RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS

A. Ruang Lingkup
> Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan
pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan.

(Organizing administrative guidance, especially those related to correspondence work which includes
letter making, receipt, processing, distribution, and storage)

> Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

> Menyelenggarakan rapat-rapat.
> Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
 Organizing relationships both internally and externally.
 Holding meetings.
 Organizing reception/visiting arrangements

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

 Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun
ekstern.
 Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
 Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran fungsi manajemen (POAC).

 Streamlining traffic and distribution of information to all parties, both internal and
external.
 Securing company/organizational secrets
 Manage and maintain company or organizational documentation that is useful for
smooth management functions (POA

C. Fungsi
– Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
– Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
– Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
– Sebagai pusat dokumentasi

 Keeping records of all management activities

 As a tool for implementing the administrative center.
 As an organizational / company communication tool
 As a documentation center
Tugas seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
(The task of a secretary is to assist the leader in carrying out technical work, but it is
quite important for the leadership )
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:
(A leader will really need the help of a secretary in carrying out office work, such as: )

- Menangani telepon ( handle phone )

- Menerima tamu ( receive guests )
- Menangani kas kecil ( handle petty cash )
- Mengambil dikte dan melatinkan ( take dictation and latinize)
- Menyimpan surat, dsb. ( save mail )

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris
akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan, misalnya direktur dari
perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

(For this reason, a leader expects that the assistance provided by a secretary will be different
depending on the line of business provided by the leadership, for example, the director of a
printing company will be different from a legal aid agency. )

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:

a. Tugas-tugas yang bersifat rutin;
b. Tugas-tugas khusus;
c. Tugas-tugas yang bersifat kreatif;
d. Melakukan hubungan dan kerjasama.

In general, secretarial jobs are grouped:

a. Routine tasks;
b. Special tasks;
c. Creative tasks;
d. Make relationships and cooperation.

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya
dalam batas-batas kedinasan.

(A secretary must always try to find good ways to foster good relations and cooperation
between the secretary and his leadership within the boundaries of service. )

Kedudukan dan Peran Sekretaris (Position and Role of Secretary)

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang

membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya,
melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang
baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja

(The secretary of the organization acts as the Head of the Secretariat who has the authority to
make plans, make decisions, organize subordinates and their facilities, carry out supervision,
give orders, organize a good communication system, conduct directions, improve organization
and work procedure )

Ruang Lingkup Sekretaris, meliputi: (Scope of the Secretary, includes: )

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan

dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan,
pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan;

(Organizing administrative development, especially those related to correspondence

work which includes letter making, receipt, processing, distribution, and storage; )

2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern

(Organizing relationships both internally and externally )

3. Menyelenggarakan pertemuan rapat ( holding meetings )

Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan
staffnya. Hal tersebut memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam
merekam segala pembicaraan di dalamnya. Tugas sekretaris pimpinan di dalam
rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat
pimpinan.

(Meetings are a means of direct communication between leaders and their staff. This
requires a skilled secretary's hand in recording all the conversations in it. The duties of
the leadership secretary in the meeting are mainly to prepare and record and report on
the activities of the leadership meeting.)

4. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan

( organize reception or visit arrangements )

5. Mengurus perjalanan dinas pimpinan ( take care of official travel )

 Salah satu tugas sekretaris adalah membantu mempersiapkan perjalanan dinas
pimpinan. Sekretaris hendaknya mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-
peraturan, yang berhubungan dengan masalah yang akan dirundingkan, surat-surat
penting, akta-akta, brosur-brosur dan lain sebagainya yang kiranya diperlukan
pimpinan dalam perjalanan dinas.

(One of the secretaries' duties is to help prepare for the leadership's official trip. The
secretary should prepare files, regulations, relating to issues to be negotiated, important
letters, deeds, brochures and so on that the leadership may need on an official trip. )

6. Mengelola kas kecil ( manage petty cash )

Bagi sekretaris, yang penting adalah bukti pengeluaran setelah akhir bulan
terkumpul, maka dibuatlah laporan Petty Cash dan bagian keuangan dapat
dibukukan dalam buku kas perusahaan.

(For the secretary, what is important is proof of expenses after the end of the
month is collected, then a Petty Cash report is made and the finance section can be
recorded in the company's cash book)

7. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor;

(Handle stationery and office supplies )

8. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

( manage the schedule of activities of the leadership )

9. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan

( handle public relations and protocol activities )

Tugas Administratif Kesekretariatan, yaitu: ( secretarial administrative duties )
• Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun
ekstern;
• Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi;
• Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling, Staffing,
Budgeting, dst)

 Streamlining traffic and distribution of information to all parties, both internal and external;
• Securing company/organizational secrets;
• Manage and maintain company or organizational documentation that is useful for smooth

management functions (Planning, Organizing, Actuating, Controlling, Staffing, Budgeting, etc .

Fungsi Sekretaris
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
Membantu meringakankan tugas-tugas pimpinan
Menangani informasi untuk pimpinan
Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
Sebagai alat komunikasi organisasi/perusahaan
Sebagai pusat dokumentasi.

Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan

tanggungjawabnya. Sekretaris dibedakan menjadi dua (2) macam, yaitu:

1. Sekretaris Instansi (Organisasi)

Sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi
manajemen yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator
(perantara) pimpinan.
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibedakan
menjadi:

a. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru meniti karirnya sebagai sekretaris.

b. Sekretaris Senior
Sekretaris yang memiliki profesionalisme yang mantap dapat berdiri sendiri mengatasi
masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

Kedudukan Sekretaris Organisasi, yaitu:

 Peran Strategis
 Peran Teknis
 Peran Pendukung
Kualifikasi/Syarat-syarat Sekretaris, meliputi :

• Syarat Pengetahuan
• Syarat Keterampilan
• Syarat Kepribadian

Etika Sekretaris meliputi:

• Cara berbusana
• Cara berbicara
• Cara mendengarkan
• Cara duduk
• Cara berjalan dan cara makan minum
• Selain itu kejujuran, kesetian, dan tanggung jawab merupakan hal yang sangat penting dalam
dunia sekretaris.

Sikap Seorang Sektertaris, yaitu:

 Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh

 Pekerjaannya dilakukan dengan lebih baik
 Mengerti berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan
 Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain
 Oleh karena itu seorang sekretaris harus menyadari dan memahami bahwa bertanggungjawab
dan perkembangan kepribadiannya sangat diperlukan