RIFA RIHADATULAISY S

ADMINISTRASI ORGANISASI
 DEFINISI ADMINISTRASI
 Administrasi dalam arti luas adalah seluruh
proses kerja sama antara dua orang atau lebih
dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan
sarana prasarana tertentu secara berdaya guna
dan berhasil guna, yang meliputi: catat-
mencatat, surat-menyurat, pembukuan, ketik-
mengetik, agenda, dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan.
 FUNGSI ADMINISTRASI
 Planning (Perencanaan) merupakan bagian awal yang
tersusun secara sistematik dan terorganisir
 Organizing (Pengorganisasian) merupakan aktivitas
menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja
antara orang-orang sehingga terwujud suatukesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan
 Directing (Bimbingan alau Pengarahan) adalah fungsi
manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju yang
telah ditetapkan semula.
 FUNGSI ADMINISTRASI
 Coordinating (Koordinasi) yaitu bagaimana seluruh
kepentingan dan tujuan organisasi disatukan dan
diharmoniskan dengan sinkronisasi waktu serta
tempat
 Reporting (Pelaporan) merupakan manajemen
berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai
segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-
fungsi
 Budgeting (Penganggaran) meliputi perencanaan
keuangan, pembiayaan, perhitungan uang keluar
masuk serta pengawasan yang dilaksanakan.
CIRI-CIRI ADMINISTRASI
Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang
atau lebih
Adanya kerja sama

Adanya proses/usaha

Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

Adanya tujuan
 TUJUAN
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke
segala pihak baik internal maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi
organisasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen.
 FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
 KESEKERTARIATAN
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang
sangat penting dalam menyokong organisasi.
Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem
manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai
bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi
pengurus menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.
 Elemen Kesekretariatan
 Sumber daya manusia / pengurus
 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
 Identitas organisasi
 FUNGSI KESEKERTARIATAN
A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi
 Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan
program, sampai evaluasi ).
 Surat menyurat (baik surat masuk dan keluar,)
 Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi
 pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus
organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman)
 manajemen pengarsipan data dan informasi.
 data-data lain yang berkaitan langsung dengan
kegiatan tulis menulis (Pembukuan)
 FUNGSI KESEKERTARIATAN

B. Pengelolaan fisik sekretariat

 Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang
mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi
sebagaimana mestinya.
 Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga
kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi
organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan
sekretariat ini berjalan.
 MACAM-MACAM SURAT

1. surat pribadi,
2. surat dinas (resmi)
3. surat niaga.
BAGIAN BAGIAN SURAT
 Kerasipan, Agenda dan Ekspedisi
1). Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-
data tertulis, seperti surat-surat dan dokumendokumen.
2) Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu
tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat,
baik surat masuk maupun surat keluar.
3. Ekspedisi
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus
(mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barangbarang.
Orang yang bertugas untuk mengirim/mengantar surat-surat
atau barang-barang disebut ekspeditur.
 HAL-HAL YANG HARUS ADA PADA
ORGANISASI
-Data Anggota

-Struktur

-Program Kerja (jangka pendek, menengah dan panjang)

-Buku Tamu

-Administrasi Keuangan

-Buku Inventaris

-Surat menyurat

-Proposal dan laporan pertanggung jawaban

TERIMAKASIH 