MAKALAH

SEKERTARIS DAN SEKERTARIAT

Di Susun Oleh :

Sunny Boy H Suruklusi

201963201120

Dosen Pengampuh :
Syahrabuddin Husein Enala, S. Sos. M. A. P

FAKLUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS MUSAMUS
2022/2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. atas limpahan rahmat, dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan pembuatan tugas makalah
Sekertaris dan sekertariat dengan judul Manajemen Perkantoran Modern
Makalah ini disusun dan diuraikan secara efektif dengan landasan
pengetahuan yang diambil dari buku untuk menambah wawasan, kemudian
makalah ini disusun yang dijilid menjadi satu ke dalam bentuk makalah.
Kiranya makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, Saya
menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan isi dari
makalah ini.

Merauke 15, November 2022

Sunny Boy H Suruklusi

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULIAN................................................................................. 1
A. Latar Belakang...................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................................. 2
C. Tujuan................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN................................................................................. 3
A. Pengertian Sekertaris............................................................................ 3
B. Fungsi Sekertaris Dalam Perusahaan.................................................... 3
C. Tugas Dan Tanggung Jawab Sekertaris................................................ 4
D. Sekertariat............................................................................................. 5
E. Kelompok Jabatan Fungsional.............................................................. 6
BAB III PENUTUP......................................................................................... 7
A. Kesimpulan........................................................................................... 7
B. Saran..................................................................................................... 7

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sekretaris adalah pegawai yang bekerja dikantor yang bekerja dalam
organisasi yang bertugas dalam membantu pimpinan menyelesaikan setiap
pekerjaannya dan menjalankan roda perusahaan/kantor ataupun organisasi.
sekretaris perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melaksanakan
tugas-tugas harian, baik tugas rutin maupin tugas khusus. Tugas rutin
merupakan tugas sehari-hari yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris
tanpa perlu di perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas
yang di perintahkan oleh pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu
permasalahan dengan menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai
seorang sekretaris. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat
membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga
bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang
mampu membantu pimpinan dalam menjalankan setiap pekerjaan,agar dapat
dilaksanakan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu, sekretaris dituntut
untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar dalam menghadapi rintangan, mampu
bersikap dewasa, memiliki pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas –
tugas tersebut dan mengikuti perkembangan yang ada agar sekretaris dapat
menyesuaikan dengan lingkungan kerja serta lebih efektif dan efisien dalam
mendukung kelancaran tugas.
Sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinan, namun
turut berpartisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta
meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan. Sekretaris harus banyak
memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi,
bagaimana mengatasinya dengan cepat, tepat dan memiliki informasi-
informasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja pada
perusahaan. Selain itu, sekretaris bukan semata-mata hanya memberikan
bantuan kepada pimpinan dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima

1
 tamu dan menelepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu
dalam hal meningkatkan efisiensi kerja dan masalah-masalah yang berkaitan
di bidang perkantoran. Dalam meningkatkan efisiensi kerja perusahaan atau
organisasi yang pertama kali dilakukan seorang sekretaris adalah dengan
menerapkan tata kerja yang baik.Selain untuk menetapkan kedisiplinan kerja,
penerapan tata kerja juga berfungsi untuk memudahkan dalam pembagian
tugas dan tanggung jawab dalam bekerja.

B. Rumusan Masalah
Bagaimana perbedaan sekertaris dan sekertariat?

C. Tujuan
Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
bagaimana perbedaan sekertaris dan sekertariat

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekertaris
Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan
peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris
biasanya adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor,
menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan,
tergantung pada sifat pekerjaan mereka.
Misalnya, tugas administratif yang menjadi tanggung jawab sekretaris
dapat berbeda antara industri seperti hukum, sektor perusahaan swasta, dan
entitas pemerintah. Namun, seorang sekretaris mungkin bertanggung jawab
atas beberapa tugas umum yang dapat mencakup:
1. Bekerja dalam kapasitas resepsionis untuk menyambut klien, pelanggan,
dan pengunjung
2. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
3. Mengatur dokumen dan dokumen dan memelihara sistem pengarsipan
4. Membantu supervisor dan staf dengan proyek dan tugas perusahaan

B. Fungsi Sekertaris Dalam Perusahaan

1. Fungsi Sekertaris Sebagai Pejabat Eksekutif
Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus
menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai,
rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi,
mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.
2. Fungsi Sekertaris Sebagai petugas Penghubung
ekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah
penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia
keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan
karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

3
 Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah
dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga
hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara
direksi dan staf.
3. Fungsi Sekertaris Sebagai Penasehat Manajemen
Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus,
otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat
berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang
diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran
organisasi.
Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup
saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang
dinasihati oleh bawahannya.
Sekretaris sebuah pemerintahan di departemen fasih dengan kegiatan
departemennya dan tahu kebijakan apa yang harus diambil untuk
menjalankan departemennya. Oleh karena itu, ia berada dalam posisi yang
lebih baik untuk memberi saran kepada para menteri tentang tindakan
yang harus diambil untuk merumuskan keputusan kebijakan pemerintah.

C. Tugas Dan Tanggung Jawab Sekertaris

Tugas sekretaris dapat bervariasi tergantung di mana mereka bekerja, dan
terkadang sekretaris melebihi persyaratan pekerjaan mereka.
1. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
3. Menjaga jadwal perusahaan
4. Mengatur dokumen dan file
5. Menyambut klien bisnis dan tamu
6. Mendokumentasikan informasi keuangan
7. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
8. Menjadwalkan rapat dan konferensi
9. Membantu eksekutif dengan tugas proyek

4
 10. Staf pengawas dan karyawan baru
11. Berkoordinasi dengan organisasi lain
12. Menerapkan prosedur administrasi
D. Sekertariat
Menurut Wursanto (2006:15), pengertian sekretariat adalah :
 Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan,
segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.
 Sekretariat berarti tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan di
bidang sekretariat.
 Sekretariat berarti tempat secretaries berikut para stafnya melakukan
kegiatan dalam bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi
segenap kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengadakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
 Satuan organisasi yang melakasanakan pekerjaan office service atau jasa-
jasa perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon, pengadaan
dan pemeliharaan mesin-mesin kantor, tata ruang kantor, pembuatan
formulir, komputerisasi, surat menyurat dan kearsipan.
 Sekretariat jendral adalah satuan organisasi yang terdapat dalam
lingkungan organisasi yang cukup besar yang melaksanakan pekerjan
seperti dalam hal sekretariat, misalnya sekretariat jendral departemen,
sekretariat jendral lembaga tinggi negara.
 Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris, jadi
kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.
Definisi sekretariat menurut Saiman (2002:31), sekretariat merupakan
suatu tempat di mana terjadinya aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu
kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan
bersama.
Selanjutnya, menurut Saiman, Pengertian kesekretariatan adalah aktivitas
yang dilakukan pada sekretariat, yakni menunjukkan tata kerja atau proses
kerjanya sekretariat. Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam

5
 kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
administrasi.

E. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan
kebutuhan. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas
terdiri dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi
dalam kelompok sesuai dengan keahliannya.Setiap kelompok tersebut pada
ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarang tenaga fungsional senior. Jumlah
jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan berdasarkan
kebutuhan daerah. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1
pasal ini, diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

6
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Peranan sekretaris sangatlah penting untuk menunjang kelancaran tugas
pimpinan. Peran sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan artinya sekretaris
yang selalu membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas
diperusahaan baik rutin atau tidak yang harus dilakukan secara optimal.
Dalaam mengelola waktu pelaksanaan peranan sekretaris pada Jaminan
dan Perlindungan Sosial (LIMJAMSOS) Kementrian Sosial R.I belum
berjalan dengan baik. Ketika melakukan observasi, penulis menemukan
beberapa masalah diantaranya sulitnya sekretaris menyelesaikan pekerjaan
tepat waktu dan kurangnya keterampilan sekretaris dalam pekerjaan-
pekerjaan kesekretarisan dan sekretaris hanya berdasarkan ingatannya saja
tidak membuat perencanaan kerja dan mencatatnya dalam agenda kerja harian
sekretaris.
Cara yang harus dilakukan sekretaris agar terwujudnya peranan seketaris
dalam melaksanakan tugas dengan baik adalah diberikan pelatihan atau
seminar mengenai tugas-tugas sekretaris. Sebelum melaksanakan tugasnya,
sebaiknya sekretaris membuat rencana kerja harian sehingga dapat mengelola
waktu dengan baik pada saat mengerjakan tugas. Selain itu, sekretaris
harusmempelajari banyak tentang pekerjanan sekretaris dengan cara
membaca buku-buku tentang sekretaris agar kegiatan dan pekerjaan dapat
berjalan dengan lancar dan optimal.
B. Saran
Dalam menyelesaikan makalah ini tentunya masih banyak terdapat 
kekurangan, maka dari penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun untuk kesempurnaan pembuatan makalah yang akan datang.