Peran, Tugas, Fungsi dan

1 Kompetensi Sekretaris
Disiapkan oleh Mbakyu Evi untuk Prakerja

These slides are distributed under the Kita Kompeten License.

These slides for educational purposes. Do not distribute these slides for commercial purposes.
 PERATURAN KELAS

Perhatikan Tempat Jaga Kesehatan Evakuasi

Belajar
Jangan ada kabel yang
mengganggu aktivitas belajar dan
risiko tumpahan bahan cair di
sekitar tempat belajar
Jika sakit, segera informasikan Jika terdapat hal yang
kepada pengajar membahayakan segera tinggalkan
tempat belajar dan mencari tempat
keluar yang ada
Pernahkah Anda bertemu dengan Sekretaris
Jika Anda pergi ke sebuah kantor dan bermaksud untuk menemui pimpinan kantor,
pertama kali Anda akan bertemu dengan seorang Sekretaris.

Menurut Anda, apa peran, tugas, fungsi dan tanggung jawab seorang Sekretaris
yang pernah Anda temui?

Ceritakan pengalaman Anda!

Materi
Pembelajaran
Peran, Tugas, dan Kompetensi Sekretaris
Peran Penting Sekretaris Profesional
Kiat Menjadi Sekretaris Handal dan Profesional
Sikap Mental Sekretaris Profesional

Sumber :
SKKNI No SKKNI No. 183 Tahun 2016, Unit N.821100.001.02, Unit N.821100.005.01, Unit
N.821100.008.01, Unit N.821100.009.02, Unit N.821100.010.02, Unit N.821100.013.02
Handbook of Experiental Learning
Peran, Tugas,
dan Kompetensi
Sekretaris
Pendahuluan
Sekretaris adalah posisi penting dan vital dalam sebuah organisasi. Seorang
sekretaris harus dapat menjalankan berbagai tugas dan tanggung jawab yang
kompleks dengan efisiensi dan profesionalisme. Namun, tidak semua orang dapat
menjadi seorang sekretaris yang kompeten. Menjadi sekretaris yang baik
memerlukan kompetensi dan keahlian yang tepat.

Sekretaris yang kompeten sangat dibutuhkan dalam menunjang kelancaran

operasional perusahaan atau organisasi. Kompetensi yang dimiliki oleh seorang
sekretaris akan mempengaruhi kelancaran kerja dan produktivitas perusahaan
atau organisasi. Maka dari itu, penting bagi sekretaris untuk terus meningkatkan
kompetensi dan kemampuan untuk dapat memberikan kontribusi yang lebih besar
bagi perusahaan atau organisasi tempat bekerja.
Sekretaris merupakan profesi yang memiliki posisi sangat penting pada suatu
perusahaan dalam membantu dan mengelola tugas-tugas administrasi pimpinan
sehingga sekretaris dijadikan sebagai pimpinan muda. Sekretaris diharuskan
memiliki kompetensi dalam bidang kesekretarisannya.

Sekretaris juga merupakan salah satu profesi yang berorientasi pada pemenuhan
kebutuhan dunia industri. Seiring dengan perkembangan teknologi serta tuntutan
dunia usaha di era globalisasi ini kebutuhan informasi semakin cepat dan bahkan
dalam hitungan detik informasi senantiasa mengalami perubahan, disaat itu tugas
pimpinan menjadi semakin luas dan kompleks. Pimpinan tidak mungkin melakukan
tugas pokoknya itu sendiri melainkan harus dibantu oleh seorang sekretaris yang
cakap dan mampu melaksanakan peran dan tugasnya.
PENGERTIAN SEKRETARIS
Menurut Darmo (2014), sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti
rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus (2004:4), sekretaris adalah orang yang membantu
seseorang dalam hal ini adalah pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

Menurut Saiman (2002:24), sekretaris adalah seorang yang memiliki tugas mengenai
aktivitas tulis-menulis atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk
perkantoran atau perusahaan.

Menurut The Liang Gie (2002:25), sekretaris adalah seorang yang pekerjaannya
menyelenggarakan urusan surat-menyurat bagi pejabat penting pada suatu organisasi
atau perusahaan.
Peran Sekretaris

Peran Sekretaris pada pimpinan

1. Sebagai penghubung diantara pemimpin dengan orang atau
organisasi lain, misalnya melalui surat, telepon atau media
lainnya.
2. Menjadi sumber informasi dan juga penunjang bagi seorang
pemimpin.
3. Sebagai perpanjangan tangan dari pemimpin ke anggota.
4. Sebagai wakil atau alternatif, dari pemikiran pemimpin di dalam
suatu keadaan tertentu.
Peran Sekretaris

Peran Sekretaris pada karyawan

1. Sebagai penghubung diantara karyawan dan pimpinan.
2. Menjadi seorang pengawas, motivasi, dan kebijakan atas
kinerja setiap karyawan di dalam perusahaan, sebagai
bentuk perpanjangan tangan pimpinan.
Tugas Sekretaris
Menjalankan perintah dari pimpinan
Sekretaris memiliki kewajiban dalam menjalankan perintah pempinan
perusahaan, seperti mencari informasi, mengumpulkan data, membuat
surat, membuat notulen rapat, membuat materi presentasi.

Membantu segala pekerjaan pimpinan

Kewajiban lainnya dari sekretaris adalah membantu segala pekerjaan
pemimpin. Misalnya dengan menggantikan pimpinan ketika pemimpin
sedang tidak bisa hadir. Serta memantau dan memastikan segala
program kerja, sudah berjalan sesuai dengan rencana.
Selain itu, Sekretaris juga memiliki tugas menyambut tamu perusahaan.
Tugas Sekretaris
Melakukan korespondensi dan kearsipan
Sekretarus memiliki tugas untuk mencatat, menerima surat
masuk dan membuat surat ke luar serta mendokumentasikan
seluruh dokumen kesekretariatan dengan tepat.
Sekretaris harus memastikan dokumen yang diarsipkan telah
memenuhi syarat hukum yang berlaku.

Mengatur jadwal pimpinan dan membuat notulensi pertemuan

Sekretaris memiliki tugas untuk membuat rencana kerja pimpinan dan
mengatur jadwal pimpinan seperti jadwal rapat, jadwal pertemuan
dengan klien bahkan untuk urusan pribadi seperti jadwal ke dokter,
jadwal olah raga, dan lain sebagainya.
Selain itu, Sekretaris juga mencatat point penting dalam pertemuan
pimpinan dengan berbagai pihak dalam bentuk notulen dan
mendistribusikannya ke pihak yang terkait
Tugas Sekretaris
Sebagai penghubung antara berbagai pihak
Sekretaris harus mampu menjadi penjadi jembatan penghubung
antara berbagai pihak, baik lisan maupun tertulis seperti membuat
surat, selebaran atau broadcast message.
Bahkan Sekretaris harus mampu menyampaikan aspirasi karyawan
kepada pimpinan.

Sebagai penghubung antar pemimpin dengan orang yang berasal

dari luar organisasi
Sekretaris harus mampu menyeleksi tamu yang ingin bertemu dengan
pimpinan berdasarkan kepentingan dan urgensinya.
 Fungsi Sekretaris

Funsi Primer Fungsi Sekunder

Fungsi utama secara administratif, yang

Fungsi sekunder yaitu kepanjangan tangan

menunjang segala kegiatan organisasi.

pemimpin, dalam hal ini memantau

Seperti pengelolaan surat-surat, baik

segala aktivitas anggota, menjadi

surat yang masuk maupun surat yang

jembatan penghubung anggota dengan

keluar, kearsipan data, mengatur segala

pemimpin, dan jalur aspirasi anggota

agenda kegiatan, agenda rapat dan lain

pada pemimpin atau dari pemimpin ke

sebagainya yang sifatnya organisasi. anggota.

 Kompetensi Sekretaris

Komunikasi Berpikir Logis Bahasa Asing

Analisa Administratif Teknologi

Peran Penting
Sekretaris
Profesional
Sekretaris itu....
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk
membantu dalam bidang keorganisasian (supporting
staff) serta melaksanakan fungsi perkantoran sehingga
manajer dapat melaksanakan tugasnya secara lebih
terfokus pada peran manajerial.

Dari beberapa atau banyak bawahan yang bekerja di

suatu perusahaan, sekretaris merupakan posisi yang
paling penting dan dekat dengan kegiatan manajer
sehingga sering kali menjadi tangan kanan serta
kepercayaan dari manajer. Sekretaris juga menjadi
orang yang pada umumnya mengetahui seluruh
rencana kebijakan yang dibuat manajer.
“Every business person dreams of having
the perfect administrative assistant, and
every administrative assistant dreams of
having the perfect boss”
Stroman, Wilson, dan Wauson (2008)
 PERAN SEKRETARIS
Peran strategis.
Sebagai pusat informasi maka seorang sekretaris menjalankan perannya di dalam
organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan performasi
perusahaan melalui kelancaran arus informasi internal maupun eksternal.

Peran teknis
Seorang sekretaris mempunyai kemampuan menunjang kinerja pimpinan dengan
menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan pengambilan
keputusan,

Peran pendukung
Seorang sekretaris memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya
dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran
Peran Pentingnya.....
Pembantu/tangan kanan/asisten pribadi pimpinan
Sekretaris mempunyai peran penting yang membantu
segala keperluan pimpinan sehingga tugas pimpinan
menjadi lebih lancar.

Sekretaris dalam hal ini harus cekatan dan gesit

memenuhi kebutuhan dari pimpinan
Pengelola informasi.
Informasi dapat masuk melalui surat, telepon, fax, atau sarana
lainnya. Sekretaris memiliki peran dan tanggung jawab
mengelola segala informasi yang masuk untuk disampaikan
kepada pimpinan.

Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan jika

perlu mencari informasi yang dibutuhkan pimpinan. Informasi
yang ada, apalagi yang bersifat penting atau rahasia, harus
benar-benar dijaga kerahasiaannya sehingga tidak sampai
bocor atau digunakan untuk hal-hal yang merugikan
perusahaan.

Informasi yang ada pada sekretaris nantinya akan digunakan

oleh pimpinan dalam hal antara lain pembuatan keputusan.
Penghubung atau Humas

untuk mempertemukan pihak lain dengan pimpinan, peranan

sekretaris sangat penting sehingga pertemuan tersebut dapat
berjalan dengan lancar dan menguntungkan perusahaannya.

Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu,

sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan atau
menjadi penyampai informasi dari pihak luar.

Peranan sekretaris dengan demikian adalah sebagai penghubung

atau penyampai informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain.
Pengatur tamu pimpinan.

Sekretaris juga berperan dalam mengatur tamu yang akan

menemui pimpinan. D

alam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang dapat

dan tidak dapat bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya
supaya diatur jadwalnya, dan tidak saling bertabrakan.

Jika tamu yang akan berkunjung tidak diatur maka tugas dan
kegiatan pimpinan akan terganggu
Pemelihara kondisi dan lingkungan kerja.
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan
keselamatan dan kesehatan pimpinan, termasuk di dalamnya
menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga
pimpinan merasa nyaman dalam mengerjakan tugas-
tugasnya.
Kiat Menjadi
Sekretaris
Handal dan
Profesional
Kiat Menjadi Sekretaris Profesional

Sekretaris dapat didefinisikan sebagai profesi seseorang yang membantu

seorang pemimpin atau badan pimpinan suatu perusahaan yang memiliki
tanggung jawab dan bertugas pada bidang administrasi dan perkantoran.

Jika berminat untuk terjun dalam bidang profesi sekretaris tentu saja harus
mengerti mengenai tugas-tugasnya. Tak hanya mengerti tugas dan
tanggung jawab sebagai sekretaris, kamu harus mampu menjadi sekretaris
yang baik dan professional agar segala urusan perusahaan dapat terurus
dengan rapi dan baik
Jadi Sekretaris Profesional itu.....
Mempunyai etika yang baik
Etika yang baik dalam berbicara, perbuatan, dan bertemu dengan

tamu pimpinan. Seorang sekretaris harus memiliki etika yang baik

karena akan mencerminkan citra perusahaan.

Public Speaking yang baik

Sekretaris yang baik dan professional harus mampu berbicara
dengan orang lain dan berbicara di depan umum. Ini karena seorang
sekretaris terkadang akan menggantikan pimpinan untuk meeting
atau pertemuan-pertemuan dengan Klien.
Jadi Sekretaris Profesional itu.....
Memiliki Kepribadian yang baik
Seorang sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik. Artinya,
sekretaris harus ramah, disiplin, saling menghormati, dan bertanggung
jawab pada tugasnya. Tak hanya dengan pimpinan atau client,
seorang sekretaris harus memiliki atau menerapkan kepribadian baik
pada sesama rekan kerja lainnya.

Bisa menjaga rahasia

Seorang sekretaris juga harus mampu menjaga rahasia dan dapat

dipercaya. Ini karena seorang sekretaris dominan lebih banyak
berurusan dengan pemimpin perusahaan sehingga terkadang rahasia
perusahaan pun harus diketahuinya.
Jadi Sekretaris Profesional itu.....
Update Pengetahuan dan Teknologi
Seorang sekretaris harus mampu menyesuaikan perkembangan jaman
dengan banyaknya dan variasi teknologi untuk menunjang perusahaan
semakin berkembang maju
Sekretaris yang harus mampu dan mengerti mengoperasikan peralatan
kantor berbasis teknologi agar pekerjaan semakin mudah dan cepat.

Paham akuntansi dan pembukuan

Seorang sekretaris tentu saja harus mengerti dan paham mengenai
akuntansi maupun pembukuan. Karena ini merupakan tugas sehari-
harinya maka dari itu sekretaris yang baik tentu saja harus mampu
kedua bidang ini
Jadi Sekretaris Profesional itu.....
Kemampuan bahasa asing
Salah satu cara menjadi sekretaris yang baik adalah menguasai bahasa
internasional seperti bahasa Inggris. Ini karena, sekretaris terkadang akan
diberi tugas untuk menemui relasi atau klien dari luar negeri. Hal inilah
yang akan menambah nilai plus dan memperlancar kegiatan bisnis
perusahaan.

Mampu memahami karakter atasan

Seorang sekretaris adalah bagian paling terdekat dengan atasan. Seluruh
pekerjaan maupun bisnis akan selalu berurusan langsung dengan atasan.
Sebaiknya, sekretaris mampu memahami karakter atasan agar dalam
berkomunikasi maupun menjalin hubungan akan berjalan dengan lancar
dan baik tanpa salah paham.
Jadi Sekretaris Profesional itu.....
Berpenampilan menarik
Selain selalu memperhatikan sikap dan etika, seorang sekretaris harus
mampu berpenampilan menarik dan menjaga penampilan tetap segar.
Gunakan make up sewajarnya dan selalu memperhatikan kebersihan dan
kerapian tubuh.

Cekatan, cermat dan teliti

Karena tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris selalu berhadapan
dengan pembukuan, kearsipan, perhitungan, maka dari itu sekretaris yang
baik harus selalu bekerja dengan cermat dan teliti agar seluruh pekerjaan
dapat dilakukan dan mendapatkan hasil yang baik.
Sikap Mental
Sekretaris
Profesional
Profesionalitas Sekretaris

Ukuran profesionalitas seseorang Sekretaris bisa dilihat dari dua sisi yaitu teknis
keterampilan atau keahlian yang dimilikinya, serta hal-hal yang berhubungan dengan
sifat, watak, dan kepribadiannya. Secara profesional, ada sejumlah syarat-syarat seorang
sekretaris profesional.

Menjadi Sekretaris dituntut untuk mampu menyelesaikan tugasnya secara rapi, benar,
handal dan profesional. Sekretaris harus mampu membangun citra baik perusahaan di
mata pelanggan maupun mitra usahanya. Pekerjaan seorang sekretaris merupakan
pekerjaan multi fungsi yang harus dikerjakan dalam waktu yang mungkin bersamaan.

Dikarenakan kompleksitas pekerjaan Sekretaris, maka untuk menjadi Sekretaris yang

profesional harus memiliki sikap mental yang positif.
Sikap Mental Sekretaris Profesional

Kepribadian
Syarat yang terkait kepribadian memegang peranan penting dalam
menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyaratnya kepribadian
lebih dominan dibandingkan prasarat lainnya. Kepribadian yang menarik
adalah kepribadian yang dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka,
penuh rasa tanggungjawab, loyalitas, sopan, jujur, empati, problem solver,
tulus, pendengar yang baik, dan bisa menjaga image perusahannya.
Adaptif
Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas
organisasi. Diantaranya pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugastugas,
struktur organisasi dan personil organisasi

Mau Belajar
Memiliki keinginan memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan

posisinya sebagai seorang sekretaris. Misalnya, pengetahuan bahasa baik

bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan. Selain juga

memiliki pengetahuan bidang administrasi dan manajerial.

Terampil
Syarat Sekretaris Profesional secara keterampilan, artinya sekretaris
disamping dituntun mempunyai pengetahuan juga keterampilan
menerapkan pengetahuannya untuk bekerja.
Keterampilan yang dituntut meliputi: Keterampilan berkomunikasi,
korespondensi, tata kearsipan dan terampil dalam melakukan aktivitas kerja
kantor lainnya

Bertanggung Jawab
Sekretaris yang profesional memiliki sikap bertanggung jawab terhadap
penyelesaian pekerjaannya.
 Kesimpulan

Sekretaris adalahseorang yang memiliki tugas mengenai aktivitas tulis-menulis

atau kegiatan catat-mencatat suatu pekerjaan baik itu untuk perkantoran atau
perusahaan.
Kompetensi seorang Sekretaris adalah mampu berkomunikasi dengan baik,
berpikir logis, menguasai bahasa asing, pandai menganalisa, menjalankan
fungsi administratif dan menguasai teknologi
Peran Sekretaris meliputi peran strategis, peran teknis dan peran pendukung
Sikap mental yang perlu dimiliki seorang Sekretaris adalah memiliki kepribadian
positif, adaptif, mau belajar, terampil dan bertanggung jawab.
 Praktek - Menjelaskan Pentingnya Sekretaris di Perusahaan

Yuk kita coba menjelaskan pentingnya Sekretaris di

perusahaan.
 10
Terima Kasih
Mbakyu Evi
0811-1992-709
Call Center Kita Kompeten
0812-1000-7012

Email
evi.erwiyati@gmail.com