SEKRETARIS ORGANISASI

Makalah ini dibuat dan diajukan untuk memenuhi tugas kelompok pada mata
kuliah “Pengantar Administrasi Bisnis”.

DOSEN PENGAMPU :

Maria Goretti Wi Endang Nirowati Pamungkas M.Si, Dr.Dra.

Disusun oleh :

Gilang Dwi Murti Nugroho ( 213140507111025 )

Cahyadewi Arisanti Widyatamala ( 213140507111026 )

Muhammad Aldianyah Rizki ( 213140507111027 )

Jurusan Vokasi

Fakultas Administrasi Bisnis

Universitas Brawijaya
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,
Taufik dan Hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini
dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat
dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam
administrasi bisnis.

Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga
kedepannya dapat menjadi lebih baik.

Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman kami yang sangat
kurang. Oleh karena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan
yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

Table of Contents
KATA PENGANTAR............................................................................................................................i
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................ii
BAB 1...............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah..............................................................................................................1
BAB 2...............................................................................................................................................2
PEMBAHASAN..................................................................................................................................2
2.1 Definisi Sekretaris dan Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli..........................................2
2.2 Fungsi Sekretaris....................................................................................................................3
2.3 Peran Sekretaris Terhadap Atasan.........................................................................................3
2.4 Peran Sekretaris Terhadap Bawahan “Pimpinan”..................................................................4
2.5 Tujuan Sekretaris...................................................................................................................4
2.6 Jenis Jenis Sekretaris..............................................................................................................5
2.7 Tugas Sekertaris.....................................................................................................................5
2.8 Kemampuan Wajib Sekretaris................................................................................................6
BAB III..............................................................................................................................................8
PENUTUP.........................................................................................................................................8
3.1 Kesimpulan............................................................................................................................8
3.2 Saran......................................................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................................9

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu organisasi atau perusahaan terdapat struktur organisasi yang membagi tugas
dan wewenang agar bertujuan untuk mempermudah pekerjaan dalam upaya mewujudkan
tujuan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Pada umummya sekretaris ialah orang yang
membantu atasan atau pimpinan dalam mengawasi suatu perusahaan atau organisasi.
Sekretaris membantu pimpinan dalam bidang tata usaha pada suatu organisasi atau
perusahaan. Sekertaris ditinjau dari etimotologinya ialah secretum yang berarti rahasia atau
orang yang memegang rahasia. Sekretaris adalah pembantu utama pimpinan yang merupakan
potensi menentukan dalam berbagai situasi pimpinan yang merupakan potensi menentukan
dalam berbagai situasi kepemimpinan. Ini berarti sekretaris harus orang yang dapat memikul
tanggung jawab, penuh pengabdian, bermutu karena latihan, berpengalaman, dan mempunyai
kepribadian untuk melaksanakan kewajibannya dengan semangat dan tepat guna. Sekretaris
mempunyai arti sama dengan notulen (penulis), walaupun sebenarnya pengertian penulis
disini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini,
orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran atau perusahaan.

1.2 Identifikasi Masalah.

Dalam menyusun makalah ini kami sebagai penulis telah merumuskan beberapa
masalah yang berkaitan dengan Administrasi Bisnis sebagai berikut :

1. Definisi Sekretaris dan Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

2. Fungsi Sekretaris
3. Peran Sekretaris Terhadap Atasan
4. Peran Sekretaris Terhadap Pimpinan
5. Tujuan Sekretaris
6. Jenis-Jenis Sekretaris
7. Tugas Sekretaris
8. Kemampuan Wajib Sekretaris.

1
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Sekretaris dan Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Sekretaris berasal dari bahasa latin yakni “secretum” yang artinya rahasia. Rahasia
yang dimaksud bahwa seseorang yang mengetahui, memiliki semua rahasia organisasi.
Sehingga seorang sekretaris bertugas membantu seluruh orang yang ada di dalam organisasi
sebagai perpanjangan tangan pimpinan. Secara umum, sekretaris merupakan sebuah profesi
administratif yang bersifat mendukung. Nama sekretaris merujuk pada sebuah pekerjaan
kantor yang bertugas menjalankan pekerjaan rutin, tugas administratif atau tugas pribadi dari
pimpinan atau atasannya.

Dalam definisi sekretaris, banyak para ahli yang mengemukakan pendapat dari
pengertian sekertaris itu sendiri, berikut merupakan definisi sekretaris menurut para ahli :

1. Menurut Betty Hutchinson Dan Carol Milano

Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh ursula
Ernawati “2004:1” bahwa pengertian sekretaris ialah seorang profesional, sebagai
profesional, anda diharapkan menampilkan macam-macam tanggung jawab tugas
kesekretarisan dengan penuh kompetensi dapat dipercaya dan berkepribadian.
2. Menurut Hartiti Hendrato Dan Tulus
Menurut Hartiti Hendrato dan tulus “2004:4” bahwa pengertian sekretaris
ialah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran.
3. Menurut Saiman
Menurut Saiman “2002:24” bahwa pengertian sekretaris ialah orang yang
memiliki tugas tentang kegiatan tulis menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu
pekerjaan baik itu perkantoran atau perusahaan.
4. Menurut The Liang Gie
Menurut The Liang Gie “2002:25” yang dikutip oleh Saiman bahwa yang
dimaksud dengan sekretaris ialah seorang petugas yang pekerjaannya

2
 menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi pejabat
penting atau suatu organisasi.
5. Menurut Wursanto
Menurut Wursanto “2002:25” yang dikutip Saiman bahwa arti sekretaris ialah
seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan
pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

2.2 Fungsi Sekretaris

Adapun fungsi sekretaris menurut John Julaiman (1992:31-32) adalah sebagai berikut:

1. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerja sama, mengintegrasikan dan
mensikronisasikan seluruh administrasi kantor, termasuk kegiatan pelayanan teknis
dan administratif bagi seluruh unit organisasi dalam lingkar kantor.
2. Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, mengolah, menelaah, dan
mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan sesuai dengan tugas pokok kantor.
3. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan tata usaha, mengelola dan
membina kepegawaian, mengelola keuangan, peralatan/perlengkapan seluruh kantor.
4. Pembinaan organisasi dan tatalaksana dalam arti membina dan memelihara seluruh
kelembagaan dan ketatalaksanaan kantor serta pengembangannya.
5. Penelitian dan pengembangan dalam arti membina unit penelitian dan pengembangan
sepanjang belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya dalam lingkungan
kantor.

2.3 Peran Sekretaris Terhadap Atasan.

Maksud peran sekretaris terhadap atasan dalam organisasi atau perusahaan yaitu :

1. Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang

baik bagi orang yang ingin berhubungan atau berkomunikasi dengan pimpinan.
2. Sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan
tanggung jawab.
3. Pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan
tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Faktor penunjang berhasilnya fungsi, tugas dan tujuan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan.

3
2.4 Peran Sekretaris Terhadap Bawahan “Pimpinan”.
Maksud peran atau fungsi sekretaris terhadap bawahan pimpinan atau anggotanya
dalam organisasi ataupun perusahaan yaitu :

1. Penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil, yakni peratura
penempatan pegawai yang sesuai akan kecakapan dan kemampuan “rule of the place”.
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
demikian berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-
masing dalam organisasi atau perusahaan.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan
tujuan pekerjaan.
4. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
5. Mengadakan pendekatan keapada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui
kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku
sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.
6. Bagi sekretaris dapat besikap ramah dan komunikatif yang memberikan suasana
hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga dalam menemukan permasalahan
baik dalam organisasi atau perusahaan dapat didiskusikan dan dicari penyelesaiannya.

2.5 Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu :

1. Menjamin kelancaran kegiatan organisasi dan bertanggung jawab dalam aktivitas

rutin dalam perusahaan atau organisasi dan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
2. Sebagai acuan utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam
meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan.
3. Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi.
4. Meningkatkan citra atasan.
5. Memperlancar kegiatan ketatausahaan dikantor seperti mengetik, komputer, kearsipan
dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
6. Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi atau dengan
kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan.
7. Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan
jadwal kerja harian dalam perusahaan atau organisasi.

4
2.6 Jenis Jenis Sekretaris
1. Sekretaris Organisasi.
Sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan
juga berkedudukan sebagi manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang
kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris
kabinet dan sekretaris wilayah dan sebagainya.
2. Sekretaris Pribadi.
Merupakan seseorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk
membantu seseorang dan bersifat pribadi dengan kata lain, sekretaris pribadi ialah
seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
3. Sekretaris Pimpinan.
Merupakan seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas
perkantoran untuk pimpinan tertentu.

2.7 Tugas Sekertaris.

1. Tugas Khusus.
Seorang sekretaris mengerjakan tugas khusus oleh pimpinan perusahaan
merupakan tugas yang tidak setiap hati dikerjakan. Tugas terseut hanya dikerjakan
apabila ada perintah khusus oleh pimpinan. Tugas khusus hanya umumnya
diberikan oleh pimpinan ke sekretaris selaku kepercayaan dari pimpinan yang bias
menyelesaikan tugas yang diberikan.
2. Tugas Kreatif.
Seorang sekretaris melakukan tugas kreatif atas kehendak diri sendiri tanpa
adanya perintah dari pimpinan. Tugas tersebut mempunyai lingkungan tak terbatas
dan seorang sekretaris handal wajib mengerjakan dengan baik.
3. Tugas Rutin.
Tugas seseorang sekretaris biasanya dikerjakan setiap hari tanpa adanya
perinah dari pimpinan. Contoh mengumpulkan surat, dokumen, menerima telepon,
menerima surat masuk, mengecek surat keluar dan membuat surat untuk klien dan
sebagainya.

5
2.8 Kemampuan Wajib Sekretaris.
Seorang sekretaris dapat dikatakan profesioal dan handal jika memiliki beberapa
kemampuan tertentu. Adapun kemampuan yang wajib dimiliki oleh sekretaris :
1. Berkomunikasi Efektif.
Mampu berkomunikasi secara efektif dengan pimpinan perusahaan sangatlah
penting. Seorang sekretaris juga sering berhadapan langsung dengan klien, stakeholder
bahkan mitra bisnis. Memiliki keterampilan komunikasi yang professional, jelas dan efektif
akan memberi kesan kuat kepada pimpinan dan perusahaan.
2. Memiliki Wawasan yang Luas.
Pekerjaan sekretaris tidak terbatas pada penggunaan manajemen, mengirim
email, menerima panggilan, membua janji dan presentasi saja. Sekretaris
membutuhkan pengetahuan yang luas untuk bekerja lebih kreatif dan inovatif.
Memiliki wawasan yang luas adalah hal yang dapat dijadikan patokan untuk membuat
keputusan tepat serta memperluas jaringan.
3. Kecerdasan Emosi.
Kepribadian dan karakter masing-masing orang yang dijumpai sangat
bervariasi, maka menjadi seorang sekretaris membutuhkan pengendalian emosi yang
maksimal. Pengendalian emosi seorang sekretaris merupakan nilai positif bagi
perusahaan.
4. Menguasai Teknologi.
Komunikasi langsung mengharuskan sekretaris berkomunikasi secara
kompeten dan memiliki keahlian untuk membuat presentasi itu sendiri menarik dan
persuasive dengan bantuan teknologi. Sekretaris juga akan menggunakan seperangkat
alat teknologi untuk melakukan komunikasi tidak langsung seperti e-mail, video call
dan lain-lain. Pada seorang sekretaris harus mampu bekerja secara mandiri, handal,
inisiatif, percaya diri dan tinggi.
5. Keterampilan Perencanaan.
Pimpinan perusahaan sering tidak akan punya keterampilan perencanaan yang
baik sangat dicari oleh perusahaan. Jika sekretaris melakukan perencanaan jadwal
dengan buruk, dapat memiliki dampak negative pimpinan perusahaan serta internal
dan eksternal perusahaan itu sendiri.
6. Teliti Terhadap Detail.
Para pemimpin perusahaan yang memiliki keterlibatan tinggi dalam operasi
sehari-hari dari bisnis mereka masing-masing dan tidak sempat untuk memperhatikan

6
 detail kecil. Disini sekretaris dituntut untuk menjadi sangat teliti terhadap detail secara
konsisten terhadap perencanaan dan jadwal kegiatan pimpinan perusahaan.
7. Berkomitmen.
Komitmen seorang sekretaris dalam melakukan tugasnya menjadi sangat
penting. Perusahaan sangat menghargai sekretaris yang berkomitmen, berdedikasi dan
memiliki etos kerja yang kuat.

7
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris profesional adalah
seseorang yang ahli dalam bidang korespondensi, surat-menyurat, mengarsip warkat-warkat,
dan membantu tugas pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Untuk menjadi seorang
sekretaris profesional ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu : kepribadian yang baik,
pola piker yang positif, perilaku bekerjayang efisien dan dapat membangun hubungan dengan
berbagai pihak serta ditunjang dengan penampilan yang menarik. Macam-macam sekretaris
dapat dibedakan dari tiga segi : luas ruang lingkup dan tangungjawab, kemampuan dan
pengalaman kerja dan spesialisasi bidang kerja. Tugas seorang sekretaris adalah membantu
pekerjaan pimpinan dan menjaga kerahasiaan pimpinan. Sekretaris profesional adalah
seseorang yang sudah ahli dalam bidangnya dan menyelesaikan pekerjaan pimpinan dengan
baik

3.2 Saran
Kami ucapkan terima kasih terhadap semua pihak yang sudah berpartisipasi di dalam
pembuatan makalah ini sehingga bisa diselesaikan tepat pada waktunya. Kami berharap
makalah yang kami buat ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca, dan agar makalah
ini dapat dipahami dengan cermat kami himbau untuk membaca makalah ini dengan teliti dan
dengan seksama.

8
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.dosenpendidikan.co.id/sekretaris-adalah/

https://materibelajar.co.id/definisi-sekretaris/

https://www.linovhr.com/tugas-sekretaris/