PERAN, TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS

DI SUSUN
OLEH :

1. HADIJAH
2. NYAK PUTROE, MM
3. NURHADI JAHARA
4. CUT MUTIARA
5. RAISA NABILA
6. CUT LISA NURMAYA
7. WINDAWATI BR SEMBIRING
8. NELLA MINARDA
9. UUN SAFIRA
10. NADIA FITRIKA

DIII KESEKRETARIATAN
TAHUN AJARAN 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-
Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah tentang “Peran, Tugas dan Tanggung Jawab
Sekretaris”.
Ucapan terima kasih ditujukan kepada dosen pembimbing yang telah
membimbing penyusunan makalah ini. tidak lepas dari bantuan berbagai
pihakUcapan terima kasih juga ditujukan kepada teman-teman yang sudah
bersedia membantu selama penyusunan hingga terselesainya makalah ini , baik
secara langsung maupun tidak langsung. Penyusun menyadari bahwa banyak
terdapat kekurangan dalam penyusunan makalah ini maka dari itu penyusun
mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.............................................................. 1
B. Rumusan Masalah ...................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN............................................................................. 2
A. Pengertian Sekretaris .................................................................. 2
B. Peran Sekretaris .......................................................................... 2
C. Tugas Sekretaris ........................................................................ 3
D. Tanggung Jawab Sekretaris ........................................................ 6
BAB III PENUTUP ........................................................................................ 12
A. Kesimpulan................................................................................. 12
B. Saran .......................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 13

ii2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis , yaitu seseorang yang
pandai menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah
dari seseorang raja kepada rakyatnya. Pada zaman modern seperti sekarang ini
dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan ,
intansi,atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan
tugas surat menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen , atau disebut sebagai
sekretaris.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh
kepercayaan pimpinan untuk mengurus hal ikhwal yang bersifat rahasia.
Misalnya membuat surat yang isinya bersifat rahasia, demikian pula menyimpan
serta memelihara arsip-arsip suraat rahasia. Kemudian ternyata bahwa tugas
seorang sekretaris mengalami perkembangan, yaitu tidak hanya melakukan tugas
yang bersifat rahasia melainkan melakukan tugas dalam bidang tataketerangan,
tatawarkat, atau tatausaha pada umumnya. Sekretaris organisasi bertindak
sebagai kepala sekretariat, disamping bekerja atas insturuksi pimpinan, juga
memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan,
pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan
pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tatakerja. Dengan kata
lain sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi
perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.

B. Rumusan Masalah
A. Pengertian Sekretaris
B. Apa saja tugas sekretaris?
C. Apa saja tanggung jawab seorang sekretaris?
D. Apa saja wewenang sekretaris?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris
Sesuai dengan asal katanya sekretaris adalah seorang yang harus bisa
memegang rahasia.Pembantu dari seorang pimpinan yang menerima
pendiktean,menyiapkan surat-menyurat,menerima tamu-tamu,memeriksa dan
mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau
perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektivitas dari pimpinannya itu.Seorang sekretaris juga harus bisa
mengambil tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan. Sekretaris bertugas
mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus
pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan
sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada
pemimpin. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar
dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
setiap menyelesaikan tugasnya.
Jadi sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan
rahasia. Kemudian petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang
pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau
bersifat pribadi yang tidak sembarangan disiarkan.

B. Peranan sekretaris
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh
kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat
yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih bersifat ketatausahaan
umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi
besar baik pemeritah maupun di bidang kemasyarakatan.

2
Peranan sekretaris ada 2 macam antara lain sebagai berikut :
1. Terhadap atasan :
a) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas
dan tanggung jawab.
b) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan.
Mulai dari administrative sampai human relations.
c) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan
pimpinan.
d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
e) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas
perusahaan.
f) Mediator pimpinan dengan bawahan.
g) 2. Terhadap bawahan/karyawan :
h) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
i) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
j) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan
pimpinan.
k) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja
mereka

C. Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama

pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam
praktiknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan
kegiatan mencapai tujuan perusahaan. Tanggung jawab seorang sekretaris
tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang
besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung
jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur
dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi
tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri. 

3
Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan
untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha
mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang
baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat
bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.
Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari
kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain. Maka hendaknya sekretaris
berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja
sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atau
sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya
Tugas dari seorang sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam
sebagai berikut :
1.Tugas-tugas rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa menunggu
perintah,perhatian khusus maupun pengawasan khusus,diantaranya adalah
membuka surat-surat yang masuk, menerima tamu, menyimpan surat/arsip,
menangani telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2.Tugas-tugas khusus
Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan penyelesaian secara khusus
dengan dimintai pendapat, pertimbangan, dan pengalamannya.tugas tersebut
bisanya diberikan karena ada unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat
menympan kerahasian tugas.Semisal membuat konsep surat perjanjian antara
perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia,menyusun acara
pertemuan bisnis, pembelian cinderamata, mengurus perjalanan dinas pimpinan
dan sebagainya.

3.Tugas istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,diantaranya :
a.Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan
b.Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya.

4
c.Bersama-sama atau mewkili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk
dana atau keperluan kegiatan lain.
d.Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.
e.Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
f.Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.Tugas resepsionis
Yaitu tugas sebagai penerima tamu,antara lain :
a.Menangani telepon serta mencatat pesan-pasan lewat telepon.
b.Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d.Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.
5.Tugas keuangan
Yaitu tugas mengelola keuangan,meliputi :
a.Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank.
b.Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nam pimpinan.
c.Mengurus kas kecil,yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluara
rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6.Tugas sosial
Yaitu tugas amal atau kemasyarakatan,antara lain :
a.Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.
b.Mengatur penyelengaraan respsi untuk kantor beserta pengurusan udangan.
c.Menyumbang untuk amal.
7.Tugas insidental
Yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tetentu, antara lain :
a.Menyiapakn agenda rapat,menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
b.Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang temuat dalam surat kabar,
majalah, brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan.
c.Mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir
dan datar yang di konsep pimpinan.

5
d.Mewakili pimpinan dalam berbagsi resepsi atau pertemuan.
e.Membantu penerbitan intern organisasi.
8.Tugas sekretaris dalam business meeting
Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu peretemuan bisnis

D. TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

Menurut Sedarmayanti tahun 2005;23 mengungkapkan bahwa selain
sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, sekretaris dituntut untuk bisa
membantu pekerjaan baik dari sisi teknis, administatif maupun konsep dalam arti
memberikan ide-ide dan saran agar pihak manajemen bisa mengambil keputusan
dengan tepat, cepat, dan benar.
Tanggung jawab seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Seorang sekretaris harus mempunyai komitmen terhadap pencapaian 
superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
2. Seorang sekretaris harus berusaha untuk terus meningkatkan
pengetahuan,meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan.
3. Seorang sekretaris harus bertanggug jawab atas behasilnya perusahaan
tempat ia bekerja.
4. Sekretaris sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung
jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya
pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri
sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan
tugas pokok sehari-hari, antara lain:
- Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan
waktu dan distribusi informasi yang efisien.
- Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan
akurat.

6
 - Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan
bagian-bagian lainnya
- Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-
hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
- Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja
kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.

3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-
acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya
dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.(A.B Susanto, 1997: 14-15)

4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja

Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat

tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris

7
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan
menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena
sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan
bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan
pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja
atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali
mendapat ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan
dalam melaksanakan tugas rutin.
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai
wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak
melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

1) Menyusun dan membuka surat (korespodensi).

2) Menyiapkan pembuatan laporan
3) Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor
4) Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan.
5) Menyimpan arsip/surat.
6) Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
a. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada
sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena
adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan.
Tugas ini meliputi:

8
1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
2) Menyusun surat rahasia (confidential).
3) Menyusun acara pertemuan bisnis.
4) Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan
5) Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan
b. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
relasi.
3) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya.
4) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu
badan atau instansi.
5) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi
yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan
selama mengadakan pertemuan bisnis.
7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.
c. Tugas Sosial
Tugas sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan , meliputi:
1) Mengurusi Rumah tangga kantor, berkenaan dengan penyediaan
sarana alat kantor dan keperluan kantor.
2) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta
pengurusan undangannya.
3) Menyumbang untuk amal, bakti sosial dan lain-lain.

d. Tugas Keuangan

9
 Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty
cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
1) Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya:
penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek,
pengambilan uang dari Bank.
2) Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama
pimpinan.
3) Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
e. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon.
2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
f. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh
sekretaris meliputi:
1) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato
atau pernyataan pimpinan.
2) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat
dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada
kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
3) Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

g. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)

10
 Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang
atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi,
menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan
yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi
sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis. Bantuan yang diberikan
oleh sekretaris kepada pimpinan akan berbeda tergantung dari bidang
usaha yang dikerjakan oleh pimpinanya, disamping itu besar kecilnya
skala perusahaan ikut mempengaruhi pendelegasian tugas dari
pimpinan ke sekretaris.

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris
tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain
betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung
jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon,telegram).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan
dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

B. Saran
Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Untuk
menjalankan tugas atau kewajibanya seorang sekretaris dituntut untuk memiliki
keterampilan kesekretariatan, inisiatif dan cara berfikir yang logis, mengikuti
perkembangan masalah, memperluas wawasan, selalu meningkatkan kemampuan
dalam segala hal.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Lawalata,Caroline. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia

Permata. 2012.

Kadarmo, Siwi. Sekretaris dan Tugas-Tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika. 1985.

Greener,Tony. 2002. Kiat Sukses Public Relations dan Pembentukan Citranya.

Jakarta: Bumi Aksara.

Hendarto, M.G Hartiti dan F.X Tulusharyono. 2003. Menjadi Sekretaris

Profesional. Jakarta Pusat: PPM.

Onong, Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar
Maju.

Rosidah dan Ambar Teguh S. 2005. Sekretaris Profesional & Kantor yang Efektif.
Yogyakarta: Gava Media.

13