ADMINISTRASI

(Surat Menyurat dan Keuangan)

Alfi Oktafani Sarli., S.Pd
 ADMINISTRASI
1. KESEKRETARIATAN (Surat Menyurat)
2. PERBENDAHARAAN (Keuangan)
01
KESEKRETARIATAN
SEKRETARIS
Apa itu Kesekretariatan?
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya (pengarsipan) dalam
rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
URGENSI
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat
penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem
pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data
dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai
”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang
mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.
 TUJUAN
01
Memperlancar lalu-lintas dan
distribusi informasi ke segala
pihak baik internal maupun
eksternal.
02 03
Mengamankan rahasia
Mengelola dan memelihara
organisasi. seluruh dokumentasi
organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan
fungsi manajemen.
Adapun kesekretariatan, mencakup:
● Merencanakan (Planning)
● Menyusun (Arranging)
● Menghimpun (Collecting)
● Mencatat (Recording)
● Mengolah (Processing)
● Mengendalikan (Controlling)
● Mengirim (Transfering)
● Menyimpan (Filing)
 Elemen Kesekretariatan :

Sumber daya Sekretariat Perlengkapan dan

manusia / peralatan Identitas organisasi
pengurus kesekretariatan
TUGAS SEKRETARIS
• Membantu serta memberikan dukungan motivasi kepada ketua & wakil dalam pelaksanaan
tugasnya dengan cara memberikan masukan ide, gagasan serta saran yang membantu jalannya
tugas tersebut, khususnya yang berhubungan dengan bidang kesekretarisan.
• Mengumpulkan, menyimpan, menyusun, & mengetik program kerja setiap seksi bidang,
proposal kerja, laporan keuangan, & laporan pertanggung jawaban OASIS di akhir tahun
nanti.
• Mengumpulkan, menyimpan, serta mengamankan arsip & data- data OASIS yang ada dengan
baik & benar.
• Memiliki lemari arsip & seperangkat komputer agar dapat menjalankan tugas kesekretarisan
dengan baik & benar.
• Bekerja sama dengan bendahara khususnya dan tiap seksi bidang umumnya dalam
penyusunan dan pengetikan setiap laporan yang harus dibuat.
• Membuat laporan pertanggung jawaban kerja setiap akhir bulan yang akan dikumpulkan pada
akhir tahun.
• Mendukung secara penuh setiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh
OASIS.
Fungsi umum kesekretariatan

2. Pengelolaan fisik
1. Pengelolaan sistem sekretariat
administrasi
organisasi
Pengelolaan sistem administrasi
organisasi
Pengelolaan surat
Surat masuk dan keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar, Pencatatan dan
pendokumentasian surat, dan Penyimpanan surat

Pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi

Papan informasi/ pengumuman, papan komunikasi, dan buku komunikasi

Manajemen pengarsipan data dan informasi.

Contoh nomor surat LDKS OASIS 2023
Nomor : Nomor surat/DD/ORGANISASI/LEMBAGA/BB/TT
Nomor : 001/MOS/OASIS/MAAL-AQSHO/XI/2023

● Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluarkan

● DD= divisi atau bidang atau kegiatan yang mengeluarkan surat
● ORGANISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi lainnya)
● LEMBAGA=Lembaga diatas naungan organisasi, misal sekolah atau yayasan
● BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
● TT= tahun penerbitanInsert your text here
Pengarsipan Surat Masuk
Pengarsipan Surat Keluar
Data-data/ dokumen yang diarsipkan
● Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi,
job desc, dll.)
● Sistem dan mekanisme standar organisasi.
● Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan.
● Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan.
● Database pengurus/SDM.
● Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
● Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan
informasi/mading, catatan harian, dll.).
Bentuk Pengarsipan
1. Dalam bentuk 2. Dalam bentuk
dokumen tertulis softcopy (disket, CD,
(hardcopy), minimal 2, dll.), backup CD
satu buah untuk (lebih tahan lama) &
dipinjam atau portable harddisk
dipelajari, sedangkan (harddisk yang dapat
satu lagi untuk arsip dibawa-bawa).
sejati.
Pengelolaan Fisik Sekretariat
Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik secretariat
antara lain:

• Membuat jadwal piket bersih-bersih

• Membereskan sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler), dan juga sebaiknya ada satu
waktu untuk membersihkan sekretariat secara total yang dilakukan secara berjama’ah, misal BPH
+ pengurus (insidental).
• Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya.
02
PERBENDAHARAAN
BENDAHARA
TUGAS BENDAHARA

• Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan dan pengeluaran biaya

yang diperlukan.
• Menginvetarisir tanda bukti, kwitansi dalam setiap pemasukan dan pengeluaran.
• Menyampaikan laporan keuangan sacara berkala.
• Mengarsipkan laporan keuangan dalam buku laporan keuangan.
• Memberikan masukan kepada ketua dalam kebijakan bidang pembendaharaan.
• Merumuskan kebijakan mengenai pola keuangan bersama ketua dan Pembina
OASIS.
• Mengelola, menyimpan dan mengeluarkan keuangan OASIS.
• Melaksanakan administrasi keuangan.
KAS KEUANGAN OASIS
Bulan Oktober 2013
LAPORAN KEUANGAN OASIS
MASA BAKTI 2013 – 2014
Thanks!
DO YOU HAVE ANY
QUESTIONS?
CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo,
and includes icons by Flaticon, and infographics & images by
Freepik