OTOMATISASI DAN TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

MATERI: Menganalisis Tata Ruang Kantor (Office Layout)

GURU MAPEL : NORIS BAGUS MULYO, S.Pd., M.Pd

A. Definisi Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari Bahasa Inggris, yaitu office layout. Tata ruang kantor
adalah pengaturan ruang kerja serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai
dengan luas lantai dan ruangan kerja yang tersedia.
Menurut The Liang Gie, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.
Keuntungan perencanaan ruangan kantor yang baik adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public
5. Pengawasan mudah
6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan
B. Manfaat dan Tujuan Tata Ruang Kantor
Manfaat pengelolaan tata ruang kantor adalah
1. Mengoptimalkan penggunaan ruangan yang ada secara efektif
2. Mengembagkaan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
3. Menjamin efisiensi arus kerja
4. Meningkatkan produktivitas pegawai
5. Mengantisipasi kemungkinan pengembangan organisasi di masa yang akan dating
dengan melakukan perencanaan tata ruang yang fleksibel
Tujuan penataan tata ruang kantor adalah
1. Memperpendek jarak tempuh antarruangan
2. Memudahkan dalam pengawasan terhadap karyawan maupun staf administrasi dalam
proses pekerjaan
3. Memperlancar aktivitas komunikasi bagian administrasi
4. Setiap ruang kerja yang ditata secara efisien memberikan kemudahan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah apabila sewaktu-waktu diperlukan
5. Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja
6. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi dan gaduh agar tidak menganggu pekerjaan
yang sunyi
7. Memperhatikan kondisi kesehatan dan kepuasan bagi setiap pegawai
C. Jenis-jenis Tata Ruang Kantor
1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup (Cubicle Type Offices)
Tata ruang kantor dengan penempatan orang atau divisi yang dipisah oleh tembok-
tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu ke dalam ruang kerja untuk melakukan
berbagai aktivitas pekerjaannya. Contohnya, ruang direktur, ruang manajer, ruang
 karyawan. Konsep ini banyak dipakai di perusahaan swasta atau kantor pemerintah
provinsi, kabupaten, dan kementerian.
Kelebihan dari tata ruang kantor berkamar adalah:
a. Menjamin konsentrasi kerja
b. Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia
c. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan berdasarkan jabatan antara
pegawai dan pimpinan
d. Aktivitas antarpegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan
e. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih
menghargai pegawai
f. Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan
Kekurangan dari tata ruang kantor berkamar adalah:
a. Pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya cenderung besar
b. Hubungan pribadi antarpegawai menjadi kurang erat karena dibatasi oleh sekat
c. Pengawasan kerja pegawai relative lebih sulit
d. Pemakaian ruangan tidak fleksibel dalam mengembangkan system organisasi

Gambar 1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Space Offices)
Tata ruang kantor terbuka adalah ruang kerja yang cukup luas dan dapat ditempati
oleh beberapa pegawai untuk bekerja Bersama di suatu ruangan tanpa dipisah oleh
penyekat. Brydone (2002) menjelaskan bahwa konsep ini dapat meningkatkan kerja
sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung
komunikasi terbuka sehingga produktivitas pekerjaan administrasi semakin
meningkat.
Kelebihan dari tata ruang kantor terbuka adalah
a. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi
b. Fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan
c. Mudah mengadakan hubungan langsung, pengawasan dan penyeragaman
d. Pembagian peralatan kerja lebih terarah
e. Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat
 Kekurangan dari tata ruang kantor terbuka adalah
a. Kebisingan akan mudah terjadi, sehingga konsentrasi kerja terganggu, karena
pegawai lebih mudah mengobrol
b. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas
c. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan
d. Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang berserakan membuat
pemandangan menjadi kurang baik

Gambar 2. Tata ruang kantor terbuka

3. Tata Ruang Kantor Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices)
Bentuk ruang kantor bertaman bertujuan untuk memiliki pemandangan alam terbuka
sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, sejuk, dan
menyenangkan.
Kelebihan tata ruang kantor bertaman
a. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
b. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan
c. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan produktivitas kerja dapat
meningkat sehingga tujuan organisasi mudah dicapai
Kekurangan tata ruang kantor bertaman
a. Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya
b. Biaya pemeliharaan tinggi
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak murah
 Gambar 3. Tata ruang kantor bertaman
4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices)
Tata ruang kerja gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara
bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Ketiga tata ruang
tersebut masing-masing mempunyai kerugian sehingga untuk menceah atau
mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan dengan
beberapa unsur yang terbaik dan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana
kantor yang lebih kondusif

Gambar 4. Tata ruang kantor gabungan

D. Prosedur Tata Ruang Kantor
Pembuatan tata ruang kantor tidak bias dilakukan tanpa perhitungan. Perusahaan perlu
memperhatikan dan mengikuti langkah-langkah atau prosedur dalam membangun tata
ruang kantor. prosedur tata ruang kantor dapat dilakukan dengan langkah-langkah:
1. Mengidentidikasikan terlebih dahulu aktivitas kantor dan komponen fisik dalam satu
kesatuan yang efisien. Beberapa factor yang harus diidentifikasi adalah sebagai
berikut:
a. Pekerjaan yang harus dilaksanakan
b. Proses yang digunakan
c. Peralatan mesin yang digunakan
d. Ruangan yang tersedira
 e. Penerangan yang tersedia
f. Karyawan yang melaksanakan
2. Membuat skema denah (ground chart) dari seluruh unit rencana tata ruang kantor
dengan memakai skala tertentu. Cantumkan Panjang dan lebar ruangan serta beri
tanda tempat pintu, jendela dan lainnya

Gambar 5. Contoh gambar/konsep tata ruang kantor

3. Penempatan meja dan kursi pegawai dengan peralatan lainnya berpedoman kepada
rancangan/pola yang sudah dibuat
4. Pembuatan gambar denah/konsep tata ruang harus memperhitungkan kemungkinan
penambahan/pengurangan jumlah pegawai, perubahan peralatan kantor, perubahan
prosedur kerja, perubahan/pengembangan organisasi dan penambahan/pengurangan
atau perubahan pekerjaan
E. Ergonomi Tata Ruang Kantor
1. Defisini ergonomi
Kata ergonomic berasal dari dua kata Bahasa Yunani, yaitu “ergon” yang artinya
gerak/kerja dan “nomos” yang artinya alamiah. Ergonomic berarti Gerakan yang
efektif dan efisien tanpa menimbulkan kelelahan dan kecelakaan sesuai kemampuan
tubuh, tetapi dapat mencapai hasil kerja yang optimal. Dengan kata lain, ergonomic
merupakan ilmu yang meneliti tentang keterkaitan antara manusia dan lingkungan
2. Ergonomi dan Tata Ruang Kantor
Ergonomic dan tata ruang kantor adalah penataan dan penyusunan tempat kerja,
perbot, dan perlengkapan menggunakan Gerakan yang efektif, efisien, nyaman, dan
aman sesuai dengan kemampuan tubuh manusia, pekerjaan dan lingkungan kerjanya
sehingga menghasilkan kinerja yang produktif. Hal yang harus diperhatikan dalam
penerapan ergonomic dan tata ruang kantor antara lain:
a. Komitmen
Kesepakatan secara tidak langsung mengikat antara pimpinan dan pegawai dalam
menjalankan sebuah aturan/program demi mencapai tujuan Bersama
b. Pelatihan
Seluruh pegawai perlu untuk mengetahui pentingnya penerapan ergonomic agar
produktivitas meningkat
c. Kelompok bekerja (working group)
Membentuk working group yang bertanggungjawab dalam penerapan ergonomic
tata ruang kantor
Gambar 6. Ergonomi Perkantoran