1.

Asas asas manajemen

faktor apa saja yang dapat mempengaruhi manajemen di masa Depan?

Faktor-faktor yang mempengaruhi manajemen di masa depan yakni suatu perubahan baik
dari segi internal atau eksternal organisasi.

Faktor internal

Faktor internal adalah faktor-faktor yang bersumber dalam internal organisasi itu sendiri
Faktor ini merasakan adanya kebutuhan akan perubahan yang dirasakan. Oleh karena itu,
setiap organisasi mengahadapi pilihan antara berubah atau mati tertekan oleh kekuatan
perubahan. Faktor internal di dalam organisasi dapat pula menjadi pendorong untuk
perlunya perubahan.
Adapun yang termasuk dalam faktor internal adalah sebagai berikut:

- Perubahan ukuran dan struktur organisasi

Perubahan yang terjadi menyebabkan banyak organisasi melakukan restrukturisasi, dan
biasanya diikuti dengan downsizing dan outsourcing. Restrukturisasi cenderung
membentuk organisasi yang lebih datar dan berbasis team. Outsourcing dimaksudkan
untuk menarik tenaga professional guna meningkatkan kinerja organisasi. Perubahan
ukuran dan struktur organisasi ini di maksudkan untuk memperoleh SDM yang sesuai
dengan tugas atau Job description yang diberikan, sehingga organisasi itu memperoleh
orang yang ahli di bidangnya dan manajemen sekolah berjalan dengan baik.

- Perubahan dalam sistem administrasi

Perubahan sistem administrasi dimaksudkan untuk memperbaiki efisiensi, merubah citra
organisasi, atau untuk mendapatkan kekuasaan dalam organisasi. Perubahan sistem
administrasi dimaksudkan agar organisasi menjadi lebih kompetetif.

- Introduksi teknologi baru

Perubahan teknologi baru berlangsung secara cepat dan mempengaruhi cara bekerja
orang-orang dalam organisasi. Teknologi baru diharapkan membuat organisasi semakin
kompetitif. Teknologi telah merubah pekerjaan dan organisasi. Penggantian pegawasan
dengan menggunakan komputer menyebabkan rentang kendali manejer semakin luas dan
organisasi semakin yang lebih datar.

Faktor eksternal

Faktor eksternal adalah faktor-faktor yang berasal dari luar lembaga/organisasi, yaitu
keseluruhan faktor yang berasal dari luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi
dan kegiatan organisasi, seperti : ekonomi, politik, hukum, teknologi, kebudayaan,
 sumber alam, demografi, sosiologi dan sebagainya yang memaksa organisasi untuk
melakukan penyesuaian atau adaptasi. Faktor eksternal lainnya antara lain :

- Lingkungan Alam Fisik yang Ada di Sekitar Manusia

Perubahan dapat disebabkan oleh lingkungan fisik, seperti terjadinya gempa bumi,
taufan, banjir besar, dan lain-lain mungkin menyebabkan bahwa masyarakat yang
mendiami daerah-daerah tersebut terpaksa harus meninggalkan tempat tinggalnya.
Apabila masyarakat tersebut mendiami tempat tinggalnya yang baru, maka mereka harus
menyesuaikan diri dengan keadaan alam yang baru tersebut.

- Peperangan.
Peperangan dengan negara lain dapat menyebabkan terjadinya perubahanperubahan yang
sangat besar baik pada lembaga/organisasi kemasyarakatan maupun struktur masyarakat.

- Pengaruh Kebudayaan Masyarakat Lain

Adanya pengaruh kebudayaan masyarakat lain dapat menyebabkan terjadinya perubahan
sosial dan budaya. Hubungan yang dilakukan secara fisik antara dua masyarakat,
mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan pengaruh timbalbalik, artinya masing-
masing masyarakat mempengaruhi masyarakat lainnya, tetapi juga menerima pengaruh
dari masyarakat yang lain itu.
2. Hubungan masyarakat
  Apa yang teman-teman ketahui tentang organisasi profesi humas?
Menurut teman-temn seperti apa aktivitas atau program dan organisasi
profesi humas? Silahkan berdiskusi.

Organisasi profesi merupakan suatu wadah para profesional di dalam mengembangkan dan
mengadakan suatu studi profesi. Organisasi profesi yang sudah mantab biasanya sanga berperan
didalam menentukan kurikulum studi profesi, mereka juga aktif melakukan riset, serangkaian
pertemuan, dan kontes program-program humas.
        Organisasi profesi humas merupakan suatu wadah para praktisi humas di dalam
mengembangkan dan mengadakan suatu studi profesi humas. Berdasarkan organisasi yang sudah
ada, organisasi humas dibagi menjadi 3 yaitu :

1.       Organisasi yang menghimpun para praktisi humas secara umum,

2.       Organisasi yang menghimpun perusahaan humas
3.       Organisasi yang menghimpun para praktisi humas yang dibedakan berdasarkan
jenis perusahaannya (misal : khusus perhotelan, khusus perusahaan kosmetik, dsb )

Salah satu contoh organisasi profesi humas yakni PERHUMAS. Saat ini Perhumas telah
beranggotakan ribuan orang/praktisi yang terdiri dari anggota kehormatan, anggota biasa,
anggota peserta, dan anggota siswa. Beberapa kegiatan Perhumas antara lain:
- Menjalin kerjasama dengan beberapa perguruan tinggi untuk bersama- sama
mengembangkan pendidikan humas. Perhumas menerima anggota siswa yang berasal dari
para mahasiswa jurusan Ilmu Komunikasi dan atau humas.
- Menjalin kerja sama dengan perusahaan-perusahaan dan lembaga-lembaga. Misal, dengan
majalah Info Pasar Modal yang mewakili kalangan pasar modal (Bapepam dan Bursa Efek
Jakarta) telah mendirikan Lembaga Pengembangan Hubungan Masyarakat Perusahaan
Publik Indonesia (LPHPPI).; dengan Komite Pemberantasan Korupsi.
- Menerbitkan jurnal Perhumas yang berisi tentang aktivitas organisasi dan tulisan para pakar
tentang humas dan komunikasi.
- Setiap tahun Perhumas menyelenggarakan konvensi (pertemuan) nasional.
- Menyelenggarakan serangkaian seminar dan lokakarya.
- Menyelenggarakan Lomba Penerbitan Majalah Ing Griya yang terbagi ke dalam katagori
Majalah/bulletin, tabloid, news letter, dan warkat investor. Terakhir, lomba Ing Griya ini
diselenggarakan pada tahun 2004.
- Musyawarah Nasional. Terakhir Munas diselenggarakan di Yogjakarta, pada tanggal 16-18
Desember 2004, sekaligus memilih Ketua Umum periode 2004-2007. Ketua Umum terpilih
adalah Rusli Simanjutak dari Bank Indonesia. Perkembangan Perhumas bisa di ikuti melalui
website Perhumas: www. perhumas.or.id
- dan sebagainya.

3. Manajemen rekod aktif

Penilaian
arsip mencakup penentuan arsip apa(atau apa yang akan dibuat dengan arsip), siapa yang
membuat dan mengapa, bagaimana arsip terkait dengan fungsi lembaga dan arsip
lain,bagaimana arsip digunakan, kapan dan oleh siapa. Penilaian arsip memungkinkan
untuk menyusutkan arsip segera setelah keberlanjutan manfaat untuk tujuan bisnis
terakhir, baik penyusutan itu dengan pemusnahan atau dengan penyerahan ke reservasi
lembaga kearsipan. Salah satu fungsi penilaian adalah menentukan harapan hidup arsip
dengan menetapkan periode retensi. Retensi adalah proses pemeliharaan arsip untuk
keberlanjutan , penggunaan , baik dilembaga asalanya, rekod centre, atau lemabaga
kearsipan.
 Alat untuk melakukan penilaian arsip adalah jadwal retensi arsip (JRA). JRA adalah
dokumen kontrol yang merekam keputusan penilaian dan penentuan tindakan
penyusutan. JRA juga dikenal sebagai daftar penyusutan, daftar disposisi, jadwal arsip,
jadwal retensi, dan penyusutan (atau disposisi), atau jadwal penyerahan. Pengertian JRA
menurut undang-undang kearsipan adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sehingga
manfaat JRA sebagai berikut :
- Mengindentifikasi seri arsip (tidak hanya seri berkas) yang dibuat atau dipelihara oleh
suatu lembaga atau sebuah unit administrasi suatu lembaga;
- Mencatat keputusan penilaian yang telah diambil berkaitan dengan hal tersebut;
- Menentukan periode arsip dipelihara dan tempat pemeliharaan arsip selama periode
retensi yang ditentukan;
- Menyerahkan penyusutan pada waktu yang tepat.

Prosedur penyusutuan arsip berdasarkan JRA

Prosedur dan teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA merupakan salah satu unsur dari
pengelolaan arsip. Prosedur tersebut perlu disusun untuk mengetahui bagaimana JRA
digunakan dan bagaimana tahap-tahap serta teknik pelaksanaannya. Di dalam prosedur
penyusunan berdasarkan JRA baik yang berupa pemindahan, pemusnahan, maupun
penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain :
- Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi arsip berakhir
- Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
- Pemusnahan arsip harus dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya.
- Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuatkan daftar arsipnya.
Penyusutan sudah dijelaskan pada bagian dasar teori dan aspek pendukungnya. Pada
bagian ini akan dijelaskan penyusutan mempunyai tujuan sebagai berikut, menurut para
ahli:
Sedarmayanti (2008: 128) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa arsip
dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah.
Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering
digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan
kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun (arsip
dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah,
dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan sebagai
referensi atau berbagai kepentingan.

4. Otomasi dalam kearsipan

 Manajemen yang efektif terhadap perubahan yang berkaitan dengan implementasi
otomasi kearsipan memerlukan beberapa aspek, sebutkan dan jelaskan aspek-aspek
tersebut? 

Aspek-aspek yang diperlukan dalam manajemen perubahan yakni :

- Sponsor perubahan, sponsor disini haruslah orang pada level pimpinan tingkat atas
dan memiliki kemampuan memadai untuk memulai proses perubahan.
- Tujuan yang jelas, harus didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan jelas
kepada para individu yang nantinya akan terkena dampak dari perubahan.
- Toleransi terhadap ambiguitas, sepanjang proses kemajuan implementasi, semua
pihak yang terlibat harus memahami bahwa semakin berlanjutnya perubahan tersebut
maka ambiguitas akan semakin berkurang dan keuntungan akan dapat diindentifikasi
secara lebih pasti.
- Komitmen pada semua tingkatan, suatu komitmen harus dimulai dari pimpinan
tertinggi hingga ke semua tingkat organisasi. Komitmen disini tidak dapat
didelegasikan dan harus ditunjukkan melalui tindakan nyata.
- Komunikasi terbuka, mekanisme komunikasi yang digunakan implementasi harus
bersifat dinamis dan dapat diatur sesuai keperluan dalam rangka memenuhi
kebutuhan dari perubahan tersebut.
- Metode manajemen perubahan yang tepat, menggunakan metode yang formal dalam
perubahan merupakan hal yang penting dalam kegiatan implementasi yang rumit.
Dengan menggunakan metodologi, perubahan yang tepat akan menigkatkan
kemungkinan keberhasilan pengelolaan perubahan yang berkaitan dengan
implementasi otomasi kearsipan.
5. Pegantar kearsipan
kita akan membahas persoalan “Penerimaan, Penataan, dan Deskripsi Arsip”, dan  Jasa
Rujukan, Akses, dan Finding Aids”
Penerimaan
Kegiatan penerimaan meliputi langkah2 yg diambil oleh depo arsip untuk memperoleh
kontrol fisik, administrative, legal dan intelektual atas materi arsip yang baru diperoleh.
Kegiatan yang mendasar ialah transfer pengawasan dari badan korporasi atau perorangan
kepada depo arsip. Dlm penerimaan, pengamanan transfer rekod merupakan syarat
pertama, sedangkan informasi tambahan ttg rekod merupakan syarat sekunder
- Penerimaan pada semua depo arsip meliputi 5 aktivitas yg langsung berkaitan, yakni :
1. Persiapan kerja di tempt
2. Transfer fisik, legal, &administrative
3. Analisis rekod scr fisik
4. Analisis isi
5. Pembuatan daftar awal
Penataan, merupakan kegiatan sesudah penerimaan.
Ada 2 prinsip penataan yang berlaku yaitu provenans dan tata susunan asli(original
order).
- Penggunaan bagan klasifikasi (spt DDC, UDC) atas arsip akan menimbulkan kesulitan
seperti,
1. Menyebabkan konteks arsip dlm kaitannya dg arsip lain akn hilang krn sehelai arsip
kertas pun memiliki hub dg arsip lain
2. Sulit menetukan subyek arsip krn arsip jarang yg hny memuat satu subyek saja
3. Arsiparis sulit meramalkan penggunaan arsip pd masa mendatang krn tdk
mengetahui subyek apa yg diperlukan ol pemakai

Deskripsi arsip
Deskripsi adalah representasi yang tepat dari sebuah unit yang dideskripsikan beserta
bagian komponennya, bilamana ada, dengan proses berupa penerimaan, penyatuan,
analisis, dan penataan setiap informasi untuk membantu mengenali materi kearsipan dan
menjelaskan konteks serta system rekod yang menghasilkan materi kearsipan· Alasan
perlunya standar deskripsi : alasan intern krn standardisasi memungkinkan informasi
kearsipan dimasukkan sbg bagian system terpadu yg mnggambarkn semua koleksi depo
arsip. Utk alas an ekstern, krn memungkinkan deskripsi yg dilakukan oleh sebuah depo
arsip dimasukkan ke jaringan informasi.
Jasa rujukan
Jasa rujukan adalah sebutan umum bagi fasilitas dan jasa yg memungkinkan pemakia
menggunakan arsip apabila akses thd materi tsb telah disetujui.
Akses terhadap materi arsip yg berada di sebuah depo dpt dilayani dlm bentuk jasa
public. Adapun jasa arsip bagi public terbagi atas 5 cara:
1. Jasa informasi →jasa memberikan informasi koleksi arsip bagi pemakai
2. Jasa fisik → bisa dg finding aids
3. Jasa dokumen→ jasa peminjaman arsip kpd depo alin, bkn kpd perorangan
4. Jasa pameran
5. Publikasi
Akses artinya ketentuan dan syaratketersediaan arsip atau informasi yg terdapat di sebuah
depo arsip bagi pemakai
Finding aids (alat bantu temu)
Finding aids, artinya media deskriptif (spt register, panduan, inventaris, indeks) yang
mengarahkan pemakai secara fisik dan intelektual terhadap arsip serta memungkinkan
untuk menemu balik rekod atau informasi dari arsip tersebut.dapat berupa catalog,
panduan, inventaris, kalender, daftar, indeks/dokumen sejenis, dlm berbagai bentuk
- Finding aids membantu menyajikan informasi deskripsi, susunan, pandanagn
structural dlm berbagai cara, menambahnya dengan informasi tambahan dan indeks
guna menolong pemakai menemukan rekod
- Secara fisik finding aids terdiri berbagi format, seperti pamplet,buku,folder lepas,
sedang dari segi materi berupa cakram optic, microfilm, indeks kartu,&pankalan data
- Tujuan finding aids :
1. Memberikan informasi mengenai seluruh arsip yg ada di depo arsip.
2. Menyediakan informasi yg mungkin diperlukan bagi arsip
3.menyajikan informasi khusus ttg koleksi yg khas
4.Memudahkan penggunaan arsip& mengungkapkan kemaknawian serta isinya
5. Mengupayakan siap akses
6. pengelolaan arsip vital
Menurut Anda  apakah  manual mengenai pengelolaan arsip vital. itu penting ? 

Menurut saya, Manual pengelolaan arsip vital itu penting karena merupakan pelengkap dari
suatu perencanaan dan pelaksanaan program arsip vital yang bertujuan untuk memancu para
pengelola kearsipan dalam mennangani arsip vital. Manual (panduan) pengelolaan arsip vital
merupakan salah satu alat bantu bagi pelaksana untuk menjalankan program kearsipan yang
disusun Tim dan memperoleh persetujuan pimpinan organisasi dan dijadikan acuan bagi seluruh
pegawai untuk menerapkan dan mengikuti ketentuan sesuai dengan prosedur.

Alasan Pentingnya Manual Pengelolaan Arsip Vital yakni Unit kerja yang memiliki arsip vital
perlu menyediakan panduan untuk melaksanakan program arsip vital. Dengan panduan tersebut
diharapkan dapat mengurangi kesahalan dalam mengelola arsip vital, terutama dalam identifikasi
dan penetuan arsip vital, perlindungan, penentuan lokasi, prosedur pemindahan, penggunaan,
jadwal retensi, pemusnahan dan akses informasi arsip vital. Panduan Pengelolaan Arsip Vital
juga merupakan buku saku atau buku pegangan bagi pengelola arsip vital agar terjadi efektivitas
dan efisiensi bagi organisasi.