Tugas Kelompok

Manajemen Perkantoran Modern

“Perkantoran Sebagai Suatu Sistem”

Disusun Oleh:

Kelompok 3

Allamah Alhasanah (1667142011) Noor Fazila (1667142073)

St. Nurlina (1667142047) Dahlan (1667142065)
Rostina (1667142029) Iskharul Haq (1667142031)
Dian Novitasari (16671420 Syahrul Fadilah R (16671420

PRODI ILMU ADMINISTRASI BISNIS

FAKULITAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

2018
 Daftar Isi

Daftar Isi............................................................................................................................1
KATA PENGATAR..........................................................................................................2
BAB I.................................................................................................................................3
PEMBAHASAN................................................................................................................3
A. Pengertian Sistem Perkantoran..............................................................................3
B. Sistem Sebagai Entitas: Organisasi dan Pengorganisasian....................................3
1. Jenis Pembagian Kerja dalam Organisasi......................................................4

2. Sistem Desentralisasi dan Sentralisasi...........................................................6

C. Sistem Sebagai Metode: Sistem dan Prosedur.......................................................8

1. Sistem Operasional di Perkantoran................................................................8

D. Sistem Informasi Manajemen..............................................................................11

1. Alur Data dan Informasi..............................................................................11

2. Manajer dan Sistem Informasi.....................................................................11

3. Manajer dan Sistem Pemecahan Masalah Berbasis Komputer.....................12

4. Outsourcing.................................................................................................13

KESIMPULAN................................................................................................................14
Daftar Pustaka..................................................................................................................15
 KATA PENGATAR

Puji syukur kami panjatkan kepada kehadirat Allah SWT yang senantiasa

memberikan rahmat, karunia, taufik dan hidayah-Nya kepada kita sehingga kita

bisa menyelesaikan makalah tentang Perkantoran sebagai suatu sistem ini

dengan baik dan tepat waktu meskipun masih banyak kekurangan . Kami berharap

makalah ini bisa bermanfaat dalam rangka menambah wawasan kita tentang

begitu pentingnya mempelajari teknik tata ruang kantor agar membangun suasana

kantor yang bagus juga mengetahui pentingnya perkantoran sebagai suatu sistem.

Dengan konsep efisien yang praktis, minimalis, dan mencakup dunia

internasional, perubahan terjadi pada semua unsur perkantoran, mulai dari bentuk

organisasi, mekanisme kerja, komunikasi antar organisasi, perlengkapan dan

fasilitas kantor, hingga gedung perkantoran Kami menyadari di dalam makalah

ini masih jauh dari kata sempurna masih banyak kekurangan di dalam makalah

ini. Oleh karena itu, kami berharap adanya kritik dan saran agar kedepannya kita

bisa membuat makalah kami lebih baik lagi kedepannya. Semoga makalah yang

kami buat ini bisa bermanfaat bagi kami sendiri dan bagi yang membacanya.

                                                                                  

Makassar,14 Mei 2018

           
 BAB I

PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Perkantoran

Sistem merupakakn suatu susunan kegiatan yang teratur, yang saling

bergantung dan prosedur yang saling berhubungan, yang mempermudah

kegiatan-kegiatan di dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

Menurut J.C Denyer mendefinisikan sistem perkantoran adalah urutan

baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan/organisasi dan

berkenaan dengan operasi operasi itu dilaksanakan (metode) maupun

bilamana dan dimana dilaksanakannya. [ CITATION Off751 \l 1057 ] 

Definisi yang diberikan oleh Terry: Suatu prosedur perkantoran dapat

didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang

bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk

suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap

aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. [ CITATION Geo751 \l 1057

Jadi Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor

yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian suatu

pekerjaan atau fungsi pokok dalam suatu organisasi/perusahaan.

B. Sistem Sebagai Entitas: Organisasi dan Pengorganisasian

Sistem erat kaitannya dengan fungsi pengorganisasian.

Pengorganisasian kantor yaitu proses manajemen yang berhubungan erat

dengan kegiatan kerja sama antara manusia, dan fungsi sehingga dapat

membentuk satuan manajemen yang terawasi.

1. Jenis Pembagian Kerja dalam Organisasi

Pembagian kerja harus dilakukan secara sistematis, sebab

menyangkut proses pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan, dan

juga menyangkut kepentingan pekerja. Pekerja memerlukan jenis

pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan kompetensi, dan minat.

Ketidaksesuaian pekerja dengan jenis pekerjaan dapat mengganggu dan

menghambat proses kerja. [ CITATION DrL15 \l 1057 ]

Jenis-jenis pembagian kerja dalam organisasi, yaitu:

a. Struktur Fungsional

Struktur Fungsional adalah pengelompokan berdasarkan fungsi

yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan

organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan

bentuk dasar departementasi. Individu dikelompokkan berdasarkan

keterampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan.

 Kepala

Operasi Produksi Marketing HRD Keuangan

Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing

diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis

menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang

berkaitan. Pembagian kerja berdasarkan fungsi, memiliki

keuntungan bagi pekerja, yaitu meningkatkan keahlian pekerja dan

menciptakan jalur karier yang jelas. Selalin itu, keuntungan yang

dipeorleh organisasi adalah pemakaian sumber daya menjadi lebih

efisien dan lebih ekonomis dalam kaitannya dengan tenaga, waktu,

dan biaya. Sementara itu kerugian yang muncul adalah organisasi

menjadi sulit dalam pemecahan isu dan konflik. Manajer harus

melewati semua fungsi untuk mendapatkan pemecahan dan

kesepakatan. Karena semua fungsi merupakan satu kesatuan untuk

mencapai tujuan organisasi.

b. Struktur Divisional

Struktur divisional dikelompokkan berdasarkan kesamaan

dalam produksi atau jasa, geografi, dan konsumen. Keuntungan

struktur tersebut bagi organisasi adalah lebih cepat mengambil

keputusan, koordinasi antarfungsi lebih sederhana, sebab ada dalam

 divisi masing-masing, pelayanan ke konsumen menjadi lebih besar.

Selain itu, manajer atau staf dapat lebih mengembangkan

ketermapilan manajemen secara umum. Di sini, manajemen dituntut

untuk berurusan dengan multifungsi.

Karena setiap divisi terdapat fungsi-fungsi pokok, seperti unit keuangan,

produksi, SDM, dan sebagainya. Maka organisasi membutuhkan tenaga

kerja yang memiliki keahlian mengelola fungsi pokok tersebut.

2. Sistem Desentralisasi dan Sentralisasi

Dalam mengorganisir pekerjaan dalam suatu sistem, pekerjaaan

tertentu tidak harus dilakukan semua unit atau departemen. Selain

pekerjaan harus didelegasikan, pekerjaan juga sebaiknya diatur dalam

sistem sentralisasi, desentralisasi, atau penggabungan sistem.

Sistem sentralisasi (pemusatan) adalah bahwa pekerjaan

perkantoran dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan/unit

organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang

memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Sistem desentralisasi adalah

bahwa pekerjaan perkantoran dibebankan dan dilaksanakan oleh masing-

masing satuan/unit orrganisasi.

Tugas pokok yang dilakukan oleh sejumlah unit/departemen

tersebut adalah:

a. Melaksanakan sejumlah aktivias tertentu yang dipusatkan dan

memberikan pertimbangan-pertimbangan keahlian kepada segenap

 satuan operatif berkaitan dengan prosedur kantor, formulir pelaporan

dan pekerjaan kantor umumnya.

b. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja

tat usaha yang terbesar (contoh: melalui formulir).

Keuntungan sistem sentralisasi adalah membuat ketatausahaan

menjadi sederhana, lebih cermat, lebih cepat, mengurangi kemungkinan

kecurangan, sedangkan kerugian spesialisasi tersebut adalah pegawai

yang bersangkutan tidak menjadi serba bisa, hanya dapat melakukan satu

jenis pekerjaan.

Sistem sentralisasi, desentralisasi, maupun penggabungan

keduanya, sebaiknya diimplementasikan secaraa hati-hati. Manajer

kantor perlu menetukan jenis pekerjaan apa yang perlu terpusat, dan

pekerjaan apa yang ada didapertemen, supaya tidak terjadi pemborosan

tenaga, waktu dan biaya. Berikut adalah faktor-faktor yang menetukan

kelayakan sentralisasi dalam suatu organisasi:

1. Organisasi besar

Organisasi yang bereporasi dalam skala besar yang memiliki cabang

dimana-mana dengan jumlah pekerja besar lebih sesuai menggunakan

sistem sentralisasi untuk mengelola dokumen dan arsip-arsipnya.

2. Ukuran organisasi

Ketika organisasi semakin besar, maka kebutuhan akan pengawasan

terpusat semakin tinggi pula.

3. Organisasi tunggal
 Oraganisasi yang bersifat tunggal ditinjau dari segi produk, proses,

dan personel lebih cocok mengunakan sistem sentralisasi.

4. Kualitas personel

Banyak organisasi melihat perlunya lebih banyak personel yang

berkualitas tinggi jika kegiatan perkantoran menggunakan

desentralisasi.

5. Penyebaran informasi

Jika operasi organisasi atau penyebaran informasi atau penyebaran

informasi mencakup daerah georafis yang tidak begitu luas, maka

sentralisasi secara fisik memungkinkan.

C. Sistem Sebagai Metode: Sistem dan Prosedur

Bagian ini menjelaskan sistem sebagai suatu rangkaian kegiatan, yang

terdiri dari prosedur dan metode. Prosedur adalah langkah-langkah yang

berurutan, yang merupakan mekanisme kerja dari suatu sistem, dan

memberikan tuntunan kepada karyawan-karyawannya dalam hubungannya

dengan siapa yang mengerjakan, apa yang dikerjakan, bagaimana

mengerjakannya, dan kapan dikerjakan. Prosedur kemudian dipecah menjadi

sebuah rangkaian kerja yang khas yang dilaksanakan dengan menggunakan

metode. Metode adalah cara melakukan suatu pekerjaan. [ CITATION Sri17 \l

1057 ]
1. Sistem Operasional di Perkantoran

Penerapan sistem dalam pekerjaan perkantoran disebut sebagai

sistem perkantoran. Sistem perkantoran terdiri dari sub-subsistem

pekerjaan kantor masing-masing, yang secara keseluruhan membentuk

satu-kesatuan sistem besar yang utuh.

Sistem operasional perkantoran dilakukan dengan langkah dan cara

tertentu, yang berbeda-beda disetiap kantor. Langkah tersebut disebut

prosedur. Prosedur diterima sebagai suatu cara yang tetap dalam

menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan

menyeluruh.

Manfaat sistem perkantoran adalah sebagai berikut:

a. Memperlancar pekerjaan perkantoran. Panduan yang jelas

memungkinkan setiap unit bekerja sesuai dengan tugas masing-

masing, sehingga mereka terpacu untuk mengemban tanggung jawab

dan kewajiban.

b. Mengurangi keterlambatan dan hambatan. Prosedur yang baik

seharusnya mecantumkan waktu atau jadwal yang jelas, seperti

kapan suatu pekerjaan harus dilakukan, kapan harus selesai, dan

seterusnya.

c. Pengawasan yang lebih baik terhadap pekerjaan, sehingga dapat

mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

d. Menghemat tenaga, waktu dan biaya. Pekerja akan melakukan

pekerjaannya secara efisien dan efektif sebab prosedur metode yang

jelas.

e. Meningkatkan koordinasi antarbagian dalam organisasi. Mekanisme

kerja yang sudah direncanakan dengan baik meningkatkan kerja

sama yang baik diantara unit-unit dalam organisasi .

f. Mempermudah dalam pelatihan para pekerja. Bagi para pekerja,

mereka dapat langsung melihat menual tertulis jika belum mengerti

benar, dan bagi instruktur, mereka tidak perlu bersusah-susah

menjelaskan.

Di atas disebutkan bahwa pemanfaatan sistem yang dibuat sesuai dengan

kebutuhan adalah sistem yang bermanfaat.

Seorang sosiolog, Max Weber, memperkenalkan sistem kerja

birokrasi dalam suatu organisasi. Di indonesia, penggunaan istilah

birokrasi selalu diasosiasikan dengan sistem kerja yang buruk, berbeilt-

belit dan dipenuhi suap. Menurut max weber, birokrasi adalah salah satu

struktu organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki

kekuasaan yang jelas, formaslisasi yang tinggi, hubungan yang tidak

bersifat pribadi , keputusan dalalm pekerjaan yang didasarkan pada

kesatuan, jalur karier yagn jelas bagi pekerja, dan pemisahan yang jelas

antara kehidupan organisasi dan pribadi. Kekuatan bentuk birokrasi

terletak pada standardisasi. Pekerja melalkukan tugas-tugasnya sesuai

dnegan sistem, prosedur dan peraturan yang ada, sehingga pekerjaan

 mereka dapat terkontnrol dan diprediksi dengan baik. Organisasi menjadi

lebih efisien dalam mencapai tujuannya. Oelh karena itu, birokrasi tidak

selamanya buruk, selam birokrasi dilaklukan dengan profesionalitas yang

baik, birokrasi akan sangat diperlukan.

D. Sistem Informasi Manajemen

Manajemen sistem informasi merupakan ilmu yang mempelajari

mengenai manajemen suatu sistem informasi dalam mencapai tujuan secara

efisien dan efektif. [ CITATION DEA95 \l 1057 ]

1. Alur Data dan Informasi

Setiap kegiatan kantor, perlu memiliki dan selalu menghasilkan

data dan informasi dari setiap kegiatan yang dilakukan. Organisasi

mencapai tujuan dengan dukungan manajemen yang dibantu oleh

tersedianya data dan informasi.

Penggunaan data dan informasi dalam suatu organisasi terdapat

disemua unit, mulai dari level pekerja paling bawah hingga pimpinan,

dan terjadi hampir setiap saat. Data dan informasi sekecil apapun akan

sangat berguna. Bahkan informasi seperti gosip, humor, tidak dapat

dianggap angin lalu semata. Bagi mereka yang peka, informasi tersebut

mengandung kebenaran, atau paling sedikit menunjukan bahwa ada

sesuatu yang tidak beres dibaliknya. Data berasal dari 4 sumber yaitu:

penelitian seperti dari unit pelatihan dan pengembangan disetiap

 organisasi, penelitian dari perguruan tinggi, dalam topik pengembangan

produk, dan bahan penerbitan.

2. Manajer dan Sistem Informasi

Dalam organisasai seorang menajer harus mempunyai peran dan

kemampuan dalam mengelola sistem informasi.

Peran dan kemampuan yang harus dimiliki seorang manajer:

a. Manajer berperan dalam perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengawasan. Juga sebagai peran informasi,

interpersonal, dan pengambilan keputusan.

b. Manajer harus mampu menguasai teknologi informasi dan

komunukasi. [ CITATION Ray04 \l 1057 ]

Dengan peran dan kemampuannya yang berada pada dua tataran

tersebut, manajer memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.

Kebutuhan informasi tersebut berkaitan dalam mengelola suatu

organisasi secara lokal, antar organisasi, ataupun pada tingkat global

yang disebut multinational corporation.

3. Manajer dan Sistem Pemecahan Masalah Berbasis Komputer

Manajer dalam melakukan pemecahan masalah biasanya

menggunakan sesuatu yang disebut model. Fungsi model ialah

menyederhanakan sesuatu agar lebih mudah dipahami [CITATION PEN11 \l

1057 ]. Modal yang membantu manajer dalam mempermudah

pemahaman dan komunikasi terdiri dari 4 macam, yaitu:

 a. Modal naratif, secara urut item-item dapat ditulis secara lisan

penjelasannya.

b. Model fisik, seperti contoh pada market suatu bangunan atau pada

prototipe sebuah model.

Sistem pemecahan masalah berbasis komputer dibangun bersama-sama

dari model sistem dan pendekatan sistem sebagai landasannya. Disebut

pendekatan karena sistem ini dilakukan secara sistematis, dengan

persiapan, pelaksanaan, serta solusinya. Pemecahan masalah dapat

digolongkan dalam 3macam, yaitu pemecahan masalah yang terstruktur,

semi terstruktur, dan tidak terstruktur. [ CITATION Ima11 \l 1057 ]

4. Outsourcing

Outsourching, downsizing, dan konsolidasi adalah alternatif untuk

mengurangi biaya sistem informasi. Penerapan strategi ini tentu akan

membuat CEO lebih berpusat pada pengembangan yang kompetitif. Pada

sisi lain dalam menghadapi persaingan global, CEO harus menerapkan

efisiensi dalam sistem informasi. Ini untuk mencegah biaya sistem

informasi menjadi besar sehingga perusahaan mampu bersaing dalam

persaingan global. [CITATION Avi031 \p 133 \l 1057 ]

 KESIMPULAN

Adapun simpulan dari pembahasan kami tentang perkantoran sebagai

suatu sistem ialah penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran

pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu

para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Karena tata ruang kantor

yang sesuai dan efektif akan mempengaruhi sistem yang merupakan suatu

susunan kegiatan yang teratur, bergantung dan saling berhubungan, yang

mempermudah kegiatan-kegiatan di dalam suatu organisasi guna mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Namun harus dipahami untuk mecapai tujuan

diperlukan pendekatan sistematik agar mencapai keseimbangan sistem-sistem

itulah yang dibentuk sebagai metode baik dalam sebuah organisasi maupun

pengorganisasian.
 Daftar Pustaka

D. E. Avison, G. F. (1995). Information Systems Development. McGraw-Hill.

Dr. Laksmi, M. F. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Depok : PT

Rajagrafindo Persada .

Fitriyanaalami. (2013, November 15). PENDEKATAN SISTEM DALAM

MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN. Dipetik

Mei 20, 2018, dari Sistem Informasi Manajemen:

fitriyanaalami.wordpress.com

Fizgerald, A. &. (2003). Sistem Informasi Manajemen.

Imammagribi. (2011, September 24). PENDEKATAN SISTEM DALAM

MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN. Dipetik

Mei 20, 2018, dari SELAMAT DATANGBERKEREASI LEBIH BAIK

DARI PADA MENJADI PENONTON:

https://imammagribi.wordpress.com

McLeod, R. (2004). Sistem informasi manajemen. INDEKS.

Rahayu, S. (2017, oktober 7). Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya.

Dipetik mei 20, 2018, dari seputarpengertian:

http://seputarpengertian.blogspot.co.id

Terry, G. (1975). Office Management. American: Tarsito.

Terry, G. R. (1975). Sistem-Sistem Perkantoran . American: Tarsito.

Rahayu, S. (2017, oktober 7). Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya.

Dipetik mei 20, 2018, dari seputarpengertian:

http://seputarpengertian.blogspot.co.id