PELATIHAN

(MANAJEMEN PENGELOLAAN ARSIP – Sovia Rosalin)

Capaian pembelajaran
1. Mengetahui dan memahami dasar manajemen kearsipan
2. Mengetahui dan memahami dasar hukum penyelenggaraan kearsipan
3. Mengetahui dan memahami alur pengelolaan arsip
4. Mempu memelihara dan menyimpan arsip dinamis aktif
5. Mempu menerapkan penyimpanan arsip dinamis dan aktif

Arsip dinamis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-
hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

 Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;
 Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari-hari.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai
beberapa pengertian arsip sebagaimana disebutkan di atas, yaitu:

 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
 Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
 Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
 Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
  Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan

Kriteria Arsip Menurut Undang - Undang 43 Tahun 2009 teantang kearsipan, Arsip
Statis adalah : Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan
dan telah dipermanenkan baik secara langsung maupun tidak langsung,namun untuk
menetapkan sebagai arsip statis secara tegas haru sditentukan nilai guna arsip tersebut.

 Arsip Statis yang memiliki kesejarahan dan yang dihasilkan oleh pencipta arsip itu
sendiri
 Arsip Statis yang bernilai guna sekunder yang didasarkan kegunaan nilai nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau
kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna
kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban
 Arsip status nilai guna evidensial adalah :arsip yang dapat menggambarkan tentang
terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan kegiatan
substansional serta hasil-hasilnya
 Arsip Statis untuk organisasi dan partai politik adalah ;Sangat berperan dan
berpengaruh dalam mengatur jalannya

Permasalahan Arsip
1. Arsip kacau dan ruang kerja penuh dengan arsip
2. Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas
3. Arsip dicari jika ada masalah
4. Tidak memiliki jadwal retensi arsip
5. Tidak adanya SOP pengelolaan arsip
6. Sarana dan prasarana yang kurang mendukung
7. Pimpinan yang kurang peduli terhadap keberadaan arsip
8. Kurangnya pengawasan dalam pengelolaan arsip
9. Informasi tidak aman
10. Tidak ada tenaga khusus yang menangani arsip
11. Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing

Perusahaan
1. Kegiatan operasional
2. Memiliki arsip
3. Data dan informasi
4. Dibutuhkan pada masa kini dan masa datang
Data dan informasi
Data gagasa
Informasi adalah jika memiliki relasi atau understanding relation. Informasi dapat menjadi
knowlage kalau memiliki understanding.
Bagaimana anda mampu mengelola informasi.
Dari knowledge bisa menjadi wisdom.

Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas
atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau
didengar. Dokumen keuangan dan dokumen lainnya yang mempunyai nilai guna bagi
perusahaan.

Pengelolaan yang baik POAC/PODC/POCCC/PDCA

Tetapi bagi saya pribadi, apapun konsepnya manajemen harus bisa berfungsi mengorganisir
pekerjaan individu dan kelompok dengan efisien.

1. POAC adalah singkatan kata dari rangkaian proses Planning, Organizing, Actuating,
Controlling (POAC) atau perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian dan
pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menjadi rangkaian proses yang perlu
dilalui untuk mencapai tujuan yang diharapkan (Terry&Rue, 1982)
2. PODC (Planning, Organizing, Directing, Controlling).banyak beredar di buku-buku
manajemen adalah POAC sebagai fungsi dari manajemen.
  Planning (Perencanaan)

Pada tahap ini manajemen berfungsi untuk menentukan tujuan akhir (goal) yang ingin
dicapai. Selanjutnya dari tujuan akhir tersebut dibuatkan penjabaran yang lebih detail
tentang apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Contoh Kasus Perencanaan:

Budi ingin berbisnis menjual roti. Kemudian ia menetapkan goal yang ingin dicapai
adalah bisa memproduksi 100 potong roti dan mendistribusikannya ke toko-toko di kota
Jakarta.

Dari kondisi tersebut, Budi akan membuat rincian proses dari produksi, pengemasan
hingga distribusi. Pada proses produksi ia membuat rincian berapa banyak tepung yang
dibutuhkan, berapa banyak gula, kemudian mesin apa saja yang diperlukan, dst.

Selanjutnya pada proses pengemasan pun Budi membuat rincian tentang bahan kemasan
apa yang dipakai, tanggal berapa kadaluarsanya, dst. Kemudian di bagian distribusi
terdapat rincian tentang alat transportasi apa yang digunakan, rute mana yang perlu
diambil menuju toko, dst.

 Organizing (Pengorganisasian)

Pada tahap ini manajemen berfungsi untuk membagi tugas dan tanggung jawab sesuai
dengan fungsinya. Biasanya pembagian tugas ini diawali dengan pembagian kelompok
besar, seperti bagian produksi, administrasi, keuangan, marketing, dst.

Jika organisasinya cukup besar, tiap-tiap kelompok atau divisi wajib memiliki pemimpin.
Umumnya pimpinan tiap kelompok disebut kepala bagian atau manajer. Tugas para
manajer ini adalah dapat memberikan pengarahan kepada anggotanya tentang bagaimana
teknis pelaksanaan di lapangan.

 Actuating (Pelaksanaan)

Manajemen berfungsi sebagai standar pelaksanaan kerja di semua divisi. Semua standar
harus bisa terukur, mulai dari jam kerja, standar kualitas, sampai kapasitas kerja.
Kemudian tujuan dari actuating ini adalah agar semua individu yang terlibat mampu
bekerja secara maksimal agar mencapai goal yang sudah direncanakan.

 Controlling (Pengendalian)

Manajemen berfungsi sebagai pengendalian atau pengawasan dari seluruh aktivitas

organisasi. Pada tahap ini semua bagian akan dievaluasi apakah telah mencapai goal yang
direncanakan atau tidak. Secara umum proses controlling ini adalah mengukur dan
membandingkan seluruh pelaksanaan.
 Beberapa pertanyaan yang perlu diajukan dalam proses controlling ini adalah “Apakah
aktivitas saat pelaksanaan telah memenuhi standar minimal yang ditetapkan?” Kemudian
pertanyaan berikutnya adalah, “Apakah hasil yang dicapai saat ini lebih baik dari
pencapaian di periode sebelumnya?” Selanjutnya adalah, “Apakah proses pelaksanaan
bisa dibuat lebih efisien untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal?”

3. Siklus PDCA (Plan Do Check Act) adalah metode manajemen yang bertujuan untuk
menyelesaikan masalah dengan empat langkah secara berulang.
 Plan Do Check Act (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindaklanjuti) merupakan model
manajemen yang dikembangkan oleh W. Edwards Deming berdasarkan cetusan
Walter Shewhart untuk perbaikan proses maupun individu secara berkelanjutan.Siklus
ini cukup populer dan banyak digunakan di perusahaan manufaktur, bidang
manajemen, dan lain-lain.
 Sesuai namanya, PDCA adalah siklus yang terus berulang.
 Model manajemen ini mampu membantu industri atau perusahaan keluar dari
stagnasi.
 Selain itu, siklus ini juga mampu mewujudkan sistem yang selalu berkembang
menjadi lebih baik secara kualitas, efektivitas, maupun efisiensi.

1. Plan

Plan adalah tahap perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah menggunakan
teknik 5W, yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why
(mengapa) dengan teknik root cause analysis.

Pada tahap ini, buatlah hipotesis masalah dan tujuan yang harus dicapai agar hasil yang
diinginkan dapat terwujud.

Sebelum melanjutkan proses ke tahap berikutnya, pastikan tim sudah mengetahui:

 masalah utama yang perlu diselesaikan

 sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
 sumber daya yang tersedia saat ini
 solusi terbaik untuk perbaikan masalah dengan sumber daya tersebut
 metrik atau parameter apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan perbaikan

2. Do

Pada tahap siklus PDCA ini, kamu harus mulai menjalankan hal-hal yang telah direncanakan,
meliputi pengujian skala kecil untuk mengukur hasil dari solusi yang sudah dirancang pada
tahap pertama.

Carilah mana solusi yang paling baik dan apakah hal tersebut bisa memberikan hasil sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.

Pada fase ini, masalah yang tidak diperkirakan mungkin terjadi.

Oleh karena itu, lebih baik menjalankan rencana dengan skala kecil terlebih dahulu di
lingkungan terkendali.
Agar tahap Do menjadi lebih sukses, lakukan standardisasi agar semua orang yang terlibat
dalam prosesnya benar-benar tahu tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

3. Check

Fase Check dalam siklus PDCA adalah tahap di mana pemeriksaan dilakukan.

Menurut Kanbanize, Check merupakan fase yang paling penting untuk memperbaiki rencana,
menghindari kesalahan terulang, dan menjalankan semuanya dengan sukses.

Oleh karena itu, fase ini harus dilakukan dengan benar-benar teliti.

Seperti namanya, proses Check dilakukan untuk mengaudit eksekusi rencana dan melihat
apakah sudah sesuai dengan rancangan awal.

Permasalahan yang terjadi pada fase Do akan dievaluasi di tahap ini dan harus berhasil
dieliminasi.

Proses Do dan Check bisa dilakukan berulang-ulang hingga hasilnya sesempurna mungkin.

4. Act

Dalam tahap ini, seluruh aspek proses telah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase Do dan
Check yang mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana.

Fase Act merupakan yang terakhir dari siklus PDCA. Akan tetapi, seluruh prosesnya akan
berulang lagi secara berkelanjutan.

Setelah tahap ini, model PDCA yang telah dikembangkan akan menjadi standar baru proses
perusahaan.

Ketika prosesnya berulang, cobalah untuk selalu melakukan perbaikan.

Setelah mulai melakukan implementasi PDCA, pastikan kamu berkomitmen untuk

melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.