MANAJEMEN KEPANITIAAN

A. Definisi
Kepanitiaan adalah Proses sekelompok orang dalam mengarahkan aktivitas
bersamanya untuk mencapai tujuan tertentu.
B. Aktivitas Manajemen Kegiatan Praktis (POAC)
1. Planing
Dilakukan SC
Investarisasi masukan
Perumusan Kegiatan dengan Alternatifnya
Penyusunan Perangkat kegiatan
o Proposal
o Pembentukan OC (Menentukan struktur, Job Distributions, Job Discriptions)
o Time Schedule
2. Organizing
Rekruitment OC
Pengarahan OC
3. Actuating

Tahap Persiapan (merupakan 50 % keberhasilan)

Musyawarah Persiapan
Administrasi dan kesekretariatan
Perijinan
Kerja Keuangan
Publikasi
Perlengkapan
Dekorasi dll
Tahap Pelaksanaan
Yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah check and recheck

4. Controling and Evaluating

Dilakukan dengan maksut untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan atau
kekurangan yang mungkin terjadi pada pelaksanaan kegiatan sehingga
menjadi suatu koreksi bagi pelaksanan acara berikutnya
C. Perangkat-perangkat
Dalam suatu kepanitiaan mempunyai perangkat-perangkat kerja, ,mereka itu
meliputi:
Pelindung;
Penasehat;
Pembina;
Penanggung jawab;
Panitia pengarah (SC): panitia yang anggotanya terdiri atas orang-orang
yang ahli atau mereka yang telah berpengalaman atau para pejabat yang
tugasnya memberi arahan kepada panitia pelaksana. Jumlah panitia

pengarah tidak ada ketentuan bakunya, namun yang biasa tertera dalan
suatu kepanitiaan berjumlah dua orang saja;
Panitia palaksana (OC): panitia yang bertugas melaksanakan kegiatan (terjun
langsung kelapangan kegiatan).
OC terdiri atas:
Ketua; Sekretaris; Bendahara; Sie acara; Sie pubdekdok; Sie perlengkapan;
Sie perijinan; Sie konsumsi; Sie danus; dan Sie transportasi.
D. Fungsi kePanitiaan
Fungsi-fungsi itu diantaranya:
q Ruang-ruang aktualisasi potensi diri (pembelajaran)
q Sarana untuk Mengidentifikasi kemampuan individu dalam hal menejerial
terhadap suatu pekerjaan. Apakah anda / ia merupakan strong leader atau
tidak?
q Wahana untuk menguji sensitifitas kerja dalam kerja bersama.
q Melatih professional kerja.
q Melatih diri untuk membiasakan bertoleransi dan memahami orang lain.
Apakah anda orang yang suka memaksakan kehendak anda, otoritas atau
yang bagaimana?
E. Pengelolaan kepanitiaan
pembuatan job descripsion
SC mempunyai tanggung jawab moral untuk ambil bagian dalam
mengarahkan tugas/wewenang yang prinsip (arahan garis besar dari
penyelenggaraan acara tersebut, tujuan) kepada ketua pelaksana, untuk
kemudiaan ketua pelaksana membrek down ke semua sie yang ada, melalui
mekanisme yang jelas.
F. Rekrutmen dan menejemen kepanitiaan
Ketika hendak membentuk kepanitiaan atau mengajak orang lain untuk
bergabung bersama dalam rangka melaksanakan agenda kerja yang
membutuhkan konsentrasi massa, maka yang perlu diperhatikan adalah :
Oleh SC:

q Menyiapkan konsep dasar (arahan, tujuan, target atau merupakan jenis

kegiatan yang seperti apa) tentang penyelenggaraan suatu acara.
q Membentuk panitia pelaksana.
q Mengundang panitia pelaksana untuk rapat pembentukan panitia. Jika
sebelumnya telah di loby akan lebih baik lagi.
q Melakukan transfer konsep kepada panitia pelaksana.
q Menawarkan pindah posisi bila dirasa kurang sesuai ditempat awal ia
ditempatkan oleh SC.
q Menyerahkan tanggung jawab kegiatan kepada ketua panitia untuk
selanjutnya ketua panitia bisa membrek down ke semua sie yang ada.
Oleh ketua:
Tidak diragukan lagi bahwa seorang pemimpin atau ketua yang sukses
adalah sosok yang memiliki kemampuan menyikapi berbagai potensi dan
bakat bawahannya, serta mengarahkannya secara benar dan selamat. Ia
juga seorang yang pandai memenej, mengkonsolidasikan dan dapat menjadi
contoh bagi bawannya.
Ketua bekerjasama dengan sekretaris untuk menentukan wilayah garap dari
tiap-tiap sie di kepanitiaan. Hal yang perlu dilakukan setelah terbentuk
kepanitiaan adalah melist apa saja pekerjaan yang harus dikerjakan oleh
setiap sie.
Ex:
Sekretaris:
Membuat dan menyelesaikan proposal
Surat-menyurat
Undangan rapat
Bendahara:
Membuat estimasi dana riil
Menentukan besarnya iuran

 Meminta iuran baik peserta/ panitia

Sie acara:
Mengonsep acara sedetail mungkin
Menentukan pembicara
Survey tempat
List perkap acara
Menentukan orang-orang yang digunakan saat acara
Sie perlengkapan:
Meminta list perkap tiap sie
Mengusahan perkap tiap sie
Sie pubdekdok:
Membuat dan menempel publikasi
Membuat dekorasi
Mendokumentasikan kegiatan
Sie konsumsi:
Konsep awal pemberian konsumsi
Mengusahakan konsumsi
List perkap konsumsi
Sie danus:
Mempelajari proposal
Mencari list donator dan sponsorship
Mengidentifikasi lahan-lahan basah dalam pencarian dana
Mengusahakan dana

Sie perijinan
Mengurus ijin internal dan eksternal
Sie transportasi:
Mengusahakan kendaraan
Melist panitia yang punya kendaraan
Mencari info tentang kendaraan (harga, kondisi bus, dsb)
Sie pembicara:
Menghubungi pembicara yang diusulkan sie acara dan memastikannya