• Sekretariat adalah
1. Kantor seorang sekretaris
2. suatu kelompok pekerja sekretaris
3. tempat dokumen.
• Dari defenisi kesekretariatan, ada 3 maksud (arti):
a. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris
b. Kelompok sekretaris atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.
c. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menunjang
tercapainya tujuan organisasi.
B. Macam-macam Sekretariat
1. Merencanakan
2. Menghimpun
3. Mencatat
4. Mengolah
5. Menggadakan
6. Menjimpan
1
2. Sekelompok Orang (Organisasi)
3. Usaha Kerjasama
Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk
suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja.
Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan
arah kebijakan yang jelas.
4. Orientasi Tujuan
Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan
perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama,
berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).
Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar
pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang
meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang
kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
C. TUJUAN
2
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun
eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
D. FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam
administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan
yang berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.
Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem
yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa
pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan
gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu
organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif,
rasional dan produktif.
E. RUANG LINGKUP
Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi
kesekretariatan adalah meliputi :
3
5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
6. Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.
7. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas
teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan pokok organisasi.
F. PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi
kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
SEKRETARIS
4
A. Pengertian Sekretaris
Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti
rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa
Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries
dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia dikenal dengan istilah sekretaris yang berasal dari
kata Secretaries bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri
tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Menurut
Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi
pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government
secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,
mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan
pimpinannya tentang kewajiban resmi.
B. Berbagai pendapat yang mendefinisikan sekretaris, antara lain:
5
• Sekretaris Jenderal,
• Sekretaris Yayasan,
• Sekretaris Wilayah
• Sekretaris daerah
• Sekretaris organisasi
• dan sebagainya.
2. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)
Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak
memiliki bawahan. Misalnya
• Sekretaris Manajer,
• Sekretaris Direktur,
• Sekretaris Artis
• dan sebagainya.
C. Kedudukan dan Peran Sekretaris
1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status
dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris
yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu
dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian
semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota
organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan
aoutgoing)
b. Sekretaris harus mampu
c. Pengetahuan
1. Mempunyai pengetahuan yang luas
G. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
H. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
I. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
J. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
d. Fungsi Sekretaris
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3. komunikasi organisasi / perusahaan
4. Sebagai pusat dokumentasi
a. Daftar hadir.
b. Surat izin bagi yang berhalangan.
c. Hal-hal yang perlu dilaporkan (bahan dan data-data).
d. Keputusan rapat (kesimpulan).
e. Penutupan rapat (adakah informasi selanjutnya dsb).
f. Melakukan notulen.
g. Menyimpan arsip-arsip.
Selanjutnya, hal-hal penting yang perlu diketahui oleh sekretaris mengenai rapat atau pertemuan, yaitu :
Pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan sifat pertemuan atau rapat dan banyak sedikitnya
tamu yang akan hadir dalam rapat, maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk, yaitu :
7
a. Berbentuk setengah lingkaran.
b. Berbentuk lingkaran.
c. Berbentuk tapal kuda.
d. Berbentuk kelas.
e. Berbentuk empat persegi panjang.
8
c) Buka Telinga Lebar – Lebar”
d) Tanggan di jalankan tidak boleh raba-raba
3. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 4 hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
4.
9
A. Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain
Menurut kamus bahasa indonesia, surat berarti kertas yang bertulis atau secarik kertas
sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang di tulis. Jadi, surat adalah alat komunikasi
tertulisyang di sampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi atau perusahaan.
Macam-macam jenis surat dapat ditinjau dari beberapa beberapa hal, yaitu :
1. Surat pemberitahuan
2. Surat pernyataan
10
3. surat permohonan
4. surat rekomendasi
5. surat peminjaman
6. surat penawaran kerjasama
7. surat undangan
8. surat keterangan
9. surat mandate
10. surat ketetapan ( khusus )
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.
a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Semoga semuanya sehat-sehat saja. Aku dan keluarga di papua juga dalam keadaan sehat.
amanyo, rencanaku untk liburan di papua akhirnya disetujui oran tuaku. Tolong, besok aku
dijemput ya dibandara sentani. Semoga kedatanganku ini tidak membuat kamu terganggu dan
merepotkan.
Makasih ya.
Dari temanmu
By Boneka
b. Surat Resmi
11
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri
surat resmi:
Surat untuk individu ke lembaga atau sebaliknya dan surat untuk lembaga ke lembaga.
BADAN PENGURUS
IKATAN PELAJAR MAHASISWA/I JAYAWIJAYA (IPMAJAWI)
12
Kepada Yth :
Bapak/I
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan hari ulang tahun IPMAJAWI,
maka bersama ini kami mengundang seluruh ANGGOTA untuk hadir dalam rapat persiapan yang
akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu
Saudara/I dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
BP IPMAJAWI
…………………
c. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri
dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga
harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan
dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga
adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Agar isi surat sesuai dengan kehendak si pembuat surat, surat harus memenuhi kerieria sebagai
berikut.
1. Di buat dalam bentuk yang menarik.
2. Dibuat dengan bahasa yang mudah di mengerti, tidak bertele – tele, dan menggunakan
bahasa yang baik dan benar.
3. Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan yang dapat
membingungkan pihak penerima.
4. Langsung kepada pokok permasalahan.
13
5. Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik.
6. * Surat adalah media untuk berkomunikasi dengan bahasa tulis
* Surat bisa dibagi menjadi 2 :
- Surat Pribadi --> Surat untuk individu ke individu lain yang hubungannya pribadi/
bersifat probadi
- Surat Resmi --> Surat untuk individu ke lembaga atau sebaliknya dan surat untuk
lembaga ke lembaga
Dengan hormat,
Demi terciptanya suasana yang nyaman serta tahan terhadap situasi ekstrim dan cuaca yang tidak
menentu kami telah berupaya memproduksi barang-barang Emas. Untuk itu, kami telah
mengirimkan barang-barang lengkap dengan rincian harga dan kualitasnya.
Kami juga memberikan diskon menarik, yaitu:
1. Pembayaran tunai 30%
2. Pembayaran maksimal 2 bulan 20%
3. Pembayaran maksimal 4 bulan 15%
Semoga anda berminat untuk menjalin kerja sama dengan kami melalui produk kami tersebut.
Pesanan saudara sangat kami tunggu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
wamena
kesimpulan
14
2. Pandai Menjaga Rahasia
3. Tahu Teknologi
4. Tahu Pembukuan
5. Harus Bisa menguasai bahasa
6. Mempelajari Karakter pimpinan atau ketua
7. Mempunyai Etika yang Baik.
8. Pandai Berbicara di Depan Publik
9. Bertangung jawab dokumen
10. Kerya sama dengan pimpinan
BY’’JERWAL
15