TATA RUANG KANTOR

A. Pengertian tata ruang kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin,
dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan
tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
a. Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat
pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya”.
b. Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang
kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada
luas yang tersedia).
B. Tujuan Dari Penataan Ruang Kantor
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kinerja antar
sesama.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik dan efektif bagi setiap orang dalam lingkungan
tersebut.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat kepada staf yang sedang
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi terhadap setiap gerakan karyawan dari meja ke
meja.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu
bagian lain.
4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

1
 5. Pengawasan mudah dilaksanakan.
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
C. Asas-asas pokok dan prinsip tata ruang kantor
1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
a. Tata ruang kantor ;
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
 asas jarak terpendek
tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan,
penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh
jarak sependek-pendeknya.
 Asas rangkaian kerja
Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka.
Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
 Asas penggunaan seluruh ruangan
Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan karena akan
mengalami pemborosan dan tidak efisiesn
2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik
pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan
dibagian depan.

2
 h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang
mudah terjangkau oleh petugas.
D. Macam-macam tata ruang kantor
a) Tata ruang kantor tertutup / berkamar (cubicel type offices)
Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi
dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang
kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas
pekerjaannya.

contoh tata ruang kantor tertutup /desainic.com

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada
yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia.
Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada
juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan
untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih
focus.

3
a. Tata ruang kantor tertutup yang bagus /desainic.com
Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang
bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut
diantaranya adalah :
 Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh
sekat;
 Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia
dapat terjamin kerahasiaanya;
 Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga
status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan
pimpinan;
 Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki
tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

b. Tata ruang kantor tertutup berpintu geser /desainic.com

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan
menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan
kerugiannya, yaitu :
 Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar
pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
 Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya
pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian
peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
 Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat
maupun saat terjadi perombakan organisasi;
 Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;

4
  Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan
perlengkapan kantor.
b) Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka theguardiancom

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat
banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas
apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya
karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa
ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.
Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa
keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini
diantaranya adalah :
 Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-
masing karyawan;
 Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak
membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor
tertutup;
 Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak
terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
 Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak
pernak-pernik yang dibutuhkan;
 Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
 Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
 Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian
peralatan kerja;
 Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

5
 Tata ruang kantor terbuka modern /saraceninteriors.com

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan

keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian,
diantaranya adalah :
 Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;
 Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa
ngobrol dan bersenda gurau;
 Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
 Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat
memantau pekerjaan orang lain;
 Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang
tidak ditata dengan baik.
c) Tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape offices)

contoh tata ruang landscape offices /dailymal.co.uk

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai
elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa
berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti
kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.
Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk
seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat

6
 pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja
yang lebih nyaman dan segar.
Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :
 Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah
dalam kantor;
 Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam
bekerja;
 Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
 Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan
bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

contoh tata ruang landscape offices /soyouknowbetter.com

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini
adalah :
 Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan
membuat dekorasinya;
 Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
 Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai
harapan.
d) Tata ruang kantor gabungan
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri
dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka,
dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan
karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai
kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang

7
 terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan
suasana kantor yang lebih kondusif.
E. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang
1. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
 Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
 Kualitas pekerjaan lebih baik.
 Kesalahan-kesalahan berkurang.
 Semangat kerja pegawai lebih baik.
 Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
 Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2. Perencanaan Warna
3. Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
a) Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b) Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas
pegawai.
c) Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d) Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e) Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a) Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam
kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca
indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b) Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan
berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c) Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

8
 Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap
tamu yang datang, diantaranya:
 Kepercayaan terhadap kantor
 Efisiensi atau produktifitas
 Moral
4. Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
5. Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan hal berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.
F. Pedoman Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
a. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
b. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

9
 c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
d. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
e. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang
kantor tersebut.
f. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
G. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
a. Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
b. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
c. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam
lingkungan kantor itu.
d. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
e. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat
memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
H. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan
tersebut.
d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang
pekerjaan tersebut.
e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g) Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan
kenyamanan ruangan

10