LEMBAR JAWAB TUGAS 1

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4432/3SKS/ OTOMASI DALAM KEARSIPAN
Tugas :1

1. Jelaskan fungsi dari manajemen informasi? dan berikan contoh

penerapannya dalam kearsipan?

Manajemen informasi didefinisikan sebagai kesempatan untuk meningkatkan

produktivitas individu dan organisasi melalui pengambilan keputusan dan komunikasi
yang lebih baik dengan mendayagunakan kemampuan computer. Peran manajemen
informasi menjadi penting dan essensial seiring dengan kompleksitas jugas dan fungsi
manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang
lebih baik.

Alasan yang mendasari kompleksnya tugas manajemen adalah pengaruh ekonomi

internasional, meningkatnya kekompleksan teknologi, penyusutan kerangka waktu,
tekanan pesaing, tekanan sosial. Sementara tugas manjer menjadi kompleks. Secara
umum manajer mempunyai fungsi yang sama dan menjalankan peran yang sama.

Fungsi manajemen sendiri mencakup:

a. perencanaan (planning)
Perencanan merupakan fungsi dasar manajemen. Perencanaan merupakan
Langkah awal dalam pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen yang melibatkan
pengukuran hasil suatu Tindakan yang belum dilakukan untuk mendapatkan
gambaran yang adil dari hasil yang ingin dicapai.

Beberapa kegiatan perencanaan dalam fungsi manajemen adalah

1. Menentukan tujuan serta target perusahaan.

2. Menyusun strategi untuk mencapainya.
 3. Menetapkan berbagai sumber daya yang mungkin dibutuhkan.
4. Menentukan standar keberhasilan selama proses mencapai tujuan tersebut.

Syarat Fungsi Planning

Beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk melaksanakan fungsi
perencanaan dengan baik adalah
1. Adanya tujuan yang jelas.
2. Bersifat sederhana.
3. Fleksibel, mengikuti perkembangan yang ada.
4. Adanya keselarasan tanggung jawab dan tujuan di setiap bagiannya.
5. Meliputi analisis di setiap detail pekerjaan.
6. Memanfaatkan segala sesuatu yang ada secara efektif.

Manfaat Fungsi Planning

Fungsi planning diadakan bukan tanpa tujuan, setidaknya inilah
beberapa manfaat proses perencanaan
1. Memudahkan proses pengawasan.
2. Menjadi acuan dan panduan dasar jalannya kegiatan.
3. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.
4. Jalannya tugas dan kegiatan akan lebih terorganisir di setiap sektornya.

Proses Planning
Biasanya, proses planning dibagi ke dalam beberapa tahap, yakni:

1. Top Level Planning

Merupakan perencanaan jenjang atas yang mengajukan panduan umum,
pengambilan keputusan, rumusan tujuan hingga petunjuk penyelesaian secara
menyeluruh. Perencanaan dalam tahap ini bersifat strategis dan menekankan pada
tujuan jangka panjang organisasi atau perusahaan.
2. Middle Level Planning
Merupakan perencanaan jenjang menengah yang fokus dalam penyiapan berbagai
teknik yang akan ditempuh untuk mewujudkan rencana tujuan. Perencanaan tahap
ini berada pada level manajemen menengah yang sifatnya lebih administratif.
3. Low Level Planning
Merupakan perencanaan jenjang bawah yang mengacu pada aktivitas operasional
perusahaan. Umumnya, perencanaan jenjang bawah ini diambil alih oleh
manajemen pelaksana dan lebih berfokus pada bagaimana cara menghasilkan.

b. Organisasi (Organizing)
 Organisasi mencakup tindakan pengaturan yang melibatkan sumber daya
manusia, fisik dan keuangan untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai
tujuan bersama.

Kegiatan Fungsi Organizing

Untuk mewujudkan fungsi pengorganisasian yang baik, berikut beberapa
kegiatan yang harus dilaksanakan

1. Menyeleksi, merekrut dan memberikan pelatihan dan pengembangan

sumber daya manusia.
2. Menyesuaikan posisi tenaga kerja sesuai dengan kemampuan mereka.
3. Menyusun dan menetapkan tugas serta mengalokasikan tenaga kerja sesuai
prosedur.
4. Menentukan struktur perusahaan sesuai tanggung jawab dan garis
kewenangan.

c. Actuating and Directing

Actuating and directing atau fungsi pengarahan merupakan usaha untuk
menghasilkan kinerja yang lebih efektif dan efisien dengan menciptakan suasana
kerja yang dinamis. Untuk mewujudkannya, berikut beberapa kegiatan yang
biasa dilakukan fungsi pengarahan :
1. Bimbingan serta pemberian motivasi terhadap tenaga kerja.
2. Sosialisasi tugas dan seluruh kebijakan dengan jelas.
3. Penjelasan tugas pekerjaan secara rutin.

d. Controlling
Controlling atau proses pengawasan merupakan 4 fungsi manajemen menurut
para ahli terakhir yang digunakan untuk tujuan pengendalian.

Fungsi controlling juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk mengukur kinerja
karyawan sesuai standar yang telah dibuat. Melalui fungsi controlling, evaluasi
perbaikan dapat dilaksanakan bila memang dibutuhkan.

Kegiatan Fungsi Controlling

Berikut beberapa kegiatan yang biasa dilaksanakan dalam fungsi controlling
 Klarifikasi dan pemeriksaan atas kesalahan yang terjadi.
 Evaluasi target sesuai standar indikator yang telah ditetapkan.
 Pemberian alternatif solusi atas penyimpangan yang ada.
 Untuk merealisasikan fungsi controlling dengan efektif, berikut beberapa hal
yang perlu diperhatikan
1. Scheduling, penetapan waktu pengawasan sesuai dengan semestinya.
2. Routing, penentuan cara pengawasan yang diinginkan.
3. Follow up, pencarian solusi atas sebuah masalah.
4. Dispatching, suatu perintah pekerjaan yang digunakan sebagai pengawasan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen informasi adalah
mencakup kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan (control ) terhadap sebuah informasi sehingga dapat dimanfaatkan
oleh public

Contoh penerapan manajemen informasi dalam bidang kearsipan adalah adanya

penerapan otomasi kearsipan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan
informasi pengelolaan arsip sudah bertransformasi dari kertas menjadi
elektronik. Hal tersebut yang memaksa penerapan otomasi kearsipan.
Otomasi kearsipan sendiri mempunyai pengertian pemanfaatan teknologi
informasi dalam pengelolaan arsip seperti computer. Arsip Nasional Australia
telah menerapkan otomasi kearsipan yang Bernama Sistem manajemen arsip
elektronik (Electronic Record Management System = ERMS), Sistem-sistem
informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information Systems =
BIS), Sistem manajemen dokumen elektronik (Electronik Ducoment Management
System = EDMS).
Selain itu di Indonesia pemanfaatan manajemen informasi dalam bidang
kearsipan adalah munculnya aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan
Sistem Informasi Kearsipan Statis.

2. Jelaskan proses pengelolaan arsip dalam Jaringan Informasi Kearsipan

Nasional (JIKN)?

JIKN yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi
arsip dinamis dan statis secara nasional memiliki tujuan mewujudkan layanan
arsip dinamis dan statis sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia secara
lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah. Untuk menyajikan transparansi dan
akuntabilitas pemerintahan kepada publik.

Secara umum, arsip yang telah diproses digitalisasi dapat dimasukkan ke dalam
aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan kemudian diakses oleh
publik secara online melalui website JIKN. Saat ini, sudah tersedia informasi arsip
dinamis dan statis, yang dapat diakses publik, berasal dari 13 simpul jaringan.
 Dalam melaksanakan fungsi SIKN, ANRI membentuk JIKN. JIKN merupakan
sistem jaringan informasi kearsipan dan sarana pelayanan untuk;

a. Arsip dinamis, dan

b. Arsip statis
Pembentukan JIKN dilakukan pada pusat jaringan yang diselenggarakan
oleh ANRI dan simpul jaringan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan
provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan
tinggi. Dalam rangka melaksanakan tugas kearsipan, unit kearsipan pada
lembaga negara menjadi simpul jaringan. Lembaga kearsipan perguruan tinggi
dan swasta dapat menjadi simpul jaringan.

Proses pengelolaan arsip elektronik dalam JIKN adalah:

1. PENCIPTAAN
Berdasarkan ICA Study 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip
tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke
belakang pada tahap sebelum penciptraan arsip, yang dirujuk sebagai tahap
“konsepsional”.
Identifikasi ketentuan untuk arsip yang dijelaskan di dalam ICA study 16, bertujuan :
• Arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara
• Mengapa organisasi harus megkaptur dan dipelihara
• Berapa lama arsip pelu dipelihara.
• Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan

2. PENENTUAN RETENSI
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip
elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal
evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai
guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya. Berdasarkan ISO 2018509-1.1
tentang penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus :
• Dibuat untuk setiap jenis informasi
• Disetujui oleh seluruh unit kerja
• Disetujui setelah mencari bantuan hukum
• Seluruh sistem didokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup didalam
jadwal retensi
• Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap
• Meliputi kebiakan organisasi untuk mengontrol pemusnahan informasi.

Menurut Saffady,apabila dibuat dan implementasian secara tepat, maka jadwal retensi
akan :
• Menjamin ketersediaan dan kegunaan seri arsip elektronik tertentu untuk jangka
waktu tertentu
 • Menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengeolaan arsip elektronik yang
disebutkan dalam perundang-undangan yang berlaku
• Menjamin arsip yang diperlukan untuk kepentingan bahan bukti akan tersedia
untuk memfasilitasi pemunuhan permintaan dan permohonan hukum lainnya
• Mencegah pemusnahan arsip elektronik oelh pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab
• Membuat efektivitas penggunaan alat dan media penyimpanan untuk arsip
elektronk utnuk mengidentifikasi series arsip yang sesuai untuk penyimpanan on-
lne dan of-line.
• Meminimalisasi ketentuan penyimpanan dengan pemusnahan arsip elektronik
yang sudah tidak berlaku lagi
• Mengeluarkan disk magnetik, pita magnetik, rewritable optical disk, dan media
rekam lainnya untuk digunakan kembali, dengan memperkecil pengeluaran
(biaya) untuk media baru.

3. PENYIMPANAN
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat
tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan :
• Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk WORM (write once, read
many yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan
data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali). Disk Worm tidak
mempunyai standar, tidak seperti CD-ROM. Hal ini berarti, data yang disimpan
pada Worm hanya dapat dibaca dengan drive yang sama dengan yang
digunakan untuk menyimpan data padanya. Worm disebut juga CD-R
(Implementasi jenis 1)
• Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis
penyimpanan lain (implementasi jenis II).
• Tidak ada disk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsip statis
(implementasi jenis III)

4. PENGAMANAN
Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya
yang diakibatkan oleh :
• Kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga
• Pencurian atau salah penempatan
• Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah, serta
• Penutupan oleh pihak yang tidak berwenang

Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif
untuk arsip elektronik :
• Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan
prosedur.
• Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas
 • Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik :
1. Menghidari bahaya dari fisik dan iklim
2. Mencegah dari entri yang tidak sah
3. Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan
4. Melindungi dai arsip elektronik
• pengawasan kopi arsip elektonik
• perlindungan dari gangguan elektronik
1. Membatasi akses ke peralatan komputer
2. Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan
3. Mengontrol akses dengan passwords dan identitas personal
4. Mengimplementasi perindungan dari virus

5. PRESERVASI
Preservasi arsip elektronik merupakan tantangan yang banyak diminati dan baru bagi
arsiparis, mnurut ICA Studies 8. berbeda pada lingkungan berbasis kertas, preservasi
media arsip elektronik saja tidak mencukupi. Arsip kertas dengan konten, struktur, dan
konteks yang melekat pada media fisiknya menjamin preservasi arsip sebagai bahan
bukti.
Pendekatan preservasi arsip elektronik yang terdistribusi, menurut study ICA 8 tersebut,
akan menghindarkan lembaga kearsipan statis pada kompleksitas dan biaya investasi
teknologi yang berhubungan dengan pemeliharaan dan pengelolaan arsip.
Lingkungan elektonik memberikan kesempatan dan tantangan untuk melakukan fungsi
arsip statis yakni akses dan penggunaan.
Preservasi dan akses arsip elektronik saling ketergantungan, karena ketersediaan arsip
adalah utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapat dibaca. Selain itu, arsip yang dapat
diakses dapat diseleksi di dalam pencarian strategis dengan cara yang sesuai dengan
pengaturan asli arsipnya, serta diperservasi dalam suatu format otentik yang
bersejarah. Terakhir, karena arsip yang dipahami adalah arsip yang dapat digunakan
sebagai bahan bukti sejarah.

6. PENYUSUTAN
ISO 15489-1 tentang Record Management menjelaskan tentang implementasi
penyusutan. Otoritas penyusutan yang mengatur pempindahan arsip dari sistem yang
beroperasi harus diaplikasikan untuk arsip secara rutin dan sistematis, dalam aktivitas
bisnis yang dijalankan.
Tindakan penyusutan mencakup :
• Pemusnahan secara fisik, termasuk menghapusnya,
• retensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja
• Pemindahan ke tempat penyimpanan atau media yang sesuai di bawah
pengawasan organisasi.
• Pemindahan ke organiasai lain yang bertanggung jawab untu aktivitas bisnis
melalui restrukturasi, penjualan atau priviatisasi,
 • Pemindahan ke tempat penyimpanan yang dikelola atas nama organisasi oleh
pihak ketiga yang memiliki kontrak persetujuan yang sesuai,
• Pemindahan tanggung jawab untukk mengelola ke otoritas yang telah ditunjuk
sementaara penyimpanan fisik arsip tetap dilakukan oleh organisasi pencipta,
• Pemindahan ke lembaga arsip statis, atau
• Pemindahan ke otoritas kearsipan statis external.

Berikut merupakan alur kerja implementasi SIKN dan JIKN setelah pengelolaan arsip
elektronik dijalankan :
 Sumber:

http://ejournal.stikom-db.ac.id/index.php/manajemensisteminformasi

https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka%2022_2011%20fix.pdf

Imam, Mulyantono M., 2019. Otomasi Dalam Kearsipan. Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka.