Tugas 3

Nama : Choerul Huda

Nomor mahasiswa : 042150241

Jurusan : Ilmu Perpustakaan

1. Disebabkan rekod dari badan korporasi sudah tidak dipergunakan sehari-hari, rekod
yang awalnya rekod aktif akan menjadi rekod inaktif. Apakah inaktif mengandung
arti bahwa rekod tersebut sudah tidak berguna?

Jelaskan!

Dalam sebuah lembaga terdapat 40% rekod inaktif dengan riancian 30% rekod inaktif
dan 10% lainnya rekod jangka panjang. Rekod inaktif bukan berarti bahwa rekod
tersebut sudah tidak digunakan lagi. Hanya intensitas pemakaiannya berkurang.
Rekod ini masih dipakai sebagai sarana rujukan dan persyarakatan retensi sesuai
dengan peraturan undang-undang (nomor 43 tahun 2009 pasal 47 ayat (2) yang
menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD
dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan Negara).

Juga memiliki nilai historis yang membuatnya dapat dipermanenkan dan telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Infdonesia dan/atau Lembaga Kearsipan. Atau rekod inaktif ini dapat dihancurkan
dengan berbagai cara mulai dari dibakar, dicacah, dibuburkan hingga secara kimiawi.

Rekod inaktif ini disimpan di pusat rekod. Di sana menjadi titik temu manajer rekod
dengan arsiparis. Mereka berdua menyusun jadwal rentensi serta metode
pemusnahannya yang sebelumnya sudah dilakukan kegiatan penaksiran (appraisal).
 Rekod inaktif ini sudah diperkirakan akan disimpan atau dimusnahkan sesuai dengan
jangka waktu penyimpanan.

2. Status rekod inaktif mengindikasikan perlu tidaknya rekod tersebut perlu disimpan
secara permanen atau tidak. Coba jelaskan apa hubungan rekod inaktif dengan
jadwal retensi dan appraisal!

Tafsiran atau appraisal adalah fungsi arsip untuk menentukan pemusnahan rekod
inaktif berdasarkan nilainya. Yang dilakukan dengan kerjasama antar menejer rekod
inaktif dengan pihak eksekutif lembaga. Dengan kata lain, kepala devisi dan bagian
dalam mengindektifikasi dan menaksir nilai masing-masing rekod.

Pada saat appraisal ini terjadi pula kegiatan memuat jadwal retensi rekod, yaitu
suatu program yang isinya memuat jadwal dan prosedur penyimpanan rekod sebuah
lembaga, lalu memindahkannya ke penyimpanan rekod aktif serta memusnahkannya
apabila nilai dari rekod tersebut dirasa kurang, namun bila rekod tersebut dinilai
masih dibutuhkan oleh lembaga maka ada kemungkinan rekod tersebut dapat
dipermanenkan.

Mangkanya kegiatan jadwal retensi bersamaan dengan kegiatan appraisal dalam

mengelolaan rekod inaktif. Hal ini agar dapat menafsirakan mana rekod yang
memang memiliki nilai lebih mana rekod yang harus segera dimusnahkan karena
memang tidak digunakan lagi oleh lembaga. Penafisiran ini sudah memalui
pemerikasaan data yang terkumpul dalam inventaris rekod inaktif. Hasilnya
terbentuklah jadwal retensi rekod inaktif yang menentukan nilai seri, menyusun
periode retensi, menentukan persyaratan, dan periode retensi.

3. Dalam dunia kearsipan ada istilah acquisition (akuisisi). Berikan penjelasan mengenai
akusisi rekod, dan tahapan proses seperti apa yang harus dilakukan!
Akuisisi atau acquisition adalah suatu proses penambahan koleksi dengan cara
menerima materi kearsipan yang berasal dari sumbangan, pemberlian, transfer
maupun pinjaman. Akuisisi ini harus dilaksanakan secara bertanggung jawab untuk
mencegah adanya lonjakan koleksi. Materi arsip yang sudah diterima dicatat,
dilindungi, disimpan, dilestarikan dan disediakan untuk pemakai.

Adapun proses dari akusisi ini menurut Anna Nunuk Nuryani, Dra sebagai
berikut.
a. Penelusuran atau monitoring
Ini adalah suatu kegiatan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan akuisisi arsip. Selain itu, penelusuran juga berguna untuk
mengidentifikasi kondisi fisik, kondisi tempat penyimpanan, media rekam,
jumlah, kurun waktu, sistem penataan, asal arsip, dan lokasi penyimpanan.
b. Penilaian arsip
Penilaian dalam hal ini adalah menyeleksi arsip yang telah habis masa retensinya
atau memiliki status permanen oleh pencipta arsipnya. Penilaian adalah proses
penentuan status arsip apa layak untuk diakuisisi. Ada beberapa metode yang
harus diperhatikan dalam melakukan penilaian ini.
- Pendekatan Makro, dengan mengedepankan tema social sehiongga
dimungkinkan arsip bukan hanya terdapat pada satu pencipta saja namun
dapat beberapa pencipta arsip.
- Analisis Fungsi Organisasi, hal ini dilakukan dengan melakukan berbagai hal
berikut.
 Mengkaji fungsi dari seluruh bidang yang terdapat dalam suatu
organisasi.
 Memahami fungsi organisasi berserta strukturnya.
 Memahami keterkaitan fungsi dengan kegiatan dan transaksi dalam
setiap unit kerja dalam struktur organisasi.
 Memahami sifat program kegiatan.
 Mengidentifikasi keberadaan sepsialisasi kegiatan sebagai dasar
pengelompokan seri arsip.
 - Penilaian terhadap Arsip Bentuk Khusus (kaset, foto, film serta arsip
elektronik), berbeda dengan cara penilaian dalam bentuk kertas. Maka perlu
dilakukan penilaian dengan cara menganalisis informasi dan menganalisis
teknik penyimpanan arsipnya.
c. Verifikasi
Kegiatan ini dilakukan terhadap arsip yang sudah tercantum dalam JRA (Jadwal
Retensi Arsip) yang memiliki keterangan permanen serta terhadap arsip yang
memiliki nilai kesejahtraan tetapi belum tercantum dalam JRA. Jika dalam
verifikasi ini terdapat arsip yang tidak memiliki kriteria sebagai arsip maka Kepala
Lembaga Kearsipan berhak untuk menolaknya.

Ketiga proses tersebut harus dilakukan dengan benar-benar sehingga arsip yang
diterima akan mempunyai nilai tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban juga
kesejarahan.

Sumber:

Basuki, Sulistyo. 2021. Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka

djkn.kemenkeu.go.id. (2020). Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif. Diakses
pada 30 Mei 2022, dari
https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-sumut/baca-artikel/13494/Pengelolaan-dan-
Penataan-Arsip-Aktif-dan-Inaktif.html

academia.edu. (-). Proses Akuisisi. Diakses pada 31 Mei 2022, dari

https://www.academia.edu/24049823/Proses_akuisisi