TATA RUANG PERKANTORAN

Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran. Akomodasi kantor harus ditata dan diperlengkapi, agar karyawan dapat bekerja sepanjang hari tanpa pemborosan gerakan, tanpa gangguan, dan tanpa terpengaruh secara tidak perlu oleh keletihan mental yang dapat menyertai pekerjaan di belakang meja. Sewaktu merencanakan tata ruang yang baru, pandangan staf harus didengar. Mereka mungkin mempunyai gagasan yang berguna dan mereka akan lebih mudah menerima rancangan akhir apabila mereka, atau wakil mereka ikut serta dalam pengembangannya.

TATA RUANG
Perencanaan tataruang Tata ruang kantor harus direncanakan di atas kertas dengan menggambarnya menurut perbandingan skala yang sesungguhnya, termasuk posisi pintu, jendela dan penghalang (pilar, penopang dan pendingin). Gunakan potongan kertas berwarna menurut skala untuk menggambarkan meja kerja, lemari arsip, mesin, lemari, dan sebagainya, untuk disusun dan diatur ulang pada rancangan tersebut hingga tata ruang yang sesuai diperoleh. Rancangan tersebut harus diuji dengan menandai arus normal kerja dari satu meja ke-meja yang lain, dan gerakan yang mungkin harus dibuat oleh para pekerja dalam batas ruang mereka.

TATA RUANG
Sasaran Tata ruang : 1. 2. Persyaratan keselamatan kerja yang harus dipenuhi; Ruangan yang akan digunakan demi keuntungan terbesar;

3.
4. 5.

Pelayanan yang harus disediakan (listrik, telepon, dll);

Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk semua orang; Penyeliaan untuk dapat melihat staf yang bekerja;

6.
7. 8. 9.

Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja yang dibantu perkembangannya;
Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah; Gerakan pekerja diantara meja kerja dan arsip dan sebagainya dipermudah; Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri;

10. Campur tangan antar pegawai dihindari; 11. Privasi dan keamanan diberikan dimana perlu.

TATA RUANG
Pengaturan Ruang Dalam perencanaan kantor, harus memperhatikan pada penempatan perabot, peralatan lain dan ruang gerak yang mudah. Lorong utama minimal 1,2 meter lebarnya, dengan lorong tambahan minimal 0,9 meter. Orang yang melewati lorong sempit cenderung menyenggol benda diatas meja atau mengganggu pekerjaan orang lain. Kawasan yang harus disediakan untuk satu meja kerja, dapat bervariasi sesuai dengan sifat pekerjaan dan peralatan tambahan yang perlu dimiliki. Jarak 0,6 - 0.9 meter antar meja sudah memadai untuk kursi juru tulis. Offices, Shops and Railway Premises Act 1963 mensyaratkan bahwa ruangan tempat orang kerja seluas 40 kaki persegi per orang, atau 400 kaki kubik di mana tinggi langit-langit sekitar 10 kaki (Ruang total yang mencakupi ruang lorong, peralatan, dan sebagainya). Umumnya ini cukup untuk kerja yang efisien, tetapi mungkin harus dilebihi apabila ada jumlah mesin, pengarsipan atau peralatan lain yang lebih dari biasa umumnya. Pembagian ruang harus memperhatikan mudah dicapainya pintu keluar bila ada kebakaran dan peralatan pemadam kebakaran.

TATA RUANG
Pelayanan Tata ruang harus memperhatikan perlengkapan pelayanan umum, terutama kabel listrik, kabel telepon dan kabel komputer. Fleksibilitas yang besar dapat diperoleh dengan memasukkan kabel kedalam saluran dibawah lantai atau di atas langit-langit, yang belakangan ini kurang dianjurkan karena sambungan yang ditarik dari atas tidak sedap dipandang dan mungkin rentan terhadap kerusakan yang tidak disengaja. Pengaturan yang kurang fleksibel adalah dengan menarik kabel sepanjang dinding di balik papan yang dipasang menyusuri dinding ruangan dekat dengan lantai. Dalam hal ini, ada kecenderungan untuk menempatkan mereka yang memerlukan pelayanan umum dekat dengan dinding, dan ini bukan pengaturan yang selalu ideal dari sudut pandang lain. Pelayanan umum lain, seperti air minum, kerap diletakkan dilokasi yang terpisah dan dipasang sebagai perlengkapan untuk ruang staf. Pelayanan ini disediakan untuk sewaktu istirahat dan makan atau minum.

KEUNTUNGAN & SYARAT TATARUANG

Keuntungan dari tataruang kantor yang baik : 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai . 2. Menjamin Kelancaran proses pekerjaan 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien 4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh Publik yang akan menemui bagian tertentu. Syarat-syarat untuk dapat menata ruang kantor dengan baik perlu pertimbangan-pertimbangan sbb. : 1. Proses pelaksanaan kerja menempuh jarak yang terpendek. 2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar. 3. Setiap ruang dipergunakan secara efisien. 4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai terpelihara. 5. Pengawasan penyelesaian pekerjaan dapat secara memuaskan. 6. Pihak luar pengunjung kantor, berkesan baik tentang kantor. 7. Susunan tempat kerja dapat diubah, saat-saat dibutuhkan.

KEUNTUNGAN & SYARAT TATARUANG

4 ASAS POKOK TATARUANG

Menurut Richard Muther ada 4 asas pokok tataruang kantor yang baik : a. Asas jarak terpendek, suatu tataruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. b. Asas mengenai rangkaian kerja, aturlah para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. c. Asas penggunaan segenap ruangan. Manfaatkanlah semua ruang yang ada. Tidak hanya luas lantainya saja (ruang datar) tetapi juga ruang yang vertikal keatas / kebawah. d. Asas yang memungkinkan perubahan tempat kerja.

Suatu tataruang yang baik adalah yang memungkinkan mudah diubah atau disusun kembali,dan tidak memakan biaya vang besar.

PEDOMAN TATA RUANG KANTOR

Dalam Tata ruang kantor, perlu diperhatikan hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha dengan satuan-satuan lainnya, dan sifat pekerjaannya.

Pedoman menentukan tata ruang kantor yang baik :

1.Satuan-satuan tugas yang pekerjaannya khusus melayani publik, diletakkan di tempat yang mudah didatangi orang, tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya (kasir, urusan perizinan, humas).

2.Satuan-satuan pekerjaan yang berhubungan erat satu sama lain dikelompokkan pada satu tempat.
3. Satuan pusat yang mengerjakan ketatausahaan ditempatkan ditengah-tengah, agar bagian lainnya mudah menghubunginya. 4 Satuan pekerjaan vang sifat pekerjaan sangat gaduh, ditempatkan jauh dari bagian yang lain, lebih-lebih bagian kerja yang memerlukan pekerjaan otak.

4 TATA RUANG PERKANTORAN

Ditinjau dari tata ruang, kantor dapat dibagi dalam 4 jenis :

Kantor pribadi

Kantor bersel
Kantor rancangan terbuka Kantor lanskap

KANTOR PRIBADI
Kantor pribadi Kantor pribadi umumnya disediakan untuk mereka yang pekerjaannya bersifat sangat rahasia atau sering menerima tamu dan rapat yang sering. Tata ruang harus menyiapkan tempat menerima tamu / rapat yang ada tempat untuk menulis. Kantor pribadi lebih praktis bila dibagi menjadi dua wilayah:

1. Wilayah kerja bagi orang yang menempatinya;

2. Wilayah untuk menerima tamu dan mengadakan rapat kecil di sekeliling meja konferensi. Salah satu keuntungan dari pengaturan ini, dokumen rahasia di atas meja tidak perlu dipindahkan sewaktu ada tamu. Selain menjadi tempat kerja, kantor pribadi juga dianggap sebagai simbol status.

KANTOR BER-SEL
Kantor bersel Pada susunan ini, ruangan kerja terbagi dalam beberapa satuan, dimana keadaan gedungnya terdiri atas kamar-kamar atau memang sengaja dibuat penyekat. Kantor bersel dapat bervariasi ukurannya, maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai. Ada beberapa situasi dimana kantor departemen yang terpisah diperlukan. Contoh : 1. Ruang komputer yang suhu dan kelembapannya harus dikontrol, dan dilindungi karena nilai dan kerentanannya. 2. Kantor kasir, yang harus dilindungi dari pencurian. Salah satu argumen yang mendukung kantor bersel, adalah bahwa kantor ini diperlukan secara psikologis, karena mengukuhkan rasa memiliki pada sekelompok orang yang dibedakan secara jelas dengan orang yang lain. Ini dapat menguatkan loyalitas kelompok, tetapi dapat melemahkan organisasi sebagai keseluruhan.

KANTOR RANCANGAN TERBUKA

Kantor rancangan terbuka Kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung didalam satu wilayah yang luas. Ruang kerja tidak dipisahkan, semua aktivitas dilaksanakan dalam satu ruang besar terbuka, tanpa penyekat. Untuk memperoleh pemanfaatan ruang secara maksimum, meja kerja diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian. Bila kantor bersel digantikan dengan kantor terbuka atau lanskap, perlu tetap menyediakan garis demarkasi, biasanya dengan pengaturan meja kerja, peralatan arsip, atau tanaman hias.

KEUNTUNGAN RANCANGAN TERBUKA

Keuntungan kantor terbuka dibanding bersel & pribadi : Modal yang diperlukan lebih rendah (keperluan partisi, pintu, alat pengatur suhu, lampu, listrik dan pelayanan umum lain berkurang).

Pemanfaatan ruang yang lebih baik (ruang untuk partisi, pintu, koridor, dan sebagainya lebih sedikit).
Biaya perawatan yang lebih rendah (dekorasi, pelayanan kebersihan dan pelayanan pada umumnya). Pengawasan dapat lebih mudah & efektif terhadap semua pegawai, dan dimungkin jumlah penyelia yang lebih sedikit. Komunikasi dan arus kerja dipermudah. Penggunaan mesin dan peralatan secara bersama dimungkinkan. Fleksibililas tata ruang apabila perubahpn organisasi diperlukan. Kondisi kerja yang lebih baik kerap dimungkinkan.

Memudahkan hubungan antar para pegawai dan lebih sedikit indikasi mengenai status dapat menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat diantara mereka dan bisa bekerjasama lebih baik.
Memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran udara.

KERUGIAN RANCANGAN TERBUKA

Kerugian kantor rancangan terbuka dibanding bersel & pribadi : Keamanan yang berkurang untuk pekerjaan yang rahasia dan penanganan kas.

Gangguan dari tamu dan pergerakan umum.

Kebisingan umum menjadi berlebihan. Penyakit menular mudah menyebar. Penurunan semangat kerja karena penyeragaman yang nyata dan kehilangan individualitas dan berkurangnya rasa memiliki pada kelompok kerja yang didefinisikan dengan baik. Kehilangan status yang nyata di kalangan staf senior Kerugian psikologis yang dapat diringkas sebagai banyak orang tidak suka bekerja di kantor terbuka.

Kerugiannya dapat dikurangi dengan memisahkan pekerjaan yang bersifat rahasia, bising atau mengganggu.
Pembatasan antar bagian, dapat dengan pengaturan lemari arsip, atau unit penyimpanan yang tinggi, atau dengan partisi setinggi kepala yang mudah dipindahkan.

KANTOR LANSKAP
Kantor lanskap Kantor lanskap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individuai atau dalam kelompok dengan sudut yang berbeda satu dari yang lain. Lorong yang berbelok, menyusuri sekeiiling wilayah yang bervariasi ukurannya. Tata ruang ini mencerminkan cara dimana orang bekerja dan diorganisasikan. Keuntungan kantor rancangan terbuka, diperoleh semuanya dalam kantor lanskap, dengan satu pengecualian, yaitu lebih sedikit orang yang tertampung. Studi di Jerman, Yang merupakan tempat asal kantor lanskap, menunjukkan bahwa kantor bersel memanfaatkan 38-67 % ruang yang tersedia, sedangkan kantor lanskap memanfaatkan 72-83 %. Beberapa kerugian kantor rancangan terbuka dapat dihapuskan atau dikurangi dalam kantor lanskap. Terdapat lebih sedikit gangguan, dan efek psikologis dari penyeragaman yang jelas terlihat dan hilangnya indentitas kelompok dapat dikurangi.

KANTOR LANSKAP
Kantor lanskap Untuk menambah batas antar departemen dan bila perlu antar individu, dengan memasang peralatan atau sekat visual atau akustik. Penyediaan tanaman, juga membantu memberikan demarkasi wilayah dan lorong. Mereka yang pekerjaannya bersifat rahasia dapat dilindungi dengan sekat yang dapat dipindahkan (tidak lebih dari 50 inci). Sekat yang terlalu tinggi menghalangi sinar matahari dan menimbulkan kesan suatu labirin koridor yang berliku-liku. Secara ekstrem, keseluruhan staf administrasi dan tulis menulis dari juru tulis paling junior hingga eksekutif tertinggi berada diruangan yang sama. Kerap ada penolakan oleh manajer dan juru tulis senior terhadap proposal penggabungan dengan staf umum di dalam satu kantor besar. Ruang kantor pribadi selama ini merupakan suatu simbol status. Simbol adalah penting dalam hal memenuhi kebutuhan manusia. Namun, simbol status tidak harus berbentuk ruangan yang berdinding; manajer di dalam kantor lanskap dapat dibedakan dengan wilayah yang lebih luas, atau dengan perabot.

TATA RUANG
Nilai perbandingan afternatif
DESKRIPSI Pemanfaatan ruang Fleksibilitas Komunikasi arus pekerjaan Campur tangan bersama/gangguan Pergerakan Penggunaan alat bersama Penyeliaan Keamanan SEL C C C A C C C A TERBUKA A B B C B B B C LANDSKAP B A A B A A A B

Kondisi kerja
Loyalitas kelompok Indikasi status

C
A A

B
C C

A
B B

Biaya modal
Biaya perawatan

C
C

A
A

B
B

PERABOT KANTOR
Pertimbangan dalam mengatur perabotan kantor yang baik : 1. Meja kerja & kursi disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama, agar pegawai tidak saling mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan rekannya. 2. Sediakan lorong antara baris meja untuk lalu lintas pegawai + 80 cm, sedangkan lorong utama disediakan sekitar lebar 120 cm. 3. Pejabat pimpinan ditempatkan pada ruang tersendiri, untuk menjaga privasi, bila perlu disiapkan satu set kursi tamu.

4. Untuk pekerjaan lembut, cermat, perlu penerangan yang lebih.

5. Pegawai yang bekerja pada risiko besar, misalnya bagian kasir, perlu dibuatkan sekat kaca untuk segi keselamatannya. 6. Pegawai yang sering mengadakan hubungan kerja dengan pihak luar, tempatkan didekat pintu, agar tidak mengganggu pegawai yang lain.

7. Alat-alat Kantor yang bersuara ribut, berikan ruangan tersendiri.

Selain kantor dengan macam-macam susunan meja kerja, setiap instansi perusahaan biasanya perlu mempunyai ruang rapat atau kamar konperensi yang harus disusun dengan baik.

PERABOT KANTOR
Dalam memilih perabotan / peralatan lain untuk kantor, harus dipertimbangkan:

1.

Apakah wilayah kerja memadai? Perhatian harus dituiukan pada wilayah yang diperlukan bukan hanya untuk melakukan pekerjaan, tetapi juga untuk menyimpan barang, alat tulis, formulir kosong dan sebagainya.
Dapatkah juru tulis bekerja dengan nyaman? Semua peralatan dan formulir yang diperlukan untuk pekerjaan harus berada dalam jangkauan yang mudah clicapai. Perangkat yang paling banyak digunakan harus berada paling dekat dengan tangan. Apakah juru tulis dapat menggunakan kedua tangannya? Pekerjaan harus ditata sedemikian rupa sehingga jurutulis didorong untuk menggunakan kedua tangannya secara serentak. Dapatkah pekerjaan diselia? Penyelia harus dapat melihat keadaan pekerjaan setiap bawahannya. Posisi harus diatur, untuk pekerjaan yang belum selesai dan yang sudah selesai. Lebih baik apabila semua pekerjaan mudah terlihat sepanjang hari sehingga tidak ada yang terlewatkan.

2.

3.

4.

PERABOT KANTOR
5. Apakah pekerjaannya terlindung secara memadai? Peralatan, alat tulis dan formuiir harus dilindungi dengan baik sepanjang hari dari debu, kehilangan, kerusakan atau akses yang tidak sah. Dalam beberapa hal, hal ini mungkin memerlukan pemindahan barang kedalam semacam wadah untuk disimpan pada malam hari didalam lemari besi tahan api. 6. Apakah ada tempat penyimpanan yang cocok untuk barang milik pribadi juru tulis? Tidak bijaksana untuk memaksa juru tulis meninggalkan tas tangan dan barang milik pribadi lain yang berharga di ruangan penitipan, dimana barang tersebut mungkin dicuri. Penyediaan laci pribadi atau lemari kecil dimeja dihargai oleh staf dan membantu menjamin kerapian di kantor. 7. Dapatkah wilayah kerja dibersihkan? Meja kerja yang ditinggalkan pada akhir jam kerja dan penuh dengan kertas lepas di atasnya tidak dapat dibereskan. Idealnya, ketika petugas kebersihan tiba, mereka harus. dapat membersihkan lantai dan semua perabot tanpa kesulitan karena semua pekerjaan telah disimpan ditempat yang semestinya.

PERABOT KANTOR
Pokok-pokok berikut ini harus pula diingat sewaktu membeli perabot: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Staf harus dilibatkan sedapat mungkin dalam pemilihan. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting sejauh tidak ada zona yang sangat rawan terbakar. Beberapa sistem memiliki pilihan warna. Plastik tidak dapat diperbaiki, tetapi kuat untuk bagian dalam laci. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi. Kunci harus, terbenam atau rata dengan permukaan. Tirai harus. mudah dipasang atau dilepas. Meja kerja atau meja biasa harus dapat disetel ketinggiannya. Unit Peraga Visual (UPV) harus dapat disetel dan harus tersedia fasilitas untuk memutar UPV tersebut menjauhi garis pandangan langsung.

10. Bagian atas meja dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1 hingga 20 derajat, agar beberapa tugas dapat dikerjakan dengan lebih muclah. Mesin harus datar, sedangkan dokumen dapat ditaruh pada bagian meja yang miring untuk memberikan kemudaban dan efisiensi yang lebih besar.

PERABOT KANTOR
Kursi Kantor Kursi beroda, memudahkan pergerakan, pilih yang tidak merusak lantai. Jumlah roda cabang 5 lebih stabil dari yang 4. Ketinggian dan sandaran dapat diatur. Meja kerja Meja kerja harus disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan. Setiap juru tulis harus memiliki meja kerja sendiri dengan bagian atas berukuran 1,2 - 1,5 meter kali 0,75 meter. Tinggi bagian atas meja adalah 0,724 meter dari lantai untuk memberikan posisi kerja yang nyaman. Pegawai yang menggunakan mesin, memerlukan permukaan yang beberapa cm lebih rendah agar papan tombol berada pada tingkat yang pas.

Permukaan kerja ini harus diberi tambahan ruangan penyimpanan sesuai kebutuhan, biasanya dalam bentuk tumpuan yang dilengkapi dengan laci atau rak. Untuk banyak pekerjaan, meja kerja serba guna dengan satu atau dua tumpuan cocok sekali.

PEMBAGIAN RUANG MEJA KERJA

Pekerjaan yang belum selesai (masuk)

Bahan acuan

Alat tulis

Pekerjaan yang sudah selesai (keluar) Kertas coretan dan alat-alat kecil lain

TELEPON

Form untuk dibaca

Form untuk ditulisi

TATA LETAK MEJA KERJA

PENGGUNAAN KOMPUTER
Pemakaian komputer Pancaran cahaya jangan terlalu terang Tulisan jangan terlalu kecil

Pemegang dokumen untuk meningkatkan keterkaitan layar monitor

Pencahayaan antara 300-500 lux

Papan tombol yang lepas, dimungkinkan diatur dengan posisi yang relaks

warna hitam berdampak pada permasalahan refleksi

PENGGUNAAN KOMPUTER
Pemakaian komputer
Permukaan papan tombol maks.0.7m diatas permukaan lantai Hindari posisi layar yang terjadi bayangan cahaya Posisi layar sekitar 30-450 dibawah tinggi mata yang tegak lurus

Tinggi mata diatas lantai (kursi setinggi 0.4m), antara 11.14m

Sandaran kursi dapat diatur untuk menopang punggung bawah, tanpa sandaran tangan Ketinggian kursi sekitar 0.4 diatas lantai Jarak ruang untuk lutut : 0.2m antara kursi & meja

Kabel dijaga agar tidak mengahalangi jalan

Tumpuan kaki untuk tubuh pendek

CONTOH PENGATURAN RUANG RAPAT

KONDISI FISIK
Pekerjaan perkantoran memerlukan lebih banyak usaha mental daripada fisik, dan kondisi kerjanya harus direncanakan. Ia perlu berkonsentrasi untuk waktu yang lama, kerap dengan mengerjakan proses yang sama berulang-ulang. Ia khususnya rentan terhadap keletihan mental yang sebagian besar disebabkan oleh tidak adanya gerakan fisik, Pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi secara luas menuntut dua hal, yaitu otak yang jernih dan tidak adanya gangguan, oleh karenanya efisiensinya sangat dipengaruhi oleh lingkungan fisik disekelilingnya.

KONDISI FISIK
Dekorasi Dekorasi sebuah kantor dapat menimbulkan efek pada semangat kerja staf; lingkungan yang tidak menarik menimbulkan depresi, lingkungan yang menyenangkan menghasilkan kerja yang baik. Skema dekorasi harus disesuaikan untuk setiap ruang tertentu; skema yang menarik untuk gedung modern mungkin sama sekali tidak cocok didalam gedung yang kuno; skema yang sesuai untuk ruangan yang besar mungkin tampak menggelikan di dalam ruangan yang kecil. Gaya arsitektur dan bahan yang digunakan dalam bangunan harus, diperhitungkan: permukaan beton, bata, plester, kayu, logam, kaca dan plastik mempengaruhi keseluruhan efek dekoratif. Aspek suatu ruangan juga penting: ruangan yang tidak tercapai oleh sinar matahari langsung dan cenderung dingin, memerlukan warna yang hangat dan cerah (merah & kuning); ruangan lain yang menghadap matahari, mungkin memerlukan warna-warna sejuk, misalnya biru.

KONDISI FISIK
Ruang masuk dan ruang tunggu untuk umum Ruangan ini harus sesuai dengan perusahaan. Beberapa sangat modern, lainnya sederhana, atau dengan keanggunan. Jangan bersifat dingin, tidak mengundang atau tidak nyaman. Kantor umum Kantor harus didekor dengan menarik, serta memperhatikan penerangan alamiah dan artifisial. Warna kuning suram dan semu putih memiliki nilai reflektif yang sangat tinggi, tetapi warna suram cukup memuaskan. Warna yang lebih mencolok dapat digunakan untuk pintu dan barang kayu atau logam lain untuk memberikan kontras dan daya tarik. Lebih baik bila warna tersebut menjamin penerangan yang memadai tanpa membuat silau dan dapat dibersihkan. Bukan karena dapat menyembunyikan kotoran; Umumnya diakui bahwa warna menimbulkan semacam efek pada emosi manusia, namun tidak ada reaksi universal terhadap warna dan kesukaan berbeda antar individu dan antar jenis kelamin.

KONDISI FISIK
Skema yang baru dan imajinatif mungkin lebih mudah diterima apabila para pegawai diajak berkonsultasi dan diminta pandangan mereka. Efek dari skema dekroasi yang dirancang dengan baik akan hancur apabiia dinding atau sekat digantungi kalender, surat pemberitahuan, daftar harga dan sebagainya. Tempat yang semestinya harus disediakan untuk apa saja yang diperlukan dan ini mungkin mencakupi tidak hanya papan pengumuman resmi, tetapi lembaran papan lunak untuk memajang bahan tidak resmi seperti kartu pos liburan. Reproduksi lukisan yang baik dapat dipajang pada dinding kantor dengan efek yang menyenangkan. Untuk mengimbangi beton dan kaca gedung kantor, tanaman hidup dapat menjadi bagian dari dekorasi. Tanaman ini ditanam didalam pot atau tong dan didalam kantor terbuka atau lanskap dapat menjadi penyekat dari pembagian antar bagian kantor.

KONDISI FISIK
Ruang penitipan dan kamar kecil Keduanya harus kelilhatan bersih dan harus benar-benar bersih. Ini tidak berarti harus menggunakan warna putih melulu; warna pastel dan warna yang kontras dapat digunakan. Ruang petolongan pertama dan ruang istirahat Ruang ini harus didekorasi dengan warna lembut tetapi menarik sehingga tidak tampak dingin dan impersonal. Kebersihan

Kantor yang bersih dan rapi tidak hanya menyokong kesehatan dan kesejahteraan umum para pegawai, tetapi juga kerapian dan keakuratan pekerjaan. Orang bereaksi terhadap keadaan sekeliling mereka, pegawai yang bekerja di dalam kantor yang kotor dan tidak rapi cenderung menjadi tidak rapi dan ceroboh dalam pekerjaan mereka; pegawai yang dilatih dan bekerja di dalam lingkungan yang bersih dan rapi akan bangga akan keakuratan dan penampilan pekerjaan mereka.

KONDISI FISIK

Petugas kebersihan kantor harus diawasi secara memadai dan diperlengkapi dengan peralatan dan bahan yang sesuai untuk pekerjaan mereka.

Betapapun baiknya kantor dibersihkan setiap hari, bersama waktu debu pun akan menumpuk di dalam lemari arsip, rak dan lemari, serta di belakang peralatan dan perabot yang diletakkan rapat ke dinding. Karena itu, program yang terjadwal untuk pembersihan khusus harus dibuat dan dijalankan. Apabila suatu bagian kantor sudah tiba waktunya untuk dibersihkan secara tuntas, rak, lemari, lemari arsip dan meja kerja harus dikosongkan dari dokumen, sehingga semua debu dan kotoran yang bertumpuk dapat dihilangkan

 Ventilasi

KONDISI FISIK

Kantor harus selalu ada aliran udara segar terus menerus untuk memerangi keletihan. Penggunaan Air Conditioner (AC), dapat mengontrol secara otomatis aliran udara, suhu dan kelembapan. Untuk orang yang bekerja berpindah-pindah, aliran udara dingin tidak terlalu berarti, tetapi bagi pegawai yang duduk dibelakang meja merupakan gangguan menyiksa. Beberapa konfigurasi untuk mengatur aliran udara: Lobi dengan pintu dalam dan pintu luar dimana bila ada yang lewat, kedua pintu tidak terbuka sekaligus, sehingga tercegah aliran udara panas yang masuk.

Sekat plastik transparan di dalam bingkai jendela geser sehingga, apabila jendela dibuka pada bagian sebelah bawah, aliran udara tidak langsung masuk, tetapi dipaksa kearah atas dan disebar.
Sekat dengan lubang jaring halus yang bila dipasang pada bagian jendela yang terbuka, memecah aliran udara yang masuk melewatinya tanpa menghambat cahaya sepenubnva. Sekat kayu / logam / kaca yang dipasang diambang pintu.

KONDISI FISIK
Suhu Ada peraturan menetapkan persyaratan suhu minimum didalam kantor yaitu dijaga pada 19-210C. Namun pada umumnya suhu ruang yang nyaman untuk bekerja adalah sekitar 22~260C. Bila terlalu dingin atau terlalu panas, efisiensi pegawai akan terganggu, karena tidak dapat berkonsentrasi penuh pada pekerjaan yang dihadapinya. Sistem pengatur suhu yang ideal untuk kantor adalah sistem yang memberikan suhu merata keseluruh ruangan, tanpa ada daerah yang terlalu panas atau terlalu dingin. Gedung kantor dengan kawasan berkaca yang luas pada dinding, entah sebagai jendela atau pelapis, dapat menjadi terlalu panas dalam cuaca cerah. Efek ini paling baik dilawan dengan pemasangan tirai luar (Tirai sebelah dalam tidak begitu efektif karena tidak mencegah sinar matahari menghantam permukaan kaca).

KONDISI FISIK
Penerangan Pegawai yang terlibat dalam pekerjaan sepanjang hari rentan terhadap ketegangan pada mata yang disertai keletihan mental, perasaan mudah marah, dan gangguan fisik lain. Penerangan yang buruk menambah kemungkinan keluaran yang rendah dan kerja yang tidak akurat. Tiga persyaratan penerangan yang baik untuk Kantor: Sinar disebar secara merata tanpa membentuk bayangan yang tajam. Intensitas sinar dimana saja memadai agar pekerjaan dapat dilakukan disana. Sinar yang terlalu kuat sama buruknya dengan sinar yang tidak memadai. Tidak ada cahaya yang menyilaukan, secara langsung, atau dipantulkan dari permukaan (meja / peralatan / arsip). Dalam mempertimbangkan penerangan, kita berkepentingan dengan dua jenis penerangan, yaitu alamiah dan artifisial.

KONDISI FISIK
Penerangan alamiah Idealnya, gedung kantor tidak boleh ditutupi bayangan gedung lain, mempunyai jendela yang besar, dan dapat memanfaatkan sinar matahari sebagai penerangan dengan baik. Namun, gedung seperti itu jarang didapatkan dan menjadi tanggung jawab manajer kantor untuk mengatur kantor sedemikian rupa sehingga manfaat terbaik dapat dibuat dari sinar alamiah yang tersedia.

Pegawai yang melakukan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian harus ditempatkan didekat jendela. Posisi meja kerja yang ideal adalah posisi dimana cahaya jatuh dari belakang dan agak disebelah kiri pegawai, agar terhindar dari sinar yang menyilaukan baik langsung maupun dipantulkan dari permukaan meja yang merupakan sumber gangguan. Apabila jendela kantor menghadap kearah matahari, tirai harus dipasang sehingga intensitas cahaya dan sinar yang menyilaukan dapat dikurangi.

KONDISI FISIK
Penerangan artifisial : Cahaya penerangan lampu yang dapat dibedakan sbb : 1. Cahaya langsung, Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya kepermukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar) cahava bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. 2. Cahaya setengah langsung Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna susu. Cahaya ini tersebar ke segala arah sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak terlalu tajam. Namun sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh kepermukaan meja dan memantul kembali kearah mata si pekerja, sehingga masih belum memuaskan.

KONDISI FISIK
3. Cahaya setengah tak langsung. Cahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langitlangit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayangbayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam. 4. Cahaya tak langsung. Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung. Cahaya ini dari sumbernya memancar kearah langit-langit ruang, baru kemudian dlpantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya lunak, oleh karena itu tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata. Untuk ruang yang gelap atau bekerja malam harl, sebalknya digunakan cahaya tak langsung ini. Hanya kelemahannya keperluan cahaya seperti ini diperlukan lampu yang lebih besar. Tapi dengan lampu neon kelemahan tersebut dapat teratasi.

KONDISI FISIK
Penerangan artifisial Skema harus dirancang untuk memberikan intensitas cahaya yang memadai dimanapun pekerjaan dilakukan. Tingkat penerangan dinyatakan dalam istilah tingkat lux; untuk tugas kantor yang umum, 300-500 lux umumnya dianggap memuaskan. Apabila pekerjaan yang membutuhkan ketelitian terus menerus dilakukan, intensitas yang lebih dari 700 lux mungkin diperlukan.

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja, karena pegawai dapat bekerja dengan lebih balk, sedikit membuat kesalahan dan mata tidak lekas lelah.
Dalam merancang tataruang kantor hendaknya cahaya itu tiba diatas meja dari arah kiri. Agar cahaya lebih merata maka digunakan penerangan lampu, dan tidak hanya mengandalkan sinar matahari.

KONDISI FISIK
Penerangan meja atau mesin individual. Digunakan apabila pekerjaan tertentu memerlukan intensitas cahaya yang sangat tinggi. Lima ratus Lux sama dengan satu Lumen; 100 Watt sinar memberikan 1000 Lumen.

Intensitas (Lux) =

ExA CxM

E = penerangan rata-rata dalam lux A = wilayah dinding yang akan diterangi C = koefisien penerangan M = 0,8 (Maintenance Factor)

KONDISI FISIK
Akustik Suara bising yang keras, tajam dan tidak diduga adalah penyebab gangguan yang kerap dialami pekerja. Gangguan itu acap kali didiamkan saja walaupun tindakan, perbaikan yang sederhana dapat dilakukan apabila waktu dan pikiran diluangkan untuk masalah itu. Di dalam ruang tertutup, gelombang suara bergema; di kantor gelombang suara ini dipantulkan dari permukaan keras seperti dinding, langit-langit, lantai dan permukaan meja. Gema dan pantulan gema menimbulkan kebisingan yang membingungkan. Ini dapat dihindari dengan 'menyerap' gelombang suara pada permukaan lunak sebelum dapat berjalan terlalu jauh. Ada dua metode umum untuk melakukan ini. Penyerapan umum

Penyerapan lokal

KONDISI FISIK
Penyerapan umum Langit-langit dan kadang sebagian dinding diolah dengan ubin akustik atau bahan lain yang menyerap suara. Karena sebagian besar gelombang suara membentur langit-langit sebelum dipantulkan ke bawah untuk didengar, metode ini kerap memadai. Dengan menggunakan karpet atau pelapis lantai lain yang menyerap suara, pantulan gelombang bunyi, yang naik dari lantai dapat pula dicegah. Penyerapan umum tidak bo!eh dilakukan secara berlebihan; terlalu sedikit bunyi juga dapat menimbulkan tekanan psikologis. Penyerapan lokal Apabila sumber kebisingan tertentu dapat diidentifikasi, adalah ekonomis untuk menyerap gelombang suara pada titik itu. Contoh yang lazim adalah menempatkan bantalan di bawah mesin ketik atau mesin lain, dan bilik telepon akustik disekeliling telepon yang dipakai secara umum.

KONDISI FISIK
Untuk menanggulangi beberapa sumber bunyi yang mengganggu: Sumber luar. ldealnya, kantor harus terletak jauh dari jalan raya yang sibuk atau dari industri yang bising. Efek kebisingan dari luar dapat dikurangi dengan jendela berkaca ganda. Mesin. Mesin yang sangat bising harus dipisahkan didalam ruangan yang terpisah dari kantor utama. Pintu. Pintu yang terbanting harus dilengkapi dengan penahan karet atau dengan kontrol hidraulik.

Peralatan kantor yang menimbulkan suara, harus dipisahkan atau disekat dengan bahan yang menyerap suara.
Wawancara / percakapan yang lama antar pegawai dikantor, dapat mengganggu pegawai lain. Penyediaan ruang konferensi atau wawancara untuk pemakaian umum harus dipertimbangkan.

Pergerakan. Kebisingan yang disebabkan oleh gerak pegawai dikantor utama dapat dikurangi dengan melapisi lantai dengan karpet, pelapis karet atau linoleum.
Didalam kantor lanskap, sekat akustik yang berdiri bebas lazim digunakan untuk menyerap kebisingan pada titik kritis.

KONDISI FISIK
Kesehatan dan Keselamatan Ada peraturan yang berhubungan dengan perlindungan kesehatan dan keselamatan staf kantor yang bekerja. Jangkauan dan kompleksitas undang-undang yang diberlakukan tidak memungkinkan bagi manajer kantor menjadi ahli didalamnya, dan bila perlu ia harus meminta advis hukum profesional. Contoh peraturan kesehatan dan keselamatan kerja yang ada di Inggris Health and Safety at Work Act 1974 Akta ini berhubungan dengan pegawai secara umum, termasuk staf kantor. Di antaranya, akta ini mengharuskan seorang majikan untuk memperlengkapi pegawai dengan pernyataan kebijakan tertulis, organisasi dan pengaturan sehubungan dengan kesehatan dan keselamatan ditempat kerja, untuk memberikan informasi mengenai risiko yang mungkin dihadapi pegawai dan mengenai pelatihan dalam praktek keselamatan.

KONDISI FISIK
Office, Shops and Railway, Premises Act 1963 Secara singkat dikenali sebagai Offices Act, undang-undang ini sangat berkaitan dengan manajer kantor. Akta ini mengharuskan majikan untuk mempertahankan standar minimum kondisi kerja dan menyiapkan inspeksi resmi kantor untuk menjamin bahwa hal ini dilaksanakan. Akta tersebut menetapkan beberapa standar minimum, namun Secretary of State for Employment diberi kekuasaan untuk membuat, dan kemudian mengubah, Regulasi didalam akta bersangkutan. Oleh karena itu, manajemen perlu memastikan bahwa persyaratan terakhir diketahui. Berikut ini adalah ringkasan dari ruang lingkup Offices Act yang menunjukkan masalah yang harus diberi perhatian.

KONDISI FISIK
Kebersihan Kebersihan bangunan, perabot, dan perlengkapan lainnya harus dijaga. Kesejukan Ruangan dimana orang bekerja harus menyediakan ruang seluas 40 kaki persegi perorang, atau bila langit-langit lebih rendah dari 10 kaki, 400 kaki kubik. Ruangan yang dispesifikasikan adalah ruang total, termasuk yang ditempati oleh peralatan, lorong, dan sebagainya. Suhu

Suhu yang sedang, harus dipertahankan ditempat orang yang bekerja (kecuali untuk jangka waktu singkat). Termometer harus disediakan pada setiap lantai agar pegawai dapat mengecek suhu.
Ventilasi Harus ada persediaan udara segar yang memadai. Penerangan Penerangan alamiah atau artifisial harus cocok dan cukup, jendela dibersihkan sebelah dalam maupun luar dan peralatan penerangan harus dirawat dengan benar.

KONDISI FISIK
Kemudahan saniter Kemudahan saniter yang cukup dan cocok harus disediakan, dijaga kebersihannya dan dirawat dengan baik. Standar sesuai dengan jumlah pegawai dftetapkan oleh peraturan.

Fasilitas untuk membasuh

Fasilitas untuk membasuh harus disediakan dalam kondisi yang cocok dan mencakup air leding panas dan dingin, sabun dan handuk atau sarana lain untuk membersihkan dan mengeringkan. Air minum Air minum yang memadai harus disediakan, lewat pipa atau di dalam wadah yang airnya diganti setiap hari. Pakaian Akomodasi harus disediakan untuk pakaian yarg tidak dikenakan pada jam kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian. Tempat duduk Tempat duduk untuk orang yang biasanya bekerja sambil duduk harus sesuai dalam desain, konstruksi dan dimensi, dengan tumpuan kaki bila perlu.

KONDISI FISIK
Lantai, lorong dan tangga Ketiganya harus dibangun dengan kokoh dan dipelihara, dibebaskan dari penghalang dan benda yang dapat menyebabkan orang tergelincir. Tangga harus memiliki pegangan, dan sebagainya dan lubang dilantai harus dipagari. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus dipagari. Menggunakan dan membersihkan mesin harus mengikuti prosedur yang memperhatikan keselamatan kerja. Pekerjaan berat

Tidak ada orang diharuskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban yang Mungkin menyebabkan kecelakaan.
Pertolongan pertama Kotak atau lemari pertolongan pertama yang diserahkan pada orang yang bertanggung jawab harus disiapkan untuk 150 orang pegawai atau pecahan dari jumlah itu. Apabila ada lebih dari 150 pegawai, salah satu dari orang yang bertanggung jawab tersebut harus dilatih dalam hal pertolongan pertama dan harus ada selama jam kerja. Surat pemberitahuan yang menyebutkan nama orang bersangkutan harus dipajang.

KONDISI FISIK
Pengamanan terhadap kebakaran Sarana untuk meloloskan diri yang memadai harus disediakan, dan demikian pula dengan peralatan pemadam kebakaran. Bangunan perlu diperiksa dan dinyatakan memiliki perlindungan yang memadai, tetapi kantor yang lebih kecil dibebaskan dari persyaratan ini. Pintu keluar bila terjadi kebakaran harus diberi tanda yang jelas dan rute urituk meloloskan diri harus dibebaskan dari rintangan. Alarm kebakaran, harus disediakan dan diuji secara berkala, dari penghuni bangunan harus memastikan bahwa semua pegawai menguasai rutin untuk meloloskan diri. Pemberitahuan kecelakaan Kecelakaan yang menyebabkan kematian, atau mcnyebabkan seseorang tidak dapat mengerjakan pekerjannya yang biasa selama lebih dari tiga hari, harus diberutahukan kepada pihak yang berwenang. Abstrak.

Abstrak dari Akta atau buklet harus dipajang di tempat yang mencolok, atau pegawai harus diberi salinan dari buklet penjelasan khusus yang ditulis untuk tujuan itu.

KONDISI FISIK
Eployer's Liability (Defective Equipment) Dibawah akta ini, seorang majikan harus bertanggung jawab untuk cedera pribadi yang diderita oleh pegawai sebagai akibat cacat pada peralatan yang disediakan oleh majikan. Pegawai berhak mengklaim ganti rugi walaupun cacat tersebut berasal dari kesalahan pabrik pembuatnya atau sebab lain yang tidak langsung berada di bawah kendali maiikan.

Employer's Liability (Compulsory Insurance).

Majikan (selain majikan tertentu dalam sektor umum) diharuskan mengurus asuransi yang disetujui terhadap liabilitas untuk cedera fisik atau penyakit yang diderita pcgawai selama bekerja Hukuman

Pelanggaran terhadap akta ini dapat dihukum dengan denda. Perlu diperhatikan bahwa apabila majikan berupa perusahaan terbatas, tindakan hukum dapat pula diajukan terhadap direktur dan manajer yang bertanggung jawab.

PERSYARATAN LINGKUNGAN KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang berikut : a. Lingkungan intern & extern harus dijaga kebersihannya. b. Suhu udara/temperatur diusahakan yang layak c. Diusahakan adanya peredaran udara segar. d. Cahaya alam maupun lampu perlu diatur yang cocok. e. Kamar Kecil atau toilet perlu disediakan f. Ruang cuci tangan / muka, sabun dan tissue tersedia g. Disediakan air minum h. Dibengkel perlu gantungan baju untuk ganti baju kerja

i.

Peralatan safety perlu disediakan.

j. Alat Pemadam kebakaran perlu disedlakan. K. Disedlakan kotak obat untuk pertolongan pertama kecelakaan.