MAKALAH

PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS PIMPINAN

Tugas Mata Kuliah Kesekretariatan
Dosen Pembimbing :
Rina Armiaty, S.Pi, M.M

Disusun Oleh Kelompok :

1. Akhmad Rizky Baihaqi (NIM E010322092)
2. Intan Banjar Assyfa (NIM E010322103)
3. Kiki Afrida (NIM E010322104)
4. Rika Amelia (NIM E010322115)
5. Siska Eliani (NIM E010322118)
6. Sri Hartati (NIM E010322120)

KELAS 1D
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
PRODI D3 ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
2022
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada ALLAH SWT yang telah

memberikan rahmat kepada penulis sehingga mampu menyelesaikan makalah Sekretaris Pribadi

yang berjudul “Peranan Sekretaris dalam Membantu Tugas Pimpinan” walau pun tidak

sedikit hambatan dan kesulitan yang kami hadapi, tiada daya upaya kecuali dengan pertolongan

Allah SWT.

Tujuan utama dari makalah ini adalah untuk memantapkan teori yang telah dipelajari di

kampus serta diaplikasikan di lapangan nanti. Dalam penyusunan makalah ini, penulis banyak

mendapat tantangan dan hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu

bisa teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar besarnya kepada

Ibu Rina Armiaty, S.Pi, M.M selaku dosen pembimbing Kesekretariatan yang sudah membantu.

Walaupun demikian, sudah barang tentu makalah ini masih terdapat kekurangan dan

belum dikatakan sempurna karena keterbatasan kemampuan kami. Saran dan kritik yang bersifat

membangun dari semua pihak kami harapkan agar dalam pembuatan makalah di waktu yang

akan datang bisa lebih baik lagi. Harapan kami semoga makalah ini berguna bagi siapa saja yang

membacanya.

Banjarmasin, 15 November 2022

(KIKI AFRIDA)
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR..........................................................................ii
DAFTAR ISI.......................................................................................iii
BAB I.....................................................................................................1
PENDAHULUAN.................................................................................1
A. Latar Belakang..........................................................................1
B. Tujuan & Manfaat.....................................................................2
BAB II...................................................................................................3
TINJAUAN PUSTAKA.......................................................................3
A. Pengertian Sekretaris Pribadi....................................................3
B. Tugas Sekretaris Pribadi............................................................4
BAB III..................................................................................................6
PEMBAHASAN...................................................................................6
A. Sekretaris Secara Umum...........................................................6
B. Pengertian Sekretaris Pribadi....................................................6
C. Sekretaris Menurut Para Ahli....................................................6
D. Kualifikasi Sekretaris................................................................7
E. Fungsi Sekretaris Pribadi...........................................................7
BAB IV..................................................................................................8
PENUTUP.............................................................................................8
A. Kesimpulan................................................................................8
B. Saran..........................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................9
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Berdasarkan penjelasan ini, sudah kita ketahui bahwa dalam dunia bisnis kita mengenal

adanya peran sekretaris terhadap kesuksesan sebuah perusahaan. Di dalam dunia bisnis para

atasan tidak hanya memiliki sekretaris executive saja yang hanya mengurusi tugas dari

perusahaan saja, namun mereka memiliki sekretaris pribadi untuk urusan mereka didalam dan

diluar pekerjaan yang ada di kantor.

Jabatan sekretaris pribadi ini biasanya digunakan oleh atasan-atasan dengan level tinggi

seperti CEO di perusahaan. Pekerjaan seorang CEO pastilah sangat padat dan stressful, untuk

itulah sekretaris pribadi di-hire untuk menentukan skala prioritas dari pekerjaan si boss, menata

appointment mana yang harus didahulukan, dan memberikan saran-saran terhadap kemajuan

perusahaan sang atasan. Sekretaris pribadi diberikan hak istimewa lebih daripada sekretaris

biasa, mereka diberikan wewenang untuk memilih atau memfilter apa yang baik dan buruk bagi

kemajuan perusahaan sebelum memberikan usulan tersebut ke atasan, namun sesuai batasan

yang berlaku di perusahaan tersebut.

Seorang sekretaris pribadi sangat mungkin mengetahui rahasia perusahaan maupun

atasan sendiri, maka sekretaris pribadi harus memiliki sifat jujur dan profesionalisme tinggi,

karena atasan pasti tidak mau rahasia tersebut diketahui oleh umum.
B. Tujuan & Manfaat

- Berikut ini ada beberapa Tujuan Sekretaris Pribadi sebagai berikut:

1. Menyusun jadwal kerja pimpinan ketika ingin bertemu klien-kliennya.

2. Menjadi citra baik terhadap pimpinan.

3. Bermusyawarah atau rapat ketika terjadi masalah dalam perusahaan dengan pimpinan.

4. Melakukan kegiatan perusahaan secara rutin dan baik agar kegiatan tersebut berjalan

dengan lancar tanpa kedala masalah.

5. Menjaga hubungan antara pimpinan dan bawahan.

6. Mendukung kegiatan administrasi di kantor.

- Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a). Pemahaman mengenai keprofesionalan.

b). Pengetahuan mengenai seluk beluk pribadi yang dimiliki sebagai seorang sekretaris.

c). Mengetahui ciri mengenai profesional dan bagaimana menjadi seorang yang

profesional dan bagaimana menjadi seorang yang profesional tersebut.

d). Mengetahui kepribadian etika sekretaris.

 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja membantu pimpinan dan menjadi

perantara pimpinan terhadap yang lain. Sekretaris pribadi dituntut untuk mampu mencegah

pimpinan agar tidak kelebihan beban atau masalah kecil yang tidak penting dan dapat fokus

terhadap hal-hal yang lebih penting.

Sekretaris pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi

diangkat dan digaji oleh perorangan. Walaupun begitu tidak berarti bahwa sekretaris pribadi

tidak bertanggung jawab keapda unit kerjanya, tetapi tetap terikat pada status kepegawaiannya.

Untuk menjadi profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian

pimpinannya sendiri baik adat, kebiasaan, kegemaran atau hobi maupun segala kelebihan dan

kekurangan kepribadiannya.

Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal hal-hal dibawah ini :

Sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran atau hobby, kelebihan dan

kelemahan pimpinan, dapat melindungi pimpinan, cara dan kemampuan kerjanya.

Syarat-syarat sekretaris pribadi :

A. Syarat pengetahuan meliputi :

 Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan naskah atau warkat

(biaya pos, titipan kilat, ahrga-harga benda pos dan tarif angkutan)

 Pengetahuan tentang misi, fungsi, struktur organisasi dan tata kearsipan

  Memahami dan menguasai penerapan bahasa indonesia yang baku, baik dan benar serta

bahasa asing

B. Syarat keterampilan meliputi :

 Teknik menyusun surat dengan pengetiksn surat

 Teknik tata penyimpanan arsip

 Menulis cepat dengan steno

 Teknik berkomunikasi dengan telepon

C. Syarat kepribadian meliputi :

 Loyalitas

 Ketekunan

 Kesabaran

 Ketelitian

 Kerapian

 Dapat menyimpan rahasia

B. Tugas Sekretaris Pribadi

Tugas sekretaris pribadi harus memiliki kemampuan basic seperti sekretaris pada

umumnya yaitu kemampuan administrasi, namun tentu saja harus memiliki modal lain selain itu,

antara lain adalah mempelajari perusahaan baik luar maupun dalam, karena sekretaris pribadi

akan berperan sebagai tangan kanan sang atasan, dan berhubungan langsung dengan orang-orang

penting di perusahaan, hal ini mutlak diperlukan agar pada saat diajak berdiskusi atau diajak
bicara sekretaris pribadi langsung mengerti arah pembicaraan atasannya kemana sehingga dapat

mengerti apa yang akan dibutuhkan oleh atasan.

Sekretaris pribadi juga diminta untuk berusaha mengenal pribadi, kebiasaan, hobby, serta

kelebihan dan kekurangan dari atasan, ini dapat digunakan seorang sekretaris pribadi dalam

melayani atasannya, sehingga atasan merasa nyaman bekerja dengan sekretaris pribadinya, lalu

harus mempunyai inisiatif yang tinggi, atasan dengan jabatan tinggi mungkin tidak selalu punya

waktu untuk memerintah bawahannya.

 BAB III
PEMBAHASAN
A. Sekretaris Secara Umum

Sektretaris secara umum adalah seorang yang pembantu pimpinan untuk melakukan

pekerjaan kesekretariatan dalam kegiatan tulis menulis,catat mencatat,menyusun laporan untuk

rapat dan menyusun jadwal kegiatan.

B. Pengertian Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja membantu pimpinan dan menjadi

perantara pimpinan terhadap yang lain. Sekretaris pribadi dituntut untuk mampu mencegah

pimpinan agar tidak kelebihan beban atau masalah kecil yang tidak penting dan dapat fokus

terhadap hal-hal yang lebih penting.

C. Sekretaris Menurut Para Ahli

- Hartiti Hendrato dan tulus

Menurut hartiti hendrato dan tulus (2004 : 4),sekretaris adalah orang yang membantu

seseorang dalam hal ini adalah pimpiman dalam melaksankan tugas perkantoran.

- Saiman

Menurut saiman (2004 :4),sekretaris yaitu orang yang memiliki tugas mengenai

aktivitas tulis menulis,atau kegiatan catat mencatat suatu pekerjaan bak itu untuk

pekantoran atau perusahaan

- The liang gia

Menurut the liang gia (2002:25),sekretaris ialah seorang petugas yang pekerjaannya

menyelanggarakan dalam urusan surat menyurat termasuk menyiapkan, bagi penjabat

penting pada suatu organisasi atau perusahaan.

 - Wursanto

Menurut wursanto (2002:25),sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas untuk

dapat membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan detail

pimpinannyaatau kepala.

- M.braum dan Ramon

Menurut m.braum dan ramon (1992:3),sekretaris yaitu seorang pembantu yang

menerima pendiktian,menyiapkan dalam surat menyurat ,menerima tamu

tamu,memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau

pada perjanjiannya,dan melakukan banyak kewajiban yang lainnya dalam upaya

meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

D. Kualifikasi Sekretaris

1. Memiliki ijazah dan pengalaman kerja untuk menjadi sekretaris,anda harus menpunyai

ijazah minimal diploma 3 sekretaris atau berpengalaman menjadi repectionist/staff

adaministrasi selama minimal 2 tahun.

2. Berwawasan luas memiliki pengetahuan,wawasan dan keterampilan yang nantinya berguna

bagi perusahaan.

E. Fungsi Sekretaris Pribadi

Fungsi sekretaris pribadi bekerja membantu pimpinan dan menjadi perantara pimpinan

terhadap yang lain. Sekretaris pribadi dituntut untuk mampu mencegah pimpinan agar tidak

kelebihan beban atau masalah kecil yang tidak penting dan dapat fokus terhadap hal-hal yang

lebih penting.
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan.

Pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar,

perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang

profesional. Dan alasan kami mengambil judul ‘‘Peranan Sekretaris dalam Membantu tugas

Pimpinan’’ karena didalam makalah kami berisikaan tentang arti sekretaris pribadi beserta

kedudukan dan fungsinya.

Untuk itu kami dapat menyimpulkan makalah ini sebagai berikut :

1. Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang hanya bekerja membantu pimpinan dan menjadi

perantara pimpinan terhadap yang lain.

2. Sekretaris pribadi harus memiliki sifat jujur dan profesionalisme tinggi, karena atasan

pasti tidak mau rahasia tersebut diketahui oleh umum.

3. Mengetahui ciri mengenai profesional dan bagaimana menjadi seorang yang profesional

dan bagaimana menjadi seorang yang profesional tersebut.

B. Saran

1. Perlu memiliki penguasaan kepribadian mental yang baik, sehingga sekretaris tersebut

dapat memahami profesinya, menjiwai perannya, semakin bertanggungjawab terhadap

fungsinya, serta selalu ingin maju dan berkembang.

2. Memiliki kepribadian yang matang dalam menjalankan tugasnya.

 3. Dapat mengetahui peran yang dilakukannya sebagai pusat informasi dalam perusahaan

dengan memiliki pengetahuan komunikasi secara efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

http://kesekretarisan.blogspot.com

Lyse ana R, Bagaimana menjadi sekretaris profesional, Pt. Gramedia utama, Jakarta, 1993

http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-

profesional/

Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)

ttp://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

http://www.scribd.com/doc/29588986/KESEKRETARISAN