Administrasi Kesekretariatan

Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Wahid Hasyim
 Administrasi
Dalam arti sempit administrasi bisa didefinisikan sebagai kegiatan penyusunan dan pancatatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.

Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah rangkaian kegiataan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat – menyurat)
dan tugas – tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapain tujuan organisasi yang
dilaksanakan oleh sekretaris dan beberapa orang yang membantu dibelakangnya.
 Administrasi Kesekretariatan

Administrasi kesekratariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan

penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas – tugas bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran tujuan organisasi.
 Macam – Macam Sekretaris Berdasarkan ruang lingkup
kerja
01
Sekretaris Umum
Penanggung jawab dalam pengolahan dan pengelolaan data, ketertiban tata administrasi dan
protokoler, ketertiban laporan pertanggung jawaban kegiatan bidang dan pengadaan perangkat
keras yang dibutuhkan untuk kelancaran kerja organisasi.
02 03
Wakil Sekretaris Sekretaris Bidang
Membantu ketua bidang dalam melakukan tugas
Membantu sekretaris umum dalam melakukan tugas fungsional seperti pengelolaan data kegiatan dan rapat
fungsional. dan pencatatan hasil rapat bidang untuk kelancaran
proses kerja tiap bidang.
 Ruang Lingkup Kegiatan Sekretaris
Pada umumnya kegiatan sekretaris meliputi :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengen
pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian dan penyimpanan.
2. Menyelenggarakan kegiatan rapat.
3. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
4. Menyelenggarakann tugas bantuan lainnya yang bersifat menunjang pelaksaaan tugas
pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas
pokok organisasi.
 Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Tujuan Administrasi Kesekretariatan Administrasi kesekretariatan mempunyai beberapa
tujuan yaitu:
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi organsisasi yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaan fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling).
 Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan Beberapa fungsi dari administrasi kesekretariatan
yaitu:
1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan yang harus
dilakukan dengan suatu pola sistem yang ditentukan digunakan sebagai alat
pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi. Pencatatan perlu dilakukan
dengan tepat guna dan tepat waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
3. Sebagai alat komunikasi organisasi.
4. Sebagai pusat dokumentasi.
dari penjabaran diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh
sekretaris organisasi adalah penunjang terhadap kegiatan pokok agar tujuan organisasi
dapat dicapai dengan efisien.
 Pengadaan Dana Ormawa

01. 02.
Bagian Kemahasiswaan Rektor mengajukan RKAT ke
Universitas Wahid Hasyim Yayasan Wahid Hasyim dan
menyusun dan mengusulkan Yayasan Wahid Hasyim
Rencana Kegiatan dan Anggaran menetapkan RKAT.
Tahunan ke Rektor.
03.
Organisasi Mahaiswa
mengusulkan kegiatan dan
anggaran berdasarkan hasil RKAT
dan melaporkan realisasi
kegiatan.
 Pengajuan Proposal Kegiatan
1.Mengajukan surat izin kegiatan, surat ini diajukan maksimal tanggal 5 satu bulan sebelum
masuk bulan pelasanaan kegiatan.
2.Mengajukan proposal permohonan dana setelah mendapat izin kegiatan dari Universitas,
proposal diajukan maksimal tanggal 15 satu bulan sebelum masuk bulan pelaksanaan
kegiatan
3. Mengiririm semua persuratan yang dibutuhkan dalam kegiatan
4. Melaporkan pelaksanaan kegiatan dengan menyusun LPJ paling lambat 1 minggu setelah
pelaksanaan kegiatan.
 Efektifitas Ormawa

Perizinan dan permohonan anggaran ormawa FE, FF dan FK ditujukan ke Dekan dan
menyampaikan tembusan izin kegiatan ke bagian Kemahasiswaan Fakultas sesuai
RKAT.
 Syarat dan Ketentuan
Kegiatan UKM harus Kegiatan BEM U harus
diketahui BEM U diketahui DPM U
Dengan ditandatanganinya surat Dengan ditandatanganinya surat
izin kegiatan, proposal dan LPJ. izin kegiatan, proposal dan LPJ.

Kegiatan BEM F harus Kegiatan HMJ harus

diketahui DPM F diketahui BEM F
Dengan ditandatanganinya surat Dengan ditandatanganinya surat
izin kegiatan, proposal dan LPJ. izin kegiatan, proposal dan LPJ.
“Segala kebaikan bisa dijadikan wasilah, maka jangan
pernah menunda kebaikan sekecl apapun itu, terus
bergerak menebar energi positif dan ber khusnudzon.”

Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Wahid Hasyim

2022
Terima Kasih