MENGATUR

JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

 Jadwal Kegiatan Pimpinan
Segala jadwal kegiatan pimpinan yang
memerlukan kehadirannya diluar rutinitas
kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Hal-Hal yang Harus diperhatikan dalam Pengorganisasian Jadwal Pimpinan

1)      Membuat suatu daftar kerja mengenai apa yang harus

dilakukan pimpinan.
2)      Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
3)      Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan
mendesak yang dikategorikan, kegiatan setengah mendesak, dan
kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara.
4)      Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan
sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi
berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas
tersebut.
 Cara mengatur jadwal perjanjian
1. Usahakan hari senin pagi tidak ada janji pertemuan.
2. Hindari pembuatan jadwal perjanjian pada hari pertama setelah
pimpinan kembali dari bepergian beberapa hari.
3. Jangan membuat jadwal perjanjian yang menumpuk sehari
sebelum pimpinan akan bepergian.
4. Hindari membuat jadwal pertemuan yng memiliki prioritas
paling tinggi setelah satu pertemuan lain yang mempunyai
kepentingan sama.
5. Jangan membuat jadwal perjanjian untuk pimpinan di tempat
lain segera setelah pimpinan selesai dari suatu pertemuan,
yang akan mengakibatkan pimpinan menjadi terburu-buru.
6. Buatlah jeda waktu antara 10-15 menit di
antara perjanjian
7. Untuk janji temu dengan pimpinan rekan
sekerjanya, buatlah pada jam -jam terakhir.
8. Perjanjian yang dibuat melalui telepon,
perlu ditanyakan kepada pimpinan atau
dicek dulu apakah memungkinkan
9. Setiap hari cocokkan dan catat semua
perjanjian temu pimpinan, hal-hal yang harus
diingatkan kepada pimpinan, dalam buku
Things To Do Today
 Cara Memakai Kalender Perjanjian
1. The Daily Calender:
1. Catatkan semua janji yang ada dalam kalender
pimpinan. Pakailah pensil untuk pencatatan
sementara, sedangkan untuk janji yang sudah
tetap menggunakan ballpoint.
2. Catatlah informasi yang diperlukan dengan tulisan
kecil-kecil dalam ruangan yang disediakan kalender
3. Berilah tanda ceklis pada setiap perjanjian yang
sudah berlangsung.
4. Apabila dari surat masuk ada undangan rapat, catat
di kalender perjanjian sekretaris dan pimpinan.
5. Pada akhir jam kerja, cocokkan kaleder harian
pimpinan dengan kalender sekretaris.
6. Setiap akhir minggu atau senin pagi, periksa
file follow-up untuk seluruh minggu dan
buatlah catatan, bila ada yang belum beres.
 2. The Yearly Calender
1. Memanfaatkan kalender bulanan sebagai buku kerja,
lalu pindahkan informasi yang sudah tetap ke kalender
harian.
2. Jadwalkan pertemuan yang rutin setiap tahun dihadiri
pimpinan
3. Dapat pula untuk mencatat masalah pribadi pimpinan
4. Catatlah jadwal pertemuan yang rutin dihadiri oleh
pimpinan, lalu tanyakan kepada pimpinan apakah ada
yang perlu direvisi, apakah ada yang
dihilangkan atau ada yang akan ditambahkan lagi.