KESEKRETARIATAN

KESEKRETARIATAN
DAN
DAN
SEKRETARIS
SEKRETARIS
“Sekretarismu sangat menentukan
keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau
saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu
lebih cepat daripada pesaing-pesaingmu
ataupun aturan-aturan lainnya”

Ridfan Rifadly Abadi

PENGERTIAN KESEKRETARIATAN DAN SEKRETARIS

Kesekretariatan adalah satuan

organisasi yang melakukan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya yang
dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang
supaya tujuan organisasi dicapai dengan
lancar.

Sekretaris adalah seseorang yang

membantu seorang pemimpin atau badan
pimpinan atau perusahaan, terutama
untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang akan menunjang
kegiatan manajerial seorang pemimpin
atau kegiatyan operasional perusahaan.
TUJUAN, FUNGSI, DAN PELAKSANA KESEKRETARIATAN

Tujuan Kesekretariatan :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal maupun
eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi
organisasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen.

Fungsi Kesekretariatan :
1.Fungsi administrasi organisasi
2.Fungsi informasi bagi organisasi atau suatu
departemen
3.Fungsi alat komunikasi organisai
4.Fungsi manajerial bersama pemimpin

Pelaksana Kesekretariatan : Sekretaris

PENTING !!!!

Kesekretariatan merupakan salah satu

elemen yang sangat penting dalam
menyokong organisasi. Bagaimana sistem
pengelolaan administrasi, sistem
manajemen pengarsipan data dan
informasi, sampai bagaimana kerapian
sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus
menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah
organisasi.

ELEMEN KESEKRETARIATAN
Sumber daya manusia / pengurus
Sekretariat
Perlengkapan dan peralatan
kesekretariatan
Identitas organisasi
 PENGELOLAAN SISTEM ADMINISTRASI ORGANISAI

1. Pengelolaan surat
2. Pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi
3. Manajemen pengarsipan data dan informasi
DATA-DATA / DOKUMEN YANG DIARSIPKAN
1. Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi,
job desk, dll.)
2. Sistem dan mekanisme standar organisasi.
3. Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan.
4. Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan.
5. Database pengurus/SDM.
6. Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
7. Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu

dikontrol oleh bagian kesekretariatan
periodik/ berkala.
PENGELOLAAN FISIK SEKRETARIAT

• Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang

mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi
sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan kenyamanan
sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada
akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi.
• Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga
kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi
organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan
sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada
umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris,
sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah
tangga.
 RUANG LINGKUP , TUGAS, DAN FUNGSI SEKRETARIS

A. Ruang Lingkup
 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi
pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan.
 Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
 Menyelenggarakan rapat-rapat.
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
 Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik
intern maupun ekstern.
 Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi.
 Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi
yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen.
C. Fungsi
 Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen
 Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
 Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
 Sebagai pusat dokumentasi
PRINSIP TERPENTING
SEKRETARIS

“ Tutup Mulut Rapat – Rapat

Pasang Mata Awas – Awas
Buka Telinga Lebar – Lebar”