Hubungan penilaian, akuisisi, retensi, preservasi dan layanan rekod dilihat dari

pendekatan lifecycle records versus continuum records

Oleh Endang Wahyulestari
(FEB UI, mygayda@gmail.com)

Pengantar
Organisasi atau institusi umumnya memiliki visi dan misi sebagai landasan atau
dasar menjalankan organisasi tersebut. Visi dan misi tersebut akan menurunkan
sejumlah fungsi organisasi bersifat substantif dan fasilitatif, kemudian fungsi akan
diwujudkan dalam sejumlah kegiatan organisasi. Aktivitas/kegiatan organisasi pasti
menghasilkan dokumen sebagai bukti terselenggaranya kegiatan tersebut. Dokumen
organisasi tersebut harus dikelola, diorganisasikan sehingga dapat digunakan
kembali saat dibutuhkan. Organisasi perlu menentukan sistem manajemen rekod
sesuai kebutuhan dan kondisi organisasi.
Dalam mengelola rekod, pengelola rekod (arsiparis) perlu memahami proses
atau tahapan perjalanan dokumen (lifecycle), mencakup bagaimana memperlakukan
dokumen pada fase sebagai rekod aktif dan inaktif kemudian dilanjutkan fase
sebagai arsip. Selain itu, arsiparis juga perlu memahami fungsi rekod dan arsip bagi
organisasi, sehingga dia dapat mengevaluasi rekod apa saja yang bernilai guna bagi
organisasi, sebagai memori organisasi sehingga perlu dipelihara dan dipreservasi.
Pemahaman ini akan terlihat pada sistem/manajemen rekod yang diterapkan,
sehingga tidak terjadi penumpukan rekod dan arsip kacau dalam organisasi.

Daur hidup rekod (lifecycle)

Konsep dasar dari manajemen rekod awalnya adalah daur hidup rekod
(lifecycle). Kehidupan rekod dimulai dari fase saat rekod diciptakan atau diterima
oleh unit rekod, tahap rekod digunakan, dipelihara kemudian disimpan dalam waktu
tertentu sebelum akhirnya rekod dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip
permanen/statis. Atherton (winter 1985) menyebutkan lifecycle records menunjukkan
konsep hubungan antara manajemen rekod dan arsip. Teori ini membagi kehidupan
rekod dalam 8 tahapan dimulai dari fase manajemen rekod yang berisi :
- creation or receipt of information in the form of records,
- classification of the records or their information in some logical system,
 - maintenance and use of the records,
- their disposition through destruction or transfer to an archives

Kemudian fase ini diikuti fase berikut, yaitu tahapan arsip yang berisi :
- selection/acquisition of the records by an archives,
- description of the records in inventories, finding aids, and the like,
- preservation of the records or, perhaps, the information in the records, and
- reference and use of the information by researchers and scholars.

Ada banyak diagram lifecycle records yang menggambarkan tahapan

perjalanan rekod. Di bawah ini adalah salah satu model life cycle record dari
Government of South Australia (DECD)

Gambar 1. Life cycle records (sumber: http://www.decd.sa.gov.au)

Pada model di atas, terdapat 5 tahapan yaitu :

Fase 1: tahap penciptaan rekod, dikumpulkan atau diterima melalui transaksi harian
dalam unit kerja. Record ini bisa berupa dokumen organisasi, kebijakan, fungsi,
prosedur, korespondensi dll, baik format e-records maupun printed records.

Fase 2: tahap pemeliharaan dan penggunaan rekod, mencakup proses

pemberkasan, temu kembali, penggunaan, duplikasi, desiminasi, pertukaran
informasi dalam rekod, termasuk lokasi penyimpanan rekod. Semua itu
menggunakan standard dan prosedur manajemen rekod.

Tahap 3: tahapan/proses disposisi rekod yaitu menetapkan masa retensi rekod

(JRA) yang ditetapkan oleh organisasi. Tahapan ini menentukan apakah rekod
selanjutnya masuk tahap preservasi atau dimusnahkan.

Tahap 4: tahap preservasi yaitu sebuah rekod dipertahankan secara permanen

sebagai arsip dengan mentransfernya ke Pusat Rekod atau ke lembaga pemerintah
yang menangani arsip statis/permanen dan akan bertanggung jawab
memeliharanya.

Tahap 5: penyimpanan (temporary) dan pemusnahan, yaitu rekod yang tetap

digunakan (bernilai) bagi unit pencipta karenanya sementara disimpan dalam unit
rekod atau di luar organisasi dan akan diambil/digunakan bila dibutuhkan. Kemudian
bila masa retensi berakhir maka akan disimpan ke lembaga arsip pemerintah atau
dimusnahkan.

Dari uraian di atas, jelas sekali perjalanan rekod bersifat administratif,

pengeloaan rekod (manajemen rekod) dalam lifecycle tidak memperlihatkan fungsi
rekod dan hubungannya dengan proses bisnis atau tahapan proses kegiatan yang
menghasilkan dokumen/rekod dalam organisasi. Lifecycle sepertinya hanya
memperlihatkan tahapan linear dalam kehidupan sebuah rekod dan berujung pada
pilihan proses akhir, yaitu penyimpanan atau pemusnahan rekod.

Kehidupan rekod yang terus berlanjut dan tetap dapat digunakan sepanjang
hidup menjadi kebutuhan penting dalam organisasi dan masyarakat. Apalagi dengan
berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat, menjadikan
rekod sebagai informasi yang bisa diakses/digunakan sepanjang waktu tanpa
dibatasi dengan tahapan-tahapan lifecycle. Kondisi ini mempengaruhi kehidupan
rekod yang mulai bergeser ke kontinuun. Pergeseran ini menurut Jay Atherton
(Winter, 1985) dipengaruhi oleh 3 hal yaitu :

1. Perluasan proses manajemen rekod secara natural

 2. Dampak dari komputer dalam lifecycle yaitu tahapan hidup tidak bisa
dipisahkan sejak penciptaan sampai penyimpanan/pemusnahan; munculnya
database management systems yang bisa menampung semua elemen
proses rekod dan bisa dikompibansi sesuai kebutuhan; pengaplikasian jadual
bisa menjadi sebuah proses yang berkelanjutan yang dibangun dalam satu
sistem manajemen rekod yang terintegrasi termasuk proses penciptaan dan
penciptaan ulang dokumen
3. Tuntutan eksternal yang menuntut penggunaan rekod bersifat kontinu
menyebabkan adanya re-evaluation atas pendekatan lifecycle yang bersifat
tradisional, contohnya hak akses informasi oleh publik kepada rekod institusi
(terutama lembaga publik) menyebabkan rekod tidak bisa dibedakan dalam
tahap aktif-inaktif-statis/permanen seperti dalam lifecycle rekod.

Atherton membuat lifecycle menjadi lebih sederhana dan merefleksikan pola

kontinuum dibandingkan pola siklus, yaitu dari 8 tahapan menjadi 4 tahapan. 2 tahap
pertama sama dengan model lifecycle tradisional, yaitu penciptaan atau penerimaan
rekod dan klasifikasi sistem yang ditetapkan. Kemudian 2 tahapan berikut sangat
berbeda, yaitu penjadualan informasi dan pemeliharaan & penggunaan rekod. Pada
tahap 4 ditetapkan apakah rekod akan disimpan dalam unit pencipta atau area
penyimpanan inactive atau pusat arsip. Semua tahapan ini saling berhubungan,
membentuk sebuah kontinuum yang melibatkan pengelola rekod (record manager)
dan pengelola arsip (archivist) yang sama-sama melakukan manajemen informasi
terekam (management of recorded information).

Model Continuum Records

Kemudian Pemerintah Kanada (1983) memperkenalkan konsep manajemen
rekod-program arsip yang pengoperasiannya bersifat kontinu. Rekod manajemen
mencakup identifikasi, klasifikasi dan temu kembali, penyimpanan dan proteksi,
penerimaan dan transmisi, retensi dan pemusnahan/preservasi atas rekod
organisasi. Tanggungjawab atas penilaian rekod, pemilihan, pengadaan, dan
preservasi rekod yang bernilai arsip menjadi tanggungjawab bersama dari
manajemen rekod dan arsip. Sehingga rekod tidak diciptakan hanya untuk
kepentingan arsiparis masa depan atau para sejarawan, tetapi untuk keperluan
pengambilan keputusan dan operasional penting organisasi.
 Richard Benner dari University of washington memperkenalkan tujuan utama
records management-archives adalah “responsible records use and administration
leading to either authorized destruction or archival preservation and administration”.
Maksudnya, manajemen informasi terekam efektif membutuhkan interaksi/kerjasama
antara pengelola rekod dan pengelola arsip dalam hal :
- Memastikan penciptaan rekod yang benar, berisi informasi yang benar dan
dalam format yang benar juga
- Mengorganisir rekod dan menganalisa isi dan kepentingan rekod kemudian
menfasilitasinya keberadaan rekod tersebut
- Memastikan rekod tersedia bagi pengguna (misalnya administrator dan
peneliti) yang memiliki hak akses dan kebutuhan rekod
- Mengatur rekod yang penggunaannya tidak sepanjang waktu secara
sistematis
- Melindungi dan menjaga informasi dalam rekod sepanjang dibutuhkan

Pendekatan atau konsep rekod kontinuum terus berkembang sejalan dengan

perkembangan teknologi informasi, kompleksitas pertumbuhan bisnis, tuntutan
keterbukaan infomasi publik, dan lainnya. Pada tahun 1990an, Frank Upward,
seorang teoris arsip Australia, Monash University memperkenalkan konsep model
records continuum berdasarkan 4 prinsip, yaitu :
1. Konsep sebuah rekod, adalah rekod bernilai kontinuum terlihat pada
penggunaannya untuk keperluan transaksi, pembuktian, tujuan memori
organisasi, menyatukan pendekatan archiving/recordkeeping apakah rekod
akan disimpan untuk kemudian dihancurkan atau simpan seterusnya
2. Fokus bahwa rekod sebagai item logis daripada fisik, baik rekod dalam
bentuk elektronik maupun kertas.
3. Peran institusional profesi recordkeeping diperlukan untuk menekankan pada
kebutuhan integrasi recordkeeping ke dalam proses dan tujuan bisnis dan
masyarakat
4. Ilmu arsip menjadi landasan mengorganisasikan pengetahuan tentang
recordkeeping

Model Continuun Record diiilustrasikan oleh Frank Upward sebagai model multi
dimensi dan multi vektor/axis yang tediri dari 4 dimensi dan 4 vektor. Model Upward
ini coba dijelaskan oleh Jay Kennedy dan Cherry Schauder dalam InterPARES 2
Project Book seperti gambar di bawah ini.

Gambar 2. Continuum Records (sumber: InterPARES 2 Project book,appendix 16)

1. Dimensi 1: document accountable acts (ada yang menyebut dimensi create)

model mengidentifikasi tanggung jawab atas tindakan dan penciptaan bukti
yang dapat dipercaya, seperti tindakan akuisisi rekod yang berhubungan/
mendukung transaksi organisasi. Karena rekod dari aktivitas bisnis diciptakan
sebagai bagian dari proses komunikasi bisnis organisasi. Atau singkatnya pada
dimensi ini vektor yg berpengaruh adalah :
- authority: aktor/pencipta/individu,
- transactional: kegiatan/transaksi yang menyebabkan rekod diciptakan,
- evidential: dilakukan penelusuran/temukembali dokumen
- recordkeeping: item/record

2. Dimensi 2: capture records

Sistem recordkeeping mengelola berkas-berkas transaksi dan seri rekod yang
mendokumentasikan proses-proses pada unit kerja. Rekod yang diciptakan
atau diterima dalam sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk
 bagaimana menghubungkan dengan rekod lainnya. Dalam dimensi ini, vektor
yang berpengaruh adalah :
- authority : unit kerja
- transactional : aktivitas-aktivitas yang sudah ditentukan
- evidential: rekod yang menjadi bukti kegiatan yang dilaksanakan
- recordkeeping: mengelola rekod-rekod tersebut

3. Dimensi 3: organise recordkeeping regime

Skema recordkeeping mencakup multi sistem dan kumpulan berkas rekod
untuk melayani semua kebutuhan dokumentasi (seperti: bisnis, regulasi,
kepentingan budaya, pendidikan, sejarah) dan kepentingan hukum. Rekod
menjadi bagian dari sistem penyimpanan formal dan temukembali dari memori
organisasi. Pada dimensi ini rekod sudah berubah menjadi arsip. Secara rinci
vektor yang berpengaruh adalah :
- authority : organisasi pengelola rekod (record center)
- transactional : sudah melakukan fungsi
- evidential: sebagai arsip sudah memberi nilai guna pembuktian bahwa
arsip menjadi memori
- recordkeeping: sudah mulai melakukan appraisal terhadap nilai
gunanya, isi, konteks dan kualitas rekod

4. Dimensi 4: ensure societal memory (tahap penyebaran arsip sebagai kolektif

memori)
Pengelolaan rekod secara kolaborasi bertanggung jawab mengelola rekod
publik dalam melayani kebutuhan informasi masyarakat, konstituen, dan pihak
yang menggunakan informasi. Kebutuhan pengunaan dokumentasi ini dalam
ruang lingkup hukum, akuntabilitas, dan memori budaya dari masyarakat
secara keseluruhan. Rekod dibutuhkan untuk tujuan akuntabilitas masyarakat
atau bentuk dari kolektif memori organisasi yang akan menjadi bagian dari
sistem arsip yang lebih luas lagi. Vektor yang berpengaruh dalam dimensi ini
adalah:
- authority : institusi pengelola arsip statis (ANRI/Kantor Arsip/repositori)
- transactional : tujuan kolektif memori ini akan diapakan oleh organisasi
- evidential: arsip menjadi memori kolektif organisasi
 - recordkeeping: pengelolaan arsip permanen dalam repositori
Pada uraian di atas, model continuum records fokus pada multiple purposes,
sehingga membantu sistem pengelolaan rekod, termasuk di dalamnya fungsi rekod
sebagai bukti dan bernilai guna bagi organisasi dan masyarakat penggunanya.
Model ini juga memperlihatkan sistem dan proses bisnis dalam organisasi.
Menurut Frank Upward, model kontinuum mempertemukan fungsi dan
tanggung jawab manajerial dan budaya yang terkandung dalam rekod organisasi.
Sedangkan Peter Marshall dalam InterPARES 2 Project (appendix 16) menganggap
bahwa model kontinuum mengandung mekanisme ‘best practice’ yang ideal untuk
mengintegrasikan manajemen rekod dan arsip karena model ini fokus pada :
- Persamaan dibanding perbedaan
- Qualitas dan quantitas dibandingkan hanya quantitas saja
- Cara positif dan bersatu dalam hal pemikiran dibandingkan cara perpecahan
atau pasif
- Implementasi pengambilan keputusan yang terintegrasi dibandingkan kontrol
yang tersebar
- Pendekatan terintegrasi dibandingkan dengan pendekatan yang tidak
menyatu dalam pemecahan masalah
- Mempertemukan kebutuhan pengguna melalui kolaborasi dibandingkan
secara duplikasi dan overlap.
Integrasi manajemen rekod dan arsip ini cocok untuk format rekod digital juga,
sehingga terwujud responsif, meningkatkan efisiensi dan kepuasan atas kebutuhan
pengguna.

Dalam model lifecycle dan continuum terdapat proses penilaian, akuisisi, retensi,
pemeliharaan dan layanan rekod. Hubungan proses dalam kedua model ini akan
coba dibahas berikut ini.

Appraisal (penilaian), akuisisi dan retensi

Arsiparis atau pengelola rekod perlu membuat sistem pengelolaan arsip yang
terencana dan mengimplementasikannya secara konsisten. Arsiparis harus
memahami siklus hidup arsip organisasinya, termasuk proses penaksiran/penilaian,
akuisisi dan penetapan masa retensi. Ketiga proses ini merupakan rangkaian proses
yang saling berhubungan, karena pada saat melakukan penilaian maka akan
berlanjut pada proses akuisisi dan retensi rekod.
Suatu informasi dapat dikatakan sebagai arsip bila mengandung 3 unsur, yaitu
struktur, isi dan konteks. Karenanya dalam mendeskripsikan materi suatu arsip tidak
secara item per item namun harus melihat nilai fungsi dan konteksnya yang lebih
luas, termasuk dalam melakukan penilaian (appraisal) arsip. Para arsiparis tidak
boleh melakukan penilaian hanya berdasarkan item arsip atau bentuk/format arsip
namun harus memperhatikan konteks penciptaannya serta keterkaitan arsip tersebut
dengan arsip-arsip lainnya dan aspek penggunaan di luar penciptanya, seperti para
sejarahwan, ilmuwan, peneliti, umum, dll.
Schellenberg mencetuskan pemikiran daur hidup arsip sehingga arsip perlu
dinilai untuk menentukan apakah arsip akan dipertahankan (permanent) atau
dimusnahkan. Schellenberg membedakan antara arsip dinamis (records) sebagai
arsip yang masih digunakan untuk pengambilan keputusan, sehingga masih bernilai
guna primer dan disimpan di organisasi penciptanya dan arsip statis (archives) yang
sudah tidak dipergunakan untuk pengambilan keputusan di unit penciptanya
sehingga akan bernilai sekunder yaitu nilai guna pembuktian dan nilai guna
informasional.
Menurut Barbara Craig, penilaian adalah memilih informasi untuk
dipertahankan atau disimpan. Untuk alasan sejarah, kita memilih untuk menyimpan
dokumen sebagai bagian dari kejadian/tempat, menunjukkan hak dan tanggung
jawab serta pengalaman kita saat itu, artinya kita harus melakukan penilaian,
memutuskan apa yang akan disimpan, untuk alasan apa, dan untuk berapa lama.
Selain itu, Craig menyebutkan alasan lain menilai arsip sebagai tangible and
experiental sources yang akan membentuk dan mengayakan kita dalam berbagai
hal dalam kehidupan. Karena arsip merupakan identitas personal dan profesional,
hak dan tanggung jawab kita sebagai warga negara dan praktisi.
Cox (1992) juga berpendapat tentang penilaian (appraisal) rekod yaitu proses
menentukan nilai rekod dan kemudian mendisposisikan rekod berdasarkan fungsi
administrasi terbaru, hukum dan pajak; nilai pembuktian, informasi atau riset
kemudian mengatur dan menghubungankannya dengan rekod lainnya. Kemudian
definisi ini dikembangkan dan didefinisikan kembali dengan memasukkan aspek
tehnik dan perspektif. Pada definisi tersebut tersirat perlunya dibuat program
penilaian (appraisal) dalam manajemen arsip dan berkonsentrasi pada analisa
sistem dan jadual retensi sebagai hal yang mendasar.
Elemen penting dan efektif yang harus diperhatikan dalam program penilaian rekod
(Cox, 1992) adalah :
1. Harus jelas tentang nilai informasi mendasar dan komprehensif bagi arsiparis
berkaitan dengan dokumen penting bagi organisasi dan masyarakat luas
2. Administrator arsip harus memahami misi, struktur organisasi, sejarah
organisasi dan isu/perhatian organisasi yang ada
3. Arsiparis secara institusional memahami berbagai teknik dan praktik
penaksiran arsip agar dapat membantunya dalam memilih informasi yang
bersifat arsip
4. Arsip institusi harus beroperasi sebagai bagian dari manajemen arsip institusi
dan program manajemen sistem informasi.

Menurut (Cox, 1992), ada 2 konsep dasar arsip yang difokuskan pada semua
penilaian, sebagai susunan dan deskripsi kerja, yaitu :
1. Archival series, yaitu unit file atau set dokumenyang disusun sesuai filling
system atau dipelihara sebagai sebuah unit karena dokumen tersebut
berhubungan dengan subyek khusus, fungsi, hasil dari aktifitas yang sama,
punya format khusus, atau karena hubungan lain yang muncul dari
penciptaan, penerimaan atau penggunaan
2. Record group, yaitu rekod yang berhubungan dengan badan organisasi yang
dibangun berdasarkan sumber sejarah, administratif, kompleks dan volume
rekod dan arsip lembaga atau organisasi yang terlibat.

Contoh rekod menurut kriteria dan kategori penilaian adalah :

 Kriteriarekod sebagaibukti/fakta (evidence):
1. Rekod administrasi : pembuat rekod tidak bisa beroperasi/berfungsi bahkan
tidak bisa merencanakan, mengorganisir dan membuat keputusan tanpa
dibuktikan dengan rekod administrasi ini
2. Record bernilai hukum : rekod sebagai bukti kegiatan atau kesepakatan.
Obligasi, komitmen, dll. Tanpa bukti hukum ini tidak ada landasan dalam
mengambil keputusan.
 3. Rekod akuntabilitas keuangan : rekod dokumen tentang kebenaran dan
tanggung jawab yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi bisnis.

 Kriteria rekod sebagai informasi

yaitu rekod yang bersifat sejarah untuk keperluan hubungan publik dan minat
umum lainnya. Bisa berkaitan dengan aktifitas sosial, politik, hiburan serta yang
berhubungan dengan komunitas luas yang didokumentasikan dalam rekod
tersebut.

IRMT (1999) dalam “Building record appraisal systems”, menyebutkan tujuan

appraisal adalah :
1. Memutuskan rekod mana yang perlu dipertahankan dan untuk berapa lama
selama organisasi tersebut beroperasi (aktif) atau untuk keberlanjutan bisnis.
(appraisal for continuing utility)
2. Memutuskan rekod mana yang akan dipreservasi permanen sebagai arsip
karena arsip tersebut punya nilai sepanjang masa, untuk kepentingan sejarah
misalnya. (appraisal for enduring value)

Setelah dilakukan penilaian, maka proses selanjutnya adalah akuisisi. Dalam

daur hidupnya, proses akuisisi merupakan rekod yang ditransfer dari unit kerja ke
unit kearsipan (record center) untuk menjadi rekod inaktif/semi aktif dan transfer
rekod inaktif dari organisasi ke institusi kearsipan sebagai penambahan
khasanah/koleksi arsip statis, seperti ANRI di Indonesia. Menurut UU no.43 tahun
2009 tentang kearsipan, akuisisi ditujukan untuk arsip statis, adalah proses
penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
Sedangkan retensi menurut IRMT, adalah fungsi pemeliharaan dan menjaga
rekod agar penggunaannya terus berlanjut. Retensi dilakukan oleh record center dan
institusi arsip. Periode retensi ditentukan berdasarkan undang-undang, regulasi,
prosedur administrasi atau berdasarkan estimasi berapa sering penggunaan rekod
yang terus berlanjut.
Idealnya, organisasi atau institusi memiliki JRA (Jadual Retensi Arsip) yang
akan menjadi pedoman dalam menentukan usia sebuah arsip.
Untuk alasan profesional, sebelum membuat JRA, organisasi perlu membuat
petunjuk retensi arsip karena manfaat petunjuk: (Skupsky, 1991)
1. Akan memudahkan pembuatan program retensi arsip
2. Mendorong penyeragaman masa retensi arsip dalam industri sejenis
3. Tidak mendorong organisasi untuk mempertahankan arsip dalam jangka
waktu lama

Namun kadang-kadang program retensi arsip tidak bisa dijalankan sepenuhnya dan
bahkan tidak pas dengan realita organisasi, penyebabnya adalah :
1. Periode retensi yang ternyata bersifat kompromis
2. Petunjuk retensi tidak cukup memadai kepentingan ‘legal research’
3. Petunjuk retensi tidak menunjukkan perbedaan antara periode retensi sisi
user dan sisi hukum
4. Kebutuhan sisi hukum bisa berdasarkan lokasi bisnis dan aktivitas yang
sesungguhnya
5. Petunjuk retensi tidak dipersiapkan oleh industri yang diwakili tetapi oleh
vendor dengan motif bisnis.

Ada jenis standar dan petunjuk retensi yang bisa dibangun dan mungkin cocok
untuk suatu industri, yaitu :
1. Kompilasi kebutuhan hukum/legal yang berpengaruh pada sebuah industri
2. Buat masa retensi terpisah antara retensi untuk kepentingan pengguna dan
hukum
3. Kompilasi periode retensi rekod yang digunakan organisasi lainnya
4. Revisi kebutuhan hukum untuk merefleksikan konsistensi, memmperpendek
periode retensi dari sisi hukum

Jadwal Retensi Arsip(JRA)

Dalam UU no. 43 tahun 2009 menyebutkan bahwa :

Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Jadwal retensi rekod/arsip merupakan daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan
arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka
waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap
berkas. JRA dibuat dengan pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai
berkepentingan pada rekod/arsip dan memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan
instansinya masing-masing.
Retensi merupakan tindak lanjut dari proses penilaian dan akuisisi. Pada
proses penilaian rekod aktif akan dihasilkan rekod inaktif yang akan
diakuisisi/dipindahkan dari unit pencipta ke Pusat Rekod, pusat ini akan menentukan
berapa lama rekod in-aktif ini disimpan (masa retensi)berdasarkan JRA. Kemudian
proses penilaian, akuisisi akan dilakukan lagi pada rekod inaktif untuk menjadi arsip
permanen yang dipertahankan sebagai memori organisasi atau masyarakat, atau
akan dimusnahkan.

Hubungan penilaian, akuisisi dan retensi dengan lifecycle dan continuum

model
Implementasi proses penilaian, akuisisi dan retensi dalam perjalanan rekod
menjadi rangkaian proses yang saling terkait. Dalam lifecycle dilakukan penilaian
pada rekod aktif untuk kemudian ditransfer ke Record Center untuk menjadi inaktif .
Penilaian dilakukan untuk penetapan nilai primer dan sekunder rekod oleh Record
Center organisasi ke institusi repositori arsip, seperti ANRI.
Proses penilaian dilakukan dalam lifecycle untuk menentukan rekod aktif apa
saja yang akan dijadikan rekod inaktif (semi aktif) dan saat proses menjadi arsip
permanen/statis. Sedangkan dalam model kontinum, penilaian dilakukan pada
dimensi 3 (capture), setelah arsip menjalankan masa retensi dan akan dinyatakan
sebagai arsip statis organisasi (organisational individual memory) atau akan
dimusnahkan. Penilian pada dimensi ini untuk menentukan arsip sebagai memori
organisasi untuk kepentingan bisnis, regulasi, budaya, pendidikan, sejarah dan
hukum. Kemudian pada dimensi 4 (organise) ketika arsip statis organisasi akan
diakuisisi ke institusi repositori/lembaga kearsipan pemerintah untuk kemudian
menjadi memori bangsa dalam rangka pemanfaatan oleh masyarakat dan negara.
Proses akuisisi dalam lifecycle arsip merupakan proses pemindahan/transfer
rekod aktif (dari unit pencipta) menjadi inaktif (di Record Center), dan dilanjutkan
proses transfer dari record center menjadi arsip (statis/permanen) yang disimpan
dalam lembaga repositori yang akan bertanggung jawab memelihara dan
melestarikan arsip untuk kepentingan pengguna (masyarakat) yang lebih luas.
Sedangkan proses akuisis dalam model kontinuum dilakukan pada dimensi 4
(societal memories/pluralise) arsip statis organisasi berisi memori organisasi di
akuisisi ke lembaga kearsipan seperti ANRI untuk dapat diakses oleh masyarakat
luas dalam rangka berkehidupan berbangsa dan bernegara.
Retensi dalam lifecycle diberlakukan pada rekod inaktif sebagai masa/periode
penggunaan rekod tersebut sampai rekod ditetapkan akan beralih status menjadi
arsip permanen atau akan dimusnahkan. Sedangkan dalam model kontinuum,
retensi diberlakukan pada dimensi 3 (organise) yaitu masa tunggu rekod (memori
organisasi) dalam record center dalam organisasi sebelum ditransfer/diakuisisi ke
lembaga kearsipan atau akan dimusnahkan.

Preservasi rekod
Preservasi merupakan proses atau upaya menjaga arsip agar terjaga
originalitasnya, memproteksi nilai guna sejarah yang dikandung dalam arsip
termasuk menjaga kualitas material dokumen dengan menyimpan fisik arsip dalam
penyimpanan yang memenuhi persyaratan dan aman. Preservasi dalam lifecycle
dilakukan untuk arsip statis/permanen.
Preservasi arsip yang dimaksud adalah melindungi arsip dalam aspek konten dan
nilai gunanya serta melindungi fisik arsip agar tetap digunakan/diakses sampai masa
mendatang.
IRMT berpendapat preservasi bagian dari program manajemen arsip, dan
preservasi mengandung 2 maksud, yaitu
1. preventive preservation, yaitu upaya memperkecil resiko kerusakan dan
kondisi memburuk, dengan memilih material yang berkualitas dan
menyediakan lingkungan penyimpanan yang cocok dan membuat prosedur
penanganan rekod/arsip yang aman
2. prescriptive preservation, yaitu mengidentifikasi dan memperlakukan arsip ,
atau menduplikat material rusak kemudian menyimpannya, diakses dan
digunakan informasi yang dikandung dalam rekod/arsip.

Banyak metode melindungi fisik rekod dan memastikan rekod dalam kondisi
stabil dan aman. Lingkungan penyimpanan yang terkontrol, penggunaan kontainer
penyimpanan yang berkualitas, serta penanganan yang benar akan membantu
memperpanjang dokumen/material arsip.

IRMT juga menyebutkan ada 2 fokus dalam preservasi rekod/arsip, yaitu :

1. Mengontrol rekod dan arsip dari penyebab kerusakan : kadar asam material
(kertas, tinta dan ukuran), temperatur dan kelembaban udara/ruangan,
pencahayaan, polusi udara, api dan air, organ biologi (jamur, fumigasi,
serangga), perusakan/salah penanganan, bencana alam
2. Perencanaan program preservasi : membuat manajemen preservasi yang
mengandung :
 Melakukan survey preservasi dengan menilai ketentuan tentang menjaga
rekod dan arsip
 Mentransfer dan menilai rekod terpilih
 Penyimpanan material recara tepat
 Memelihara kondisi lingkungan yang cocok untuk penyimpanan material
 Menyediakan pengertian akses secara detil dan akuras untuk menghindari
penanganan yang salah terhadap material arsip
 Penanganan material secara hati-hati
 emelihara pengelolaan rekod yang baik
 Memutuskan apakah material rusak harus dikopi/duplikat atau dikirim untuk
dilestarikan
 Memelihara rencana kontrol kerusakan

Masih menurut IRMT, beberapa hal strategi yang harus diperhatikan dalam
membuat perencanaan preservasi, yaitu : mencari tahu kebutuhan/keinginan
pengguna, mereview ulang format material yang akan disimpan, apakah akan
bersifat restricted untuk spesifik penggunaan, mendidik pengguna bukan
menakutinya, pikirkan tentang model bisnis dan biayanya, melihat perkembangan
program preservasi.

Dalam lifecycle pemeliharaan/preservasi dilakukan pada arsip permanen

dengan mentransfernya ke Pusat Rekod atau ke lembaga pemerintah yang akan
menangani arsip statis/permanen dan akan bertanggung jawab memeliharanya.
Pada dimensi 2, 3 dan 4 dalam model kontiuum, rekod dan arsip akan terus
dipelihara untuk penggunaan dan temukembali rekod/arsip tersebut. Dalam dimensi-
dimensi ini, peran manajemen rekod dan arsip akan saling terkait karena sama-
sama bertangung jawab atas otentisitas, akuntabilitas arsip, termasuk tetap
terjaganya isi, informasi dan struktur rekod/arsip.

Layanan penggunaan rekod/arsip

Dalam UU no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan UU No. 14 tahun 2008
tentang Keterbukaan Informasi Publik telah mengatur bagaimana penggunaan rekod
atau arsip baik oleh individu, organisasi maupun masyarakat. Undang-undang
menyebutkan tersedianya Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang dikelola
oleh ANRI, dan juga Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yaitu sistem
jaringan dan sarana pelayanan arsip seca nasional, sehingga masyarakat dapat
mengakses informasi dan arsip secara sistem jaringan.
Fungsi layanan rekod/arsip dalam lifecycle ada pada tahap rekod inaktif
dimana rekod sudah dikelola dan diorganisir oleh Record Center kemudian pada
tahap rekod sudah menjadi arsip statis di kantor kearsipan atau institusi kearsipan.
Sedangkan layanan rekod/arsip pada model kontinuum dilakukan pada dimensi 3
(organise) dimana rekod pada dimensi ini memiiki nilai guna evidential bagi
organisasi, untuk kepentingan bisnis, regulasi, hukum, dll. juga untuk proses
pengambilan keputusan dalam organisasi. Kemudian pada dimensi 4 (societal
memories/pluralise), lembaga kearsipan membuka layanan akses arsip permanen
yang dikelolanya agar bisa diakses oleh masyarakat dalam rangka budaya, sejarah,
penelitian dll.

Kesimpulan
Pada prinsipnya rekod melewati proses sebagai rekod aktif, semi aktif dan
kemudian menjadi arsip, kemudian perjalananan rekod dari diciptakan, dipelihara,
digunakan, disposisi/penyusutan, kemudian menjadi arsip yang dipreservasi oleh
lembaga kearsipan untuk kemudian digunakan/diakses oleh masyarakat sebagai
memori organisasi dan bangsa. Tahapan ini dilalui rekod/arsip dalam siklus
hidupnya baik yang ttadisional maupun dalam model kontinuum.
 Tahapan rekod dalam Life cycle lebih menggambarkan analogi dalam
kehidupan organisme biologis yang lahir, hidup dan mati dari sebuah rekod yang
diciptakan, digunakan selama masih memiliki nilai keberlanjutan, dimusnahkan atau
ditransfer ke institusi arsip.

Bedanya dengan model kontinum adalah pada proses dimana rekod/arsip

memiliki kehidupan yang berkelanjutan, peranan rekod dan arsip yang terintegrasi,
adanya pola pergerakan rekod, perspektif pengelolaan rekod, proses pengelolaan
rekod, kriteria pemilihan/penilaian arsip, waktu penilaian, peran manajer rekod dalam
menjalankan tugas manajemen rekod. Model kuantuum pada gambar 2 di atas,
menggambarkan posisi rekod/arsip dalam fungsi dan kegiatan organisasi. dalam
dimensi create, capture, organise dan societal memory kemudian dilhat dari aspek
keepingrecord (capture record-manage records-manage recordkeeping regime-
essential evidences); aspek transaksi (act-activities-function-purpose); aspek
penanggungjawaban/identity rekod/ arsip (individual-work unit-organisational-
society); aspek pembuktian (record-record evidence-corporate individual memory-
collective memory. Pendekatan dimensi dan aspek pada model kontinuum akan
dapat disimpulkan bagaimana proses bisnis dan pengambil keputusan suatu
kepemimpinan/regime melalui rekod/arsip yang dihasilkannya.
Selain siklus hidup rekod, adalah sistem manajemen rekod-arsip yang sesuai
standard. Manajemen rekod/arsip dapat mengontrol rekod mulai dari tahap/fase
awal dalam siklus hidupnya. Nilai arsip dalam dokumen dapat segera diidentifikasi,
rekod dapat terjaga originalitas, keamanan, akuntabilitas dan reabilitasnya. Sistem
manajemen rekod dapat direncanakan agar dapat mengakomodasi kepentingan unit
substantif dan fasilitatif organisasi. Sehingga pada akhirnya dapat terjaga memori
organisasi yang kemudian bila diakumulasi dan ditransfer ke lembaga kearsipan
akan menjadi bagian dari warisan sejarah dan budaya bangsa/nasional.
DAFTAR PUSTAKA

Atherton, Jay. From life cycle to continuum: some thoughts on the records
management—archives relationship. Archivaria 21 (winter, 1985-86).

Curtin, John. Australian ideas and management models. Diakses dari

http://john.curtin.edu.au/society/australia/ (12 Oktober 2013)

Cox, Richard J. Managing institutional archives: foundation principles and practices.

New York : Greenwood, 1992.

Craig, Barbara (2004). Archival appraisal: theory and practices. Munchen: K.G. Saur

International Records Management Trust. Building Records Appraisal Systems.

London: IRMT, 1999

International Records Management Trust . Managing public sector records a study

programme: preserving records. London: IRMT, 1999

International Research on Permanent Authentics Records in Electronic Systems:

experiential, interactive and dynamic records (InterPARES 2 Project book).
Appendix 16: overview of the records continuum concepts.

Presiden RI. Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Record lifecycle. Diakses dari http://www.decd.sa.gov.au/rmp/pages/

cg0000941/lifecycle/?reFlag=1 (12 Oktober 2013)

Schellenberg, T.R (1956). Modern Archives: principles and techniques. Chicago: The
Society of American Archivists

Skupsky, Donald S. Records Retention Guidelines: A Contrary View. ARMA Records

Management Quarterly.Oct 1991.

Sulistyo-Basuki. Manajemen arsip dinamis: pengantar memahami dan mengelola

informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia, 2003