MODUL 2

RUANG LINGKUP SEKRETARIS

Mata kuliah : Kesekretariatan 1

Kode Matakulaih : -
Semester : 1 (satu)
SKS dan Jumlah Jam : 2 (dua), 4 jam (180 menit)
Matakuliah Pendukung : -
Pendukung Matakuliah :
Dosen : Parenta Ritonga, S.E.,MSi
Minggu : 3 & 4 (tiga dan empat)
1. Unit Kompetensi : Tugas-tugas Sekretaris
2. Elemen Kompetensi : 1. Pengertian Sekretaris, Perkembangan Sekretaris, Istilah-
istilah Sekretaris, Jabatan Sekretaris, Tugas Sekretaris
2. Posisi Kunci dalam Perusahaan/Organisasi
3. Kualifikasi Sekretaris Eksekutif/Organisasi,
4. Tugas Sekretaris Eksekutif / Organisasi
5. Tata Hubungan Tugas Sekretaris Eksekutif dalam
Perusahaan
6. Faktor-faktor penunjang untuk mencapai tingkat efisiensi
dan efektivitas tugas seorang sekretaris
3. Kreteria kinerja : Point-point elemen kompentensi dijelaskan dengan baik.
4 Materi Pembelajaran

1. Pengertian Sekretaris, Perkembangan Sekretaris, Istilah-istilah Sekretaris, Jabatan

Sekretaris, Persyaratan Sekretaris, Tugas-tugas Sekretaris.
PENGERTIAN SEKRETARARIS
Funk and Wagnalss dalam buku Standard Dictionary of the English Language (1963:
1137) menyebutkan:  A secretary position (Jabatan seorang sekretaris)  The place
where a secretary transact his business and prevers his officials records (Tempat seorang
sekretaris melakukan pekerjaannya dan menjaga dokumen-dokumen yang berkaitan degan
pekerjaanya)  The entire staff secretaries in an office, especially, the department headed
by a government secretary (Mencakup semua staff sekretaris dalam suatu kantor,
khususnya departement yang dikepalai oleh seorang sekretaris pemerintahan) The
administrative organ of the former leage of Nation and of the present United Nations,
consisting of the secretary general his officials, and secretaries (Badan administrasi
negara terkenal dan Persatuan Bangsa-bangsa yang meliputi sekretariat jenderal, sekretaris
dan staf-stafnya).

Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata “Secretum” dalam bahasa
latin yang berarti “Rahasia”. Kata Secretum kemudian berubah menjadi kata secretarire
dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata
secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda
kurang lebih selama 3,5 abad, maka diperkirakan istilah sekretaris yang kita kenal
sekarang ini berasal dari kata secretaries bahasa Belanda.
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah
orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan
masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang
pegawai atau karyawan yang dapat memegang rahasia dalam menjalankan tugas
pekerjaannya sehari-hari, dan berperan sebagai pembantu pimpinan
Pada mulanya pengertian sekretaris (secretum) adalah rahasia yiatu segala hal yang
tidak boleh diketahui oleh orang lain. Hal-hal yang sifatnya rahasia itu semakin hari
samakin banyak sehingga waktu pimpinan banyak tersita untuk menjaga dan
mengurusinya. Pimpinan menyadari hal ini sehingga merasa perlu untuk mendelegasikan
penanganan hal-hal yang bersifat rahasia tersebut kepada orang yang secara pasti dapat
dipercaya agar tidak membocorkannya sehingga dengan demikian tugas pimpinan menjadi
lebih ringan.

PERKEMBANGAN SEKRETARIS
Sekretaris yang pada mulanya bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat rahasia,
misalnya hanya menyimpan dokumen-dokumen rahasia, semakin hari tanggungjawabnya
menjadi berkembang sesuai dengan perkembangan kesibukan dari orang/pimpinan yang
memberikan tugas kepada sekretaris tersebut, perkembangan kesibukan ini seperti
menyusun rencana, mencari tenaga kerja, membeli bahan-bahan untuk keperluan
kantor, keperluan produksi, ataupun untuk memesan barang yang akan dijual
kembali, merpersiapkan rapat, mengunjungi tamu, membuat konsep untuk
membalas surat-surat dan mengetiknya, menyimpan dokumen-dokumen penting,
menyetor uang ke bank ataupun sebaliknya mengambil uang dari bank, menerima
telepon dan lain sebagainya.
Sebagai konsekuensi logis akibat dari perkembangan tugas pimpinan ini maka tugas
sekretarispun berkembang mengikuti irama perkembangan tugas pimpinan, perkembangan
ini tentu saja merupakan tantangan yang positif bagi profesi sekretaris dan yang jelas jalur
profesi sekretaris mengakibatkan semakin terbukanya peluang bagi sekretaris itu untuk
menduduki posisi-posisi puncak di dalam suatu organisasi/perusahaan.
 Pada saat dunia dalam keadaan yang semakin terbuka atau transparance akibat
teknologi informasi maka profesi sekretaris menjadi semakin diperhitungkan sebagai
Integritas support kepda para pimpinan, baik swasta maupun pemerintahan.
Sekretaris adalah orang yang mampu mengembangkan diri dan mampu
membuktikan bahwa tugas sekretaris bukanlah sekedar tugas resepsionis dan tugas klerikal
belaka. Peran sekretaris semakin strategis karena evolusi tugas sekretaris maka saat ini
sekretaris harus dapat “mengelola manajer”. Sekretaris adalah seorang yang
mengarahkan agar atasannya untuk do the right things.

ISTILAH-ISTILAH SEKRETARIS
Untuk menunjukkan identitas sekretaris dari berbagai organisasi maka istilah
sekretaris banyak dijumpai, dimana pada hakekatnya memiliki maksud yang sama yaitu
sebagai tenaga profesional untuk membantu kelancaran penyelenggaraan kegiatan
kesekretarisan dan administrasi perkantoran.
Istilah sekretaris banyak dipakai oleh organisasi, kantor kehakiman menyebutnya
sebagai Panitera, dalam pemerintahan disebut dengan: Sekretaris Presiden, Sekretaris
Menteri, Sekretaris Gubernur, Sekretaris Negara, Sekretaris Wilayah Daerah dan
sebagainya, perusahaan-perusahaan menyebutnya dengan Sekretaris Junior, Sekretaris
Senior, Sekretaris Eksekutif, Sekretaris Pribadi, Sekretaris Manajer dan lain-lain.

JABATAN SEKRETARIS
Ditinjau dari segi kedudukan sekretaris maka sekretaris dapat dibagi menjadi dua bagian
besar.
a. Sekretaris Pribadi (Private Secretary/Personnal Secretary). Sekretaris Pribadi terdiri
dari:
1. Sekretaris Junior (Junior Secretary)
2. Sekretaris Senior (Senior Secretary)
b. Sekretaris Eksekutif (Executif Secretary/Business Secretary/Company Secretary)
Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang belum perpengalaman dalam bidang
pekerjaannya, mereka baru menyelesaikan pendidikan dalam bidang kesekretariatan,
tugas-tugas yang mereka tangani masih berkisar pekerjaan teknis korespondensi,
mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya. Dalam kamus Bahasa Indonesia, kata
junior berarti lebih mudah, dapat juga berarti berpangkat atau berkedudukan lebih
rendah, muda dalam pengalaman, belum memiliki banyak pengalaman, atau baru saja
diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas sekretariat yang
diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam
bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan
sebagainya

Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula
berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:
1. Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi
kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.
Perlu digaris bawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari
usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staf yang lain, tetapi atas prestasi
kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya
mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu
mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu
menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional.
2. Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan
sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat
menagani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak
mendapat bimbingan dari pimpinan. Dengan demikian, seorang sekretaris senior
adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala
macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan
tanggungjawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.
Sekretaris Bidang
Sekretaris bidang adalah sekretaris yang memiliki tugas dalam bidang tertentu,
misalnya:
1. Sekretaris Bidang Sosial dan Politik.
2. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Rakyat.
3. Sekretasis Bidang Administrasi Pemerintahan Umum
4. Sekretaris Bidang Hukum dan sebagainya.
Berbagai variasi sekretais dijumpai dalam struktur tata pemerintahan Negara Republik
Indonesia seperti:
1. Sekretaris Negara yang memimpin Sekretariat Negara.
 2. Sekretaris Jenderal yang memimpin Sekretariat Jenderal (Departemen, Lembaga
Tinggi Negara)
3. Sekretaris Direktorat Jenderal yang memimpin Sekretariat direktorat Jenderal
4. Sekretaris Universitas yang memimpin Sekretariat Universitas.
5. Sekretaris Perusahaan yang memimpin Sekretariat Perusahaan, dan sebagainya.
Untuk menunjukkan identitas sekretaris dari berbagai organisasi maka istilah
sekretaris banyak dijumpai, dimana pada hakekatnya memiliki maksud yang sama yaitu
sebagai tenaga profesional untuk membantu kelancaran penyelenggaraan kegiatan
kesekretarisan dan administrasi perkantoran.

PERSYARATAN SEKRETARIS
Ada dua syarat untuk menjadi sekretaris yaitu syarat umum dan syarat khusus:
I. Syarat Umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap
tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
A. Sikap Kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris meliputi:
1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai
persoalan dan berbagai macam tantangan dalam malaksanakan tugasnya. Untuk itu
diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang diperlukan antara lain
ketelitian, penuh inisiatif kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan
menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengetri. Sekretaris profesional
harus membiasakan dan melatih diri untuk berbicara dengan baik, jelas, dan terarah.
Suara harus jelas, dapat didengar dengan jelas dan tidak monoton.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan perbendaharaan
bahasa yang cukup. Jangan bersifat verbalisme, tahu dan dapat mengucapkan kata-
katanya, tetapi tidak tahu artinya. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara.
Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Sering dijumpai adanya pegawai yang berbicara gugup. Perasaan
gugup ini antara lain disebabkan oleh perasaan rendah diri, merasa ada sesuatu yang
kurang pada dirinya. Akan tetapi, kadang-kadang ada orang yang dianggap cakap,
dalam arti menguasai persoalan, dalam berbicara pun sering tampak gugup. Hal
tersebut disebabkan oleh kurangnya penguasaan diri untuk menetralisasi aliran darah
yang cukup tinggi yang mengakibatkan rasa berdebar-debar sehingga
mengguncangkan konsentrasi. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk
 bergaul dengan saipa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan
situasi yang bagaimanapun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Segi-segi yang pelu
diperhatikan dengan kesehatan adalah:
1. Istrahat yang cukup
2. Gizi yang cukup
3. Energi yang cukup
4. Tidak mudah sakit
5. Tidak mudah gugup.
Syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon
pegawai/pelamar. Kantor-kantor atau perusahaan-perusahaan yang cukup besar dan
maju pada saat-saat tertentu mengadakan pemeriksaan terhadap pegawainya.
Pemeriksaan yang demikian dilakukan secara terus-menerus, misalnya sekali
setahun. Dalam dunia bisnis, masalah kesehatan para pegawai memegang peranan
penting terhadap produktivitas. Banyak pegawai yang sakit menambah biaya
pengobatan, serta besar pengaruhnya terhadap produktivitas, baik kualitas maupun
kuantitasnya.
6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap
simpati terhadap siapa pun. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap
yang berhubungan dengan pekerjaan adalah:
1. Kebersihan pribadi. Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsur
badaniah, pakaian dan badan, dari kaki (sepatu) sampai rambut. Keberhasilan
mencerminkan kerapian pekerjaan.
2. Kerapian pribadi. Lebih banyak dilihat dari tata cara berpakaian, kancing baju,
baju yang tidak dimasukkan, pemakaian ikat pinggang.
3. Kebersihan berpakaian. Pakaian harus sesuai dengan pekerjaan. Jenis pakaian,
potongan, ataupun warna hendaknya disesuaikan dengan sifat dan jenis pekerjaan
B. Sikap dan Tingkah Laku. Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain
(para pegawai kantor, para pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor)
yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris
juga berfungsi sebagai wakil pimpinan di saat berhubungan dengan para pejabat atau
dengan kantor lain.
Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:
 1) Sopan dan ramah
2) Dapat dipercaya
3) Dapat bekerja sama
4) Setia
5) Cepat dan rajin
6) Penuh perhatian
7) Baik hati
8) Bijaksana
9) Penuh inisiatif
10) Objektif
11) Taktis
C. Kecakapan Pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara
lain:
1) Resourceful, panjang akal. Hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan
bagaimana pun di bawah tekanan (under pressure) pihak mana pun harus selalu
dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.
2) Ambisi, keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk
membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3) Inisiatif, prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari atasan.
4) Kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5) Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat manapun.
6) Loyalitas kepada perusahaan/instansi yang bersangkutan.
II. Syarat-syarat Khusus, adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian
dan pengetahuan bidang sekretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai
sekretaris profesional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung
kualitas profesionalismenya. Kompentensi mencakup sikap, pengetahuan, dan
keterampilan. Ada 10 kompentensi keterampilan yang harus dimiliki oleh seroang
sekretaris profesional, yaitu:
1. Kemampuan menangani telepon.
2. Kemampuan menagani tamu.
3. Kemampuan mengelola kas kecil.
4. Kemampuan menagani alat tulis dan perlengkapan kantor.
5. Kemampuan menagani dikte.
6. Kemampuan mengatur pertemuan/rapat.
 7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas.
8. Kemampuan mengelola dokumen.
9. Kemampuan menangani laporan.
10. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS
Tugas-tugas sekretaris yang dibahas dalam bagian ini adalah tugas sekretaris manajer atau
pimpinan suatu bagian dalam perusahaan/organisasi dan tugas sekretaris eksekutif dalam
perusahaan/organsisai.
Tugas khusus sekretaris dalam organisasi adalah untuk menyimpan dan menjaga
dokumen-dokumen rahasia organisasi atau dokumen-dokumen rahasia
pimpinan/manajer dari suatu bagian organisasi, selain tugas kuhsus sekretaris
pimpinan/manajer, masih tedapat banyak tugas pokok yang terdiri dari:

Tugas-tugas pokok Sekretaris Manager/pimpinan:

1. Tugas Perkantoran:
a. Merapikan meja kerja pimpinan.
b. Menerima Instruksi dan dikte dari pimpinan.
c. Menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar untuk pimpinan.
d. Mengetik konsep surat-surat yang dibuat pimpinan atau membuat konsep surat yang
bersifat rutin.
e. Menfile dan mengindeks surat-surat.
f. Membuat laporan harian.
2. Tugas Resepsionis:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
3. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya menyimpan
uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, yuran-yuran, sumbangan dan sebaginya atas
nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran uang sehari-hari pimpinan.
d. Membuat laporan pemakaian uang pribadi atas nama pimpinan.
4. Tugas Insidentil
a. Menyiapkan Agenda Rapat
b. Mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan.
c. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam google yang
ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan.
d. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, seperti brosur-brosur dan sirkulasi yang ditulis
oleh pimpinan.
e. Mencari dan memilih souvenir untuk para relasi.
f. Mewakili pimpinan ke resepsi-resepsi.
5. Pengurusan Perjalanan Dinas
Pengurusan perjalanan dinas merupakan bagian tugas sekretaris yang perlu mendapat
perhatian yang sunggu-sungguh dari seorang sekretaris karena menyangkut banyak
pihak dalam hal penanganannya. Tugas penganganan perjalanan dinas ini akan dibahas
dalam satu bab tersendiri dalam buku ini.
6. Tugas Sosial dan Kemasyarakatan
Yang menjadi bagian tugas sosial dan kemasyarakatan seorang sekretaris pimpnan
adalah yang bersifat sosial dan kemasyarakaktan misalnya untuk mewakili pimpinan
menghadiri acara pesta perkawinan, menyampaikan ucapan turut berduka cita,
mengatur perjamuan resmi, tukar-menukar kenangan, mengatur penyelenggaraan
resepsi untuk kantor pimpinan dan pengurusan undangannya.
7. Pengurusan Kas Kecil (Petty Cash)
Pada umumnnya setiap perusahaan menyediakan dana dalam jumlah kecil yang disebut
Kas Kecil (petty cash), dana kas kecil ini digunakan untuk pembayaran keperluan
kantor yang jumlahnya relatif kecil, agar penggunaan kas kecil dapat dipertanggung
jawabkan dengan baik maka perlu dilakukan pengurusan kas kecil sesuai dengan
ketentuan yang berlaku pada perusahaan.
8. Pengelolaan Stationary
Stationary adalah bahan-bahan keperluan kantor yang terdiri dari banyak jenis,
penanganan stationary termasuk juga tanggung jawab sekretaris pimpinan, penanganan
stationary ini meliputi pembelian, penyimpanan, pencatatan, pendistribusian kepada
staf kantor.
9. Publik Relation
Akhir-akhir ini tugas publik relation, sudah menjadi bagian tugas sekretaris pimpinan
karena sangat erat hubungannya dengan pelayanan kepada masyarakat yang mana
 dituntut adanya ketrampilan khusus untuk penanganannya, publik relation sudah
mendaji satu mata pelajaran tersendiri pada jurusan administrsi bisnis atau
kesekretarisan oleh karena itu publik relation ini akan dibahas dalam mata kuliah Public
Relation.

2. POSISI KUNCI DALAM PERUSAHAAN

1. THE CHAIRMAN OF A COMPANY
Ketua adalah anggota terpenting di antara dewan direktur (Board of Director),
ketua biasanya dipilih dari antara dewan direktur. Ketua mewakili perusahaan baik ke
dalam perusahaan itu sendiri maupun kepada masyarakat umum, misalnya kepada para
pemegang saham dan Ketua juga mungkin memberikan presentasi/penjelasan kepada
pegawai dengan materi yang banyak atau memberikan pelayanan khusus.
Ketua duduk sebagai pimpinan rapat dan meyakinkan laporan tahunan atas
kemajuan perusahaan kepada para pemegang saham. Informasi yang diberikan ketua
tergantung dari informasi dan saran-saran yang diterimanya dari setiap
direktur/pimpinan departement dan Ketua tidak bermaksud untuk mengetahui semua
persoalan yang sedang timbul dalam perusahaan besar.
2. BOARD OF DIRECTORS.
Dewan direktur yang terdiri dari beberapa orang (team) melakukan tugasnya
untuk membuat keputuan-keputusan yang disebut dengan Keputusan Dewan Direktur,
keputusan-keputusan yang dibuat berpedoman pada informasi yang diberikan oleh
masing-masing kepala departement, misalnya kepala departement produksi akan
memberikan informasi yang berhubungan dengan masalah-masalah produksi, kepala
departement penjualan akan memberikan informasi yang berhubungan dengan
masalah-masalah penjualan, demikian juga kepala departemen lainnya memberikan
inforamsi yang berkaitan dengan masalah-masalah departement yang mereka pimpin,
berdasarkan inforamsi dari masing-masing departemen inilah Dewan Direktur
membuat keputusan-keputusan yang akan dijalankan tiap-tiap departement. Kepala
departement memberikan informasi-informasi kepada Dewan Direktur melalui
Managing Director (Direktur Pelaksana).
3 MANAGING DIRECTOR (Direktur Pelaksana)
Direktur pelaksana bertanggungjawab untuk melihat apakah keputusan-
keputusan yang dibuat oleh Dewan Direktur dilaksanakan dengan baik. Direktur
pelaksana bekerja sama secara kompak dengan Ketua (Chairman)
 Untuk mencapai atau untuk melakukan tugas-tugas ini direktur pelaksana
membutuhkan waktu yang banyak dengan para manager (pelaksana) dari berbagai
departement. Setiap hal penting yang perlu didiskusikan dan diputuskan oleh Dewan
Direktur harus melalui Direktur Pelaksana.
4. THE COMPANY SECRETARY (Sekretaris Perusahaan)
Sekretaris perusahaan/organisasi mempunyai peranan kunci dalam organisasi,
beberapa peranan kunci sekretaris organisasi dapat disebutkan dibawah ini:
a. Sekretaris perusahaan mempunyai tanggungjawab yang sangat penting untuk
meyakinkan bahwa perusahaannya menuruti prosedur hukum yang resmi/mengikuti
peraturan perusahaan yang resmi.
b. Kejadian-kejadian atau transaksi-transaksi harus dilakukan secara hati-hati dan
harus berpedoman pada peraturan-peraturan yang berlaku atau harus tunduk pada
hukum.
c. Sekretaris perusahaan juga bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan
para pemegang saham dan mengirimkan informasi tentang saham mereka dan juga
informasi posisi keuangan perusahaan, berapa keuntungan (profit) dicapai atau
berapa kerugian (loss) yang terjadi dalam kurun waktu 12 bulan.
d. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab untuk memelihara perkiraan-perkiraan
(biaya-biaya) dari semua rapat yang telah dijalankan dan meyakinkan bahwa
perusahaan juga memelihara catatan penting mengenai transaksi-transaksi
keuangan, misalnya pembelian, pinjaman, pembayaran gaji. Sekretaris perusahaan
mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan kepala akuntan.
e. Sekretaris perusahaan juga menangani Asuransi, di dalam beberapa perusahaan dia
bertanggung jawab untuk pelayanan kantor. Dalam semua perusahaan Sekretaris
Perusahaan adalah seorang penghubung antara Dewan Direktur dengan Staff Kantor.

3. KUALIFIKASI SEKRETARIS EKSEKUTIF/ORGANISANSI

Ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris organisasi, yaitu:
1. Memiliki Pengetahuan, yang meliputi:
a. Pemahaman seluk-beluk organisasi, visi-misi, fungsi dan tugas pokok organisasi.
b. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya.
c. Memiliki pengetahuan tentang tata naskah, kearsipan, dan peralatan perkantoran.
d. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing.
2. Memiliki Ketrampilan, yang meliputi:
 a. Menyusun laporan
b. Berkorespondensi
c. Menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing
d. Menggunakan teknologi perkantoran.
3. Memiliki Kepribadian, yang meliputi:
a. Kepribadian yang menarik dan baik.
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi.
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, ramah-
tamah, serta tanggung jawab

4. TUGAS SEKRETARIS EKSEKUTIF/ORGANISASI

Pengaruh daripada perkembangan tugas sekretaris yang disebabkan perkembangan
tugas-tugas pimpinan maka struktur organisasipun menjadi lebih luas, pendelegasian
wewenangpun semakin bertambah dan pada gilirannya menambah kesibukan dalam bagian
kesekretarisan dan administrasi perkantoran. Sekretaris tidak lagi bekerja seorang diri tetapi
telah mengerjakan pekerjaan dalam team. Sekretaris yang bekerja dalam team dipimpin
oleh satu orang yang disebut Sekretaris Eksekutif. Sektetaris eksekutif adalah seorang
sekretaris yang mengepalai/ membawahi suatu departement/bagian dalam suatu organisasi.
Sekretaris Eksekutif bertanggung jawab terhadap semua kegiatan administrasi yang akan
dilaksanakan maupun atas kejadian-kejadian administrasi yang sudah dilaksanakan dalam
satu organisasi bisnis dan non bisnis. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary) disebut
juga dengan istilah “Busines Secretary”, “Company Secretary”. Khusus dalam
penyelenggaraan tata usaha negara yang sejajar dengan Sekretaris Eksekutif ialah
Sekretaris Negara, Sekretaris Wilayah Daerah Provinsi, Kabupaten/ Kota.
Perusahaan pada umumnya terdiri dari beberapa bagian (departments). Setiap bagian
dipimpin oleh seorang manager (pimpinan) yang bertanggungjawab penuh pada
departement yang dipimpinnya.
Setiap pimpinan departement memberikan laporan kepada Direktur Pelaksana
(Managing Director), kepada Ketua dan Dewan Direktur dalam suasana keakraban.
Di bawah ini ada sebuah gambar organisasi yang menunjukkan tanggung-jawab
masing-masing pimpinan departemen dan tanggungjawab pimpinan yang bertugas dalam
pelayanan kantor (Office Service)
 Bagian-bagian Perusahaan/The Departments of a Company.
Lebih lanjut untuk memudahkan pembahasan tugas-tugas sekretaris eksekutif, maka satu
gambar struktur organisasi lengkap dengan bagian-bagiannya dan apa saja yang dilakukan
dalam setiap bagian akan diterangkan dibawah ini dan bersamaan dengan itu akan
dijelaskan tata hubungan tugas sekretaris eksekutif dalam perusahaan besar..

Chairma
n
Board of
Director
Managing Director

Personnel Purchasing Sales Production Transport Account Legal

Department Department Department Department Department Department Department

Chief Chief Sales Production Transport Chief Company

Personnel Buyer Maneger Manager Manager Accountant Secretary

Recruitment Stock Sales Factory Firm’s Cash Flow Legal

Control Promotion Production Vechicles Matters

Welfare Market Factory Despatch Wages and Insurance

Resarch Office Salaries

Training Advertising Office

Service

Promotion

Trade Union
Liason

5. TATA HUBUNGAN TUGAS SEKRETARIS EKSEKUTIF DALAM

PERUSAHAAHN BESAR.
Setiap departement yang akan melakukan kegiatan-kegiatan di dalam departemennya
masing-masing, maka mereka akan banyak melakukan komunikasi kepada managing
director, contoh komunikasi yang akan dilakukan oleh masing-masing departement kepada
managing director adalah dalam hal meminta persetujuan untuk melakukan suatu kegiatan
yang sifatnya prinsip di dalam setiap departement. Misalnya departement personalia ingin
melakukan penambahan tenaga kerja, tentu saja sebelum manager di departement personalia
benar-benar akan melakukan peneriman tenaga kerja, terlebih dahulu meminta persetujuan
secara tertulis kepada managing director, dan permintaan persetujuan yang disampaikan
oleh manager personalia tidak dapat disampaikan langsung kepada managing director
sebelum terlebih dahulu surat permintaan perestujuan penerimaan pegawai
diparaf/dilegalisasi oleh sekretaris eksekutif. Surat permintaan persetujuan penerimaan
pegawai yang diterima oleh sekretaris eksekutif terlebih dahulu harus melakukan
pemeriksaan apakah kebutuhan akan pegawai sudah benar-benar diperlukan, jika sekretaris
eksekutif sudah dapat memastikan bahwa penerimaan pegawai sudah sesuai dengan
kebutuhan maka sekretaris eksekutif barulah membubuhkan parafnya/legalisasinya pada
surat yang diajukan oleh manager personalia dan selanjutnya surat dimaksud disampaikan
kepada managing direktor, dan managing director akan menyetujui permintaan tersebut.

THE PERSONNEL DEPARTMENT/Departemen personalia

Kata personnel berarti orang yang mengerjakan suatu layanan/service, dan tugas-tugas
pokok dari pekerjaan staff dalam departemen personalia adalah yang khusus berhubungan
dengan orang. Tugas ini meliputi:
1. Pengiklanan lowongan kerja.
2. Training/pelatihan karyawan dan promosi jabatan.
3. Mutasi.
4. Memelihara catatan-catatan staf.
5. Negosiasi dengan serikat pekerja.
6. Pengurusan pengunduran diri dan pemecatan.
7. Memberikan bantuan untuk peristiwa-peristiwa sosial dan tugas-tugas kemasyarakatan
misalnya Open Days for Visitors.
Langkah pertama untuk memperoleh pekerjaan dalam suatu perusahaan besar
biasanya telebih dahulu melengkapi formulir lamaran di bagian departemen personalia.
Formulir ini ada yang berbentuk umum dan khusus. Formulir lamaran yang lengkap akan
menjelaskan keadaan sipelamar pada waktu interview.
Setelah daftar tersebut diisi sesungguhnya pelamar telah menempuh setengah jalan atau
pelamar telah diterima pada tingkat awal. Setelah interview dan pengangkatan, selanjutnya formulir
pelamar akan dimasukkan ke lembaran catatan staff (lembaran catatan staff dapa lihat dihalaman
berikut).
Lembaran catatan staff ini menunjukkan catatan sebelah kiri dan sebelah kanan mengenai
informasi yang berhubungan dengan karir pegawai dalam perusahaan dan catatan ini akan dijaga
setiap saat terus-menerus.
 Beberapa pegawai hanya bekerja dalam perusahaan selama hidup mereka dan ternyata
catatan staff tidaklah banyak, cukup berisi seluruh informasi yang relevant. Catatan pegawai yang
berisikan iformasi yang lengkap harus dijaga kerahasiaannya dan disimpan pada lemari file, dan
tidak akan pernah dibuka apabila kantor tidak memerlukannya.
Staff yang bekerja pada department personalia harus sanggup mengamankan dan
merahasiakan serta jangan membocorkan informasi tentang staff kepada siapa pun di dalam maupun
di luar perusahaan.
Contoh form application:
EMPLOYMENT APPLICATION FORM (Office Staff)
Surname (In CAPITAL letters, please __________________________________________________________
Forename (s) _______________________________________________________________ Mr/Mrs/Miss
Address __________________________________________________________________________________
Date of birth _____________________________ Nationality _______________________________________
Education
Name From To
Last school attended ______________________ _______________________ ___________________
Further ______________________ _______________________ ___________________
Examination passed Subject Board Grade
______________________ _______________________ ___________________

______________________ _______________________ ___________________

______________________ _______________________ ___________________
Previous office experience
Name of firm Position held From To
____________________ ______________________ _______________________ ___________________
____________________ ______________________ _______________________ ___________________
____________________ ______________________ _______________________ ___________________
Any other work experience
____________________ ______________________ _______________________ ___________________
____________________ ______________________ _______________________ ___________________
Language spoken __________________________________________________________________________
Hobbies and other Interests _________________________________________________________________
Please tick of the positions bellow in which you are interested and for which you consider you would be suitable.
Number them in order of interest and suitability.
 Audio-typist  Filing clerk  Secretary
 Book-keeper  Computer operator  Shorthand-typist
 Copy-typist  Receptionist  Swithboard-operator
Signed ________________________________ Date _______________________________________
Staff Record Sheet
Name __________ First name(s) _ _____________ Department ________________________________
_____________ Position ___________________________________
Address _____________________________________ Salary (Starting) ____________ Date _________
____________________________________________ Salary increases ____________ Date _________
____________ Date _________
Tel No _________ Nationality ________________ ___________ Date _________
Next of kin ______ Address __________________ ___________ Date _________
Tel No _________ Date of appointment _____ Age on appointment
Date of birth _____ M/F Married/single Transfers or promotions: ______ Date _________
Children: _______ ______ Date _________
_______ ______ Date _________
Education: To/From To/From ______ Date _________
Secondary ____ ____ Further _____ _____ Training record:
In the firm: To: …………… From: ………
Qualifications: Day release To: …………… From: ………
Subjects Examining boards Date Block release To: …………… From: ………
………… …………………… ………… Additional qualifications gained: Date
………… …………………… ………… .....................................................................................
………… …………………… ………… Language spoken ........................................................
………… …………………… ………… Periods of illness
………… …………………… ………… From: To: Nos of days absent …… Reason .......
………… …………………… ………… From: To: Nos of days absent …… Reason .......
Absences for reasons other than illness:
Previous employment Date Cause
Firms Positions held Date ........................ .............................................................
………… …………………… ………… ........................ .............................................................
………… …………………… ………… ........................ .............................................................
National insurance No …………………………… Pension scheme Joined ........ Due to retire ...........
Referees given .......................................................... Retired ...................
.......................................................... Date of leaving ...............................
Reason (other than retirement) ..........................

PURCHASING DEPARTMENT/departmen pembelian.

Department pembelian bertanggungng jawab kepada kepala pembelian (Purchasing
officer/chief buyer). Kepala pembelian menjalankan 3 tugas penting antara lain:
1. Harus yakin dengan sejumlah uang yang diterima.
2. Harus yakin bahwa catatan pengeluaran atas sejumlah uang telah tersimpan baik di
departmennya.
3. Harus menyetujui seluruh pembayaran yang ditangani oleh departmennya.
Department pembelian menyusun jadwal pembelian atas raw materials (bahan baku)
yang akan digunakan oleh departmen produksi, perlengkapan kantor, stationary dan
mungkin juga keperluan yang lain seperti makanan-makanan persediaan kantin. Salesman
dari perusahaan lain adalah pengunjung yang sering datang ke departmen pembelian
dengan maksud agar kepada mereka dapat diberikan barang-barang untuk dijual.
Faktur-faktur pembelian dari suppliers (penjual) dikirim ke departmen pembelian
untuk diceking, dan selanjutnya faktur terseut dikirim ke departmen akuntansi agar
dilakukan pembayaran. Tanggungjawab penting yang lain daripada department pembelian
adalah mengontrol persediaan.
Persediaan dalam suatu perusahaan terdiri dari keseluruhan bahan-bahan pembantu
(supplies) yang dibutuhkan. Karena supplies tersebut bernilai uang, maka sangat penting
untuk diyakin bahawa persediaan jangan disimpan dalam jumlah yang besar. Uang dapat
menghasilkan bunga, kelebihan stock di gudang tidak akan pernah memberikan penghasiln
dalam bentuk bunga.
Pengawas harus menyusun jadwal pengamanan persediaan atas barang-barang yang
ada dalam gudang sehingga tidak mudah dicuri dan juga dalam membebankan biaya
mengawasi pengamanan persediaan harus dihindarkan dari pemborosan.
Kartu catatan persediaan memungkinkan pengawas untuk melihat secara sepintas
berapa banyak jenis persediaan barang dan siapa yang meminta. Daftar permintaan barang
dibuat oleh pegawai yang meminta barang-barang dri gudang. Khusus mengenai
pengawasan persediaan ini akan dibicarakan pada topik stationary.

SALES DEPARTEMENT/departmen penjualan.

Pekerjaan/tugas departmen penjualan sangat penting karena dengan penjualan suatu
perusahaan akan dapat berjalan dengan baik (tanpa penjualan perusahaan akan bangkrut)
Department penjualan dapat dibagi dalam bagian:
1. Bagian yang mengawasi penjualan ke luar negeri (export market).
2. Bagian yang mengawasi penjualan dalam negeri (home market).
Pengorganisasian department penjualan dilaksanakan oleh Manager penjualan dan
menghadiri rapat direktur untuk memutuskan kebijaksanaan penjualan.
Manager penjualan juga mengawasi asistennya dan perwakilan-perwakilan
penjualan (Sales representatives).
Bagian periklanan adalah juga bagian dari pada departemen penjualan, tugas utama
bagian ini adalah menyusun jadwal promosi, memperkenalkan produk perusahaan kepada
masyarakat dengan menawarkannya secara bebas agar masyarakat tertarik atas produk
tersebut, mengiklankannya di majalah, koran, televise dan menyelenggarakan pameran
secara khusus.
 Cara lain yang dilakukan untuk mempromosikan produk adalah dengan mengirimkan
surat secara langsung dan dilakukan dengan teratur ke suatu daerah tertentu atau yang
dianggap paling potensil.
Riset pasar (menginterview orang yang lewat dari suatu jalan tertentu atau memanggil
mereka untuk mengisi formulir isian, mereka yang dipanggil ini tentunya adalah tetangga)
adalah hal yang memungkinkan untuk dilakukan untuk mengetahui apakah masyarakat
ingin membeli.
Pekerja administrasi dalam departemen penjualan mengahabiskan waktu mereka
sebagian untuk mengirimkan daftar harga dan mengetik faktur-faktur penjualan.
Claim para pelanggan adalah juga hal yang harus ditangani departemen penjualan
secara bijaksana, department ini memberikan layanan perbaikan kepada langganan atas
barang-barang yang telah mereka (customers) beli dari perusahaan.

PRODUCTION DEPARTMENT/departemen produksi.

Manager produksi bertanggung jawab pada Pabrik (factory) yang berhubungan
dengan produksi barang-barang yang akan dijual oleh perusahaan.
Tugas-tugas manager biasanya langsung yang berhubungan dengan pabrik dan kantor
pabrik (factory office) sebagai penghubung antara pabrik dengan department yang lain
dalam perusahaan.
Bila pesanan diterima oleh departemen penjualan maka pesanan itu dikirim ke kantor
pabrik dan kantor pabrik harus yakin bahwa pesanan akan segera dikirim secara tepat tanpa
melakukan penundaan.
Manager produksi mungkin juga bertanggung jawab atas perawatan (maintenance)
dalam perusahaan, memperbaiki jalan rusak, gedung dan mesin-mesin pabrik. Tugas-tugas
ini dilaksanakan oleh pengawas bersama dengan teknisi dan pekerja-pekerja yang berada
dibawah pengwasan mereka.

TRANSPORT DEPARTMENT/departemen transportasi.

Pimpinan bertanggung jawab dalam membebankan biaya transportasi atas barang-
barang yang diproduksi oleh perusahaan untuk mengangkutnya/ mengantarnya kepada para
langganan. Pengantaran barang-barang ini mungkin menggunakan kendaraan perusahaan
misalnya truk atau pik-up, atau perusahaan pengangkutan. Manager transport menentukan
cara-cara yang termurah, tercepat dan paling aman.
Jika kendaraan perusahaan yang digunakan, manager harus yakin bahwa kendaraan-
kendaraan tersebut selalu dalam keadaan baik dan selalu tersedia bilamana diperlukan.
 Mobil-mobil perusahaan, minibus dan gerbong-gerbong mungkin juga menjadi tanggung
jawab manager transportasi.

ACCOUNT DEPARTMENT/departemen akuntansi.

Kepala Akuntan (chief account) adalah pimpinan department akuntansi, merupakan
salah satu bagian terpenting dalam perusahaan. Departemen akuntansi bertugas untuk
melihat apakah semua rekening-rekening yang diterima perusahaan dari para
pemasok/suppliers dapat dibayar dengan segera dan demikian juga halnya dengan rekening-
rekening yang dikirim kepada langganan apakah mereka melunasi kewajibannya segera dan
tepat waktu.
Pada akhir tahun buku, catatan-catatan yang disimpan oleh department akuntansi
diperiksa oleh Akuntan Publik (akuntan yang independent) atau disebut juga di AUDIT.
Salinan perkiraan-perkiraan yang sudah diaudit (diperiksa) dikirim kepada para pemegang
saham.
Dari perkiraan-perkiraan yang sudah diaudit tersebut memungkinkan department
akuntansi untuk menyusun suatu Neraca (Balance Sheet) dan laba rugi (income statement),
yang menunjukkan posisi keuangan, berapa laba atau rugi perusahaan dalam kurun waktu
satu thun buku (12 bulan).
Pembayaran gaji dan upah sering menjadi bagian tanggung jawab department
akuntansi dan mungkin hal itu dapat dijelaskan dalam suatu laporan khusus. Pegawai dalam
bagian penggajian (wages) bekerja sangat sibuk untuk menghitung gaji para pekerja yang
terhutang setiap minggu atau setiap bulan dan mengitung pengurangan jumlah pajak
penghasilan (Income tax), asuransi tenaga kerja (astek) dan pengurangan-pengurangan
lainnya.
Waktu yang paling sibuk dari bagian penggajian adalah setiap akhir minggu, banyak
perusahaan membayarkan gaji/upah pada hari Kamis dan Jumat. Oleh karena semakin
banyaknya pekerjaan yang berhubungan dengan angka-angka, maka sekarng ini pekerjaan
itu banyak diselesaikan dengan menggunakan mesin-mesin penghitung dan komputer.

6. FAKTOR-FAKTOR PENUNJANG UNTUK MENCAPAI TINGKAT EFI-SIENSI

DAN EFEKTIVITAS TUGAS SEORANG SEKRETARIS:
1. Dorongan bekerja penuh.
Sekretaris yang profesional adalah sekretaris yang dapat bekerja secara mandiri
dan mengikuti ketentuan-ketentuan yang telah baku dalam perusahaan dimana
sekretaris melakukan pekerjaannya dengan sungguh-sungguh, sekretaris harus
 mencurahkan seluruh perhatian dan waktunya atas semua tugas yang berada dibawah
tanggung jawabnya. Hal ini dengan mudah akan dapat dilaksanakan jika sekretaris
mengerjakan pekerjaannya jika didorong dengan kemauan bekerja secara penuh.
Dorongan bekerja penuh timbul jika sekretaris ingin menunjukkan hasil kerja
yang memuaskan dari setiap tugas yang dikerjakannya dan tidak semata-mata
disebabkan berapa gaji yang diterimanya.
2. Kesetiaan Sekretaris kepada pimpinan dan perusahaan.
Pimpinan yang menjadi pusat sumber imaginasi terhadap segala kemajuan yang
akan dicapai suatu perusahaan adalah merupakan hal yang wajar jika sekretarisnya
memiliki rasa kesetiaan kepada pimpinannya dalam wujud keseriusan untuk membantu
menyelesaikan tugas-tugas pimpinan yang dapat dikerjakan oleh sekretaris dan juga
kesetiaan ini dapat diwujudkan dengan jalan memperhatikan, memberikan saran-saran
kepada pimpnan atas satu atau beberapa masalah yang akan diselesaikan sehingga
semua masalah dapat diselesaikan secara tuntas dan tepat waktu.
Sama pentingnya bahwa sekretaris juga harus setia kepada perusahaan, kesetiaan
ini dapat ditunjukkan dengan sikap selalu menjaga nama baik perusahaan, nama baik
perusahaan dapat dijaga dengan cara, jangan merusak nama baik perusahaan kepada
siapapun juga dan sebatas kemampuan ciptakan suasana kerja yang harmonis di antara
sesama rekan kerja. Kedua sikap ini yaitu setia pada pimpinan dan perusahaan akan
berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi kerja sekretaris, karena telah tercipta
suasana tenteram dalam pikiran sehingga tidak ada keragu-raguan untuk melakukan
semua tugas.
3. Itikat baik.
Jauhkan dari dalam pikiran sikap yang tidak terpuji misalnya, janganlah pada saat
melakukan pekerjaan ada suatu perasaan kesal yang mungkin disebabkan karena anda
baru saja menerima teguran atasan sehingga anda melampiaskannya pada pekerjaan
yang sedang anda kerjakan, jika hal ini terjadi dapat dipastikan seluruh pekerjaan anda
akan menjadi tidak baik.
Selalulah ciptakan dalam pikiran suatu sikap bahwa untuk melakukan seluruh
pekerjaan harus didasari itikat yang baik.
4. Bertanggung jawab penuh.
Kerjakan seluruh pekerjaan dengan penuh tanggung jawab, jangan mengerjakan
pekerjaan dengan setengah-setengah, maksudnya setiap mengerjakan pekerjaan harus
tuntas satu persatu, jangan suka meninggalkan pekerjaan sebelum selesai dikerjakan,
 sementara anda mulai mencoba mengerjakan pekerjaan yang lain, tetaplah konsentrasi
pada setiap tugas yang sedang anda kerjakan, untuk memudahkan anda menyelesaikan
tugas dengan baik buatlah jadwal untuk melakukan setiap pekerjaan dan
berpedomanlah pada jadwal yang telah disusun.
Jika hal tersebut di atas telah dipedomani dengan baik, maka semua yang anda
kerjakan akan dapat anda pertanggungjawabkan dan tidak pernah merasa ragu atau
merasa takut jika sewaktu-waktu anda diminta untuk mempertanggung jawabkan
seluruh tugas yang anda kerjakan.
5. Saling mempercayai sesama rekan pegawai dan sesama rekan seprofesi.
Sikap saling percaya merupakan hal yang sangat mendasar untuk menggairahkan
suasana kerja yang mantap. Adanya keyakinan dalam diri yang menyatakan bahwa
tidak seorangpun di antara sesama rekan kerja yang menaruh rasa curiga terhadap diri
kita, maka dapat dipastikan bahwa kita akan tetap konsentrasi mengerjakan setiap
pekerjaan yang sendang kita kerjakan.
Sebaliknya suatu keadaan akan berubah menjadi tidak menentu apabila dalam diri
kita ada suatu perasaan bahwa kita selalu dicurigai oleh rekan-rekan sekerja, keadaan
seperti ini tidak hanya merusak ketenteraman bekerja, tetapi juga secara berlarut-larut
akan mempengaruhi kejiwaan daripada seseorang dan akan merusak jalinan
persahabatan. Betapa mulianya setiap orang yang selalu menaruh rasa percaya kepada
orang lain, suatu sikap yang harus dilakukan secara timbal balik.
6. Jujur dalam bekerja.
Kejujuran merupakan suatu sikap yang perlu dipelihara terus menerus, kususnya
dalam situasi kerja. Jujur dalam bekerja akan menciptakan suasana batin yang
tenteram, perasaan bersalah tidak akan pernah timbul di dalam pikiran jika kejujuran
itu selalu dilaksanakan.
Kejujuran dalam bekerja ini dapat diwujudkan dalam berbagai kegiatan misalnya:
melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan peraturan yang berlaku, tidak suka mengulur-
ulur waktu sehingga pekerjaan praktis lambat, tidak menggunakan fasilitas-fasilitas
kantor untuk keperluan pribadi, memiliki keperdulian yang tinggi, tidak melemparkan
tanggung jawab, tidak korupsi, dan sebagainya.
7. Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan.
Pengakuan bahwa pimpinan adalah seorang atasan adalah suatu yang wajar-wajar
saja, namun apa jadinya jika di dalam diri seseorang ada anggapan bahwa pimpinan itu
adalah Pakcitnya?, Saudara Ibunya?, Pacarnya? Bahkan dianggapnya adiknya?
 Kedengarannya memang tidak mungkin, tapi kenyataan telah membuktikan bahwa
banyak pimpinan gagal menjalankan kegiatan usahanya hanya karena ulah para
bawahannya yang selalu menganggapnya seperti hal-hal di atas.
Jika hal itu berlanjut terus selama itu pula akan tercipta suatu kondisi yang sangat
berbahaya. Tidak ada lagi rasa segan atau rasa hormat kepada pimpinan, ingat
penjelasan pada awal bab ini yang mengatakan bahwa pimpian adalah pusat sumber
imaginasi terhadap segala kemajuan yang akan dicapai oleh suatu perusahaan.
8. Perasaan ikut terlibat dalam proses organisasi.
Organisasi adalah satu kesatuan yang terdiri dari rangkaian yang salin terikat satu
sama lainnya dalam usaha menjalankan proses kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.
Rangkaian yang satu dengan yang lainnya tidak dapat dipisahkan, ibarat suatu tubuh
manusia jika ibu jari jempol kaki yang sakit maka seluruh tubuh ikut merasakan
sakitnya.
Begitulah keterkaitan suatu rangkaian dalam suatu organisasi yang harus dijaga
baik-baik sehingga harus diusahakan jangan sampai ada yang sendirian merasakan
kesakitan atau beban kerja yang berlebihan.
Keterlibatan seorang sekretaris dalam proses organisasi dapatlah dimisalkan
seperti hal tersebut di atas, maka para sekretaris mutlak merasakan bahwa dirinya dalam
keadaan bagaimanapun harus tetap merasa terlibat dalam proses organisasi.

5. Materi latihan
The Departements Of A Campany:
Write these notes in your folder, filing in the missing words and pharases.
1. An organisation chart shows the responsibilities of each ____________________
___________ in a firm.
2. An ‘office’ is a place where any__________________ work is done.
3. The word ‘clerk’ means any_________________ worker – typist, receptionist.
4. Office exist in firms mainly to receive, record and______________ information.
5. The chairman _______________ his company both inside and _________________
6. The chairman is usually _________________ by the board of directors and is the
most important member of this board.
7. The managing directors chief responsibility is to see that decisions made by the
____________________ are carried out.
8. The company secretary is many responsible for legal and _____________ matters.
 9. In many firms he is also responsible for_____________________ services. In all
firms he is the link between the board of directors and the __________________
10. The main duties of the staff working in the personnal departments are connected
with___________________
11. Staff working in a personnel department have to be ____________________ and
_____________________
12. The purchasing department arranges for the__________________________
13. __________________ of raw materials to be used by the production department, as
many other requirements of the firm.
14. Documents sent out by the purchasing department are___________________ and
___________________
15. Another important responsibility of the purchasing department is stock___________
16. Forms used in connection with this are__________________ record cards and _____
____________________
17. The sales manager organises the sales department and also supervises ___________
and _______________________
18. An ______________________ section often forms part of the sales department.
19. Clerical workers in the sales department spend paart of their time sending out
catalogues and price-lists to customers and typing_________________
20. The production manager is responsible for the ______________________ which
manufactuing the goods sold by the firm.
21. A works manager is usually in direct control of the factory and the ______________
office is the link between the factory and all other________________ in the firm.
22. The transport manager has the responsibility of arranging for the goods manufactured
in the firm to be delivered to the___________________
23. The transport manager has to decide upon the safest, quickest and ___________
methodes of transport.
24. The head of the accounts department is the________________
25. It is the job of the accounts department to see that all bills sent to the firm by its
suppliers are paid promptly and that all bills are sent out of the firm punctually to
the__________________ of the firm.
26. Each year, the records kept by the accounts department are checked by an independent
accountant-this is known as an__________________
 27. Also part of the accounts depatment’s responsibilities may be the payment of
______________________ dealt with by a separate section of the department.
Office Service
1. The department where all the typing, word processing, audio typing and shorthand-typing
carried out in a firm are done under one trained supervisor is the _________
2. The department which deals with all ourgoing letters and parcels, as well as the incoming
ones, is the____________________
3. The department where all the duplicating and photocopyng is arrived out is
the____________________ department.
4. Centralised filing saves_________________, ensures a uniform method
of________________ and makes better use of both filing staff and______________
5. The receptionist job is important because she is almost the _______________ callers see
when they come to a firm.
6. The factory office is the __________________ between the factory and all the other
departments in a firm.
7. Centralisation of office services has many advantages; economy, reduction of noise, better
equiptment, efficiency and __________________
8. Disadvantages of centralisation are: monotony, fewer promotion prospects
and___________________
6. Materi test
Exercise 1
QUESTIONS ON THE DEPARTMENTS OF COMPANY
1. Describe the work of the personnel department.
2. What is the purpose of an office?
3. What is the importance to a firm of the chairman, board of directors and managing
director?
4. Explain the importance of stock control in a firm.
5. What are sales promotion and market research?
6. The transport department and the production department have very important links. What
are they?
7. Explain what a balance sheet is and its importance to the shareholders in a firm.
8. Mention and explain the factors of support for ............... the eficiency and effectivitation
work of the secretary