MAKALAH

PENGEMBANGAN SISTEM
DALAM REKOD BISNIS

OLEH

SUNARTI

042140756

PROGRAM STUDI KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL POLITIK

UNIVERSITAS TERBUKA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat,
hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Arsip Bisnis/Organisasi
(Corporate Records)” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini
disusun untuk memenuhi tugas kuliah bidang studi Arsip Bisnis, jurusan Kearsipan\ Universitas
Terbuka.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari
sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak
yang telah membantu menyusun makalah ini.

Semarang,10 Mei 202

Hormat kami,

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang
proses kegiatan administrasi dan manajemen. Membicarakan arsip sebagai sumber
informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan keputusan, pembuktian, fiskal,
layanan publik, dll) sesungguhnya membicarakan informasi yang mengendap pada
suatu media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau tidak dipublikasikan
(unpublished recorded information) dan sekaligus membicarakan records management.

Seorang Pakar kearsipan menyebutkan bahwa manajemen kearsipan atau

records management pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur
hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation),
pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization),
penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer),
penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records
disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage) (Wallace,
1992-.2-8).

1.2 Rumusan Masalah

2. Bagaimana Pemahaman Format Rekod Bisnis secara umum?

3. Bagaimana Analisa prosedur Format Rekod Bisnis?

4. Bagaimana Pengidentifikasian Format Rekod Bisnis??

Maksud dan tujuan

Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan

untuk mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan
kearsipan/organisasi secara umum.
 Bab II
TINJAUAN PUSTAKA

Rekod atau disebut juga arsip adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau
hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan
fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut.
Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari
aktivitas tersebut. Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

Menurut Ricks (1992:14) menyatakan bahwa “Manajemen rekod merupakan

sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of
a records)”. Sedangkan menurut Doyle yang dikutip oleh Pamanyayan (2008) bahwa
“Manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan
perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan
dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip”. Berdasarkan
beberapa definisi di atas bahwa manajemen rekod adalah pengendalian sistematis
terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya
pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi
akhir
 BAB III
PEMBAHASAN
Ditinjau dari bentuk atau format fisiknya rekod bisa berbentuk lembar kertas diisi
dengan tulisan tangan, teks yang diketik, dicetak, print-out, gambar, cetak biru, peta,
foto, rekaman audio dan video, film, mikrofilm, pita magnetik, dan dokumen elektronik.

Rekod merupakan alat dasar manajemen. Manajemen adalah: “the process of

using an organization’s resources to achieve specific goals through the functions of
planning, organizing, leading and controlling.” Fungsi dasar manajemen adalah:
membuat rencana, mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi. Untuk melaksanakan
semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang
tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat.

Seperti sudah dikemukakan di atas, rekod tercipta sebagai hasil samping suatu
kegiatan, maka rekod mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang
sedang dilakukan atau pernah dilakukan suatu organisasi. Informasi ini bisa berupa
informasi tentang kegiatan pokok organisasi maupun kegiatan penunjang, misalnya
informasi tentang proses dan hasil produksi, pemasaran, pembiayaan, aset
perusahaan, kepegawaian, dlsb. Data dan informasi ini sangat penting bagi manajemen
perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai keperluan: untuk pengetahuan,
perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan. Keputusan lazimnya hasil akhir
dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan selalu diupayakan agar alternatif yang
dipilih adalah yang paling kecil risikonya tetapi paling besar keuntungan atau
manfaatnya.

Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus

didasarkan atas informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari rekod yang
relevan. Sebagai contoh, manajer produksi pada suatu perusahaan mempunyai tugas
pokok a.l. perencanaan dan pengendalian produksi. Untuk menyusun rencana produksi
yang efektif diperlukan data dan informasi tentang misalnya biaya produksi, baik biaya
untuk tenaga kerja, bahan baku dan penunjang, biaya peralatan, perawatan, dan
sebagainya. Dalam perencanaan produksi harus diusahakan agar produksi
berlangsung dengan efisien dan ekonomis. Maka dibutuhkan informasi yang dapat
diandalkan mengenai semua unsur biaya operasi seperti sumber daya manusia, modal,
bahan mesin.
 Contoh lain ialah bidang kepegawaian. Manajer bagian kepegawaian atau sumber
daya manusia dalam rangka perencanaan dan distribusi sumber daya manusia,
kebijaksanaan seperti kepangkatan, penggajian, dan remunerasi lain, memerlukan rekod
berisi data lengkap dan akurat. Demikian pula pada tahap pengawasan. Pemeriksaan
keuangan (audit) bertujuan untuk meneliti data perhitungan keuangan untuk menilai
administrasi akunting dan mengadakan evaluasi terhadap praktek manajemen serta
hasilnya. Rekod berupa laporan pemeriksaan dapat digunakan untuk melakukan
pengawasan. Sedangkan lewat pengawasan keuangan para manajer dapat
mengarahkan pengeluaran biaya sebijaksana mungkin.

Contoh-contoh diatas menunjukkan bahwa rekod yang lengkap dan tertata

dengan baik sangat vital bagi manajemen. Oleh sebab itu ada berbagai perumpamaan
yang menggambarkan betapa pentingnya rekod, misalnya: “Rekod adalah bagaikan
minyak pelumas roda organisasi”.

Dalam konteks Indonesia serta perundang-undangan yang berlaku, sebutan

rekod lebih dikenal dengan nama arsip dinamis. Berdasarkan definisi, arsip merupakan
rekod yang dsimpan permanen karena memiliki nilai-nilai tertentu, yang didasarkan
pada pendekatan yang lazim disebut dengan siklus rekod (records sycle). Pada
pendekatan siklus rekod ini awal mula sudah ditentukan sampai jatuh waktu tertentu.
Bila sudah waktunya rekod akan dimusnahkan atau disimpan permanen
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan

Rekod tercipta sebagai hasil samping suatu kegiatan, maka rekod

mengandung berbagai data dan informasi tentang apa yang sedang dilakukan
atau pernah dilakukan suatu organisasi. Informasi ini bisa berupa informasi
tentang kegiatan pokok organisasi maupun kegiatan penunjang, misalnya
informasi tentang proses dan hasil produksi, pemasaran, pembiayaan, aset
perusahaan, kepegawaian, dlsb. Data dan informasi ini sangat penting bagi
manajemen perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai keperluan:
untuk pengetahuan, perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan.
Keputusan lazimnya hasil akhir dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan
selalu diupayakan agar alternatif yang dipilih adalah yang paling kecil
risikonya tetapi paling besar keuntungan atau manfaatnya
B. Saran

C. Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus

didasarkan atas informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari
rekod yang relevan. Sebagai contoh, manajer produksi pada suatu perusahaan
mempunyai tugas pokok a.l. perencanaan dan pengendalian produksi. Untuk
menyusun rencana produksi yang efektif diperlukan data dan informasi tentang
misalnya biaya produksi, baik biaya untuk tenaga kerja, bahan baku dan
penunjang, biaya peralatan, perawatan, dan sebagainya. Dalam perencanaan
produksi harus diusahakan agar produksi berlangsung dengan efisien dan
ekonomis. Maka dibutuhkan informasi yang dapat diandalkan mengenai semua
unsur biaya operasi seperti sumber daya manusia, modal, bahan, mesin.
Daftar Pustaka :
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/23168/5/Chapter
%20I.pdf http://ilmumanajemenperusahaan.blogspot.com/
http://
smatusmg.com/
Observasi
Dan buku mengenai manajemen kearsipan