ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Mubdi Afdhal

Apa perbedaan ?
Sekretariat
Kesekretariatan
sekretaris

Sekretariat
Menurut Websters New Words
Dictionary:
Sekretariat dapat dimaknai sebagai
kantor atau tempat kedudukan
sekretaris
Sekretariat adalah tempat dimana
seorang sekretaris itu bekerja
Sekretariat merupakan kumpulan staff
dalam berbagai departemen yang
dipimpin oleh sekretaris

Jadi
Sekretariat adalah suatu tempat
dimana sekretaris bersama dengan
staf-stafnya bekerja menjalankan
fungsi-fungsi administrasi,
pengarsipan dan operasional suatu
organisasi.

Batasan
Administrasi adalah ilmu atau seni yang
mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam
suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat)
dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan
proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas
bantuan lainnya, dalam rangka menunjang
kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

 administrasi kesekretariatan adalah

suatu proses pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan oleh sekretariat
meliputi penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan
lainnya, yang dilaksanakan sebagai
penunjang, supaya tujuan organisasi
dapat dicapai dengan lancar

Tujuan Administrasi
Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik intern
maupun ekstern.
Mengamankan kerahasiaan perusahaan
atau organisasi.
Mengelola dan memelihara seluruh
dokumen perusahaan atau organisasi
yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

Fungsi
Mengadakan pencatatan (recording)
disemua kegiatan manajemen. Hasil
pencatatan harus dilakukan menurut
suatu sistem yang telah ditentukan.
Sebagai alat pelaksanaan pusat
ketatausahaan;
Sebagai alat komunikasi
perusahaan;
Sebagai pusat dokumen;

Sekretaris
berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin rahasia.
secretum Secretarius dalam bahasa Perancis Secretary dalam
bahasa Inggris Secretaries (bahasa Belanda
sekretaris adalah orang, yang di beri tugas dan pekerjaan yang
berhubungan dengan masalah rahasia Organisasi, Negara atau
perusahaan
Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi
pekerjaan tulis-menulis (kamus besar bhs indonesia)

Sekretaris organisasi
sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi
manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan,
pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian,
pengontrolan, serta penyempurnaan.

Sekretaris pimpinan
seorang pembantu pimpinan yang bertugas
meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas
pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.

Tugas Sekretaris

Merencanakan (Planning)
Menyusun (Arranging)
Menghimpun (Collecting)
Mencatat (Recording)
Mengolah (Processing)
Mengendalikan (Controlling)
Mengirim (Transfering)
Menyimpan (Filing)

Kedudukan Sekretaris
(sekretariat)

Prinsip Pelaksanaan Tugas

Sekretaris/Sekretariat
Jelas.
Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan
masuk akal.

Sederhana.
Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang
praktis.

Fleksibel.
Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya
improvisasi.

Bermetode.
Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.

Sistem Kesatuan.
Berada dalam suatu lingkaran sistem komando

 dari Sayyidina Ali bin Abi Thalib:

Kebenaran yang tidak diorganisir

dapat dikalahkan oleh kebatilan
yang diorganisir.