Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan
melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat
untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.
Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya
dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata
ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak
berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan
bisa lebih fokus.
Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang
kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :
Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan
secara langsung;
Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi
perombakan organisasi;
Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan
maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja
terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja
khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.
Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun
dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :
Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk
mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman
sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.
Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti
lingkunganoutdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka
sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.
Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih
efektif dan efisien.
Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa
bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor
gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan
diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang
terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor
yang lebih kondusif.
Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang
memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-
pendeknya.
Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang
ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor
tersebut.
Istilah-istilah perlengkapan kantor
1. Bekal kantor (Office Supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam
pemakaiannya sehari-hari di kantor. Contohnya : kertas, karbon, pita.
2. Mesin-mesin kantor (Office Machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik
3. Peralatan kantor (Office Appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan
dalam pekerjaan tata usaha. Contohnya : peralatan kantor terdiri dari mesin-
mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK)
4. Perabot kantor (Office Furniture) adalah benda-benda yang pada umumnya
terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
Contohnya : meja, kursi, dan lemari.
5. Perabot kantor tempelan (Office Furniture) adalah perabot kantor yang telah
melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Contohnya : lemari
yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
8. Alat bantu peraga adalah alat yang digunakan untuk membuat kelancaran
komunikasi antara penyaji dengan pendengar. Contohnya : video tape recorder.
Pengertian Kantor Menurut Beberapa Ahli
1. Ulbert Silalahi
2. Moekijat
Menurut Moekijat, pengertian kantor adalah sebuah tempat yang digunakan untuk
melakukan atau pun mengejakan pekerjaan tertentu.
3. C. Denyer
Menurut C. Denyer, kantor bisa berada di lokasi manapun dan dapat disebut dengan
istilah apa pun dimana aktivitas atau pun kegiatan pekerjaan bisa dilaksanakan.
4. Prajudi Atmosudirdjo
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian kantor adalah kelembagaan yang terdiri
dari beberapa unsur kantor seperti karyawan, personil, dan ketatausahaan yang
dibutuhkan untuk mempermudah tugas atau pun pekerjaan pimpinan.
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang
belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap
digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2. Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3. Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar
dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan.
4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer,
menyusun buku di perpustakaan
7. Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik
langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting
8. Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9. Pekerjaan lainnya
Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Macam-macam
1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen berupa
kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
dalam bentuk microfilm.
Soal dan Jawaban Administrasi Perkantoran
3. Memo untuk aktivitas jangka pendek, kartu kontrol proyek dan formulir yang dianggap
rutin termasuk rekod
A. vital
B. inaktif
C. nonkopi
D. kontemporer
Jawaban :
D.benar, merupakan rekod yang tidak memiliki nilai berkesinambungan atau nilai abadi
bagi badan korporasi
4. Format yang dapat digunakan untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur adalah format
A. history life
B. indeks numerik
C. outline
D. play script
Jawaban :
D.benar, merupakan format untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur
7. Sistem pemberkasan yang mengatur rekod menurut kata demi kata, huruf demi huruf
atau unit demi unit merupakan sistem
A. abjad
B. alfanumerik
C. kronologi
D. serial
Jawaban :
A.benar, merupakan pemberkasan sistem abjad
1. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan untuk
dikirim kepada para langganannya adalah surat.
A. Niaga
B. Dinas Pemerintah
C. Dinas Swasta
D. Dinas Pribadi
E. Pribadi
4. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang
berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah.
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Edaran
D. Brosur
E. Lampiran
5. Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari
A. Literal
B. Korporal
C. Privat
D. Cliping
E. Surat
9. Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat menanggapi
dan menyelesaikannya adalah.
A. Surat Panggilan
B. Surat Penawaran
C. Surat Pesanan
D. Surat Ucapan Hari Lebaran
E. Surat Ucapan Ulang Tahun
10. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan
digunakan secara internal adalah.
A. Nota
B. Edaran
C. Undangan
D. Memorandum
E. Handphone
11. Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain disebut ....
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
C. Surat Pribadi
D. Surat Niaga
E. Surat Dinas
14. Yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah....
A. Konseptor
B. Juru Ketik
C. Sekretaris
D. Pimpinan
E. Agendaris
16. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat adalah....
A. HVS
B. Buram
C. Duplicator
D. Stensil sheet
E. Dorslag
17. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang
bersangkutan disebut....
A. Taklik
B. Disposisi
C. Verbal
D. Ekspedisi
E. Memo
18. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar kedua
berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna....
A. Putih
B. Hijau muda
C. Merah
D. Biru
E. Merah muda
19. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendiri-sendiri adalah
buku....
A. Buku agenda tunggal
B. Buku agenda berpasangan
C. Buku klaper
D. Buku agenda kembar
E. Buku ekspedisi
21. Orang yang mengantar atau mengelola surat dengan buku ekspedisi disebut.
A. Agendaris
B. Verbalis
C. Arsiparis
D. Ekspeditur
E. Taklik
22. Suatu bagian atau unit yang melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar adalah .
A. Verbal
B. Ekspedisi
C. Agenda
D. Kartu Kendali
E. Lembar Pengantar
23. Bagian-bagian yang tidak tercantum dalam kolom buku ekspedisi intern adalah .
A. Cap pos setempat
B. Tanggal surat
C. Nomor surat
D. Nama penerima
E. Paraf dan tanggal taklik
24. Pengiriman surat-surat keluar yang disampaikan keluar lingkungan kantor adalah pengertian
dari .
A. Ekspedisi Intern
B. Ekspedisi
C. Ekspedisi Ekstern
D. Verbal
E. Agenda
25. Salah satu tugas bagian ekspedisi adalah mengantar surat ke kantor pos dan dapat sekaligus
A. Menyelenggarakan kelancaran pengiriman
B. Membubuhkan stempel
C. Menempelkan perangko
D. Meneliti kelengkapan surat
E. Mengambil surat-surat yang ada di kotak pos
26. Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat. Bagian-bagian buku pos
tercatat adalah .
A. Tujuan surat dinas
B. Dikirim kepada
C. Tanggal surat
D. Nama penerima
E. Paraf
27. Mencatat surat-surat dalam buku ekspedisi intern dan ekstern adalah tugas dari .
A. Ekspedisi
B. Agendaris
C. Verbalis
D. Arsiparis
E. Taklik
33. E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu E-mail berbasis SMTP dan .
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator
34. Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com) merupakan
jenis dari .
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator
35. Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail
client) merupakan .
A. Jenis e-mail
B. Cara mengakses e-mail
C. Langkah-langkah membuat e-mail
D. Macam-macam e-mail
E. Langkah-langkah pengiriman e-mail
39. Perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk dan virus
email. Dibangun menggunakan platfor .net 2.0 dan di desain untuk bekerja sama dengan software
spamassasin dan clamav merupakan pengertian dari .
A. ClamAV/ClamD
B. SpamAssassin
C. Message Sniffer
D. MXScan
E. MSSca
40. Tombol Reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk ... e-mail.
A. Menghapus
B. Men-download
C. Menutup
D. Mengembalikan
E. Membalas
Kunci Jawaban
1) A 26) A
2) C 27) A
3) D 28) D
4) B 29) C
5) B 30) B
6) E 31) C
7) D 32) C
8) E 33) B
9) A 34) B
10) D 35) B
11) A 36) D
12) B 37) B
13) C 38) A
14) D 39) E
15) E 40) E
16) E
17) B
18) C
19) D
20) B
21) C
22) B
23) A
24) C
25) E