TUGAS 3

MATA KULIAH REPROGRAFI ARSIP: ORGANISASI KEARSIPAN

INTERNASIONAL

NAMA : TRIMAN UNTARA

NIM : 042483221

UNIVERSITAS TERBUKA

YOGYAKARTA

JUNI 2022
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam pelaksanaan setiap organisasi, baik lembaga pemerintah/organisasi non
pemerintah dan perusahaan, didalam operasionalnya pasti akan
menciptakan dan menghasilkan arsip/dokumen. Arsip/dokumen yang tercipta
membutuhkan pengelolaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem dan
organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah selayaknya
terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit kerja pencipta
arsip/dokumen (atau dalam istilah kearsipan disebut unitpengolah) dan unit
kearsipan sebagai unit yang melakukan pengelolaan dalam organisasinya.
Dapat dibayangkan, apabila dalam suatu organisasi tidak memiliki unit
kearsipan maka akan menimbulkan kekacauan dan memudahkan
timbulnya penyalahgunaan/fraud karena tidak teradministrasi dan
terkontrolnya arsip/dokumen yang ada pada organisasi tersebut.
Asas pengorganisasian arsip pada unit kearsipan atau unitpengolah meliputi
sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan. Pilihan asas pengorganisasian arsip
merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses
pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Struktur
Organisasi & Job Description Struktur organisasi kearsipan pada banyak
perusahaan memang tidak ada yang seragam,tergantung kepada jenis
dan besarnya perusahaan tersebut. Perusahaan yang relatif kecil
sampaisedang, pada umumnya unit kearsipan berada di bawah bagian
umum/general affair, namun untuk perusahaan yang besar dan memiliki
cabang atau kantor yang berada di setiap propinsi atau kota- kota besar maka
unit kearsipan memiliki bagian tersendiri yang khusus mengeloladokumen
perusahaan dari tingkat kantor pusat sampai cabang- cabang dan kantor yang
berada jauh dari kantor pusat. Maka dari itu perlu adanya pengetahuan lebih
 mendalam terkait organisasi kearsipan yang memiliki pengelolaan yang
berbeda sekaligus mampu mengetahui lebih lanjut terkait standar kearsipan
internasional. Salah satunya melalui pengenalan organisasi kearsipan berskala
internasional

1.2 Rumusan Masalah

Apa yang dimaksud organisasi kearsipan internasional?

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, diharapkan mahasiswa dapat
memeroleh informasi dalam makalah ini berupa:
Mengetahui kaitannya tentang organisasi kearsipan internasional.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Organisasi kearsipan internasional

Menurut undang-undang nomor 9 tahun 2009 tentang ketentuan- ketentuan pokok
kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut :
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Sedangkan Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kemudian menurut Nandang dkk, arsip mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan
kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan
benar, haruslah ada system dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan
arsip, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang
sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil
dalam organisasi.
Dan terakhir Arsip merupakan bagian dari mata sejarah bangsa, sumber informasi
pengambilan keputusan dan bukti prestasi intansi /perorangan yang harus dikelola,
ditata, dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan. Dalam pengertian, dasar tentang
arsip disebutkan bahwa :
1. Arsip harus merupakan (evidence) dari sebuah kegiatan.
2. Arsip harus dalam bentuk yang nyata (tangible).
3. Arsip harus dapat ditemukan kembali (retrievable).
(https://disperpusip.jatimprov.go.id/)
Sehingga dalam pelaksanaannya perlu adanya staff khusus di bidang spesialis
kearsipan yang dilatih agar mampu melaksanakan tugasnya dalam menjalankan
kearsipan. Hal tersebut didukung oleg pendapat dari Suraja (2006:63), dimana
penyusunan personalia (staf) di bidang kearsipan,mencakup pelaksanaan
rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan, penggajian dan penjaminan
kesejahteraan, pengembangan dan pemberhentian pegawai yang mengurusi
arsiporganisasi. Masih menurut Suraja (2006:63) pelaksanaan fungsi pengarahan di
dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada pegawai arsip untuk
memelihara dan meningkatkanmoralitas kerjanya, menjaga komunikasi yang efektif
untuk membina solidaritas dan semangatkorps antar pegawai di bidang
kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan memenuhi dan
menggerakkan pegawai, mempengaruhi dan membawa mereka
untukberkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga
tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Fungsi pengawasan dapat
dilakukan dalam tiga bentuk menurut pendapat Ricks dan Gow (1992), yaitu:
1. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol)
2. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang berlangsung (concurrent
control)
3. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control)
Dengan adanya fungsi-fungsi pengawasan tersebut, maka diharapkan dapat
mengontrol jumlah warkat (arsip),memperbaiki kebijakan, prosedur dan metode kerja
kearsipan, meminimumkan duplikasi arsip, memperbaiki ketepatan data. Fungsi
Manajemen Kearsipan Dalam menjalankan manajemen kearsipan dengan
baik, fungsi-fungsi manajemen diperlukan sebagai dasar ilmu dalam
pelaksanaan kegiatan kearsipan.
Pengawasan tersebut juga mengacu pada pelaksanaan organisasi kearsipan.
Organisasi kearsipan sendiri merupakan kelembagaan dalam arti wadah atau
organisasi kearsipan. Sedangkan Lembaga kearsipan internasional adalah wadah atau
organisasi kearsipan yang skala naungannya sudah ada di berbagai negara dengan
menyesuaikan pada peraturan kearsipan yang bersifat internasional pula.
 BAB III
PEMBAHASAN

Organisasi kearsipan internasional

Organisasi kearsipan adalah suatu tatanan wadah dan kerangka struktur kegiatan yang
mengatur tentang aktivitas sumber daya manusia dan metode yang dipergunakan
dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan secara efektif dan effisien.
Dalam sistem kearsipan dikenal adanya :
 Sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat pada
suatu tempat yang ditentukan . (organisasi kecil).
 Sistem desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip aktif di tempatkan pada
masing-2 unit kerja. (org. Besar ).
 Sistem gabungan adalah sistem penyimpanan arsip aktif dilaksanakan oleh
masing-2 unit kerja, sedangkan arsip inaktif didilaksanakan secara terpusat
dengan sistem yang ditetapkan oleh pimpinan organisas
Salah satu contoh wadah atau organisasi kearsipan yang skala naungannya sudah ada
di berbagai negara dengan menyesuaikan pada peraturan kearsipan yang bersifat
internasional adalah organisasi ICA
ICA ( International Council on Archives) adalah suatu organisasi internasional non
governmental dibawah UNESCO yang berpusat di kota Paris.
Organisasi ICA ini didirikan dengan tujuan untuk :
 mendukung pengembangan kearsipan di seluruh negara di dunia bekerjasama
dengan organisasi internasional lainnya untuk memelihara warisan arsip manusia.
 mempromosikan, mengorganisasikan & mengkoordinasikan kegiatan dalam
bidang manajemen arsip di tingkat internasional.
 Mewujudkan, memelihara dan memperkuat hubungan antara arsiparis dan
organisasi kearsipan di seluruh dunia, organisasi profesi kearsipan dengan
organisasi lainnya, pemerintah dan swasta, dimanapun mereka berada, yang
menaruh perhatian pada administrasi dan pemeliharaan arsip atau dengan
pelatihan profesional arsiparis.
 Mengakomodasikan interpretasi dan penggunaan dokumen arsip dengan
mempermudah pengaksesan informasinya.
 ICA membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang
memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tsb memperkuat
kerjasamanya dalam bidang kearsipan.
 ICA membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang
memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tersebut
memperkuat kerjasamanya dalam bidang karsipan.
Wilayah area geografis tersebut meliputi :
 ALA ( Asociacion latino americana de archivos)
 ARBICA ( Arab Regional Branch)
 CARBICA ( Caribbean Regional Branch )
 CENARBICA( Regional Branch for Central Africa )
 EASTICA( East Asian Regional Branch )
 ESARBICA( Eastern and Southern Africa Regional Branch )
 PARBICA ( Pacific Regional Branch )
 SARBICA ( Southeast Asian Regional Branch ) / (LKP Asia Tenggara)
 SWARBICA(South and West Asian Regional Branch)
 WARBICA ( West African Regional Branch )
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan
Organisasi kearsipan internasional non governmental atau swasta terdiri dari
beberapa Lembaga. Namun yang paling mewakili sebagai wadah atau organisasi
kearsipan yang skala naungannya sudah ada di berbagai negara dengan menyesuaikan
pada peraturan kearsipan yang bersifat internasional adalah organisasi ICA. Dimana
delam pelaksanaannya berada dibawah UNESCO yang berpusat di kota Paris.
Organisasi internasional secara garis besar juga memiliki tujuan yang sama dengan
organisasi kearsipan nasional maupun daerah yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
1) mendukung pengembangan kearsipan di seluruh negara di dunia untuk memelihara
warisan arsip manusia. 2)mengkoordinasikan bidang manajemen arsip di tingkat
internasional. 3)Memelihara hubungan antara arsiparis dan organisasi kearsipan di
seluruh dunia. 4)Mengakomodasikan interpretasi dan penggunaan dokumen arsip
dengan mempermudah pengaksesan informasinya.
ICA sendiri membagi wilayah pekerjaannya sesuai area geografis dunia yang
memungkinkan arsiparis dan organisasi kearsipan dalam area tersebut memperkuat
kerjasamanya dalam bidang karsipan.
4.2 Saran
Perlu adanya acuan yang lebih banyak lagi terhadap tata kelola kearsipan
internasional. Sehingga system kearsipan Lembaga atau organisasi yang bersifat
nasional maupun daerah mampu menemukan keuntungan maupun keunggulan baru
yang dapat diadaptasikan/ diaplikasikan ke Lembaga tersebut. Sebagai studi banding
antar organisasi satu dengan lainnya.
 DAFTAR PUSTAKA

Nandang Alamsyah Deliarnoor dan Lalang Gandasukmaya. 2020. Reprografi Arsip

Edisi 2 / 2 SKS / Modul 1-6. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014
Undang-undang nomor 9 tahun 2009
Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: DIOMA
Betty R. Ricks, Swafford & Gow. 1992. Information and Image Management,
Records System Approach. Ohio: South-Western Publishing co.
https://disperpusip.jatimprov.go.id/images/artikel/Organisasi%20dan%20Informasi
%20Arsip.pdf