SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena
keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk
membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang
bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang
tidak bergerak.
2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang
digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat,
tepat, dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
A. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi
menjadi 3, antara lain :
 Peralatan/Perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk
lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas
karton, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan,
kertas karton, kertas buffalo, amplop, dan map.

 Peralatan/perlengkapan berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang bersifat nonlembar, yaitu
pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting,
pemotong kertas ( cutter ), pembuka surat ( letter opener ),
pelubang kertas ( perforator ), stapler, isi stapler ( staples ), baki
surat, kalender, jepitan kertas, stempel perusahaan, tempat pensil,

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

 kotak surat, kotak kartu nama, bantalan stempel, pita mesin tik,
tinta printer, pita perekat, tip-ex, keranjang sampah, lem, jangka,
dan lain-lainnya.

 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

 Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk
menulis catatan harian sekretaris.
 Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi
yang berkaitan dengan organisasi.
 Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat
dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya
sering melakukan kerjasama.
 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai
organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
 Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
 Peta kota-kota besar.
 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun
terakhir.
 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu
yang datang ke perusahaan.
 Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar
masuknya surat setiap hari.
 Buku catatan keuangan.
 Buku objek wisata (brosur atau pamflet)

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 2

 B. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya
 Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang
tidak tahan lama.
 Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.
2. Mesin-Mesin kantor ( office Machine )
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam
pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan
magnetik.

3. Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan
untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri
maupun ke luar organisasi.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 3

4. Perabotan kantor ( office Furniture )
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau
besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior kantor ( office arrangement )

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk
menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat
dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contohnya gambar
presiden dan wakil pesiden, gambar lambang negara, bendera,
struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup
maupun buatan, jam dinding atau jam meja, dan AC/ kipas angin.
6. Tata ruang kantor ( office Lay Out )
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta
pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan
kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa
ahli administrasi perkantoran yaitu :
 Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang
memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
 Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office
Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan
pedomannya
1. Tujuan Tata Ruang Kantor
SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 4
 o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan
betah dalam bekerja.
o Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak
ada ruang yang tidak berguna.
o Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
o Memudahkan dalam pengawasan.
o Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan
kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.
o Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
o Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
o Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
o Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu
perusahaan.
2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
a. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana
semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu
ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
 Mudah merubah ruangan.
 Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
 Mudah dalam pengawasan.
 Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
 Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan
kerja.
 Memperlancar arus pekerjaan.
 Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana
jadi lebih segar.
Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :
 Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
 Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja
terganggu.
 Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan

kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
 Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
 Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena
terhindar dari kebisingan.
 Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :
 Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
 Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana
lebih pengap.
 Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 5

 c. uang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya
setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup
yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi
tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan.

3. Pedoman Pembuatan tata ruang kantor

1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
 Asas jarak terpendek.
 Asas rangkaian kerja.
 Asas penggunaan seluruh ruangan.
 Asas integrasi kegiatan.
 Asas perubahan susunan tempat kerja.
 Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
 Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan
berdekatan.
 Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis
lurus.
 Alur kerja harus sederhana.
 Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang
menggunakannya.
 Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai
ukuran yang sama.
 Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung.
 Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.
 Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan
dekat jendela.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :
1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi
menjadi 4, yaitu :
 Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar
matahari.
 Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
 Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari
penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang
kantor.
 Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di
daerah tertentu saja.
Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :
 Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-
100% langsung ke area kerja.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 6

  Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya
sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu
dipantulkan kembali ke bawah.
 Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya
sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu
menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
 Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya
sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan
sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002,

pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

2. Sistem Warna
a. Macam-macam warna ada 3, yaitu :
 Warna primer (warna pokok).
 Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna
primer).
 Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna
primer dan sekunder).
b. Arti warna dan efek psikologis
 Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat
mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan
komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam
tubuh, dan bersemangat.
 Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat
membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
 Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi
seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk,
dan tenang.
 Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat
menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai,
nyaman, dan aman.
 Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang.
Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan
dingin, steril, dan kaku.
 Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat
memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak
muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
 Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan
merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah,
senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat
mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila
berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.
 Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat
memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 7

  Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat
memberikan keheningan dan kesan luas.
 Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.
 Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun,
hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.
c. Pertimbangan dalam memilih warna ruang
Ukuran ruang.
Lokasi bangunan.
Lokasi ruangan.
Tipe ruang.
Bentuk ruang.
Tinggi ruang.
d. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
 Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
 Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
 Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
 Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
 Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
 Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.
3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan
Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman
adalah 25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab
dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.
Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :
 Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat
mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.
 Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
 Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik
antara lain :
 Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
 Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
 Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
 Produktivitas kerja lebih meningkat.
 Kualitas kerja menjadi lebih baik.
 Memberi kesan yang baik kepada tamu.
4. Sistem Penataan Suara
Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor
antara lain :
 Konsentrasi karyawan terganggu.
 Semangat kerja karyawan menurun.
 Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
 Karyawan tambah lelah.
 Kesalahan kerja banyak terjadi.
 Produktivitas kerja rendah.
Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak
terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 8

 o Ruangan diberi penyadap suara.
o Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat
diredam.
o Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
o Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua
kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan
baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan
beberapa kegiatan antara lain :
1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan
sarana dan prasarana kantor antara lain :
 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
 Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya
yang tersedia.
 Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional.
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan
ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan
spesifikasinya, yaitu :
o Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut
:
 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan
dan rencana kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut setiap bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan
menjadi rencana tahunan.
o Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai
berikut :
 Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih
ada dan masih dapat dipakai.
 Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar
yang telah ditentukan.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 9

  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi
kebutuhan.
 Menyusun rencana pengadaan tahunan.
o Barang tidak bergerak meliputi :
o Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
 Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya
disesuaikan dengan kebutuhan.
 Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan
sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
 Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon,
air, dan alat angkutan.
 Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan
untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
 Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang
ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan
data yang disusun dari hasil survei.
o Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
 Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk
memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi
yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot
yang akan ditempatkan.
 Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
 Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga
standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
 Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan
dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta
memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan
memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan
bahan kantor antara lain :
Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan
atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di
gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan
dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka
surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan
memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli
dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka
surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
barang yang dibutuhkan.
Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan
kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima
dengan menggunakan buku serah terima barang.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 10

 Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk
didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.
2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian,
instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
 Agar barang tidak cepat rusak.
 Agar tidak terjadi kehilangan barang.
 Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila
barang tersebut dicari.
 Memudahkan dalam pengawasan.
 Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau
bahan kantor dilakukan antara lain :
 Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
 Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
 Sifat barang yang disimpan.
 Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
 Prosedur dan tata kerja.
 Biaya yang disediakan.
 Tenaga yang diperlukan.
 Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
 Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan
satuan barang).
 Barang disimpan dalam keadaan bersih.
 Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
 Barang disimpan di tempat yang memadai.
 Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar
mudah dicari.
 Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau
siraman air.
 Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
 Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.
 Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan
di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih dalam.
3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-
menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
 Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
 Agar barang tidak mudah hilang.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 11

  Agar barang tidak kadaluarsa.
 Agar barang tidak mudah susut.
 Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan
berbagai cara antara lain :
 Pemeliharaan berdasarkan waktu
o Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
o Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
 Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
o Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau
berkala).
o Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau
berkala).
4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana
dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan
prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :
 Agar peralatan tidak mudah hilang.
 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
 Memudahkan dalam pengecekan barang.
 Memudahkan dalam pengawasan.
 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau
penghapusan barang.
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan
inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :
 Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki
oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai.
 Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut
golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi
kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang tidak habis pakai.
 Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini
digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.
5. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor,
baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester,
atau setahun).

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 12

 Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
o Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o Sebagai pengendali persediaan.
o Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi
barang.
o Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,
sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung
antara lain :
 Bukti penerimaan barang.
 Bukti pembelian barang.
 Bukti pengeluaran barang.
 Kartu barang.
 Kartu persediaan.
 Daftar inventaris.
 Daftar rekapitulasi barang inventaris.
Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
o Memeriksa barang.
o Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
o Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
o Menghitung pengeluaran barang.
o Menghitung sisa persediaan.
o Mencatat mutasi barang.
o Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 13

 DAFTAR PUSAKA
Atmosudirjo, Prajudi. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Chazanah, Nunung dkk. 2001. Paket Keahlian Sekretaris. Bandung:
CV. Armico.
Moekijat. 1978. Tata Laksana Kantor. Bandung: Alumni.
Martono, Engelbertus. 1993. Ilmu Tata Usaha Terapan Dalam Praktik
Kegiatan Penyelenggaraan Kesekretariatan. Jakarta: Penerbit PT.
Grasindo.
Nurdin, Nanang Yusuf. 1997. Manajemen Perkantoran. Bandung:
CV.Armico.
The Liang Gie. 1981. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Nurcahaya
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Rineka Cipta.

SARANA & PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN 14