MAKALAH

(Definisi Sekretaris, Kedudukan Sekretaris & Fungsi Sekret aris)

Modern Office Administrations

OM-07A

Disusun oleh :

Kelompok 2
1. FANI NURINDRIANI
2. SARTIKA
3. SYAHRI LUTFIANI WESIKI

Dosen Pengajar: Ria Estiana Sp,d MM

LP3I KARAWANG
TAHUN AJARAN 2018-2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmat serta
karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi
tugas Administrasi Perkantoran Modern di LP3I Karawang.
Keterbatasan kemampuan kami menjadi kendala dalam penyusunan
makalah ini. Namun berkat bantuan dari berbagai pihak akhirnya kami dapat
menyelesaikannya, walaupun masih jauh dari sempurna. Untuk itu kami
mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya atas bimbingannya.
Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada
makalah ini. Oleh karena itu kami mengundang pembaca untuk memberikan saran
serta kritik yang dapat membangun kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat
kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita
sekalian.

Karawang, 5 Oktober 2018

Penyusun,

Kelompok 2

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................................... i

Daftar Isi.............................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang ............................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 1
1.3 Tujuan .......................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Sekretaris ........................................................................................ 2
2.2 Kedudukan dan Fungsi Sekretaris dalam Organisasi ................................... 2
2.2.1 Kedudukan Sekretaris ......................................................................... 2
2.2.2 Fungsi Sekretaris ................................................................................ 3
2.3 Tugas Sekretaris ........................................................................................... 3

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .................................................................................................. 6

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 7

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejak zaman kuno telah ada suatu jabatan juru tulis, yaitu seorang yang
pandai menulis dan tulisannya bagus, untuk mencatat wewenang atau perintah
dari seorang raja kepada rakyatnya. Pada jaman modern seperti sekarang ini
dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi,
atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas
surat-menyurat, menyimpan dokumen-dokumen, atau disebut sebagai sekretaris.
Kadang juga disebut sebagai sekretaris pribadi (Private Secretary). Apabila
dia menyelanggarakana surat-menyurat secara pribadi atau rahasia dari
pimpinananya. Pimpinanan itu adalah pejabat yang resmi dari suatu perusahaan,
instansi pemerintah, atau suatu organisasi lainnya. Adapun sekretaris pribadi yang
bersangkutan adalah pegawai yang resmi pula dari organisasi itu, bukan pegawai
pribadi dari pejabat pimpinan iu sebagai perorangan.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam makalah ini adalah :
1. Apa yang dimaksud dengan Sekretaris?
2. Apa kedudukan dan fungsi dari Sekretaris didalam sebuah organisasi?
3. Apa saja tugas dari seorang Sekretaris?

1.3 Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu :
1. Menyelesaikan tugas Administrasi Perkantoran Modern
2. Mengetahui pengertian dari Sekretaris
3. Mengetahui kedudukan dan fungsi dari seorang Sekreraris didalam sebuah
organisasi
4. Mengetahui tugas dari seorang Sekretaris

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau
mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah
melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi
dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas
seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya
bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita. Apabila
ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti
“rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi
kepercayaan memegang rahasia.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari
sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA
dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam
hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris
lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di
antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah
menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si
bos yang berhubungan dengan kerja.

2.2 Kedudukan dan Fungsi Sekretaris dalam Organisasi

2.2.1 Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
Seorang sekretaris organisasi kadang kala mempunyai tugas dan
kedudukan sebagai “Pemimpin Pelaksana” dari keputusan dewan direksi maupun
dewan pimpinan organisasi sendiri.
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang
mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir
bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah,

2
menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,
penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

2.2.2 Fungsi Sekretaris dalam Organisasi

Dalam sebuah perusahaan, sekretaris mempunyai dua fungsi jika dilihat
dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.
1) Fungsi Primer
Fungsi primer dari seorang sekretaris adalah memberikan pelayanan jasa
administratif penunjang kegiatan operasional suatu organisasi maupun
perusahaan melalui skill atau keterampilan yang dia miliki seperti pengetikan,
pengelolaan surat dan arsip-arsip lainnya, membuat agenda, penanganan
telepon, dan lain-lain.
2) Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder dari seorang sekretaris adalah ikut menjamin kelancaran
kegiatan suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab akan
aktivitas rutin yang dilakukan di kantor dengan memanfaatkan pengetahuan
yang dimiliki seperti ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis
perusahaan, teknik persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta
ilmu yang lain-lain.

2.3 Tugas Sekretaris

Sekretaris memiliki tugas yang jika dilihat dari ruang lingkupnya dibagi
menjadi 8, yaitu:
1) Tugas Rutin
Tugas ini merupakan macam-macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
ada perintah. Tugasnya antara lain: membuka surat-surat, menerima dikte
pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip atau surat,
menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan dan lain-lain.
2) Tugas Khusus
Tugas ini merupakan sebuah tugas yang diperintahkan secara langsung oleh
pimpinan dengan penyelesaian tugasnya secara khusus.

3
 Tugas ini diberikan karena terdapat kepercayaan dari seorang pemimpin ke
sekretaris
3) Tugas Istimewa
Tugas ini menyangkut keperluan pimpinan, seperti: membetulkan meja dan
perlengkapan yang dibutuhkan pimpinan, bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan berbagai informasi kepada relasi, mengingatkan pimpinan
membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi,
menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat,
mengadakan pemeriksaan peralatan kantor dan lain-lain.
4) Tugas Sosial
Tugas ini meliputi: mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur
berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan
undangannya dan lain-lain.
5) Tugas Keuangan
Tugas ini mengurusi masalah keuangan yang dinamakan dengan petty cash
(uang cadangan atau kas kecil). Tugas ini antara lain: mengurusi urusan
keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening, pajak dan
sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan, menyimpan berbagai macam
catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana
untuk keperluan sehari-hari dan lain-lain.
6) Tugas Sebagai Resepsionis
Tuganya antara lain: menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-
pesan lewat telepon, menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan, mencatat berbagai janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja
pimpinan sehari-hari, dan lain-lain.
7) Tugas Incidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan antara lain:
menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan
pimpinan, membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat
dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada
kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan dan lain-lain.

4
8) Tugas dalam Bussiness Meeting (Pertemuan Bisnis)
Tugas ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi
sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah
dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan
bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

5
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dari materi yang kami sampaikan diatas, dapat kita simpulkan bahwa
sekretaris adalah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung, yang
memiliki berbagai macam tugas yang harus dilaksanakan seperti tugas rutin, tugas
khusus, tugas istimewa, tugas sosial, tugas keuangan, tugas sebagai resepsionis,
tugas incidental, tugas dalam pertemuan bisnis.

3.2 Penutup
Sekian dari materi tentang sekretaris yang bisa kami rangkum dalam
makalah ini. Semoga bisa bermanfaat bagi pembaca maupun kami sendiri selaku
penyusun makalah.

6
 DAFTAR PUSTAKA

 Aziz, Muhammad Nashrul. (2016). Pengertian dan Fungsi Sekretaris dalam

Organisasi atau Perusahaan. [Online]. Tersedia : https://satujam.com/fungsi-
sekretaris/
 Hidayati, Dwi Nur. (2009). Jabatan Sekretaris di Kantor. [Online]. Tersedia :
https://dwinurhida07.wordpress.com/2009/12/21/jabatan-sekretaris-di-kantor/
 Phitry. (2010). `Ruang Lingkup Sekretaris. [Online]. Tersedia : http://phitry-
kawaii.blogspot.com/2010/12/ruang-lingkup-sekretaris.html
 Regina, Debi. (2013). Tugas dan Peranan Sekretaris. [Online]. Tersedia :
http://debiregiregina.blogspot.com/2013/01/tugas-dan-peranan-sekretaris.html
 Wikipedia. (2018). Sekretaris. [Online]. Tersedia :
https://id.wikipedia.org/wiki/Sekretaris