Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan

Makalah
Tahun Pelajaran 2020 – 2021

Disusun oleh:
Nama: Ayu Nur Lestari
NPM: 20.03.007
Kelas: 1A

AKADEMI SEKRETARI & MANAJEMEN TARUNA BAKTI

Jln. L.L.R.E. Martadinata No. 93-95, Citarum, Bandung Wetan, Kota Bandung, Jawa Barat
40115
Telp. (022) 4205888 Web: asmtb.ac.id Email: info@asmtb.ac.id

i
 DAFTAR ISI

HALAMA JUDUL .................................................................................................................. i

DAFTAR ISI............................................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR.............................................................................................................. iii

BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1

1.2 Tujuan .............................................................................................................. 2
1.3 Permasalahan ................................................................................................... 2

BAB 2 KAJIAN TEORI .......................................................................................................... 3

2.1 Sekertaris ......................................................................................................... 3

2.2 Fungsi Sekertaris ............................................................................................. 3

2.3 Tugas – Tugas Sekertrais ................................................................................. 3

2.4 Hubunga Kerja Sekertrais dengan Pimpinan ................................................... 4

BAB 3 PEMBAHASAN ......................................................................................................... 5

3.1 Bagaimana Peranan Sekretaris Dalam Memperlancar

Tugas Pimpinan? ............................................................................................. 5

3.1.1 Persyaratan sekretaris ........................................................................... 5

3.1.2 Peran Sekretaris ................................................................................... 6

BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................... 8

4.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 8

4.2 Saran ................................................................................................................ 8

DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................................10

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala karena brkat rahmat dan
karunia-Nya, penulis mampu mengatasi berbagai masalah dalam penyusunan makalah
ini.

Makalah yang berjudul “Peranan Sekretaris dalam Memperlancar Tugas

Pimpinan” ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas kuliah di mata kuliah
Kesekretarisan.

Penyusunan makalah inimerupakan suatu pengalaman yang sangat berharga,

dalam pelaksanaannya penulis banyak sekalli menemukan hambatan, rintangan dan
tantangan yang tidak dapat penulis atasi sendiri, sehingga banyak pihak lain yang turut
membantu.

Makalah ini dapat dibuat karena adanya bantuan dari pihak luar baik itu secara
moral atau moril. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada Ibu Hj.
Sofiatiningsih. M.Si sebagai dosen mata kuliah Kesekretarisan yang telah memberikan
materi dan bimbingan dalam pembuatan makalah, juga kedua orang

Paling utama penulis sampaikan terima kasih yang tulus kepada kedua orang tua
penulis yang selalu memberikan do’a, perhatian kasih sayang yang suci dan tiada
hentinya selalu bertekad untuk memberikan yang terbaik bagi penulis.

Sumedang, 29 November 2020

Ayu Nur Lestari

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu divisi atau posisi yang selalu terdapat dalam organisasi yang
berkaitan dengan administrasi adalah sekretaris. Seiring dengan perkmembangan
zaman, peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana aministrasi,
namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam
menunjang keberhaislan seorang pimpinan dalam tugas administrasi maupun
manajerial. Si kantor, sekretaris merupakan pusat informasi bagi suatu departemen
yang dilayaninya dan diharapkan tahu tahu segala sesuatu yang berada di bawah
wewenangnya.

Seorang sekretaris di dalam sebuah perusahaan harus selalu siap sedia dalam
membantu meringankan beban pimpinan dalam hal memecahkan persoalan dan
mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Sekretaris juga
diharapkan bisa mengatasi kesibukan dalam hal menyederhanakan cara penyekesaian
pekerjaan serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga dapat mencapai
hasil yang diharapkan

Sekretaris harus mamapu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya

secara baik serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu, sekretaris sebagai elemen
dari sebuah perusahaan, sebagai orang yang dipervcaya untuk menjaga rahasia dan
membantu menyelesaikan tugas pimpinan. Untuk itu sekretaris harus memiliki
keterampilan atau keahlian kerja, mempunyai kepribadian yang menarik sebagai
seorang sekretaris.

Dengan latar belakang tersebut yang ditambah dengan keinginan penulis untuk
mendalami pengetahuan mengenai dunia kesekretarisan serta ingin mengetahui lebih
lanjut tugas dan pekerjaan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan. Untuk itu
penulis mengambil judul “Peranan Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan”.

1
1.2 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dlam penulisan makalah ini adalah untuk
mengetahui peran sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan.

1.3 Permasalahan

Berdasarkan latar berlakang tersebut, maka pokok pokok yang akan dibahas
adalah “Bagaimana Peran Sekretaris Dalam Memperlancar Tugas Pimpinan?”

2
 BAB 2

KAJIAN TEORI

2.1 SEKRETARIS

Sekretaris merupakan yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan dalam

sebuah perusahaan. Secara etimologi, pengertian Sekretaris itu berasal dari bahasa
latin yaitu dari kata “secretum” yang memiliki arti rahasia, kalau dalam bahasa
Prancis disebut dengan sebutan secretaire, dan jika dalam bahasa Belanda disebut
dengan sebutan secretares.

Menurut Wursanto(2002:25) dikutip Saiman bahwa arti dari sekretaris

merupakan seorang pegawai yang bertugas untuk dapat membantu pimpinan kantor
dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail pimpinannya atau kepala.

Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3) “Sekretaris merupakan seorang

pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan dalam surat menyurat, menerima
tamu-tamu, memeriksa atau juga mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya
yang sesuai atau pada perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban yang lainnya
dalam upaya meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.”

2.2 Fungsi Sekretaris

Fungsi sekretaris pada hakikatnya adalah meringankan tugas-tugas pimpinan

dan membantu agar pimpinan tidak terlalu terlihat dengan tugas-tugas yang bersifat
rutin dan tugas-tugas operatif, sehingga pimpinan dapat berfokus atau berkonsentrasi
mengurus fungsi-fungdi manajerialnya, yaitu membuat perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan/pengendalian terhadap perusahaan
atau organisasi yang dipimpinnya.

2.3 Tugas-tugas Sekretaris

1. Tugas-tugas rutin
2. Tugas-tugas khusus
3. Tugas-tugas istimewa
4. Tugas resepsionis
5. Tugas keuangan

3
 6. Tugas sosial
7. Tugas isidentil
8. Tugas sekretaris dalam bisuness meeting
9. Tugas yang bersifat kreatif
10. Tugas dalam kerjasama
11. Tugas dalam mempelajari IPOLEKSOSBUD

2.4 Hubungan Kerja Sekretaris dengan Pimpinan

Sesuai dengan asal katanya sekretaris adalah seorang yang harus bisa
memegang rahasia. Pembantu dari seorang pimpinan yang melaksanakan tugas-tugas
detailnya guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya itu. Seorang sekretaris
bertugas mencarikan dan menyajikan informasi dari berbagai sumber, lalu
menginterpretasikan sehingga dapat memilh informasi yang dinilai bermanfaat untuk
disajikan kepada pimpinan.

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk

mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari
solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan
membimbing sekretaris. Pimpinan cukup memberi intruksi kepada sekretaris secara
garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab
sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi
dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

4
 BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Bagaimana peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan?

Dalam memperlancar tugas pimpinan seorang sekretaris sering mengalami

kesulitan dalam mrmbagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus
dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat
membantu tugas tersebut dan juga dapat mengatur waktu serta kegiatannya.

Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat

menjadi orang pertama yang membanatu pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-
hal bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan
serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu

pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada
pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional.

Bila seorang menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya,

serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, makahal
tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas
sekretaris, tetapi juga terhadap pelaksanaan tugas dan keberhasilan pimpinannya.

3.1.1 Persyaratan sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional tentunya tidak

mudah, ada syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karen jika
tidak maka pelaksanaan tuugas dan peran sebagai seorang sekretaris ajkan
berjalan kurang baik. Secara umum syarat menjadi seorang sekretaris yaitu
mempunyai minat dan keahlian untuk melaksanakan tugas kesekretarisan .

Menjadi seorang sekretaris yang profesional merupakan suatu

tantangan da sekaligus juga peluang baik bagi tenaga-tenaga sekretaris, karena
menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang mudah, tetapi harus
dicapai dengan kemampuan yanag tinggi dan baik.

5
 Seorang sekretaris yang memilik syarat, dalam melaksanakan peran
untuk memperlancar tugas pimpinan, yaitu:

1. Mempunyai keterampilan di bidang administrasi dan bidang-bidang

lainnya.
2. Mempunyai pengetahuan, pengalaman, dan wawasan yang sangat
luas.
3. Pintar dalam melakukan komunikasi terhadap client maupun
pelanggan agar dapat menarik perhatiannya.
4. Memiliki kemampuan untuk menangani dan menyalesaikan seriap
permasalahan yang terjadi khususnya yang berkaitan dengan urusan
kantor.
5. Mempunyai potensi yang kuat untuk menjadi seorang sekretaris.
6. Memiliki tingkat kesabaran dan juga keuletan dalam bekerja.
7. Disiplin serta cekatan dalam melakukan semua pekerjaan yang
ditugaskan.
8. Seorang sekretaris harus berpenmpilan menarik, baik dan enak
dilihat.

3.1.2 Peran Sekretaris

Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup
yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung
jawabnya. Karena kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri dan
keadaan hidup berbeda-beda, maka dalam hidup orang dapat mempunyai
beberapa peran yang berbeda pula. Misalnya seseorang dapat berperan sebagai
direktur perusahaan, ketua RT, kepala keluarga, sekretaris dan lain-lain.

Peran yang dipegang sekretaris berporos pada kedudukan atau

statusnya dalam lembaga, perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau
kedua, karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka pimpinan akan ada
pada kegiatan utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran
pendukung.bila seorang sekretaris mampu menguasai pekerjaan sampai
kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan
dengan tanggung jawab pimpinan, maka hal itu dapat mengingatkan

6
pendayagunaan tidak hanya pada pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi terhadap
tugas dn keberhasilan pimpinannya.

Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar

pimpinan dapat melaksanakan rugas dengan baik. Sedangkan tujuan tidak
langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas
pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuan.

Sudah pasti kita ketahui semua bahwa sekretaris memiliki peran yang
sangat penting dalam membantu kelancaran pimpinan, apabila sekretaris tidak
ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikian dan waktu
sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Saat ini kedudukan sekretaris dalam
perusahaan makin pending disebabkan perkembangan zaman yang semakin
pesat dengan permasalahan yang kompleks. Dengan sendirinya pmpinan tidak
dapat mengandalikan perusahaan itu sendiri.

Seorang sekretaris mempunyai peranan dalam memberikan informasi,

baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan
dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yang berhubungan
dengansegala hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam
melaksanakan tugas.

Jadi perlu diingat bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat
bekerja secara efisien. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu
berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran.
Cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih
hemat dalam menggunakan benda.

Peran sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan

adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan
pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya
peran sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk bida tampil pada
situasi apapun, untuk itu dibutuhkan sekretaris yang bermutu tinggi.

7
 BAB 4

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari pembahasan tersebut maka dapat ditarik kesimpulan yang berkaitan

dengan judul ini, yaitu:

1. Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional harus memiliki

kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti kemampuan mengetik cepat, keahlian dalam
mengoperasikan komputer, kemampuan bahasa Inggris yang baik,
kemampuan mengatur waktu.
2. Sebagai seorang sekretaris juga harus memiliki kemampuan
berkomunikasi dan berinteraksi. Karena tugas sekretaris berhubungan
dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar
belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan,
maka sekretaris dituntut untuk mampu memahami pihak-pihak yang
berhubungan dengannya.
3. Sekretaris pimpinan adalah sebagai pembantu pimpinan yang
pekerjaannya antara lain menangani administrasi surat-surat,
mengarsipkan surat/dokumen penting, serta melaksanakan tugas-tugas
lainnya yang sifatnya membantu pimpinan. Universitas Sumatera Utara
4. Peran sekretaris sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan,
sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dan pekerja-
pekerja serta seluruh staff dan publik dimana peran penghubung ini
menjadikan sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor
dengan lancar.
4.2 Saran

1. Sebagai seorang sekretaris pimpinan yang membantu kelancaran tugastugas

pimpinan, maka sekretaris harus mengetahui dengan baik dan tepat tugas yang
dilimpahkan kepadanya serta menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya guna
meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pimpinan dalam perusahaan.

8
2. Sebagai seorang sekretaris pimpinan yang dipercaya sebagai penghubung segala
urusan yang ditujukan kepada pimpinan, maka sekretaris harus menjaga dan
menunjukkan bagaimana komunikasi yang baik melalu suara, gaya bicara, ekspresi
wajah, gerak tubuh dan juga sikap.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Power point materi kesekretarisan

https://www.google.com/search?safe=strict&sxsrf=ALeKk02kHPI_-
jHMhQLaDMXS_sw2VlZ6mQ
%3A1606571300588&source=hp&ei=JFXCX53RIMSzmgfsrq7IBg&q=bagaimana
%2Bperan%2Bsekretaris%2Bdalam%2Bmemperlancar%2Btugas
%2Bpimpinan&oq=bagaimana%2Bperan%2Bsekretaris%2Bdalam%2Bmemperlancar
%2Btugas
%2Bpimpinan&gs_lcp=ChFtb2JpbGUtZ3dzLXdpei1ocBADUABYAGDUEmgAcAB4AIA
BAIgBAJIBAJgBAA&sclient=mobile-gws-wiz-hp&client=ms-android-oppo-rev1

https://pendidikan.co.id/pengertian-sekretaris-fungsi-tugas-tujuan-jenis-dan-menurut-para-
ahli/

10