KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-
Nya makalah ini dapat selesai pada waktunya. Solawat serta salam tak lupa kita curahkan
kepada Rasulullah SAW dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.
Makalah ini berjudul “Sarana Prasarana Perkantoran”. Dalam makalah ini akan
dibahas tentang pengertian sarana prasarana, bagian-bagian dan bentuk-bentuknya.
Makalah ini ditujukan untuk menyelesaikan tugas Adm.Sarana & Prasarana dan juga untuk
menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan sarana di perkantoran.
Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan
makalah ke depannya. semoga makalah Ini bermanfaat.

Bekasi,
25 November 2023

1
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar....................................................................................................... 1
Daftar Isi................................................................................................................ 2

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.................................................................................................. 3
1.2 Rumusan Masalah............................................................................................ 3
1.3 Tujuan.............................................................................................................. 3
1.4 Manfaat ........................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Sarana Dan Prasarana Kantor........................................................ 4
2.2. Jenis-Jenis Sarana Dan Prasarana Kantor........................................................ 4
2.3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor.................................. 7
2.4. Fungsi Laporan Sarana Dan Prasarana Kantor ................................................ 11

BAB III PENUTUP

3.1. Kesimpulan...................................................................................................... 12
3.2. Saran............................................................................................................... 12

2
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta
menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini
pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan
target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun
peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam
setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan
demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa
perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta
fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan
harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan Sarana Dan Prasarana?
2. Apa saja jenis-jenis Sarana Dan Prasarana?
3. Apa pengertian dan tujuan dari Sarana Dan Prasarana?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian Sarana Dan Prasarana
2. Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana
3. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat
1. Mengetahui pengertian Sarana Dan Prasarana
2. Mengetahuijenis-jenis Sarana Dan Prasarana
3. Mengetahui pengertian dan tujuan dari Sarana Dan Prasarana

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena
keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih
ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk
benda-benda yang tidak bergerak.

2.2 Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.
Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
A. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3,
antara lain :
o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
o Berbentuk buku, antara lain :
 Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis
catatan harian sekretaris.
 Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang
berkaitan dengan organisasi.
 Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari
berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering
melakukan kerjasama.
 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai
organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
 Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
 Peta kota-kota besar.
 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan
atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang
datang ke perusahaan.
 Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya
surat setiap hari.
 Buku catatan keuangan.

4
  Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
B. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2,
antara lain :
o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya
hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
o Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah
bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan
magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat
dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga
memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi
perkantoran yaitu :
 Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
 Menurut Little field dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management,
tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada
luas ruang yang tersedia.

5
Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya:
1. Tujuan Tata Ruang Kantor
 Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam
bekerja.
 Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang
tidak berguna.
 Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
 Memudahkan dalam pengawasan.
 Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja
maupun kepada pelanggan.
 Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
 Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
 Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
 Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

 Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua
kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa
dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
1. Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :
 Mudah merubah ruangan.
 Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
 Mudah dalam pengawasan.
 Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
 Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
 Memperlancar arus pekerjaan.
 Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih
segar.
2. Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :
 Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
 Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.
 Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.
 Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang
dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
1. Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
 Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
 Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari
kebisingan.
 Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
2. Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :
 Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.

6
 Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap.
 Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
 Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m.
Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan
kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.
3. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
 Asas jarak terpendek.
 Asas rangkaian kerja.
 Asas penggunaan seluruh ruangan.
 Asas integrasi kegiatan.
 Asas perubahan susunan tempat kerja.
 Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

 Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.
 Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
 Alur kerja harus sederhana.
 Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
 Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
 Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya
langsung.
 Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya
ditempatkan di bagian terdepan.
 Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya

dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela

2.3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
 Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :
 Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
 Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
 Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan
lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.
 Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah
tertentu saja.

7
  Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :
 Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100%
langsung ke area kerja.
 Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar
60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali
ke bawah.
 Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-
100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke
bawah ke area kerja.
 Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar
60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga
diarahkan ke area kerja.
 Sistem Pengaturan Udara Ruangan
Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius.
Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja
karyawan.
Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :
 Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur
suhu udara ruang kerja secara otomatis.
 Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
 Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :
 Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
 Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
 Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
 Produktivitas kerja lebih meningkat.
 Kualitas kerja menjadi lebih baik.
 Memberi kesan yang baik kepada tamu.
2. Sistem Penataan Suara
Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :
 Konsentrasi karyawan terganggu.
 Semangat kerja karyawan menurun.
 Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
 Karyawan tambah lelah.
 Kesalahan kerja banyak terjadi.
 Produktivitas kerja rendah.

8
 Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat
dilakukan dengan :
 Ruangan diberi penyadap suara.
 Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat
diredam.
 Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
 Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun
teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa
kegiatan antara lain :

 Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan
sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor antara lain :
 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
 Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia.
 Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka
 perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :
Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
rencana kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut setiap bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan
menjadi rencana tahunan.

Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

9
  Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan
masih dapat dipakai.
 Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang
telah ditentukan.
 Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi
kebutuhan.
 Menyusun rencana pengadaan tahunan.
Barang tidak bergerak meliputi :
 Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
 Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan
dengan kebutuhan.
Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai
dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
 Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan
alat angkutan.
 Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk
bahan pengajuan rencana anggaran.
 Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan
baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun
dari hasil survei.
 Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
 Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data
mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan,
jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
 Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
 Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga
standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
 Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan
rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan
anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala
prioritas yang telah ditetapkan.

 Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor

antara lain :
 Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau
daftar permintaan barang ke bagian gudang.
 Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang.
Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon

10
 pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi
nomor dari buku induk.
 Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa
kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan
dengan dana yang tersedia.
 Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat
diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang
dibutuhkan.
 Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan
kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan
menggunakan buku serah terima barang.
 Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk
didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2.4 Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

 Sebagai bahan pertanggung jawaban.
 Sebagai pengendali persediaan
 Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
 Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :
 Bukti penerimaan barang.
 Bukti pembelian barang.
 Bukti pengeluaran barang.
 Kartu barang.
 Kartu persediaan.
 Daftar inventaris.
 Daftar rekapitulasi barang inventaris.
Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :
 Memeriksa barang.
 Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
 Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
 Menghitung pengeluaran barang.
 Menghitung sisa persediaan.
 Mencatat mutasi barang.
 Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.

11
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun sarana
teknologi untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan perkantoran
tersebut. Sarana adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak, seperti mesin,
sedangkan prasarana adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung. Di samping
itu,Sarana Dan Prasarana adalah suatu cara atau pengetahuan yang diterapkan melalui alat
untuk mengerjakan sesuatu agar terpenuhinya kebutuhan manusia,. Sarana prasarana dan
sarana tentulah sangat berkaitan. Sarana prasaran tercakup.

3.2 Saran
Saran bagi Pembaca
Diharapkan dengan adanya makalah ini dapat memberikan ilmu atau wawasan baru
bagi pembaca dan penulis mengaharapkan saran bagi pembaca agar makalah ini dapat
menjadi makalah yang lebih sempurna dikemudian hari.

Saran bagi Penulis

Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan
lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber-sumber
yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.

12