LEMBAR JAWAB TUGAS 1

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP 4435/ TUGAS AKHIR PROGRAM
Tugas :1

Jelaskan  tatacara membangun pusat arsip

Jawab :

Pusat arsip (records center) merupakan tempat dan semua fasilitas yang
didesain secara khusus untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat
arsip harus melalui sebuah perencanaan, artinya terbentuknya pusat arsip
tidak terjadi secara kebetulan karena suatu ruangan atau gedung telah
dipenuhi dengan tumpukan arsip. Pusat arsip dibentuk untuk memenuhi
kebutuhan organisasi sehingga harus dirancang secara khusus sesuai
dengan standar dan kriteria yang tepat sehingga mampu mendukung
pencapaian tujuan organisasi. Pusat arsip dapat berupa ruangan atau
gedung yang didesain khusus dan memiliki konstruksi untuk penyimpanan
arsip dalam jumlah besar secara efisien untuk kepentingan pengelolaan
dan penggunaan arsip inaktif sebelum retensinya habis dan dapat
dimusnahkan.

Jenis Pusat Arsip

Berdasarkan lokasinya, pusat arsip atau records center dapat diklasifikasikan

sebagai berikut :
1.    On site records center (lokasi di dalam)
Pusat arsip yang dibangun menyatu dengan gedung kantor dan
merupakan salah satu bagian dari gedung kantor tersebut.   
2.    Off site records center (lokasi di luar)
Pusat arsip yang dibangun di luar dari gedung perkantoran. 
 
Secara garis besar, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih
lokasi yang tepat adalah:

1) Faktor Biaya

Biaya yang meliputi pengadaan dan pemeliharaan fasilitas harus

dipertimbangkan secara masak ketika memilih tempat untuk membangun
pusat arsip ini. Perlu pula dipertimbangkan biaya pengambilan dan pelayanan
pengantaran arsip, sehingga lokasi yang dipilih harus strategis.

2) Faktor Jalan Masuk

Faktor ini memiliki masalah yang besar. Namun demikian harus tetap
diupayakan bahwa penyimpanan yang dilakukan tetap menjami bahwa arsip
yang dapat dilayankan dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu perlu
dipertimbangkan untuk melengkapi fasilitas pengiriman dan ijin penggunaan
arsip bagi pengguna yang datang ke pusat arsip.

3) Transportasi

Transportasi arsip dan pegawai yang bekerja di pusat arsip perlu pula untuk
menjadi dasar pertimbangan, sehingga proses pengambilan dan pengantaran
arsip dapat dilaksanakan secara mudah. Demikian pula, bagi pegawai yang
bekerja di pusat arsip juga ke tempat tugas dan pulang dengan mudah.

4) Keselamatan dan Keamanan

Keselamatan dan keamanan arsip merupakan perhatian utama dalam

Pengelolaan arsip. Arsip harus diperoleh melalui kewenangan pegawai, bebas
dari pencurian dan gangguan-gangguan kerusakan baik dari binatang, api,
air, angin, panas, polusi dan lain-lain.

Kualifikasi Gedung Pusat Arsip

Gedung atau bangunan pusat arsip sudah semestinya memiliki ciri khusus
dan mencerminkan bahwa gedung tersebut secara langsung mengandung
nuansa yang dekat dengan arsip. Bangunan pusat arsip sebaiknya bukanlah
bahan-bahan yang mudah mendatangkan rayap atau semut (misalnya kayu).
Jendela dibuat seminimal mungkin, namun tetap harus dapat menjamin
sirkulasi udara yang baik dan lancar. Bila perlu setiap jendela diberi penguat
atau teralis. Demikian pula posisi menghadapnya gedung, jendela, pintu harus
dibuat demikian sedemikian rupa sehingga sinar matahari atau angin atau
debu tidak langsung masuk ke ruangan dan mengenai arsip.

Gedung pusat arsip sebaiknya dibuat lebih tinggi, sebab dengan ruangan yang
tinggi akan mengoptimalkan penggunaan ruang. Sebaiknya tidak bertingkat,
namun rak arsipnyalah yang bertingkat-tingkat. Gedung pusat arsip tidak
perlu didesain full AC. Namun bila di dalamnya tersimpan arsip vital, maka
cukup disediakan satu ruangan khusus yang ber-AC.

1.      Penggunaan Ruangan

Ruangan untuk pusat arsip juga pelu diatur dan didesain sedemikian rupa,
sehingga kekuatan lantai, dinding, atap atau langit-langit dalam kondisi yang
baik. Penggunaan ruang untuk peralatan penyimpanan arsip baik rak
penyimanan vertikal maupun rak penyimpanan horizontal harus
diperhitungkan secara masak.

Penggunaan ruangan harus selalu berpegang bahwa setiap jengkal ruang yang
ada di pusat arsip harus dapat dimanfaatkan, sehingga efesiensi ruang simpan
dapat dijamin. Penyimpanan arsip di bawah tanah memiliki tingkat
pengamanan yang lebih tinggi dibanding penyimpanan di tempat lain. Namun
penyimpanan di bawah tanah memiliki konsekuensi biaya yang jauh lebih
tinggi. Oleh kaena itu penyimpanan asip di bawah tanah pada umumnya
dilaksanakan untuk arsip-arsip vital saja.

2.      Lay Out Ruangan

Pengaturan ruangan (lay out) yang baik adalah pengaturan ruang yang
memanfaatkan tempat seefisien mungkin, baik secara horisontal maupun
vertikal, namun demikian harus tetap memperhatikan segi efektivitas
penyimpanan. arsip yang memiliki kadar kerahasiaan tinggi ditempatkan di
tempat yang paling tersembunyi.

Secara garis besar ruangan pusat arsip dapat diatur dan di bagi-bagi menjadi
empat berdasarkan fungsinya, yaitu:

a. Ruang Kantor
yaitu ruangan yang biasanya terletak di bagian depan, digunakan untuk
tempat bekerja para pegawai/Arsiparis di Pusat Arsip. Luas ruangan sangat
tergantung pada jumlah pegawai yang ada.

b. Ruang  Referensi

Ruangan yang pada umumnya juga terletak di bagian depan, namun lebih di
sebelah dalam jika dibandingkan ruang kantor, atau paling tidak sejajar.
Digunakan untuk ruang baca arsip oleh pengguna. Luas ruangan sangat
bergantung pada volume peminjaman arsip dan jumlah pengguna yang
datang  ke  ruang tersebut.

c. Ruang Proses

Ruang proses pada dasarnya dapat dibagi menjadi tiga. Yaitu ruang
penerimaan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip yang baru
dipindahkan ke pusat arsip sebelum diproses lebih lanjut. Kemudian ruang
persiapan, yaitu ruangan untuk mempersiapkan arsip akan disimpan di ruang
penyimpanan. Kegiatan persiapan ini menyangkut kegiatan memeriksa,
mendeskripsi, menyortir, memasukkan ke dalam boks, membuat daftar, serta
mempersiapkan arsip yang akan dilayankan. Kemudian ruangan pemusnahan,
berisi arsip yang akan siap musnah, karana retensinya sudah habis. Ruang
pemusnahan dan ruang penerimaan jangan terlalu berdekatan sehingga tidak
menimbulkan kekacauan arsip yang baru dipindahkan justru ditempatkan di
ruang pemusnahan.

d. Ruang Penyimpanan

Ruang penyimpanan terletak di bagian paling belakang. Ruang ini merupakan

ruangan yang paling luas dari keseluruhan ruangan yang ada di pusat arsip.
Di dalamnya terdapat berbagai fasilitas penyimpanan sesuai dengan media
dan jenis arsip yang disimpan.  Peralatan yang perlu disediakan dalam
ruangan pusat arsip dalam rangka penyimpanan arsip inaktif terutama adalah
rak yang sebaiknya terbuat dari baja. Rak ini dibuat hampir setinggi ruangan
sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan ruangan secara vertikal. Untuk
memperkuat dan menstabilkan rak, maka bagian atasnya  diikat dengan 
kawat baja  dihubungkan dengan rak lainnya, sehingga semua rak dalam satu
ruangan merupakan satu ikatan yang saling memperkuat satu sama lainnya.
Pengaturan rak perlu dilaksanakan dengan baik sehingga tidak memakan
banyak ruangan, tidak berada di bawah lampu dan kabel-kabel listrik serta
pipa air. Jarak antara deretan rak yang satu dengan deretan yang lain
membentuk lorong yang cukup untuk lalu lalang pengambilan arsip, dengan
jarak kurang lebih satu meter. Kemudian boks arsip, yaitu kotak yang terbuat
dari karton dengan ukuran lebar 10 atau 20 cm. Selanjutanya alat pengukur
kelembaban udara, AC khususnya di ruang arsip vital, dan peralatan-
peralatan lain seperti penghancur kertas, lori pengangkut arsip dalam jumlah
besar, telepon, facsimile, mesin fotocopy dan lain-lain perlu disediakan sesuai
dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.

KETENTUAN PUSAT ARSIP BERDASARKAN KETENTUAN PERUNDANGAN

Telah disebutkan bahwa bersasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 2

Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan setiap organisasi perangkat
daerah harus memiliki ruangan penyimpanan arsip atau pusat arsip.  Namun
demikian, ketentuan tersebut belum dijelaskan lebih spesifik melalui
peraturan turunan dari Perda Nomor 2 Tahun 2014. 

Peraturan perundangan yang sifatnya lebih mendatail dan spesifik yang

menjelaskan standar mengenai ruangan untuk pusat arsip (records center)
dirasa perlu untuk menjadi pedoman dan payung hukum bagi setiap
organisasi perangkat daerah dalam rangka membangun pusat arsip di masing-
masing kantornya.  Walaupun saat ini Pemerintah Kabupaten Bekasi sedang
membangun depo arsip 4 lantai, namun kiranya di setiap organisasi perangkat
daerah tetap perlu disediakan pusat arsip.  Hal ini karena depo arsip yang
dikelola oleh Badan Arsip dan Perpustakan Daerah sebagai lembaga kearsipan
daerah menurut peraturan perundangan hanya menerima dan mengelola arsip
inaktif yang diterima dari organisasi perangkat daerah yang memiliki retensi
paling kurang 10 tahun.  Dengan demikian, arsip-arsip yang memiliki retensi
di bahwa 10 tahun tetap disimpan di pusat arsip (records center) di masing-
masing organisasi perangkat daerah.

Ketentuan perundangan mengenai standar untuk pusat arsip secara nasional

telah diatur melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. 
Standar minimal ruangan untuk pusat arsip berdsarkan Peraturan Kepala
ANRI Nomor 3 Tahun 2000 antara lain sebagai berikut :
1) Lokasi
a.    Lokasi gedung penyimpanan arsip berada didaerah yang jauh dari segala
sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan
informasi arsip;
b.    Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan
kantor atau di luar lingkungan kantor;
c.    Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu
memperhatikan ketentuan:
1. Lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di
daerah perkantoran;
2. Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara
tinggi;
3. Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan;
4. Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran;
5. Hindari daerah atau lokasi rawan banjir;
6. Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan
keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik;
7. Mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai, mudah diakses (informasinya).

2) Konstruksi dan Bahan Baku

a.    Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat
bertahan dari cuaca dan tidak mudah terbakar;
b.    Gunakanlah bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap
maupun binatang perusak lainnya;
c.    Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat;
d.    Apabila bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan arsip
tingginya 260-280 cm;
e.   Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan
tinggi rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-
tingkat;
f.  Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah
yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Tiang-
tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap;
g.    Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk
dapat menahan beban berat arsip dan rak.

3) Tata Ruang
a.    Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2
(dua), yaitu : ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif;
b.    Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan
menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah
arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna, ruang fumigasi
dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja;
c.    Tata ruang ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan
instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan;
d.    Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan
arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan;
e.  Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi
berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan
didesain khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban yang
di atur;
f.     Arsip-arsip bentuk khusus seperti : Foto, film, video, rekaman suara, dan
media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan sebagaimana di
atas.

4) Kapasitas ruang simpan

a.    Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada
kondisi dan kemampuan instansi;
b.    Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm
dapat menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan menggunakan rak
konvensional (rak statis, stationary stacks);
c.    Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile
stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter lari arsip.

5) Suhu dan Kelembaban

Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat

dilakukan dengan cara :
a.    Pemeriksaan secara periodik menggunakan alat higrometer ;
b.    Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar;
c.    Menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 0
C dan kelembaban tidak lebih
dari 60 %;
d.    Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang
cukup;
e.    Hindari penggunaan rak yang padat;
f.     Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat;
g.    Pondasi didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok
karena daya resapan kapiler;
h.    Hindari menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung;
i.      Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar
tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip;
j.      Tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi,
untuk segera diadakan perbaikan
k.    Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip untuk
penyimpanan arsip vital dan arsip media baru (film, foto, cd, dll) maka
perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20 0
C dan kelembaban tidak
lebih dari 50 %.
 
6) Cahaya dan penerangan

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras.

Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk
melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang
cahaya matahari;

 
7) Angin
a.    Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang
kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
b.    Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metoda tertentu untuk
mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.
 
8) Rak
a.    Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang
penyimpanan arsip inaktif;
b.    Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260 cm - 280 cm
dipergunakan rak arsip setinggi 200 - 220 cm.
c.    Jarak antara rak dan tembok 70 cm - 80 cm;
d.    Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak lainnya 100 cm - 110
cm;
e.    Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
 
 Sumber :

Johnson, Mina M dan Kallaus, Norman F.  Records Management.  South-

Western Publishing Co.  Cincinnati Ohio. 1982.
 
Pusdiklat Kearsipan. Manajemen Arsip Aktif. Arsip Nasional Republik
Indonesia. Jakarta. 2009.
 
________________. Manajemen ARsip Inaktif.  Arsip Nasional Republik Indonesia.
Jakarta. 2009.
 
Widodo, Bambang Parjono. Modul Pengantar Kearsipan. Arsip Nasional
Republik Indonesia, Jakarta. 2015.
 
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.