TUGAS SOP KEARSIPAN

Perancangan Standar Operational Prosedur (Sop)

Badan Perpustakaan Asip Daerah Diy Pada Proses Pengelolaan Arsip Statis

4122011001 – TARMIDI TAHIR

4122011008 – TESYA YESIN PUTRI
4122011017 – NADIA ALVIDA PITALOKA

ABT MALAM 3A

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS POLITEKNIK NEGERI BATAM
2021
 A. Pendahuluan
Menurut Soemohadiwidjojo (2014:11) Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan
yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan
dengan lancar. Penggunaan Standar Operasional Prosedur dalam organisasi bertujuan untuk
memastikan organisasi beroperasi secara konsisten, efektif,sistematis dan terkelola dengan baik,
untuk menghasilkan produk memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan.

Menurut Hamdan (dalam Fatimah, 2015:48) SOP (Standard Operating Procedure) adalah
pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi.Pedoman ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, tindakan,
dan penggunaan fasilitas pemprosesan yang dilaksanakan telah berjalan secara efektif, konsisten
dan sistematis.

Dari uraian pengertian Standard Operating Procedure (SOP) adalah set perintah kerja atau
langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada
tujuan yang harus dicapai sebaik-baiknya sesuai dengan visi, misi dan tujuan dari sebuah
lembaga, instansi, atau perusahaan.

Menurut Purnamasari (2015:16), tujuan dan fungsi SOP di antaranya:

1. Memberikan sebuah rekaman kegiatan dan pengoperasiannya secara praktis

2. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Membentuk kedisiplinan kepada semua anggota organisasi baik dalam institusi,
organisasi maupun perusahaan
4. Menjaga tingkat kinerja yang konsisten pada masingmasing unit kerjanya
5. Memperlancar pekerjaan atau tugas bagi karyawan

Dari pendapat para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari SOP (Standard
Operating Procedure) adalah memberikan panduan atau pedoman kerja agar setiap kegiatan
instansi dapat terkontrol sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan sehingga dapat mengurangi
terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja.

Menurut Santoso (dalam Purnamasari, 2015:50-51), tahap-tahap penyusunan SOP yaitu:

 1. SOP harus di dokumentasikan yang berisi tulisan sehingga perlu tata cara untuk
mendokumentasikan tulisan tersebut
2. SOP ditulis oleh indvidu yang memahami betul seluk-beluk kegiatan dan struktur internal
perusahaan. Bila diperlukan untuk menyusun SOP dibentuklah tim khusus tergantung
dari situasi perusahaan masing-masin
3. Penulisan SOP harus detail dan cukup. Ini bertujuan apabila seseorang memiliki
pengetahuan yang terbatas mengenai prosedur tersebut, tetapi memiliki dasar
pemahaman, bisa memproduksi ulang prosedur itu tanpa perlu pengarahan
4. SOP harus ditinjau ulang.

Dari pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa tahap-tahap penyusunan SOP yang
telah disusun perlu ditinjau ulang kembali secara berkala baik 1 atau 2 tahun sekali. Hal ini
bertujuan untuk memastikan SOP yang ditetapkan sebelumnya sudah sesuai dengan ketentuan
yang seharusnya.Apabila SOP tersebut masih mengalami kekurangan.Sebaiknya perlu dilakukan
perubahan dalam pembuatan SOP selanjutnya.

B. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam makalah ini adalah metode deskriptif. Alur kegiatan dimulai dari
identifikasi masalah, analisis masalah dan solusi masalah. Alur kegiatan pengabdian kepada
masyarakat.

1. Identifikasi masalah
Identifikasi masalah dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan perusahaan,
baik karyawan maupun pimpinan. Wawancara dilakukan untuk mengetahui kendala atau
masalah apa yang ada di perusahaan. Selain wawancara, pengabdi melihat secara
langsung proses produksi dan kegiatan di perusahaan.
2. Analisis masalah Setelah melakukan wawancara dan melihat kegiatan yang ada di
perusahaan, pengabdi melakukan analisis terhadap masalah yang ada di perusahaan.
Analisis ini bertujuan untuk memberikan solusi kepada perusahaan terkait masalah yang
dihadapi mengenai kegiatan produksi.

C. Pembahasan
LAYANAN ARSIP STATIS
Badan Perpustakaan dan Asip Daerah DIY selaku Lembaga Kearsipan Daerah DIY salah satu
fungsi dan ketugasannya adalah mengelola arsip statis. Arsip statis yang dikelola lembaga
kearsipan pada dasarnya terbuka untuk publik. Oleh karena itu lembaga kearsipan wajib
menjamin kemudahan akses dan layanan publik terhadap arsip statis untuk kepentingan kegiatan
pemerintahan, penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta penyebaran
informasi, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Birokrasi (pelayan) harus mampu menunjukkan pelayanan cepat, tepat, akurat, terbuka dengan
tetap mempertahankan kualitas efisiensi biaya dan ketepatan waktu. Pasal 64 ayat (1) Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

A. Jenis Layanan Arsip Statis

Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya memberikan layanan arsip statis,
antara lain:

1. Penggunaan dan pemanfaatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, baik manual
maupun elektronik;
2. Pemberian jasa konsultasi penelusuran arsip statis;
3. Penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai bentuk dan
media;
4. Pemberian referensi atau bacaan lain yang dapat mendukungpenelitian pengguna arsip
statis;
5. Penggunaan atau pemanfaatan seluruh fasilitas layanan arsip yang tersedia, baik arsip
kertas maupun nonkertas;
6. Penyediaan jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun nonkertas.
7. Penyediaan jasa transliterasi, transkripsi, alih bahasa dalam bahasa Indonesia, bahasa
daerah (nusantara) maupun dalam bahasa asing.

B. Mekanisme Layanan Arsip Statis

1. Layanan secara Langsung

Layanan secara langsung adalah pemberian layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang
datang ke lembaga kearsipan. Layanan arsip statis secara langsung dilakukan oleh unit kerja
yang melaksanakan fungsi layanan arsip statis pada lembaga kearsipan.
2. Layanan secara Tidak Langsung

Layanan arsip secara tidak langsung adalah layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang
tidak datang ke lembaga kearsipan tetapi melalui korespondensi (konvensional, elektronik),
faksimili, telepon, atau bentuk komunikasi elektronik lainnya. Layanan ini diperuntukkan arsip
Kasultanan Yogyakarta dan Kadipaten Pakualaman. Dalam hal ini BPAD DIY hanya
menyediakan daftar arsip statis baik Arsip Kasultanan Ngayogyakarta maupun Arsip Kadipaten
Pakualaman. User hanya dapat melihat arsip dalam format digital lewat media akses. Apabila
pengguna (user) menghendaki melihat arsip asli, pengguna (user) harus mengajukan permohonan
ke Kraton atau Puro Pakualaman. Hal ini karena ruang simpan arsip, pengelolaan, maupun
kewenangan akses sepenuhnya menjadi tanggungjawab Kraton dan Puro Pakualaman