MAKALAH

Praktek kesekretarisan
“definisi tamu kantor ”

Disusun Oleh:
Kelompok 4
1. Relan salnika A (nim2110078411047)
2. Siska emilia P (nim2110078411003)
3. Mia devira (nim2210078411009)
4. Pedo adrian (nim2210078411030)
5. M.rozzaq alhabib (nim2110078411028)
6. Gemi iryanto (nim2110078411023)
7. Silvia (nim2110078411030)
8. Ledian ezalia (nim2210078411032)

Dosen Pengampu:
Dr. Roli Darsa ,M.Pd

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI

(STIA)NUSANTARA SAKTI
SUNGAI PENUH
TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah Swt yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Makalah PRAKTEK KESEKRETARISAN, yang berjudul
“definisi tamu kantor”. Shalawat dan salam semoga senantiasa tercurahkan kepada junjungan
kita Nabi Muhammad Saw yang menjadi sumber inspirasi dan teladan terbaik umat manusia.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini banyak mengalami
kendala. Namun berkat bantuan, bimbingan, dan berkah dari Allah Swt sehingga kendala-
kendala yang dihadapi tersebut dapat diatasi. Selanjutnya penulis mengucapkan terima kasih
kepada Dosen Pembimbing, yakni bapak Dr. roli darsa ,M.Pd . yang telah memberikan
limpahan ilmu kepada penulis semoga menjadi amal ibadah dan mendapat balasan dari Allah
Swt.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini banyak terdapat kesalahan dan
kekhilafan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan masukan dan saran dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini. Mudah-mudahan makalah ini ada manfaatnya bagi kita semua
dan dapat memberikan sumbangsih ilmu pengetahuan.

Sungai Penuh, 29 oktober 2023

Penulis

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................... ii
BAB I ............................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .......................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................... 3
B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 4
C. Tujuan Penulisan................................................................................................ 4
PEMBAHASAN ............................................................................................................. 3
A. Defenisi tamu kantor ......................................................................................... 4
B. Jenis-jenis tamu .................................................................................................. 7
C. Tugas sekretaris sebagai responsif ................................................................... 9
D. Cara melayani dan mematalkan jani .............................................................. 10
BAB III.......................................................................................................................... 17
PENUTUP ..................................................................................................................... 15
A. KESIMPULAN ................................................................................................ 15
B. SARAN .............................................................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 16

2
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Latar belakang makalah tentang "Tamu Kantor" harus menjelaskan mengapa topik
ini penting, relevan, dan perlu diteliti atau dibahas. Latar belakang berfungsi sebagai dasar
untuk memahami konteks dan motivasi di balik pembuatan makalah. Berikut beberapa poin
yang dapat Anda sertakan dalam latar belakang makalah tentang tamu kantor:
1. Pengenalan Tema: Mulailah dengan pengenalan singkat tentang apa yang dimaksud
dengan "tamu kantor" dan pentingnya fenomena ini dalam konteks bisnis dan
pelayanan pelanggan.
2. Peran Tamu Kantor: Jelaskan peran dan relevansi tamu kantor dalam operasional
perusahaan. Anda dapat merinci bahwa tamu kantor dapat berupa pelanggan, mitra
bisnis, investor, atau pihak lain yang berkunjung ke kantor perusahaan.
3. Peningkatan Hubungan dan Layanan: Jelaskan bagaimana kunjungan tamu kantor
dapat memengaruhi hubungan dengan pelanggan dan rekan bisnis serta bagaimana
pengelolaan tamu kantor dengan baik dapat meningkatkan layanan dan pengalaman
mereka.
4. Pertumbuhan Bisnis: Diskusikan bagaimana melayani tamu kantor dengan baik dapat
mendukung pertumbuhan bisnis, seperti menjaga pelanggan yang setia, menarik
investor, atau menciptakan peluang bisnis baru

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan definisi kantor ?
2. apa jenis jenis tamu?
3.apa tugas sekretaris sebagai respsionis?
4. bagaima melayani tamu
5.bagaimana caramembuat janji dan membatalkan janji dengan tamu

C. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penelitian ini adalah untuk memahami, mengetahui, menganalisis,
menjabarkan dan mempelajari rumusan masalah yang telah di tulis di atas

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang
kesebuahperusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas penerima
tamuadalah mengatur pertemuan antarapimpinan dengan tamu-tamu yang
akanbertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi,
sampaimenerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai penerimatamu,
tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan
tersendiridalammenerima tamu.Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita
ketahui, untukmenciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut
agartamu merasanyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukankerjasama.
Selain itu, seorang penerimatamu juga harus mengetahui danmemahami sifat,
kedudukan atau pangkat dan perilakutamuyang datang kekantor. Seorang penerima
tamu wajib menanyakan:
• nama
•keperluan dan
•mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan di temui nya

B. JENIS-JENIS TAMU KANTOR

:Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap penerima tamua

1. .Tamu dengan perjanjian

2. Tamu tak dikenal.
3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian
5. Anggota keluarga atau teman atasan Tamu yang tak diingikan
6. Pramuniaga atau salesman
7. Tamu lanjut usia atau cacat fisik.
8. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris
9. Tamu ketika atasan membatalkan janji
10. Tamu internal, merupakan anggota organisasi yang ingin
menemuipimpinannya

4
C. TUGAS SEKRETARIS SEBAGAI RESEPSIONIS
1. Pengertian Sekretaris
Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan
dalam sebuah perushaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung
kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan
erat dengan pimpinan. Berikut pengertian Sekretaris menurut beberapa para ahli
seperti dibawah ini yaitu sebagai berikut
: Menurut M.G. Hartiti Hendarto dan F.X Tulusharyono, M.M, “Sekretaris
adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan.” (2003:4)
Sedangkan Menurut Saiman pengertian sekretaris adalah sebagai berikut,
“Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan
kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau
perusahaan.” (2002:24)
Dari dua pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris,
maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah
seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang
meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu

2. Tugas sekertaris sebagai respsionis

Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas seorang
pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan berkompeten
dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalamhal
korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan
tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris menurut
Saiman,
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh
pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris
dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu
manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun
kantor.” (Saiman, 2002:40)

5
 Resepsionis adalah pegawai yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani,
memberikaninformasi kepada pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan
terkait tujuanyangdiinginkan.

Di mana, resepsionis harus bisa menjadi jembatan informasi antara pihak

manajemen perusahaan dengan tamu tersebut. Resepsionis merupakan orang yang
bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel.

Mereka biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu
yang datangmudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga
sebagai gambarandari suatu perusahaan.

Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi

resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat
seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.

3. Sekretaris resepsionis

Tugas seorang sekretaris yang juga bertindak sebagai resepsionis melibatkan

banyak tanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional kantor dan
memberikan layanan penerimaan tamu atau pelanggan. Berikut beberapa tugas yang
biasanya harus dilakukan oleh seorang sekretaris yang berperan sebagai resepsionis:

1. Penerimaan Tamu: Menerima tamu yang datang ke kantor dengan sopan, ramah, dan
profesional. Ini mencakup memberikan informasi awal kepada tamu, memberikan
arah, dan memastikan mereka merasa diterima.

2. Penanganan Panggilan Telepon: Menangani panggilan telepon masuk, meneruskan

panggilan ke departemen yang tepat, atau memberikan informasi yang dibutuhkan
kepada pemanggil.

3. Jadwal Tamu: Mengelola jadwal tamu atau janji temu yang telah dijadwalkan dengan
karyawan atau manajemen perusahaan.

4. Menerima Surat dan Paket: Menerima surat, paket, atau dokumen lainnya yang
dikirimkan melalui pos atau kurir, kemudian mendistribusikannya sesuai kebutuhan.

5. Pengelolaan Ruang Tunggu: Merawat area ruang tunggu, memastikan kebersihannya,

serta menyediakan literatur atau materi informasi yang relevan untuk tamu.

6
6. Mendukung Administrasi: Bekerja sama dengan departemen administrasi dalam
tugas-tugas seperti pengelolaan inventaris, pengadaan peralatan kantor, dan
pengecekan persediaan kantor.

7. Komunikasi Internal: Memastikan komunikasi internal yang efisien dalam

perusahaan, baik melalui email, pesan instan, atau panggilan telepon.

8. Pengaturan Perjalanan: Menyusun rencana perjalanan dan akomodasi untuk anggota

tim atau manajemen perusahaan yang perlu bepergian.

9. Dokumentasi: Mengarsipkan dokumen penting dan mengelola data penting seperti

kontak karyawan, catatan rapat, atau informasi perusahaan.

10. Kerahasiaan: Menjaga kerahasiaan informasi sensitif dan penting yang mungkin
dihadapi dalam pekerjaan.

11. Tanggung Jawab Tambahan: Dalam beberapa kasus, seorang sekretaris yang juga
bertindak sebagai resepsionis mungkin diminta untuk membantu dalam pekerjaan
administratif tambahan seperti penyusunan laporan, mengelola agenda eksekutif, atau
tugas khusus lainnya.

Penting untuk diingat bahwa peran seorang sekretaris yang berperan sebagai
resepsionis sangat tergantung pada ukuran dan jenis perusahaan. Dalam perusahaan
yang lebih besar, peran ini mungkin lebih spesifik, sementara dalam perusahaan yang
lebih kecil, seorang sekretaris mungkin memiliki lebih banyak tanggung jawab dan
keterlibatan dalam berbagai aspek operasional kantor.

7
D. CARA MELAYANI TAMU
Tamu kantor adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang kesebuah
perusahaanuntuk tujuan kepentingan tertentu. Sedangkan salah satu tugas sekretaris
adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan tersebut. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu pimpinan di kantor. Akan tetapi seorang sekretaris tidak dapat
menerima tamu begitu saja melainkan ada etikadan tata cara aturan tersendiri dalam
menerima tamu.
Setiap perusahaan akan selalu berhubungan dengan tamu, mulai dari
pelanggan, mitra bisnis, pemerintah, dan lain-lain. Maka dari itu, seorang sekretaris
atau resepsionis perlu mempelajari cara menerima tamu di kantor dengan baik.
Mengutip dari Jurnal Pendidikan Konvergensi, tamu kantor adalah seseorang
atau kelompokyang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Tamu-
tamu tersebut tentuingin disambut dan dilayani dengan baik oleh pihak kantor.
1. Tata cara menerima tamu di kantor
Dihimpun dari buku Manajemen Perkantoran Profesional karya Wildan
Zulkarnain dan RadenBambang Sumarsono, berikut adalah tata cara menerima
tamu di kantor yang perlu dipahami oleh seorang sekretaris atau resepsionis:
Pelayanan Tamu
•Saat tamu datang, resepsionis atau sekretaris harus menghentikan sejenak
pekerjaannyadanmemberi perhatian kepada tamu. Segera sambut, terima, dan
persilakan tamu untuk duduk.
•Jangan biarkan tamu untuk menunggu terlalu lama. Jika sekretaris atau
resepsionis sudahtahu ada tamu yang datang, segera temui dengan sopan santun dan
berwibawa.
•Selain itu, penerima tamu perlu mengenali identitas dan mengetahui maksud
kedatangantamudengan meminta tamu untuk mengisi buku tamu. Hal ini penting
untuk menghindari adanyakeinginan terselubung dari seorang tamu.
•Basa-basi dengan tamu boleh dilakukan, tetapi jangan biarkan tamu
berbicara tidak karuan. Jika tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke
tujuan yang sebenarnya dengansikapyang ramah dan bijak.

2. Identifikasi Tamu Mengingat banyaknya tamu yang ingin menemui pimpinan, maka
seorang sekretaris atauresepsionis harus pandai mengidentifikasi. Mana tamu yang
8
dapat ditangani sendiri, harusdengan pimpinan, atau disalurkan ke pejabat lain.
Berikut adalah cara melayani berbagai jenistamu:
• Tamu dengan Perjanjian Sekretaris atau resepsionis harus segera melapor
atau menelepon pimpinan ketika tamutelahdatang. Jika pimpinan sudah siap
menerima tamu, antarkan tamu ke tempat pimpinan ingin menemuinya.
• Tamu tanpa Perjanjian Sekretaris atau resepsionis harus meminta tamu
untuk mengisi buku tamu dan segera menanyakan kesediaan pimpinan
untuk menemuinya. Jika pimpinan tidak bersedia menemuinya karena suatu
hal, sampaikan kepada tamu secarasopan agar tamu tidak tersinggung atau
salah paham. Namun, apabila pimpinan bersedia menerima tamunya
kembali pada lain waktu, buatkanperjanjian. Jika tamu disalurkan kepada
pejabat/unit lain, segera beritahu yang bersangkutan.
• Tamu Keluarga atau Teman Pimpinan Segera lapor ke pimpinan jika ada
keluarga atau kerabat atau teman pimpinan datang kekantor. Apabila
pimpinan siap menerima, sekretaris atau resepsionis tersebut harus
mengantar tamumenemui pimpinan.
• Tamu Rutin Bila sedang tidak ada tamu lain, sekretaris atau resepsionis
dapat segera mempersilakantamuuntuk menemui pimpinan. Namun, apabila
sedang ada tamu lain, minta tamu tersebut untukmenunggu atau menjadwal
ulang pertemuan.
• Tamu VIP (Very Important Person) Sekretaris atau resepsionis harus segera
melapor ke pimpinan. Sebab, khusus tamu VIP, pimpinan sendirilah yang
akan menemui dan menyambut secara langsung di lobby atauruangtamu.

9
E. CARA MEMBUAT DAN MEMBATALKAN JANJI DENGAN TAMU
Bagi kamu seorang pebisnis, pengusaha, konsultan, pekerja kantoran, dan
profesi lainnya yang erat dengan kepentingan bisnis, pasti sudah tidak asing dengan
yang namanya “membuat janji pertemuan” atau making appointment. Entah itu janji
temu dengan client, supplier, customer, etc.
Tak hanya itu, appointment juga berlaku untuk mengatur agenda atau aktivitas
penting lainnya, seperti wawancara kerja, kunjungan dokter, pembuatan paspor dan
visa, and so on so forth.
Nah, tahukah kamu? Membuat janji pertemuan-termasuk mengubah atau
membatalkannya- adalah salah satu skill penting yang harus kita kuasai, lo. Why?
Bagi beberapa orang, sebuah pertemuan harus diatur dalam sebuah agenda untuk
menghindari kesalahan waktu, atau menghindari waktu yang terbuang dengan sia-sia
karena sebelumnya tidak ada janji yang dibuat dengan jelas. Hmm,
kenapa harus pakai bahasa Inggris? As we know, saat ini kita hidup di era
global. Artinya, kita berpotensi untuk berkenalan, menjalin relasi, hingga membuat
janji temu dengan banyakorang dari luar negeri. Bahkan tidak menutup kemungkinan
suatu saat nanti kamu memiliki client dari luar negeri dan harus mengatur
appointment untuk online meeting. Who knows?
Tak hanya itu, appointment juga berlaku untuk mengatur agenda atau aktivitas
penting lainnya, seperti wawancara kerja, kunjungan dokter, pembuatan paspor dan
visa, and so on so forth.
Membuat janji pertemuan-termasuk mengubah atau membatalkannya- adalah
salah satu skill penting yang harus kita kuasai, lo. Why? Bagi beberapa orang,
sebuahpertemuan harus diatur dalam sebuah agenda untuk menghindari kesalahan
waktu, ataumenghindari waktu yang terbuang dengan sia-sia karena sebelumnya tidak
ada janji yangdibuat dengan jelas.
Hmm, kenapa harus pakai bahasa Inggris? As we know, saat ini kita hidup di
era global. Artinya, kita berpotensi untuk berkenalan, menjalin relasi, hingga
membuat janji temu dengan banyakorang dari luar negeri. Bahkan tidak menutup
kemungkinan suatu saat nanti kamu memiliki client dari luar negeri dan harus
mengatur appointment untuk online meeting. Who knows?
Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris
1. Greetings (Menyapa Lawan Bicara)
Untuk membuat janji, sebelumnya kamu perlu menyapa lawan bicara dengan
ramah dansopanterlebih dahulu. Buka percakapan melalui sapaan hangat agar
pembicaraan bisa terdengar nyaman dan meyakinkan di telinga lawan bicara.
Jangan lupa untuk sesuaikan greetingdengansuasana, keadaan, serta siapa yang
sedang kita ajak bicara.
2. Introduce Yourself (Perkenalan Diri)
Jika kamu ingin membuat perjanjian atas nama perusahaan, atas nama orang
lain, atauinginmengatur appointment dengan seseorang yang belum dikenal, jangan
lupa untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu. Make sure bahwa orang yang akan
kamu ajak untukbertemu sudah mengenalmu dengan baik ya!

3. Express your purpose (Sampaikan Tujuan)

10
 Setelah perkenalan, kamu bisa sampaikan apa tujuanmu pada lawan bicara,
yaitu ingin membuat janji pertemuan. Contoh: Good morning. This is Intan Aulia.
I’m calling on behalf of Dr Adams and would like to arrangean appointment with
Mr Edward Cullen. (Selamat pagi. Ini Intan Aulia. Saya menelepon atas nama Dr
Adams dan ingin membuat janji dengan Tuan Edward Cullen.) Hello, this is
Marsha. I am calling from Ruangraya.com and would like to set up an
interviewwith you. (Halo, ini Marsha. Saya menelepon dari Ruangraya.com dan
ingin mengatur wawancara denganAnda.)

4. Asking for a time (Tanyakan Waktu)

Sebelum menentukan atau menyepakati jadwal, tentu kamu perlu bertanya
terkait ketersediaanorang yang ingin kamu temui. Dalam hal ini, kita perlu mencari
tahu kapan waktu luang yangmereka miliki di sela-sela kesibukan mereka. Berikut
beberapa contoh bentuk pertanyaannya:
When are you free?
When would you have time?
When do you have time?
When would it suit you?
When are you available?
Pertanyaan di atas bersifat “open question,” sehingga memungkinkan rekanmu
untuk menjawabsesuai dengan agenda yang sudah mereka miliki sebelumnya.
Namun, jika orang yang kamutuju memiliki jadwal yang cukup padat, atau kamu
memiliki pembahasan penting dan urgent, maka ada baiknya untuk langsung
mengajukan saran waktu pertemuan.
5. Don’t Forget to Say Thanks (Ucapkan Terima Kasih)
Jika orang yang dituju sudah meluangkan waktunya untuk mengatur jadwal
bertemu denganmu, jangan lupa untuk sampaikan terima kasih. Tak hanya itu, jika
pada akhirnya appointment yangdibuat ada perubahan jadwal, belum pasti, atau
masih dalam tahap konfirmasi, setidaknyamereka sudah mengusahakannya
untukmu.

Untuk membatalkan janji temu kantor, ada beberapa langkah yang perlu Anda
ikuti untuk memastikan bahwa pembatalan dilakukan dengan sopan dan
profesional. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Segera Beritahu Pihak Terkait: Ketika Anda menyadari bahwa Anda harus
membatalkan janji temu, segera beri tahu pihak yang terlibat secepat mungkin.
Semakin cepat Anda memberi tahu mereka, semakin baik, karena ini memberi mereka
cukup waktu untuk mengatur ulang jadwal mereka.
2. Hubungi Secara Langsung: Berbicara langsung dengan pihak yang terlibat adalah cara
terbaik untuk memberi tahu mereka tentang pembatalan. Jika tidak memungkinkan
untuk berbicara langsung, Anda dapat mengirimkan email atau pesan teks dengan
pemberitahuan pembatalan.
3. Beri Alasan yang Jelas: Ketika Anda memberi tahu pihak terkait tentang pembatalan,
berikan alasan yang jelas dan jujur. Ini membantu mereka memahami situasi dan
menghindari ketidakpastian.

11
 4. Mintalah Maaf: Sampaikan permintaan maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan
oleh pembatalan. Hal ini menunjukkan sikap profesionalisme dan sopan.
5. Usulkan Jadwal Alternatif: Jika memungkinkan, usulkan jadwal alternatif atau
tawarkan fleksibilitas dalam mengatur ulang pertemuan. Ini dapat membantu
memperbaiki situasi dan menunjukkan bahwa Anda tetap berkomitmen untuk
menjalani pertemuan tersebut.
6. Konfirmasi Pembatalan: Setelah menghubungi pihak terkait, pastikan Anda mengirim
konfirmasi pembatalan melalui email atau pesan teks. Ini akan memastikan bahwa
pesan pembatalan diterima dengan baik dan dipahami.
7. Tindakan Selanjutnya: Setelah pembatalan berhasil dilakukan, pastikan Anda
mengambil tindakan selanjutnya yang diperlukan, seperti mengatur ulang janji temu
jika perlu atau memberi tahu pihak lain yang terkait dengan perubahan jadwal.
Ingatlah bahwa pembatalan janji temu adalah tindakan yang sebaiknya
dihindari, kecuali dalam situasi-situasi yang benar-benar memerlukan. Selalu
berusahalah untuk menjaga komunikasi yang baik dan profesional dengan pihak
terkait agar mereka memahami situasi Anda dan merasa dihargai.
Kalimat Menolak Appointment:
Selain contoh percakapan, kami juga merangkum beberapa frasa yang kerap digunakansaat
harus membatalkan atau menolak janji bertemu di waktu terakhir atau last minute. Berikut
beberapa contohnya:
1. “I’m sorry, I can’t make it.”
Kalimat di atas bersifat informal biasanya diucapkan saat membicarakan janji
bertemudengan teman atau kolega. Contohnya saat tiba-tiba harus menolak janji
bertemumakan malam, kalimat di atas biasa diucapkan.
2. “I’m sorry, I have to cancel.”
Mengawali kalimat menolak appointment dengan permintaan maaf seperti
“I’msorry” adalah hal yang baik. Lalu sampaikan bahwa kamu terpaksa
membatalkan rencanapertemuan. Kalimat seperti di atas biasanya digunakan saat
menolak rencana bertemulewat sekretaris atau menelepon.
3. “Something has come up.”
Jika kamu tidak bisa memaparkan alasan mengapa janji bertemu tiba-tiba
batal, ucapkan kalimat di atas. Dengan demikian lawan bicara tidak akan mendesak
lebih jauh alasan pembatalannya. Saat kamu mengucapkan kalimat tersebut, artinya
sesuatu terjadi hingga membuat appointment mustahil untuk dilaksanakan.
4. “I was really looking forward to see you, but…”
Penekanan dari kalimat di atas adalah di kata “was” dan “but”. Keduanya
menggambarkan bahwa sebenarnya sangat ingin bertemu memenuhi janji
namunadahal lain yang terjadi. Mengucapkan “I was really looking forward to see
you” mengindikasikan kesungguhan atas rencana bertemu.
5. “Can we reschedule?”
Setelah menolak janji bertemu, penting untuk bertanya kemungkinan lain
untuk menjadwalkan pertemuan kembali. Terutama jika janji bertemunya berkaitan
denganbusiness appointment. Karena kamu yang menolak atau membatalkan

12
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Tujuan Pertemuan: Menjelaskan tujuan atau agenda pertemuan dengan tamu kantor,
termasuk apakah tujuan tersebut tercapai atau tidak.
2. Interaksi dan Kepuasan Tamu: Menilai interaksi dengan tamu kantor, termasuk
tingkat kepuasan atau kesan yang diberikan kepada mereka selama kunjungan.
3. Hasil Bisnis: Menilai dampak kunjungan tamu terhadap aspek bisnis, seperti
penandatanganan kontrak, peningkatan penjualan, atau pencapaian tujuan
perusahaan.
4. Kesempatan Kerjasama: Menyebutkan apakah kunjungan tamu membuka peluang
kerjasama atau kolaborasi di masa depan.
5. Masukan dan Saran: Menyertakan masukan atau saran yang diberikan oleh tamu
untuk perbaikan atau peningkatan dalam hubungan atau layanan perusahaan.
6. Kesimpulan Umum: Merangkum keseluruhan kesan dan hasil kunjungan tamu,
termasuk apakah kunjungan tersebut berjalan dengan baik atau ada aspek yang
memerlukan perbaikan.
7. Tindak Lanjut: Menyebutkan tindak lanjut yang perlu diambil setelah kunjungan
tamu, seperti pengaturan ulang janji temu, tindakan perbaikan, atau komunikasi lebih
lanjut.
Kesimpulan tamu kantor adalah alat penting dalam memahami efektivitas
pertemuan dan interaksi dengan tamu. Ini juga dapat membantu perusahaan
untuk memperbaiki layanan, membangun hubungan yang baik, dan mencapai
tujuan bisnis mereka.

B. Saran
Pembaca yang budiman, kami sadar bahwa masih banyak kekurangan
yang kami miliki, bak dari segi tulisan maupun bahasa yang kami sajikan, oleh
karena itu kami berpesan kepada pembaca,ambilah sesuatu yang positif dari
sebuah coretan yang kami buat,dan semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi
kami mapun pembaca.dan menjadi wawasan kita dalam memahami bahasa
kita sendiri dan sebagai kata,marilah terus berusaha untuk menggapai sebuah
cita-cita yang luhur.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Agusnawar. (2004). Receptionist Hotel. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Arikunto dan Cepi
Safruddin Jabar. (2008). Evaluasi Program Pendidikakn. Jakarta: Bumi Aksara Artikel
HORISON CHARACTER BUILDING by Metropolitan GoldenManagement: 2014

Atmoko, T. (2011). Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah . Jakarta: PT Gramedia

Pustaka. Bagyono. (2012). Teori dan Praktik Front Office . Bandung:

Alfabeta. Darsono, Agustinus. (2000). Kantor Depan Hotel. Jakarta : Grasindo Hadi,
Sutrisno. 2001. Metodologi Research Jilid III. Yogyakarta:

Andi Offset. Lexy J, Maleong. (2007). Metodologi Penelitian Deskriptif Kualitatif.

Bandung:

Rosda. Moh Nazir. 2003. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia, 2003.

Puji, Hartatik, I. (2014). Buku Praktis mengembangkan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta: Laksana.

Permenpan (No.PER/21/M-PN/11/2008) Prinsip Standar Operasional Prosedur (SOP)

Sunarno, Adi. (2006). Front Office Management. Yogyakarta : Andi

14