MAKALAH

KESEKRETARIATAN

Tugas Mata Kuliah Kesekretariatan

Dosen : Bapak Drs. Suharmanto, M.Si.

Disusun Oleh :

1. Linda Fitriani (3.51.20.3.17)

2. Silviana Nurul Aulia (3.51.20.3.28)
3. Syifa Rachma Fadlila (3.51.20.3.29)

Kelas : AB-1D

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat
serta kasih-Nya, atas anugerah hidup serta Kesehatan yang telah kami terima, dan petunjuk-
Nya sehingga memberikan kemudahan bagi kami dalam Menyusun makalah ini. Dalam
makalah ini kami selaku penyusun akan menyajikan topik tentang “Kesekretariatan” yang di
dalamnya akan mencakup penjelasan tentang pengertian kesekretariatan, hubungan antara
kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Dosen Kesekretariatan, Bapak Drs.

Suharmanto, M.Si. yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan
dan wawasan tentang kesekretariatan. Kami juga mengucapkan terima kasih untuk pihak-
pihak yang telah membantu, baik secara materi maupun non materi sehingga makalah ini
dapat terselesaikan dengan baik. Penulis berharap agar makalah ini mampu memberikan
pemahaman tentang materi kesekretariatan.

Kami selaku penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang ada relevansinya dengan penyempurnaan makalah ini sangat
kami harapkan dari pembaca. Semoga makalah ini mampu memberikan manfaat dan mampu
memberikan wawasan kepada para pembaca.

Demikian yang dapat kami sampaikan. Akhir kata, semoga makalah berjudul
kesekretariatan ini dapat bermanfaat.

Semarang, 7 April 2021

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang................................................................................................ 1

1.2 Rumusan masalah........................................................................................... 1

1.3 Tujuan pembahasan........................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Kesekretariatan............................................................................. 3

2.2 Hubungan antara Kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris........................ 4

2.3 Macam-macam sekretariat............................................................................. 6

2.4 Peranan dan lingkup tugas sekretariat............................................................ 7

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan..................................................................................................... 11

3.2 Saran............................................................................................................... 11

REFERENSI.................................................................................................................... 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun

sosial dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara berhasil guna dan berdaya guna
memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu
yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus
pula ditetapkan kaitan kerjasama antara satu pihak dengan pihak lainnya yang
pelaksanaannya harus sistematis, sehingga dapat dijadikan acuan bagi para
pelaksananya. Dalam semua organisasi baik organisasi kecil sampai besar pasti
membutuhkan seorang sekretaris untuk menjalakan tugas kesekretariatannya.

Sekretaris adalah pegawai yang bekerja di bagian sekretariat yang bekerja

dalam organisasi yang bertugas dalam membantu pimpinan menyelesaikan setiap
pekerjaannya dan menjalankan roda perusahaan/kantor ataupun organisasi. Tugas
sekretaris perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam melaksanakan tugas-
tugas harian, baik tugas rutin maupun tugas khusus. Oleh karena itu, sekretaris
dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar dalam menghadapi rintangan, mampu
bersikap dewasa, memiliki pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas – tugas
tersebut dan mengikuti perkembangan yang ada agar sekretaris dapat menyesuaikan
dengan lingkungan kerja serta lebih efektif dan efisien dalam mendukung kelancaran
tugas.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari kesekretariatan?

2. Apa hubungan antara kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris?

3. Apa saja macam-macam dari sekretariat?

4. Apa peranan serta lingkup tugas dari sekretariat?

1.3 Tujuan Pembahasan

1
1. Dapat mengetahui pengertian dari kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris

2. Dapat mengetahui hubungan antara kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris

3. Dapat mengetahui macam-macam dari sekretariat

4. Dapat mengetahui peranan serta lingkup tugas dari sekretariat

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Kesekretariatan, Sekretariat, dan Sekretaris

Pengertian Kesekretariatan menurut pendapat Saiman (2002:33),

Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat yakni menunjukkan
tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis
dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai arti dalam suatu proses, dan
baru dapat dikatakan sebagai administrasi jika proses usaha tersebut dilakukan oleh
sekelompok manusia yang disebut organisasi.

Semua proses kegiatan pengelolaan dan administrasi bisa disebut sebagai

Administrasi Kesekretariatan. Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan
proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
tugas - tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi. Adapun kesekretariatan dapat diartikan sebagai segala pekerjaan atau
aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Sedangkan pengertian sekretariat menurut
The Liang Gie (1986), dalam Kamus Administrasi Perkantoran adalah: “Sekretariat
merupakan sebutan untuk suatu organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan
berbagai kerja ketatausahaan”.

Menurut Webster’s Third New International Dictionary (1982), sekretariat adalah:

● The office of position of a secretary

● a secretarial corps (as in a business office): the working force of secretaries or
the clerical staff of an organization:
○ The government administrative department presided over by a secretary
general or cabinet secretary.
○ The quarters occupied by a government secretariat.
○ The staff of the secretariat.

3
 Artinya kurang lebih:

● Kantor atau posisi seorang sekretaris

● Suatu kelompok pekerja sekretaris (seperti dalam suatu kantor/ perusahaan):
Suatu kerja yang terdiri dari sekretaris-sekretaris atau staf kantor dari suatu
organisasi:

o Bagian administrasi pemerintah yang diketuai oleh seorang sekretaris jenderal,

atau sekretaris kabinet.

o Suatu tempat yang dikuasai oleh suatu sekretariat pemerintah.

o Staf sekretariat.

Sedangkan sekretaris adalah pegawai yang bekerja di kantor yang bekerja

dalam organisasi yang bertugas dalam membantu pimpinan menyelesaikan setiap
pekerjaannya dan menjalankan roda perusahaan/kantor ataupun organisasi. Sekretaris
merupakan jembatan langsung antara pimpinan dan pegawai yang memiliki peran
penting. Sekretaris dapat berperan sebagai perpanjangan tangan organisasi dan
pimpinan, juga dapat berperan sebagai juru bicara pegawai. Sekretaris juga harus
dapat memberikan motivasi kepada pegawai sehingga pekerjaan yang diembannya
dapat berjalan lancar dan berhasil. Sekretaris juga memiliki peranan menjadi
stabilisator atau penenang jikalau terjadi konflik antara perusahaan dan pimpinan
perusahaan dengan pegawai.

2.2 Hubungan antara Kesekretariatan, Sekretariat, dan Sekretaris

Hubungan antara kesekretariatan, sekretariat, dan sekretaris dapat dilihat dari

pengertiannya. Pertama, kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan oleh
sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Sedangkan
sekretariat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah bagian organisasi
yang menangani pekerjaan dan urusan yang menjadi tugas sekretaris; kepaniteraan.
Dan sekretaris dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah orang (pegawai,
anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan
sebagainya; penulis; panitera.

4
 Sedangkan menurut pendapat dari Ignatius Wursanto (2006:15), dalam buku
pengertian sekretariat, kesekretariatan dan sekretaris, ada 6 yaitu:

1. Dalam Kamus umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap

urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan, seorang sekretaris
melakukan pekerjaan dalam bidang sekretariat.
2. Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan kegiatan dalam bidang
sekretariat.
3. Tempat sekretaris bersama para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang
sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengolahan surat
menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, menggandakan,
mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
4. Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan Office service atau jasa-jasa
perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon, pengadaan dan
pemeliharaan mesin-mesin kantor, pembuatan formulir (form design),
komputerisasi, surat menyurat dan kearsipan.
5. Sekretariat jenderal adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan
organisasi yang cukup besar (nasional) yang melaksanakan pekerjaan seperti
dalam hal sekretariat, misalnya sekretariat jenderal departemen, Sekretariat
Jenderal Lembaga Tinggi Negara.
6. Kesekretariat adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris, Dan kesekretariatan
menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

Selain itu, Moekijat (1986) memberikan pengertian sekretariat dalam tiga

pengertian, yaitu:

1. Pada mulanya sekretariat merupakan sekedar tempat seorang sekretaris bertugas,

2. Kemudian mengalami perkembangan bahwa sekretariat merupakan suatu
organisasi tempat sekretaris melakukan tugas dalam bidang tata keterangan, tata
warkat atau tata usaha,
3. Dan akhirnya sekretariat merupakan suatu organisasi tempat sekretaris beserta
pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok
atau administrasi. Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
pokok ini dapat dinamakan sebagai kegiatan penunjang, maka dapatlah kiranya

5
 sekretariat merupakan satuan organisasi yang melakukan aktivitas penunjang
terhadap satuan organisasi lain agar berjalan lancar dalam usaha mencapai tujuan
pokok.

Dari pengertian-pengertian di atas, ternyata sekretariat dapat mencakup tiga maksud,

yaitu:

● Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris, misalnya kantor sekretaris seorang
pimpinan, ruang Kepala Bagian Tata Usaha;
● Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan tugas tata-
usaha, misalnya karyawan bagian umum atau bagian tata usaha suatu organisasi;
● Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk
menunjang tercapainya tujuan organisasi, misalnya Bagian Tata Usaha, atau
Bagian Umum, atau Bagian Administrasi Umum, Kantor Pusat, sering juga
disebut Sekretariat Umum.

Dari beberapa pendapat tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa

kesekretariatan merupakan keseluruhan aktivitas atau kegiatan yang dikerjakan oleh
sekretariat yang dijalankan oleh beberapa orang dalam suatu organisasi, perusahaan
maupun instansi pemerintah. Atau secara singkatnya, dapat dihubungkan sebagai
berikut:

- kesekretariatan adalah pekerjaannya,

- sekretariat adalah tempatnya,

- sedangkan sekretaris adalah pelaku atau orangnya.

2.3 Macam-Macam Sekretariat

Jika dilihat kembali pengertian sekretariat, maka dapatlah dikatakan bahwa

ada tiga macam sekretariat, yaitu sebagai berikut:

a. Sekretariat yang hanya ditangani oleh satu orang sekretaris. Sekretariat ini biasanya
merupakan sekretariatnya seorang pimpinan. Misalnya, sekretariat Direktur Utama,
sekretariat Manager Personalia, Sekretariat Manager Produksi, dan lain-lain.

6
 b. Sekretariat yang ditangani oleh beberapa sekretaris. Sekretariat ini biasanya
merupakan sekretariat dari suatu bagian pada suatu organisasi. Misalnya Sekretariat
Bagian Produksi, Sekretariat Bagian Personalia, dan sebagainya.

c. Sekretariat sebagai bagian suatu organisasi, sekretariat ini merupakan

sekretariatnya suatu organisasi. Sekretariat ini sering disebut sebagai Sekretariat
Umum, Bagian Umum, Bagian Administrasi Umum atau Kantor Pusat.

2.4 Peranan dan Ruang Lingkup Sekretariat

Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:

a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan

dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan
surat, pengolahan surat, pendistribusian surat dan sampai pada penyimpanan surat.
b. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara inter maupun estern.
c. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
d. Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia.
e. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
f. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas
pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkordinasikan pelaksanaan
tugas pokok organisasi

Dari pengertian sekretariat dapat dikatakan peranan sekretariat adalah

melakukan aktivitas penunjang terhadap satuan organisasi lain untuk memperlancar
aktivitas pokoknya, sehingga dapat memperlancar dalam usaha mencapai tujuan
pokok.

Untuk memahami aktivitas penunjang yang dilakukan oleh sekretariat, ada

baiknya kita kutip pendapat The Liang Gie (1986, hal 26) dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern yang menyebutkan: “... tata usaha dirumuskan
sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu
organisasi”. Pendapat ini hampir sama dengan yang dikemukakan oleh Huffman dan
kawan-kawan (1965), bahwa pada dasarnya kantor akan mempunyai tiga fungsi
utama yaitu: “record keeping, communication, computation”.

7
Uraian ketiga fungsi diatas dijelaskan sebagai berikut.

 Record Keeping. Aktivitas ini dapat mencakup menerima, mencatat, menyimpan

dan memelihara catatan-catatan data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu
organisasi.
Aktivitas menerima informasi dapat berupa:

o Menerima surat dari organisasi lain,

o Menerima laporan dari suatu bagian,
o Menerima dari media masa,
o Atau dari sumber-sumber informasi yang lain.
Aktivitas mencatat adalah mencatat tentang informasi dan data yang diterima;
baik waktu, isi maupun sumbernya. Misalnya yang berhubungan dengan penerimaan
surat dari organisasi lain; hal-hal yang akan dicatat adalah tanggal penerimaannya, isi
ringkasnya (untuk surat bukan rahasia), pengirimnya, tujuannya (dialamatkan kepada
siapa), dan identitas suratnya (nomor, tanggal, perihal).

Aktivitas penyimpanan biasanya akan bersamaan dengan penemuan kembali

atau pengembalian atau pemeliharaannya, yaitu menyimpan dan menemukan kembali
apa-apa yang telah dicatat dan diterima. Tujuannya untuk dijadikan sumber data dan
informasi perusahaan atau organisasi. Jika dikaitkan dengan penerimaan surat tadi,
maka setelah dibaca dan diproses, surat tersebut tidak langsung dibuang; tetapi harus
disimpan terlebih dahulu untuk waktu tertentu. Sebab mungkin pada suatu saat kelak
akan dibutuhkan kembali, misalnya untuk mempermudah penyelesaian, jika muncul
suatu masalah yang berkaitan dengan surat tersebut.

 Communication atau komunikasi, adalah aktivitas saling berhubungan antara satu

pihak dengan pihak lain untuk suatu tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi
komunikasi dapat dilakukan secara intern atau ekstern. Komunikasi intern
maksudnya komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi. Seperti misalnya :
o Direktur memberikan memo kepada Kepala Bagian Personalia;
o Kepala Bagian Produksi menelpon Kepala Bagian Pemesaran;
o Kepala Keuangan memberikan perintah kepada bawahannya;
o Direktur mengadakan rapat dengan staffnya

8
 Yang dimaksud komunikasi secara ekstern adalah komunikasi yang dilakukan
oleh suatu organisasi oleh pihak-pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan,
misalnya:

o PT. Usaha Tani mengirim surat ke PT. Usaha Mina;

o Direktur Yayasan Sentosa menelpon PT. ABC;
o Perusahaan A menerima kunjungan studi wisata dari suatu SMA;
o Direktur PT. ASLI bertemu dengen Direktur CV. DANU untuk membicarakan
masalah bisnis di Hotel MAORI
Apabila dilihat dari segi bentuknya, komunikasi kantor ada 2 macam, yaitu
komunikasi lisan dan tertulis. Yang dimaksud komunikasi lisan adalah komunikasi
yang dilakukan secara lisan. Beberapa contoh dari komunikasi lisan adalah: rapat,
menerima tamu, menelpon, dan tatap muka langsung antara dua orang atau lebih,
wawancara dan sebagainya, sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi tertulis
adalah komunikasi yang dilakukan secara tertulis, seperti misalnya: memo, laporan,
surat, telegram, telex, dan lain-lain.

Bentuk komunikasi yang paling sering terjadi pada suatu kantor adalah
komunikasi tertulis. Bentuk komunikasi ini sering dijadikan sebagai ukuran banyak
sedikitnya aktivitas suatu kantor atau organisasi.

 Computation atau komputasi, adalah proses pengolahan data yang ada sehingga
dapat menjadi informasi yang berharga untuk suatu organisasi. Misal data
perkembangan jumlah produksi diolah dari angka-angka menjadi bentuk grafik,
sehingga lebih mudah dibaca. Contoh lain dari aktivitas ini adalah melakukan
perhitungan-perhitungan, seperti menghitung jam lembur untuk keperluan
pembayaran atau penggajian karyawan. Aktivitas ini sering juga disebut dengan
aktivitas data processing atau pemrosesan data. Karena untuk saat ini aktivitas
pengolahan data sering dilakukan dengan mempergunakan komputer, maka sering
juga bagian sekretariat yang melakukan fungsi pengolahan data disebut sebagai
Bagian Komputer atau sering disebut Bagian Informatika dan Komputer.
Dengan demikian, dapatlah dikatakan bahwa sekretariat mempunyai peranan
sebagai pengelola informasi dan komunikasi suatu organisasi. Pengelolaan informasi
berupa rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah (computation),

9
menggandakan, mengirim, dan menyimpan (record keeping) keterangan-keterangan.
Pengelolaan komunikasi mencakup komunikasi internal dan ekternal suatu organisasi.

Untuk melaksanakan aktivitas tadi, perlu didukung oleh adanya alat-alat dan
mesin-mesin. Maka dari itu aktivitas sekretariat juga tidak akan terlepas dari peralatan
dan mesin-mesin. Seperti untuk mempermudah dalam pengumpulan data digunakan
formulir, untuk menghitung digunakan mesin hitung, untuk membuat catatan-catatan
dipergunakan mesin ketik, untuk mengolah data digunakan computer lain dan
sebagainya.

Dari uraian diatas dapatlah disimpulkan bahwa sekretariat, dalam menjalankan

perannya secara garis besar mempunyai tiga aktivitas utama berikut ini.

 Pengelolaan Informasi, yang meliputi antara lain:

o Penerimaan surat, laporan dan bentuk-bentik informasi lain, baik dari dalam
maupun dari luar suatu organisasi,
o Pencatatan informasi yang telah diterima,
o Manajemen kearsipan dan filing,
o Pengolahan informasi.
 Pengelolaan Komunikasi, yang meliputi antara lain:
o Pengiriman surat dan bentuk informasi lain, baik ke dalam maupun ke luar
organisasi,
o Rapat,
o Memorandum,
o Menerima tamu dan bertamu.
 Pengelolaan mesin dan peralatan kantor, yang antara lain meliputi:
o Pembuatan formulir,
o Pengelolaan mesin-mesin kantor,
o Pengelolaan kertas-kertas atau stasioneri.

10
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sekretaris merupakan seseorang yang membantu pimpinan dalam melakukan

kegiatan kesekretariatan rutin seperti korespondensi, mengingatkan jadwal pimpinan,
pengaturan kas kecil, pengarsipan dokumen, dan lainnya. Dalam merencanakan
pekerjaannya, sekretaris dapat memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada saat
ini.

Dalam suatu organisasi sekretaris mempunyai peranan yang cukup penting.

Seorang pimpinan akan merasa tertolong dengan keberadaan sejretaris untuk
membantunya dalam memimpin perusahaan. Sekretaris harus menyadari tugas-
tugasnya bagi perusahaan.

Seorang sekretaris juga harus memiliki tanggung jawab yang tinggi dalam
pekerjaannya, baik terhadap pekerjaan rutin maupun yang tidak. Tugas dan tanggung
jawab ini harus dilaksanakan dengan cermat, teliti dan rapi.

3.2 Saran

Agar dapat bekerja secara profesional, seorang sekretaris harus benar-benar

memahami tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya. Sekretaris juga diharapkan untuk
terus mengembangkan kompetensi diri yang dapat dilakukan dengan cara
meningkatkan keterampilan berkomunikasi, mengumpulkan data, megidentifikasi
masalah dan lain-lain. Selain itu sekretaris juga harus mampu mengelola waktu
dengan baik, salah satu caranya adalah dengan mengatur skala prioritas mengenai
pekerjaan yang akan dilakukan. Sehingga pekerjaan akan terselesaikan dengan baik
dan tepat waktu.

11
 REFERENSI

Modul Kesekretariatan Politeknik Negeri Semarang

Modul Kesekretariatan Politeknik Negeri Manado

Sedianingsih.2008.Teori dan Praktek Administrasi Kesekretariatan. Surabaya. 230 hal

Ensikloblogia(2016, November 29). Pengertian sekretariat dan sekretaris dari

https://www.ensikloblogia.com/2016/11/pengertian-sekretariat-sekretaris-dan.html

12