MAKALAH

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

DISUSUN OLEH :

Kelompok 8

1. Debora Marbun (7213344013)

2. Friska Mei Rospita Sibuea (7213144019)
3. Lidya Benedigta Silitonga (7213144029)
4. Nelman T. E. Duha (7211144007)
5. Rindy Kristiani br Sitepu (7213344011)

PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
MARET 2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga makalah ini
dapat tersusun hingga selesai. Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas
bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik materi maupun
pikirannya.

Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi
para pembaca. Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah
agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Medan, 07 Maret 2023

Kelompok 8

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................................................................2
DAFTAR ISI...................................................................................................................................3
BAB I...............................................................................................................................................2
PENDAHULUAN...........................................................................................................................2
A. Latar Belakang........................................................................................................................2
B. Rumusan Masalah...................................................................................................................2
C. Tujuan Penulisan.....................................................................................................................2
BAB II.............................................................................................................................................4
PEMBAHASAN..............................................................................................................................4
A. Peran Sekretaris Dalam Pembuatan Agenda Kegiatan Pimpinan...........................................4
B. Membuat Perencanaan Kerja...................................................................................................5
C. Sistematika Penyusunan Agenda Kerja Pimpinan..................................................................6
D. Mengatur Jadwal Kegiatan Rapat Pimpinan...........................................................................6
E. Teknik Menggunakan waktu Pimpinan...................................................................................7
BAB III............................................................................................................................................9
PENUTUP.......................................................................................................................................9
A. Kesimpulan.............................................................................................................................9
B. Saran........................................................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................10

3
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada hakekatnya perusahaan yang sedang berkembang berusaha untuk meningkatkan usaha
disegala bidang, baik perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta.Semakin besar usaha
suatu perusahaan,maka semakin besar pula volume kerja pada perusahaan tersebut.Semakin
bertambahnya volume kerja dan kegiatan yang terjadi didalam perusahaan, tidak memungkinkan
kegiatan tersebut dilakukan oleh satu orang saja.Untuk itu bantuan dari seorang sekretaris sangat
diperlukan oleh pimpinan. Kelancaran tugas seorang pimpinan sering kali tidak dapat dilakukan
karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian
yang tidak dapat dipisahkan dan tugas pimpinan, dan juga pimpinan dituntut untuk mengetahui
dengan cepat dan tepat setiap kondisi perusahaannya dan memanfaatkan waktunya dengan
efektif dan efisien serta menguasai setiap masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok
perusahaannya.

Untuk membantu kelancaran tugas pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas rutin

perusahaan maka pimpinan memerlukan bantuan dari seorang sekretaris.Dengan adanya bantuan
dari seorang sekretaris maka pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan kegiatan
perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya.Dalam suatu perusahaan atau organisasi peranan
sekretaris dapat menentukan kelancaran kerja pimpinan, terutama dalam melaksanakan tugas-
tugas yang bersifat rutin, seperti menerima tamu dan telepon, serta mengatur jadwal kerja
pimpinan dan lain-lain.

Mengingat kedudukan seorang sekretaris sangat penting dalam membantu Pimpinan

melaksanakan pekerjaan kantor, maka sekretaris harus bekerja sama dalam mengelola semua
informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan. Untuk itu sekretaris merupakan orang yang
mempunyai kewajiban dan tanggung jawab dalam meringankan tugas pimpinan yang menjadi
atasannya.Sekretaris juga penghubung atasan, staf dan pegawai serta pihak luar.

B. Rumusan Masalah
 Bagaimana peranan sekretaris dalam pencatatan jadwal kegiatan kerja pimpinan?
 Bagaimana cara membuat perencanaan kerja pimpinan?
 Bagaimana sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan?
 Bagaimana mengatur jadwal kegiatan rapat pimpinan?
 Bagaimana Teknik menggunakan waktu pimpinan?
C. Tujuan Penulisan
 Mengetahui peranan sekretaris dalam pencatatan jadwal kegiatan kerja pimpinan
 Mengetahui cara membuat perencanaan kerja pimpinan
 Mengetahui sistematika penyusunan agenda kerja pimpinan

2
 Mengetahui cara mengatur jadwal kegiatan rapat pimpinan
 Mengetahui Teknik menggunakan waktu pimpinan

3
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Peran Sekretaris Dalam Pembuatan Agenda Kegiatan Pimpinan
Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari kegiatan keprotokolan yang mengatur
kegiatan-kegiatan kerja pimpinan dalam rangka menciptakan efisien dan efektif. Mengingat
seorang pimpinan yang punya pekerjaan utama membuat keputusan yang terkait dengan
manajemen penyelesaian pekerjaan manajemen.

Seorang pimpinan biasanya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan
semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikan sendiri, sehingga pimpinan
memerlukan bantuan sekretaris. Untuk itu, seorang sekretaris dituntut untuk selalu berkoordinasi
dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan
aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, soal waktu sangat memegang peranan penting dalam hal
kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kantor yang melibatkan pihak lain.

Fungsi agenda kerja pimpinan mengelola kegiatan kerja pimpinan agar membuat pimpinan
dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin tanpa menghambat tugas penting seperti membuat
kebijaksanaan yang mengefektivitas manajemen organisasi kerja. Agenda kerja pimpinan
disusun oleh sekretaris pimpinan dengan cermat sehingga tidak menghambat aktivitas pimpinan
yang harus dilaksanakan sesuai manajemen waktu secara optimal. Bentuk agenda adalah susunan
kegiatan yang diurutkan menurut waktu pelaksanaan dan skala prioritas pekerjaan yang akan
dilakukan pimpinan.

Untuk itu seorang sekretaris pimpinan harus memiliki kemampuan dalam mengelola
kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan pimpinan dalam sehari-hari dalam mengendalikan
manajemen organisasi kerja agar sesuai dengan tujuan manajemen yang telah ditetapkan.

Sekretaris harus mampu membuat agenda kegiatan atau jadwal acara pimpinan agar jadwal
acara benar-benar mendukung kegiatan pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
yaitu:

a. Menerima dan menghimpun surat atau informasi berkaitan dengan acara pimpinan,

b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan yang bersifat harian, mingguan, bulanan,

c. Memberikan jawaban secara tepat terhadap pertanyaan yang berkaitan dengan jadwal kegiatan
pimpinan,

d. Mengingatkan pimpinan tentang setiap kegiatan pimpinan,

e. Selalu mengikuti kemungkinan adanya perubahan acara atau kegiatan.

4
 Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan
yang sarat dengan kegiatan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk
itu sekretaris pimpinan harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan skala prioritas. Hal yang
dipriotitaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan didasarkan pada dua hal yaitu :

a. Berdasarkan urutan waktu pelaksanaannya

Jadwal dibuat berdasarkan urutan waktu pelaksanaan serta jenis kegiatan yang herus
dikerjakan atau dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, kegiatan
yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh:

Pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan pimpinan untuk pembukaan penataran,
kemudian surat masuk lain yang isinya tentang suatau kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka
alternatif yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

a) Dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai
wakilnya.

b) Pimpinan dapat tetap hadir pada pembukaan penataran, sementara kegiatan rapat dengan
Pemda dapat diwakilkan kepada pejabat lain.

Cara tersebut berlaku untuk semua kasus yang bersamaan waktu pelaksanaan kegiatannya.

b. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi)

Jadwal disusun berdasarkan waktu pelaksanaan terlebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan,
pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi
permintaa yang menurutnya penting, sedangkan kegiatan yang tidak begitu penting kun
didelegasikan kepada pejabat lain.

B. Membuat Perencanaan Kerja

Untuk mencapai tugas-tugas yang efektif, produktif, dan efisien, sekretaris harus membuat
perencanaan kerja yang berkualitas. perencanaan kerja sekretaris adalah kegiatan sekretaris
untuk menggambarkan secara umum beberapa hal yang akan dilakukan dalam pekerjaannya.
Penyusunan rencana kerja sekretaris dilaksanakan melalui proses sebagai berikut:

a. Menentukan maksud dan tujuan yang jelas,

b. Menentukan berbagai alternative,

c. Mengatur sumber daya yang diperlukan,

d. Menentukan pelaksanaan kerja.

5
C. Sistematika Penyusunan Agenda Kerja Pimpinan
Urutan penyelenggaraan agenda kerja pimpinan terdiri dari :

a. Membuat date line and reminder, yaitu catatan pesan secara umum yang dibuat menurut bulan,
tanggal dan jam, serta kegiatan yang menjadi sumber informasi untuk menyusun jadawal kerja
pimpinan dan jadwal perjalanan dinas/ bisnis pimpinan. Date line and reminder diisi berdasarkan
data dari buku tamu, buku janji temu, surat janji temu, dan pesan telepon yang terkait dengan
kegiatan kerja pimpinan

b. Membuat jadwal kerja pimpinan, yaitu menyusun rincian kerja kerja yang terjadwal terkait
kegiatan kerja yang berlangsung di kantor dan di dalam kota sebagai pedoman pelaksanaan
kegiatan kerja pimpinan agar tercipta efektifitas penyelesaian pekerjaan manajemen. daftar ini
dibuat berdasarkan date line and reminder.

c. Membuat jadwal perjalanan dinas / bisnis, menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan
pimpinan di luar kota, dan luar negeri. Daftar ini dibuat merupakan jabaran yang tertulis di date
line and reminder yang telah disusun sebelumnya untuk digunakan bahan dasar untuk susun
jadwal perjalanan dinas/ bisnis

D. Mengatur Jadwal Kegiatan Rapat Pimpinan

Seorang sekretaris tentunya bertugas membantu meringankan setiap pekerjaan atau kegiatan
pimpinan, termasuk kegiatan rapat. Sebelum rapat diselenggarakan seorang sekretaris harus
mengatur kegiatan rapat pimpinan dengan baik dan professional. Selain itu seorang sekretaris
memahami pentingnya rapat yang akan diselenggarakan.Tujuan diadakannya rapat merupakan
tempat atau kesempatan untuk memecahkan atau mencari jalan keluar, yang didalamnya berisi
informasi-informasi penting dari kegiatan saling bertukar fikiran atau pendapat sehingga
menghasilkan keputusan yang tepat dan disetujui oleh peserta rapat.
Seorang sekretaris mampu membedakan jenis rapat yang akan di selenggarakan, seperti
apakah itu rapat resmi, rapat tidak resmi atau rapat yang bersifat tidak mengikat.
 Rapat resmi mempunyai ciri : adanya hal yang sangat penting, dibuatnya pemberitahuan
atau undangan, serta adanya aturan protokol.
 Rapat tidak resmi : dilaksanakan dalam kantor dimana yang hadir adalah pimpinan dan
staffnya, rapat biasanya terjadi mendesak atau seara tiba-tiba, kebanyakan dalam rapat
adalah diskusi.
 Bersifat mengikat : rapat yang diselenggarakan untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
mengikat.
Berikut cara mengatur jadwal kegiatan pimpinan :
1. Catat appointment. Catat dalam agenda semua appointment pimpinan
2. Periksa appoinments. Periksa apakah semua sppointments sudah masuk dalam kedua agenda
tersebut
3. Konfirmasi. Secepat mungkin konfirmasikan semua appointment yang sekretaris buat kepada
pimpinan
4. Up-to-date. Minta agar pimpinan selalu memberitahukan kepada sekretaris

6
setiap beliau membuat appointment, sehingga agenda di meja sekretaris selalu up-to-date
5. Bila belum pasti. Bila ragu-ragu tulislah appointment tersebut dengan pensil dan setelah ada
konfirmasi, baru tuis dengan tinta
6. Detail. Selalu catat nomor teleponnya agar sewaktu-waktu bila diperlukan dapat ditelepon
kembali. Misalnya: untuk menanyakan informasi, penundaan, dan sebagainya. Perlu pula dicatat
dalam agenda seperti tempat pertemuan, waktu, dengan siapa dan hal yang dibicarakan
7. Kegiatan pimpinan. Catat kegiatan pimpinan yang rutin, baik dalam kantor maupun luar
kantor, hindari membuat appointment pada jamjam tersebut
8. Tenggat waktu. Perkirakan lama waktu appointment, dan buat agar dari satu appointment ke
appointment berikutnya ada tenggang waktu, sehingga pimpinan tidak terllau terburu-buru. Dan
jangan membuat jawak waktu yang tanggung pula Trip bisnis ke luar kota/negeri. Buatlah jadwal
kegiatan yang meliputi: waktu, tempat, nama orang, organisasinya, itinetery perjalanan, nomor
keberangkatan, hotel, nomor telepon, dan faksmili
9. Detail lain. Selain appointments, dalam buku agenda dimasukkan pula deadline pekerjaan.
Pilihlah buku agenda yang cukup besar. Tulis dalam agenda hal-hal yang perlu diingat dengan
cukup jelas dan mudah dimengerti. Hal ini penting apabila sekretaris absen
10. Cocokkan agenda. Cocokkan agenda dengan pimpinan setiap pagi dan sore hari
E. Teknik Menggunakan waktu Pimpinan
Sekretaris harus mampu memanage (mengatur) waktu dengan baik,mulai dari perencanaan
jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan,mengorganisir waktu
pimpinan,dan melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal,atau sudahkah
kegiatan pimpinan dengan sekretaris.
Dengan demikian, seorang sekretaris profesional tidak berarti tidak melakukan fungsi-fungsi
manajemen,bahkan sebaliknya sekretaris menggunakan fungsi tersebut untuk mengelola tugas-
tugasnya termasuk mengelola waktu kerja untuk dirinya sendiri dan pimpinan.kegiatan sekretaris
dalam menerapkan fungsi manajemen pada penyusunan jadwal kegiatan kepemimpinan akan
berpengaruh pada teknik dalam menggunakan waktu kerja pimpinan.
Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan,pengorganisasian,pengkoordinasian,dan
pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut :
1.Perencanaan
Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup hal-hal berikut ini :
a.Jelas
b.Realistis
c.fleksibel

2. Pengorganisasian
Beberapa hal yang harus diperlukam dalam mengorganisasikan waktu pimpinan:
a.Membuat suatu daftar kerja
b.Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
c.menetapkan prioritas dan kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan

7
d. Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak
pimpinan,sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan
tugas tersebut

3..Pengkoordinasian
Sekretaris perlu mengkoordinasikan dengan pimpinan kapan pertemuan akan diadakan.

4.Pengawasan
Kegiatan pengawasan merupakan kegiatan untuk mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai
dengan rencana.dalam melakukan pengawasan jadwal kegiatan pimpinan,sekretaris juga perlu
melihat ketetapan pimpinan hal ini dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menyusun jadwal
pada kemudian hari.

8
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Seorang pimpinan tentu mempunyai banyak tugas antara lain, memimpin rapat, menemui relasi,
menandatangani surat-surat,membaca surat masuk, meneliti laporan bawahan, mengadakan perjalanan
dinas, membuat perencanaan-perencanaan. Tugas-tugas itu pasti tidak dapat diingat semuanya oleh
pimpinan dan tidak dapat diselesaikan tanpa membuat skala prioritas penggunaan waktu kerja. Oleh
karena itu, sekretaris harus mampu menyusun jadwal kegiatan pimpinan, untuk mendukung suksesnya
tugas pimpinan sehingga tidak menumpuk antara tugas yang satu dengan tugas lainnya.

Salah satu tugas rutin sekretaris mengatur agenda dan jadwal kegiatan pimpinan seefektif mungkin.
Sekretaris bertugas menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama satu hari, satu minggu, bahkan
mungkin satu bulan. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal
kegiatan pimpinan menurut Yuniasari Shinta Dewi (2008:28) antara lain :

1. Menerima dan menghimpun surat/ bahan acara kegiatan pimpinan.

2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk kepentingan harian, mingguan, dan bulanan.

3. Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan pimpinan.

4. Meningkatkan setiap acara kegiatan pimpinan.

5. Selalu mengikuti kemungkinan perubahan acara kegiatan pimpinan.

B. Saran
Demikianlah makalah ini kami buat, tentunya masih banyak kekurangan dan kesalahan. Untuk itu
kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun bagi para pembacanya sebagai
kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini bisa menjadi acuan untuk meningkatkan makalah-
makalah selanjutnya dan bermanfaat bagi para pembaca dan terkhusus kami.

9
 DAFTAR PUSTAKA
http://www.bacaanpopuler.com/2017/02/agenda-kegiatan-pimpinan-fomat-dan-cara.html

https://bettynmawengku.blogspot.co.id/2017/10/agenda-kegiatan-pimpinan.html

http://cenalcenilcenol.blogspot.co.id/2014/04/contoh-agenda-kerja-pimpinan.html

https://www.academia.edu/35418263/Agenda_Kerja_Pimpinan_docx

10