LEMBAR JAWABAN

UJIAN AKHIR SEMESTER

Nama : Widya Tarina

NIM : 20/464032/SV/18351
Mata Kuliah/Kode : Penilaian dan Penyusutan Arsip/ SVAI214308
Kelas : PARI B 2020
Ujian Semester : Gasal
Tahun Akademik : 2021/2022
Dosen Pengampu :Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A
________________________________________________________________________
1. Uraikan pemahaman saudara terkait konsep “modern records” yang diusung
Schellenberg
Schellenberg menguraikan beberapa karakteristik rekod modern, karakteristik pertama
adalah pertambahan rekod dari segi volume. Akibat terjadinya peningkatan populasi penduduk
masyarakat, menyebabkan aktivitas pemerintahan ikut meningkat, ketika aktivitas
pemerintahan meningkat akan berdampak pada peningkatan jumlah rekod yang dihasilkan.
Kemudian dipengaruhi oleh percepatan teknologi, dengan penemuan munculnya banyak sarana
komunikasi, sarana merekam berbagai informasi, otomatis membuat jumlah rekod bertumbuh
dalam beberapa dekade. Pertumbuhannya tidak lagi sebatas bertambah secara penjumlahan
dalam hitungan (logika aritmatika), tetapi sudah bertumbuh berkali-kali lipat (logika geometrik).
Perkembangan sarana komunikasi dan perluasan kegiatan membuat rekod bertumbuh be rkali-
kali lipat dengan mudah. Terdapat pengaruh dari aktivitas manusia baik dari segi masyarakat
secara umum dan adanya pengaruh teknologi. Secara khususnya di suatu negara, volume arsip
publik yang diproduksi di suatu negara juga ditentukan oleh cara lem baga pemerintahnya
menggunakan arsip dalam urusan pemerintahan. Kegiatan lembaga pemerintah dalam suatu
negara memiliki pengaruh dalam peningkatan pertumbuhan rekod.
Selanjutnya karakteristik berikutnya adalah dari segi konten informasi. Tidak hanya
berfokus pada pada aktivitasnya, bahwa lembaga pemerintah juga memiliki pengaruh dalam
peningkatan rekod yang dihasilkan. Semakin kompleks tugas dan fungsi lembaga pemerintahan
maka akan tercipta konten informasi yang lebih kompleks rekod yang tercipta dan semakin
 kompleks pula spesialisasinya. Semakin kompleks tata kelola suatu pemerintahan, maka
semkain kompleks pula tata kelola kearsipannya. Hal ini tentu membutuhkan spesialisasi.
Semakin spesialisasinya spesifik, makan semakin kompleks rekod yang dikelola. Sayangnya
peningkatan kompleksitas isi konten informasi dan volume tidak dibarengi dengan pengelolaan
yang sesuai standar dan teratur belum memiliki manajemen pengendalian, hanya sebatas
disimpan saja.

2. Uraikan pemahaman saudara terkait prosedur pengontrolan rekod a la Schellenberg

Jawaban :
Adapun tujuan dari pengelolaan rekod adalah untuk membuat rekod memenuhi tujuan
pembuatannya dengan biaya yang murah dan seefektif mungkin dan untuk membuat disposisi
yang tepat setelah arsip tersebut memenuhi tujuan tersebut. Rekod dikelola secara efisien
apabila rekod dapat ditemukan dengan cepat dan tanpa repot menganggu ketika dibutuhkan.
Pun demikian jika disimpan, metode penyimpanan, ruang yang dibutuhkan, dan pemeliharaan
dilakukan dengan biaya minimum mungkin. Tujuan pengelolaan arsip yang efisien hanya dapat
dicapai jika perhatian diberikan pada penanganan arsip sejak dibuat hingga dilepaskan ke
lembaga kearsipan atau dimusnahkan. Manajemen arsip dengan demikian berkaitan dengan
seluruh rentang hidup sebagian besar dari arsip. Selain perlu dilakukan pengelolaan, rekod juga
perlu dilakukan kontrol atau pengendalian terhadap rekod. Alasan utama dalam melakukan
kontrol terhadap rekod adalah karena volume rekod yang semakin hari semakin meningkat
jumlah volume rekodnya. Apabila volume rekod terlalu banyak di organisasi penciptanya tentu
akan menggangu kinerja dari organisasi penciptanya sendiri.
Volume produksi rekod berkembang pesat seiring dengan aktivitas produksi yang
dipengaruhi oleh pengambilan keputusan hingga aktivitas organisasi tingkat terkecil, oleh
karena itu produksi arsip diperlukan pengontrolan. Menurut Schellenberg (1996:44-51) ada tiga
cara yang dapat dilakukan untuk melakukan pengendalian rekod yaitu dengan
menyederhanakan fungsi, menyederhanakan proses kerja, dan menyederhanakan pencatatan.
Pertama dengan cara penyederhanaan fungsi, jelas bahwa penyebab dasar produksi rekod
meningkat pesat disebabkan karena ruang lingkup fungsi kegiatan yang tercipta di
organisasi/instansi. Hal ini tidak sesederhana menyederhanakan fungsi yang sudah ada di
organisasi/instansi pemerintah, karena tugas pokok dan fungsi instansi pemerintah tercipta
 karena sifat sosial, ekonomi, dan masalah-masalah lain yang harus menjadi perhatian
pemerintah. Namun, penyederhanaan fungsi dapat dilakukan dengan cara meninjau kembali
dengan cermat struktur dan fungsi yang ada.
Cara berikutnya untuk mengendalikan rekod dengan penyederahanaan proses kerja, p roses
ini cenderung lebih rumit karena lembaga diberi tanggung jawab khusus, pada awalnya hanya
sedikit perhatian yang diberikan terkait fungsi pokok. Dalam perjalanan waktu, metode kerja
yang salah cenderung berkembang. Masalahnya kemudian adalah salah sa tu menganalisis
langkahlangkah yang terlibat dalam operasi administrasi tertentu untuk tujuan meningkatkan
prosedur dan metode penyederhanaan. Setiap langkah harus memberikan kontribusi positif
untuk pencapaian operasi tertentu dan setiap langkah dalam urutan administrasi harus dianalisis.
Analisis semacam itu biasanya dilakukan oleh para ahli di bidang administrasi publik
Cara ketiga dengan menyederhanakan prosedur pencatatan. Menurut Schellenberg
(1996:46) terdapat dua jenis prosedur pencatatan dan masing-masingmemiliki pengaruh
tertentu pada jumlah rekod yang dihasilkan. Pertama berkaitan dengan pembuatan arsip untuk
tujuan melakukan tindakan berulang atau rutin. Rekod yang berkaitan dengan tindakan rutin
atau berulang biasanya memiliki karakter standar. Jika tidak terkendali, mereka berkembang
biak seperti sel dan menjadi pertumbuhan kanker pada lembaga. Sistem pencatatan memiliki
pengaruh yang sangat penting terhadap kuantitas rekod yang dihasilkan.

3. Uraikan pemahaman saudara terkait korelasi antara klasifikasi dengan penilaian dan
penyusutan arsip menurut Schellenberg
Jawaban :
Dalam membuat pola klasifikasi tidak boleh hanya sebatas berdasar spekulasi, harus
mencerminkan 3 konsep dasar (function, activity, and transaction) karena klasifikasi akan
menjadi dasar untuk menyusun JRA. Keterkaitan antara klasifikasi dengan penilaian dan
penyusutan dapat dilihat dari proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar apabila rekod
yang akan dinilai sudah dikalsifikasikan secara benar dan sesuai standar yang berlaku. Jika pada
masa aktif rekodnya diberkaskan berdasarkan klasifikasi, akan memudahkan ketika proses
penyusutan. Apabila dalam pemberkasannya bermasalah, maka ketika penyusutan akan banyak
ditemukan rekod yang tercampur antara rekod masih bernilai guna dan sudah tidak bernilai
 guna. Hal ini akan memberikan pekerjaan tambahan pada tim penilai yang menyusutkan arsip,
padahal belum tentu tim penilai memahami bagaiamana cara memberkaskan rekodnya.

4. Uraikan pemahaman saudara terkait praktik penyusutan rekod yang diusung oleh
Schellenberg
Jawaban :
Kegiatan penyusutan yang dilakukan tanpa cermat dan hati-hati akan menimbulkan risiko
terutama risiko hukum dan keuangan. Nilai guna menjadi tolok ukur utama dalam melakukan
penyusutan. Jika rekod ingin dipindahkan ke record center, maka nilai guna yang
dipertimbangkan adalah nilai guna administratif, legal, dan fiskal. Namun, nilai guna yang
dipertimbangkan apabila ingin memindahkan rekod ke lembaga kearsipan adalah nilai guna
penelitian yang dapat dilayankan secara umum (open for public). Kemudian apabila membuat
keputusan untuk mengalihmediakan arsip dengan microfilming, yang menjadi pertimbangan
utama adalah nilai guna dan biaya yang tinggi. Hal yang harus dipertimbangkan adalah ketika
memutuskan untuk memusnahkan arsip sebab penyusutan menentukan nasib akhir dari rekod.
Sebelum melakukan kegiatan penyusutan, terdapat beberapa hal yang harus
dipertimbangkan. Pertama, informasi apa saja yang perlu dipertimbangkan untuk melakukan
penyusutan. Ketika akan melakukan pemetaan informasi, informasi yang harus diperhatikan
adalah struktur organisasi, analisis tugas dan fungsi organisasi. Kedua, pedoman atau dokumen
yang dibutuhkan dalam penyusutan terdiri dari Disposition Plans, Disposition Schedule, dan
Disposition List.
1. Disposition Plans
Tujuan utama dari rencana disposisi adalah untuk memberikan dasar pemahaman antara
lembaga dan pejabat arsip tentang apa yang harus dilakukan dengan catatan lembaga yang
terkait. Berisi semua rekod yang diciptakan oleh pencipta baik yang memiliki nilai guna
tinggi maupun nilai guna rendah. rencana disposisi komprehensif dalam cakupannya, itu
harus memberikan pandangan keseluruhan dari dokumentasi yang dihasilkan oleh instansi
yang bersangkutan. Dengan demikian harus mengandung informasi latar belakang umum
tentang asal lembaga, pengembangan, struktur organisasi, dan program yang dibutuhkan
 untuk penilaian dokumentasinya. Dokumen ini digunakan oleh arsiparis untuk mengolah
rekodnya ketika melakukan aksesioning Dalam disposition plans, rekod yang memiliki
nilai tinggi, harus diuraikan dengan detail kenapa rekod ini dikategorikan bernilai guna
tinggi atau berpotensi memiliki long term preservation.
2. Disposition Schedule
Hendaklah dirancang untuk mencapai tujuan tunggal tetapi penting yaitu memperoleh
otorisasi untuk memusnahkan jenis arsip yang berulang. Analisis yang diperlukan untuk
jenis arsip seperti itu berbeda dari dokumentasi dasar organisasi dan fungsinya.
3. Disposition List
Berfungsi sebagai dasar untuk tindakan pembuangan tunggal dalam arti bahwa tindakan
tersebut akan dilakukan hanya sekali, penekanannya pada informasi yang dikandungnya
tentang arsip harus ada pada isinya.

Ketiga, hal yang harus diperhatikan dari aktivitas penyusutan adalah kegiatan penyusutan itu
sendiri. Schellenberg menguraikan 4 kegiatan dalam penyusutan antara lain :

1. Destruction
Ketika arsip sudah musnah, maka tidak akan bisa kembali seperti semula. Tindakan alternatif
pertama adalah penghancuran arsip secara langsung. Sebagian besar faktor yang mengarah pada
keputusan untuk menghancurkan telah dipertimbangkan. Keputusan untuk memusnahkan arsip
harus dibuat dengan benar atas dasar analisis menyeluruh dan berdasarkan tinjauan yang tepat
oleh pejabat pelaksana yang berkepentingan dengan arsip untuk penggunaan saat ini dan oleh
arsiparis. Arsip harus diklasifikasikan dan diarsipkan sedemikian rupa sehingga dapat dengan
mudah dipindahkan untuk dimusnahkan. Keputusan untuk memusnahkan arsip harus bersifat
final dan tidak dapat dibatalkan. Penghematan terbesar dan paling mudah dibuktikan dalam
program disposisi arsip dapat dicapai dengan segera menghancurkan arsip.

2. Microfilming
Tindakan alternatif kedua yang dapat adalah dengan membuat film mikro. Mikrofilm adalah
metode pengawetan arsip dalam media atau bentuk lain. Semacam teknik membuat salinan
fotografis yang terlalu kecil untuk dibaca tanpa perbesaran. Tujuan dalam rekaman mikrofilm
biasanya dua kali lipat: (1) untuk mengurangi jumlah besar, dan (2) untuk memastikan
 keabadiannya. Setiap penentuan untuk rekaman mikrofilm harus didasarkan pada prinsip-
prinsip berikut: Rekaman yang akan difilmkan mikro harus memiliki nilai yang akan
membenarkan biaya pembuatan film mereka. Biaya pembuatan film mikro yang tinggi harus
dipertimbangkan.

3. Transfer ke Record Center Sebagai Tempat Penyimpanan Sementara

Record center menyediakan ruang penyimpanan yang lebih murah daripada yang tersedia di
kantor pemerintah, membuat arsip lebih mudah diakses untuk digunakan, dan sering kali
menciptakan kondisi yang membuat analisis dan disposisi akhir menjadi lebih mudah. Nilai
guna yang dipertimbangkan untuk memutuskan pemindahan arsip ke record center adalah nilai
guna administratif, legal, dan fiskal.

4. Transfer ke Lembaga Kearsipan Untuk Pelestarian Jangka Panjang

Tindakan penyusutan keempat adalah memindahkan arsip ke lembaga kearsipan untuk
disimpan permanen. Beberapa pertimbangan akan menentukan apakah arsip harus ditransfer.
Pertama adalah nilai guna, rekod harus jelas memiliki nilai sekunder yang menjamin
penyimpanan permanennya. Kedua adalah currency, hal ini berkaitan dengan penggunaan
rekod dalam menjalankan fungsi pemerintahan sehubungan dengan akumulasinya.
Pertimbangan ketiga adalah kondisi fisik arsip, bahwa lembaga kearsipan tidak boleh
mengaksesi arsip yang dikenai pembatasan penggunaan dan bertentangan dengan kepentingan
umum.