja dengan efektif, efesien
dan produktif serta tumbuh dan terpelihara interaksi yang positif antara orang-
orang dan antarberbagai satuan kerja.
b. Departmentation (pembagian kerja)
Sama dengan division of work, yakni mengelompokkan tugas-tugas

atau kegiatan yang sama atau bertalian dengan itu ke dalam suatu unit

organisasi. Biasanya dilompokkan berdasarkan: fungsi (misalnya bagian

keuangan, personalia), produk (misalnya mobil, sepeda motor), daerah

(misalnya wilayah Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah), pelanggan

(misalnya distributor, pengecer, konsumen), proses (misalnya pembuatan

bahan, perakitan dan finishing) dan waktu (misalnya siang hari dan malam

hari)

c. Assign the personnel (penempatan kerja)

 9

Yakni usaha untuk mencari dan menempatkan seseorang dalam

organisasi. Biasa disebut dengan staffing dengan perekrutan (misal dari

perusahaan lain, tenaga yang ada/lama, dari universitas) dan seleksi (ability,

personality, social) dengan data biografi, wawancara, atau test serta

menempatkan sesuai dengan kriteria yang berlaku. Kemudian dilakukan

pengembangan dan pembinaan karier dalam organisasi.

d. Authority and responsibility (wewenang dan tanggung jawab)

Wewenang adalah kekuasaan atau hak untuk bertindak, untuk

memerintah atau menimbulkan tindakan-tindakan dari orang lain. Wewenang

tersebut dibatasi oleh: (1) mental dan fisik bawahan, (2) rencana yang telah

ditetapkan oleh organisasi, (3) kepercayaan masyarakat, etika, keyakinan dan

kebiasaan.

Tanggung jawab adalah kewajiban seorang individu untuk

melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan dengan sebaik-baiknya dan

sesuai dengan kecakapan.

Wewenang yang dilaksanakan harus disertai dengan tanggung jawab.

Adanya kesimbangan. Tidak boleh terjadi wewenang besar, tanggung jawab

kecil atau sebaliknya. Suatu wewenang tanpa tanggung jawab, tidak akan

menghasilkan apa-apa. Tanggung jawab juga merupakan batas terhadap

wewenang.

e. Delegation of authority (pelimpahan/pendelegasian wewenang)

Pelimpahan wewenang inidisertai dengan pelimpahan tanggung jawab.
Apabila tanggung jawab tidak dilaksanakan dengan baik wewenang dapat
ditarik kembali. Pelimpahan wewenang dapat dilakukan ke bawah (down ward
or top down), ke atas (up ward or botton up), ke samping (side wise).
 10

f. Span of authority (rentangan wewenang/pengawasan)

Yaitu sejauh dan seluas mana seseorang dapat mengelola orang lain
berdasarkan kewenangan yang dimiliki seseorang. Span of authority pada
hakikatnya sama dengan span of control. Kemampuan seseorang melakukan
pengawasan selalu terbatas. Dengan keterbatasan tersebut rentang pengawasan
bersifat elastis artinya jumlah yang diawasi secara efektif berbeda sesuai
dengan situasi dan organisasi.
g. Coordinating (koordinasi)
Koordiansi adalah penyerempakan kegiatan-kegiatan secara teratur

untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam

pelaksanaan, sehingga terdapat tindakan yang seragam dan serasi untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronisasikan dan

mengintegrasikan segala tindakan agar supaya terarah kepada sasaran yang

akan dituju.

3. Tipe atau Bentuk Organisasi

Secara umum terdapat tiga macam yakni:
a. Line Organization (Organisasi Garis)
Garis otoritas dan pada manajer menjadi saluran perintah. Ciri-cirinya:

1) Organisasi berukuran kecil.

2) Jumlah karyawan sedikit.
3) Pemilik biasanya menajer tertinggi.
4) Hubungan kerja bersifat langsung dan saling kenal.
5) Spesialisasi pengetahuan dan keterampilan pelaksana masih
rendah.
6) Alat yang digunakan sederhana dan jumlahnya sedikit.
7) Produksi yang dihasil belum beraneka ragam.

b. Line and Staff Organization (Organisasi Garis dan Staf)

 11

Selain otoritas garis yang menjadi saluran perintah manajer

garis ada juga otoritas staf. Staf hanya bertugas melayani atau

memberi nasehat kepada manajer garis (tidak ke bidang operasional).

Ciri-ciri utama:

1) Organisasi skala besar.

2) Terlibat dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks.

3) Jumlah pekerja relatif banyak dengan kepemilikan pengetahuan

dan keterampilan yang beraneka ragam.

4) Hubungan kerja bersifat tidak langsung karena organisasi besar

dan kadang lokasi yang berbeda.

5) Adanya tingkat spesialisasi manajerial dan teknis operasional yang

tinggi dengan kegaitan yang beraneka ragam.

Pimpinan

Staf Ahli Staf

Staf Staf

Staf Staf Staf Staf

c. Functional Organization (Organisasi Fungsional)

 12

Dalam organisasi ini pekerjaan dibagi-bagi menjadi menjadi

fungsi-fungsi yang dilakukan seorang tenaga kerja. Untuk mengawasi
bagaimana fungsi-fungsi itu dilakukan maka diadakan pengawas-
pengawas khusus. Setiap pegawai diawasi oleh beberapa orang
pengawas. Ciri utamanya antara lain:
1) Tidak terlalu menggunakan kriteria ukuran besar kecilnya
organisasi.
2) Kegiatan organisasi dilakukan oleh orang yang memiliki keahlian
dengan tingkat spesialisasi yang tinggi.
3) Jenjang karier para anggota tidak terikat pada pangkat dan jabatan
struktural.
4) Orientasi ilmiah lebih menonjol karena kebebasan bertindak di
kalangan anggota lebih besar.
5) Pengendalian pimpinan tidak terlalu kuat.
Direktur Utama

Direktur Direktur Direktur Direktur

Produksi Pemasaran Penjualan Adm.

D. Penggerakan

Penggerakan merupakan terjemahan dari kata bahasa Inggris actuating.

Dalam Webster’s New Collegiate Dictionary diberikan penjelasan to in put into

action, to incite to action yang berarti menggerakkan, mendorong untuk bergerak.

1. Pengertian Penggerakan
Berdasarkan pendapat G. R. Terry dalam buku Principle Management,
penggerakan ialah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agat
supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan
ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari
pihak pimpinan.
Menurut Sondang P. Siagian, penggerakan dapat didefinisikan sebagai
keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota
organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya
tujuan organisasi dengan efesien, efektif dan ekonomis.
Cara dan teknik mendorong para anggota untuk berbuat semaksimal
mungkin demi kepentingan organisasi adalah hal yang sulit. Kesulitan tersebut
disebabkan oleh paling sedikit lima faktor, yaitu:
 13

a. Walaupun telah banyak ilmu pengetahuan mempelajari tentang manusia ia

tetap merupakan makhluk misteri sehingga masih banyak yang belum
terungkap dengan jelas tentang manusia.
b. Manusia mempunyai harkat dan martabat yang dihargai dan dijunjung tinggi
dengan dibarengi oleh penunaian kewajiban.
c. Sumber daya yang ada dalam organisasi hanya akan bernilai bila dimobilisasi
dan dimanfaatkan manusia secara tepat.
d. Sumber daya manusia merupakan modal terpenting dan merupakan unsur
pembangunan organisasi yang sangat tangguh apabila digerakkan secara tepat.
e. Sumber daya manusia mungkin menjadi perusak dalam organisasi apabila
tidak diperlakukan sebagai insan dengan harga diri yang tinggi.

2. Pendapat ahli tentang penggerakan

a. Henry Fayol. Ia menggunakan istilah “commanding” untuk penggerakan.
Cara terbaik untuk menggerakkan para anggota organisasi adalah dengan
cara pemberian komando dan tanggung jawab utama para bawahan
terletak pada pelaksanaan perintah yang telah diberikan itu. Pemberian
komando tidak selalu dengan cara otoriter.
b. Luther Gullick. Ia menggunakan istilah “directing”, yang mempunyai
makna pemberin petunjuk dan penentuan arah yang harus ditempuh oleh
para pelaksana kegiatan operasional. Para bawahan telah berada dalam
kematangan sehingga dapat dibimbing, dituntun dan diarahkan.
c. G. R. Terry. Ia menggunakan istilah “actuating” manajer berusaha
menyakinkan bawahannya agar bersedia melaksanakan kegiatan-kegiatan
dalam organisasi. Keputusan tentang kegiatan itu dimintakan
pertimbangannya kepada bawahan.
d. John F. Mee. Ia menggunakan istilah “motivating”. Para manajer berusaha
memberikan dorongan kepada para bawahan sedemikain rupa sehingga
kemampuan secara intrinsik dan ekstrensik digabung sehingga diharapkan
mau secara ikhlas memberikan yang terbaik dalam dirinya untuk
organisasi.

3. Prinsip Pokok “Human Relations

Agar para bawahan dapat digerakkan secara efektif, kondisi kerja yang
bersifat teknis fisik harus dibarengi dengan pertimbangan-pertimbangan yang
menonjolkan pentingnya pengakuan atas harkat dan martabat manusia dalam
organisasi. Pertimbangan tersebut distilahkan dengan ‘the ten commandment of
human relations, yakni:
a) Sinkoronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu para anggota
organisasi yang bersangkutan.
b) Suasana kerja yang menyenangkan.
c) Hubungan kerja yang serasi.
d) Tidak memperlakukan bawahan sebagai mesin.
e) Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal.
 14

f) Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan.

g) Pengakuan dan penghargaan atas prestasi kerja yang tinggi.
h) Tersedianya sarana dan prasarana kerja yang memadai.
i) Penempatan tenaga kerja yang tepat.
j) Imbalan yang setimpal dengan jasa yang diberikan.

4. Faktor-Faktor yang Diperlukan dalam Penggerakan

Untuk berhasilnya penggerakan tergantung kepada faktor-faktor di bawah
ini:
a. Kepemimpinan (leadership) yakni kemampuan seorang manajer untuk
menggerakkan orang lain agar supaya berusaha dengan ikhlas untuk mencapai
tujuan.
b. Sikap dan moril (attitude and morale). Sikap adalah cara memandang hidup,
suatu cara berpikir, berperasaan dan bertindak. Sedangkan moral adalah
kondisi mental yang memungkinkan orang-orang yang memegang teguh
kebenaran dan kegairahan, biasanya digunakan terutama mengatasi kesukaran,
menghadapi bahaya dan lain-lain. Sikap dan moral adalah suatu kesatuan.
c. Tata hubungan (communication). Komunikasi adalah menyampaikan isi/pesan
(antara lain perintah, petunjuk) kepada bawahan dalam rangka mengerakkan
pegawai untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Syarat pesan tersebut adalah
jelas (clear), tepat (correct), sempurna (complete), dan singkat (concise).
d. Perangsang (incentive). Insenteif adalah sesuatu yang menyebabkan atau
menimbulkan seseorang bertindak. Menurut Lee H. Hill insentif tersebut
dalam bentuk: keamanan, memperhatikan keluhan pegawai, kondisi kerja,
kenaika pangkat, keselamatan, upah, pengakuan/penghargaan, supervisi,
jaminan, instruksi pekerjaan, ikut serta dalam manajemen, penjelasan, jumlah
jam kerja, perencanaan kerja, ekspresi diri dan metode yang efesien.
e. Supervisi (supervision). Supervisi berbeda dengan pengawasan. Supervisi
penting agar pegawai senang bekerja. Tugas supervisor cukup berat. Ia harus
dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta
memberikan petunjuk-petunjuk untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan
memberi nasehat-nasehat terhadap pegawai yang mengalami kesulitan.
f. Disiplin (dicipline). Disiplin adalah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan
watak, latihan pengembangan dan pengendalian perasaan, pikiran dan
kehendak, dan watak untuk melahirkan ketaatan dan tingkah laku yang teratur.
Disiplin juga diartikan suatu keadaan tertib di mana orang-orang yang
tergabung dalam suatu organisasi tunduk pada peraturan-peraturan yang telah
ada dengan rasa senang hati.

E. Pengawasan

1. Pengertian Pengawasan
 15

Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan dari kegiatan-kegiatan para

bawahan agar yakin bahwa sasaran dan rencana yang telah direncanakan dapat
dicapai. Dengan pengawasan dapat diukur pencapaian tujuan sesuai dengan apa
yang direncanakan.
Ada dua syarat utama yang harus ada sebelum seorang manajer dapat
merancang atau melaksanakan. Syarat tersebut adalah:
a. Pengawasan memerlukan rencana. Semakin jelas, semakin lengkap dan
semakin diintegrasikan suatu rencana, maka pengawasan dapat dilakukan
semakin efektif.
b. Pengawasan memerlukan dukungan struktur organisasi. Untuk dapat berjalan
dengan baik, proses pengawasan memerlukan struktur yang baik dan
memberikan dukungan kepada pengawasan tersebut dari berbagai jenjang
struktural.

2. Proses Pengawasan
A.A. Rachmat., M.Z. dalam bukunya Manajemen Suatu Pengantar, ada
tiga tingkat proses pengawasan.
a. Menetapkan standar pelaksanaan pekerjaan. Standar adalah suatu kriteria
untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudak dilakukan. Biasanya dibuat
berdasarkan pada sautu kondisi atau kemampuan kerja yang normal. Standar
tersebut terinci dalam sejumlah indikator yang jelas.
b. Pengukuran dan penilaian pelaksanaan pekerjaan standar. Hal ini untuk
mengetahui adanya tidaknya penyiumpangan yang terjadi. Dalam langkah
kedua ini dibandingkan kegiatan yang telah dilaksanakan dengan standar
pelaksanaan pekerjaan.
c. Tindakan perbaikan dari penyimpangan. Tujuannya adalah untuk memperbaiki
dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang
tidak sesuai dengan rencana atau standar. Urutan dalam kegiatan tindakan
koreksi ini adalah:
1) Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
2) Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki
adanya kesalahan.
3) Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
4) Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
Pada umumnya terdapat enam bentuk titik-titik kritis dari pengawasan,

yaitu:
 16

1) Physical standard (standar fisik): material, pegawai yang bekerja, barang-

barang yang dihasilkan. Hal tersebut mencerminkan pelaksanaan yang bersifat

kuantitatif, berapa hasil yang bisa dibuat oleh seorang pegawai.

2) Cost standard (standar biaya). Berapa standar biaya untuk pelaksanaan

pekerjaan, atau misalnya berapakah biaya standar untuk pembuatan suatu

produksi tertentu. Misalnya berapa biaya langsung dan biaya tidak langsung

satu unit produksi, berapa jam (upah) pegawai per unit hasil atau per jam,

berapa biaya bahan mentah per unit.

3) Capital Standard (standar modal). Misalnya berapakah besar modal yang

diperlukan untuk mengadakan investasi.

4) Revenue standar (standar hasil). Misalnya berapa rupiah yang diperoleh per

jam, berapa unit per jam dapat diselesaikan.

5) Program standard (standar program). Dalam pelaksanaan program harus

dinilai berdasarkan standar program yang dibuat. Misalnya dengan jadwal

penyelesaian pekerjaan.

6) Intangible standar (standar nilai yang tidak bisa diraba). Seperti morale

(kegiatan, semangat) para pegawai pendapat langganan atas produk.

3. Bidang-Bidang Pengawasan
a. Management of personel (pengelolaan personalia). Yang pertama diawasi
adalah struktur organisasi (apakah up to date) atau tidak, kemudian
terhadap policy (apakah menguntungkan atau tidak; diikuti/dilaksanakan
atau tidak oleh pegawai). Juga terhadap prosedur (khususnya untuk
mengatur siapa, bagaimana dan bilamana seseorang harus bertindak),
apakah orang-orang yang menduduki jabatan sesuai dengan keahliannya,
apakah kualifikasi yang diperlukan sesuai dengan kenyataan. Tidak
ketinggalan juga terhadap penyeleksian, training, dan motivational
control.
 17

b. Product (produk). Salah satu cara dengan research and development, dan
pengawasan terhadap product line. Product line adalah rentetan produk
yang dihasilkan di mana produk-produk tersebut mempunyai hubungan
satu dengan yang lain. Tujuannya adalah untuk mengendalikan output
dengan mengadakan perubahan dalam produksi.
c. Finance (keuangan). Pengawasan ini meliputi terhadap:
1) Cost of operation dengan standard cost.
2) Private investment termasuk investasi gedung, sarana dan prasarana
dan sebagainya.
3) Liquid (cash), yang didasarkan pada budget dari penerimaan dan
pengeluaran dalam satu waktu tertentu dengan tujuan agar dapat
diketahui ketersediaan uang kas untuk membiayai kegiatan yang
dilaksanakan.
d. Control of over all performance (proses kerja)
Pengawasan ini meliputi usaha keseluruhan dari sebuah organisasi,
bukan pada tiap-tiapa bagian/unit. Sebab perlu diadakannya pengawasan
ini adalah:
1) Adanya over all planning yang mengikat setiap aktivitas dalam
organisasi ke arah tujuan yang telah ditetapkan untuk menjamin
terealisasinya tujuan dan rencana-rencana yang telah ditetapkan. Jadi
planning dan control itu berjalan paralel.
2) Adanya rencana yang sedemikian penting hingga dibutuhkan suatu
central control untuk kepentingan perusahaan. Misalnya pengelolaan
modal (keuangan).
3) Adanya desentralisasi dalam organisasi yang dapat menimbulkan unit-
unit bersifat semi autonomy menjadi full autonomy.
e. Quality of Management (kualitas pengelolaan)
Pengawasan ini khusus kepada mutu manajemen (bukan terhadap
data yang menggambarkan penyimpangan rencana). Pengawasan ini terdiri
dari:
1) Indirect Control (Pengawasan Tidak Langsung)
Menganalisis gejala-gejala yang tidak diingini dengan meneliti
sebab-sebabnya pada orang-orang yang bertanggung jawab dan
melaksanakan perbaikan sedemikian rupa hingga gejala itu tidak
terulang kembali. Untuk mengukur gejala tersebut organisasi dapat
memakai berbagai standar sebagai perbandingan misalnya oautput dari
barang atau jasa yang dihasilkan dapat digunakan sebagai ukuran
untuk perbandingan dalam kualitas, kuantitas, atau satuan waktu
maupun biaya.
Asumsi dalam pengawasan tidak langsung ini adalah:
a) Aktivitas dapat diukur dalam satuan waktu, beban kerja dengan
rata-rata, angka indeks. Sangat sulit untuk mengukur daya kreatif,
adjustment dalam mengambil keputusan.
b) Adanya personal responsibility kegiatan.
c) Personal responsibility tersebut dapat diselidiki.
d) Penyimpangan dapat diketahui pada waktunya.
 18

e) Orang yang bertanggung jawab mau mengambil tindakan korektif.

Misalnya:
Suatu adjusment dalam mengambil keputusan menyebabkan timbulnya
kekacauan karena kepala sekolah kurang pendidikan atau
pengalamannya. Kekurangan tersebut dapat diperbaiki dengan
mempertinggi formal education atau dipindahkan ke sekolah lain
untuk menambah pengalaman atau dengan peringatan bahwa dalam
mengambil keputusan selanjutnya lebih memperhatikan data yang
tersedia.
2) Direct Control (Pengawasan Langsung)
Pada pengawasan tidak langsung yang dicari adalah orangnya,
sedangkan pada pengawasan langsung yang dicari adalah prinsip atau
cara-cara pengelolaannya. Suatu penyimpangan tidak melihat dari
orang yang bertanggung jawab tapi melihat jaringan manajemen,
apakah tidak ada kesalahan atau kurang tepatnya memakai prinsip-
prinsip manajemen. Dalam hal ini dibedakan secara tegas antara
informasi dan tindakan yang dilaksanakan yang merupakan faktor
penting dalam tiap masalah dan di lain pihak adalah proses
pertanggungjawabannya.
Pengawasan langsung ini mempunyai asumsi:
a) Dianggap bahwa qualified manager membuat kesalahan dalam
jumlah minimal.
b) Mutu dari kegiatan dapat diukur.
c) Terdapat prinsip-prinsip umum dari manajemen yang dapat
digunakan untuk melaksanakan pekerjaan.
d) Penggunaan prinsip-prinsip manajemen juga dapat dinilai.
Kedua pengawasan ini dapat digunakan dalam satu organisasi
secara bersama-sama. Akan lebih baik kalau diselidiki lebih dahulu apakah
prinsip-prinsip manajemen dilaksanakan secara tepat atau tidak, kalau
benar baru diselidiki orangnya.