MAKALAH

TUGAS MATA KULIAH MANUAL KEARSIPAN

“ MANUAL PENGELOLAAN SURAT, MANUAL
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DAN MANUAL
PENYUSUNAN KLASIFIKASI ”

OLEH

WAHYU PURWANDI

048292502

FAKULTAS HUKUM, ILMU SOSIAL, DAN ILMU POLITIK

(FHISIP)

PROGRAM STUDI KEARSIPAN

UNIVERSITAS TERBUKA

SAMARINDA

2022/2023

1
 Kata Pengantar

Puji syukur diucapkan kehadirat Allah Swt. atas segala rahmat-Nya sehingga makalah ini
dapat tersusun sampai selesai. Tidak lupa kami mengucapkan terima kasih terhadap bantuan
dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik pikiran maupun
materi.

Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi pembaca. Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam
penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami. Untuk itu
kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi
kesempurnaan makalah ini.

Bontang, 28 April 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................................iii

BAB I : PENDAHULUAN

A.Latar Belakang.............................................................................................................1

B.Rumusan Masalah........................................................................................................2

C.Tujuan..........................................................................................................................2

BAB II : PEMBAHASAN

A.Apa itu manual pengelolaan surat................................................................................3

B.Apa itu manual pengelolaan arsip aktif........................................................................4

C.Apa itu manual penyusunan klasifikas.........................................................................5

BAB III : PENUTUP

Kesimpulan............................................................................................................................6

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................8

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam kehidupan berorganisasi, peranan dan kehadiran manual sangat penting

untuk memperlancar jalanya roda organisasi. Manul merupakan dokumen yang
menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan oleh organisasi dengan tujuan agar
aktivitas tersebut terlaksana secara benar, tepat dan konsisten. Demikian pula dalam
penyelenggaraan kearsipan, manual kearsipan merupakan instrumen pokok agar
mekanisme kegiatan kearsipan dapat berjalan sesuai norma dan standar baku yang
selanjutnya akan menentukan tercapainya tujuan kearsipan.

Dalam manajemen kearsipan, pada dasarnya kegiatan pengelolaan surat arsip

merupakan kegiatan awal karena secara umum bahwa mayoritas jenis arsip yang tercipta
masih dalam bentuk kertas atau secara khusus dalam bentuk surat. Hal ini diperkuat
dengan hasil penelitian beberapa tahun yang lalu baik di Negara Australia maupun
Amerika persentase jumlah arsip dalam bentuk kertas masih di atas 90% dengan asumsi
yang sama persentase tersebut tidak jauh berbeda dengan Indonesia, walaupun selama ini
belum ada penelitian khusus tentang hal tersebut.

Dalam sistem kearsipan yang umum dikenal, pada prinsipnya mempunyai tiga
kegiatan pokok atau tiga subsistem, yaitu pengelolaan surat, filling atau pemberkasan dan
penyusutan. Tiga kegiatan ini merupakan suatu sistem yang saling berhubungan dengan
erat dan tidak bisa dipisahkan dari sistem kearsipan secara menyeluruh dan tidak
berfungsinya salah satu subsistem akan berdampak terhadap keberadaan sistem kearsipan
dalam administrasi perkantoran yang ada. Sementara itu pengelolaan arsip aktif yang
dimaksudkan di sini lebih memfokuskan pada kegiatan filling atau pemberkasan

Padahal kegiatan ini merupakan kegiatan inti dari kersipan, karena tidak saja
berfungsi untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan tetapi juga untuk
memudahkan kegiatan penyusutan arsip. Maksudnya adalah kalau arsipnya belum
diberkaskan dengan baik dan benar maka tujuan ini tidak akan tercapai. Ada
kecenderungan arsip hanya ditumpuk di atas meja tanpa ada sistem yang baku dan

1
 standar. Untuk dapat melaksanakan pemberkasan dengan baik dan benar dibutukan sarana
bantu, salah satunya adalah klasifikasi arsip yang merupakan skema pengelompokan arsip
sesuai dengan fungsi dan kegiatan organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu manual pengelolaan surat ?
2. Apa itu manual pengelolaan arsip aktif ?
3. Apa itu manual penyusunan klasifikas ?
C. Tujuan
1. Mengetahui manual pengelolaan surat
2. Mengetahui manual pengelolaan arsip aktif
3. Mengetahui manual penyusunan klasifikas

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Apa itu manual pengelolaan surat

Organisasi apapun, baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta

atau korporasi, senantiasa berupaya untuk selalu meningkatkan kapasitas dan
akuntabilitas kinerjanya. Secara operasional, salah satu upaya untuk mewujudkannya
adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi, sehingga mampu
menghasilkan sistem dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efesien, terukur dan sesuai
dengan prinsip good governance/good corporate governance. Untuk itulah, diperlukan
apa yang disebut manual kerja atau sering disebut juga SOP (Standar Operasional
Prosedur).

Secara luas, manual dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan

aktivitas operasional yang dilaksanakan sehari-hari, dengan tujuan agar pekerjaan
tersebut dilaksanakan secara benar, tepat dan konsisten, untuk menghasilkan produk/jasa
sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Sering kali manual juga diartikan
untuk menyebut semua dokumen yang mengatur aktivitas operasional organisasi,
termasuk protokol, instruksi kerja, lembar kerja dan lain sebagainya. Sementara itu,
dalam arti sempit, manual merupakan bagian dari prosedur sistem tata kerja yang
dituangkan dalam dokumen (tertulis), yang mengatur secara rinci kegiatan-kegiatan
operasional agar terlaksana secara sistemik.

Tujuan dari penerapan sistem tata kerja adalah sebagai berikut:

1. Adanya sistem kerja yang tertulis, jelas dan mudah dipahami.
2. Adanya input, output, dan target yang jelas pada setiap aktivitas.
3. Adanya penanggung jawab yang jelas pada setiap aktivitas.
4. Adanya urutan dan tata waktu yang jelas untuk setiap proses dan masing-
masing aktivitas.
5. Adanya sisetem pengendalian dan pemantauan aktivitas organisasi dengan
ukuran-ukuran yang jelas.

3
 Adapun manfaat dari implementasi sistem tata kerja adalah sebagi berikut:
1. Sebagai referensi tertulis dalam menetapkan kebijakan instansi/korporasi.
2. Sebagi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun
administratif.
3. Sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan dan validasi rangkaian
kegiatan(birokrasi) dalam organisasi.
4. Memastikan setiap aktivitas kerja dilaksanakan sesuai dengan peraturan
perundangan dan kebijakan yang berlaku.

Manual atau SOP merupakan acuan bagi seluruh unit kerja dan personilnya di
lingkungan organisasi atau korporasi yang berisi prosedur, tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing satuan kerja dan jabatan
sehingga mekanisme kerja dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas yang telah
ditetapkan. Di samping itu, manual dapat juga menjadi untuk menilai kerja personil dan
organisasi, serta sebagai pegangan bagi organisasi dalam melakukan kontrol atas kualitas
hasil kerja. Dengan adanya manual maka pegawai dapat mengerti dengan jelas peran dan
tanggung jawabnya dalam menjalankan pekerjaan masing-masing secara konsisten.

B. Apa itu manual pengelolaan arsip aktif

Pengelolaan arsip aktif yang dimaksudkan adalah kegiatan yang lebih

memfokuskan pada kegiatan filling atau pemberkasan. Kegiatan filling atau pemberkasan
yang dianggap kegiatan yang utama dan diprioritaskan di instansi untuk dikelola dengan
baik. Hal ini dapat dimaklumi karena kegiatan pemberkasan secara umum belum
dilaksanakan dengan baik dan benar.

Filling itu sendiri adalah kegiatan menata arsip secara logis dan sistematis dengan
menggunakan sistem tertentu yang disesuaikan dengan jenisarsip, serta tugas dan fungsi
unit pengelola arsip. Logis yang dimaksudkan disini adalah masuk akal dan dapat
diterima secara logika, sedangkan sistematis adalah secara teratur dan berurutan. Dengan
pengertian seperti tersebut di atas, maka dalam memberkaskan arsip, pertama harus
diketahui tugas dan fungsi organisasi atau unit kerja.

4
 Dari tugas dan fungsi tersebut akan tercerminkan kegiatan apa saja yang
dilaksanakan. Kegiatan akan mencerminkan proses administrasinya dan akan
mengetahui jenis arsip yang tercipta. Setelah diketahui arsip yang tercipta tersebut maka
akan mudah dalam pemberkasannya nanti, karena kita memberkaskan arsip berdasarkan
kegiatan dan proses administrasi dari unit atau organisasi yang bersangkutan.

Dengan kata lain, setiap organisasi yang merupakan kumpulan dari unit kerja-
unit kerja yang paling berhubungan dan keterkaitan mempunyai fungsi sesuai dengan
tugas dan kewenangannya. Dalam perjalanannya fungsi tersebut, tercipta kegiatan-
kegiatan/activity dan dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang
merupakan proses administrasi. Proses inilah yang akan menciptakan arsip ataupun
sejenisnya, baik yang tekstual ataupun yang nontekstual. Arsip inilah yang nantinya akan
diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit agar nudah
untuk dicari dan ditemukan kembali.

C. Apa itu manual penyusunan klasifikas

Manual penyusunan klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar bagi instansi

dalam membuat skema klasifikasi, hal ini perlu dilakukan mengingat banyak instansi
yang belum melakukan kegiatan pemberkasan dengan baik dan benar. Umumnya arsip
hanya tumpukan di atas meja atau pada lorong-lorong kantor tanpa sistem yang baku dan
seragam. Akibatnya instansi kesulitan dalam penemuan dan pencarian arsip yang
diinginkan. Selain itu, tentu saja akam mengalami kesulitan dalam penyusutan arsip.
Kenyataan lain menunjukan bahwa mayoritas arsip yang tercipta di instansi adalah arsip
yang bersifat korespondensi atau surat menyurat yang memerlukan penanganan khusus.
Salah satu sarana untuk mengelola arsip jenis ini diperlukan skema klasifikasi yang
digunakan sebagai panduan untuk menata arsipnya secara teratur.

Dengan kata lain, klasifikasi ini digunakan sebagai pengelompokan arsip

sesuai fungsi, kegiatan dan jenis arsip yang tercipta sehingga arsip yang mempunyai
masalah atau urusan yang sama akan dikelompokkan ke dalam satu klasifikasi. Sehinga
antara surat masuk dan surat kelur yang menyangkut kegiatan atau transaksi yang sama
akan dikelompokkan dalam satu wadah berdasarkan skema klasifikasi yang ada,
Memang tidaklah mudah dalam penyusunan klasifikasi in karena banyak kasus arsip
5
 yang seharusnya disimpan dalam satu rangkaian kegiatan menjadi terpecah karena
kesalahan dalam pembuatan klasifikasi. Oleh sebab itu, perlu kehati-hatian dalam
penyusunan skema klasifikasi ini.

Berdasarkan hal tersebut diharapkan manual ini dapat dijadikan pedoman

teknis atau panduan bagi instansi untuk membuat dan merumuskan klasifikasi dari
instansinya baik yang bersifat fasilitatif ataupun yang bersifat substantif. Kalau yang
bersifat fasilitatif ataupun yang bersifat penunjang umumnya setiap instansi mempunyai
kesamaan sehingga klasifikasi yang dimiliki oleh instansi lain dapat dijadikan referensi
untuk penyusunan. Yang sulit adalah ketika merumuskan skema klasifikasi yang
menyangkut tugas pokok organisasi atau biasa yang disebut substantif diperlukan
pemahaman dan pemikiran yang mendalam terhadap tugas, fungsi dan kegiatan
organisasi.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Manual atau SOP merupakan acuan bagi seluruh unit kerja dan personilnya di
lingkungan organisasi atau korporasi yang berisi prosedur, tugas, wewenang, dan
tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing satuan kerja dan jabatan
sehingga mekanisme kerja dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas yang telah
ditetapkan. Di samping itu, manual dapat juga menjadi untuk menilai kerja personil dan
organisasi, serta sebagai pegangan bagi organisasi dalam melakukan kontrol atas kualitas
hasil kerja. Dengan adanya manual maka pegawai dapat mengerti dengan jelas peran dan
tanggung jawabnya dalam menjalankan pekerjaan masing-masing secara konsisten.

Pengelolaan arsip aktif yang dimaksudkan adalah kegiatan yang lebih

memfokuskan pada kegiatan filling atau pemberkasan. Kegiatan filling atau pemberkasan
yang dianggap kegiatan yang utama dan diprioritaskan di instansi untuk dikelola dengan

6
baik. Hal ini dapat dimaklumi karena kegiatan pemberkasan secara umum belum
dilaksanakan dengan baik dan benar.

. Manual penyusunan klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar bagi instansi

dalam membuat skema klasifikasi, hal ini perlu dilakukan mengingat banyak instansi
yang belum melakukan kegiatan pemberkasan dengan baik dan benar. Umumnya arsip
hanya tumpukan di atas meja atau pada lorong-lorong kantor tanpa sistem yang baku dan
seragam.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Amansyah, Zulkifli. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Arsip Nasional RI. (2011). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta

Berrt R Ricks, CRM. (1992). Information and Image Management: A Records

System Approach, 3d Ed. Ohio: South-Western Publishing Co

Budi Martono. (1994). Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Sinar Harapan.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011

Tentang Pedoman Dan Akses Arsip Dinamis.