PERBEKALAN TATA USAHA

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Pengantar Perkantoran

Dosen Pengampu : Efin Eka S A

Disusun Oleh :
Andi
Frida
Gracia Triani Arescha
Pina Meilinda
Rini Marlina
Setia Intan
Siti Meilani
Tita Diana
Kelas : Sore

Program Studi Pengantar Perkantoran

POLITEKNIK PERDANA MANDIRI
PURWAKARTA
2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha

Esa atas karunia serta hidayah-Nya, sehingga kami bisa menyelesaikan makalah
ini.Makalah ini merupakan salah satu tugas yang diberikan oleh dosen pengampu
mata kuliah Pengantar Perkantoran ini membahas tentang Perbekalan Tata
Usaha tersusunnya makalah ini tidak terlepas dari bantuan beberapa pihak, oleh
karena itu kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Efin Eka S A Kami
menyadari bahwa makalah ini masih mempunyai banyak kekurangan, oleh karena
itu kami mengharapkan kritik dan saran untuk perbaikan makalah ini. Semoga apa
yang kami sampaikan dalam makalah ini dapat menambah pengetahuan dan
bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya.

Penyusun,

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Rumusahan Masalah
1.3. Tujuan Masalah
BAB II PEMBAHASAN

1
2
2
3

2.1.

2.2.

Perbekalan Tata Usaha

2.1.1. Tujuan Perbekalan

2.1.2. Mcam-Macam Perbekalan

2.1.3. Fungsi Perbekalan

Perabot Perkantoran

2.2.1. Macam-Macam Perabot Perkantoran

2.3.

Mesin Perkantoran

1.1 2.4.
17

BAB III

6
10

Alat Bantu Peraga

2.4.1 Fungsi Alat Bantu Peraga

17

2.4.2 Maksud dan Tujuan Menggunakan Alat Peraga

17

2.4.3. Perangkat Alat Bantu Peraga

17

2.4.4. Buku Buku Petunjuk Atau Referensi

19

PENUTUP

21

3.1. Kesimpulan

21

3.2. Saran

22

DAFTAR PUSTAKA
23
2
3

BAB I
PENDAHULUAN

3.1 LATAR BELAKANG

Pekerjaan kantor erat kaitannya dengan alat-alat yang digunakan untuk

mempermudah dan membantu mengerjakan pekerjaan kantor. Untuk itu seorang
pegawai kantor paling tidak tahu alat yang dapat membantunya untuk
menyelesaikan sebuah pekerjaan. Mengetahui peralatan kantor merupakan hal
yang penting bagi karyawan, bukan hanya mengetahui saja namun tahu fungsi
dari alat-alat yang ada. Paling tidak ia dapat memilih peralatan yang sesuai dengan
kebutuhan dia untuk membantu menyelesaikan tugasnya. Istilah kantor dari
bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian
diantaranya : Ruang kerja, ruang tulis, Markas dimana seseorang pengusaha
beserta stafnya menjalakan usahanya Instansi, perusahaan dan badan usaha.
Kantor dalam arti statis menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan
fasilitas perlengkapanya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak. Kantor dalam
arti dinamis menunjukan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat, dinamis
berarti bergerak dan senantiasa berubah.

3.2 RUMUSAN MASALAH

1.
2.
3.
4.

Apa Klasifikasi Perbekalan Tata Usaha?

Apa Saja Perabot Perkantoran?
Apa Alat Bantu Peraga Tata Usaha ?
Apa saja Buku Buku Petunjuk atau Referensi ?
3.3 TUJUAN MASALAH

1.
2.
3.
4.

Mengerti Klasifikasi Perbekalan Tata Usaha

Tahu Tentang Perabot Perkantoran
Mengetahui Alat Bantu Peraga Tata Usaha
Mengetahui Buku Buku Atau Referensi

BAB II

PEMBAHASAN

4.1 PERBEKALAN TATA USAHA

Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan
keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Perbekalan kantor adalah semua benda yang terdapat didalamnya
dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Perbekalan mencakup semua

barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak
sebagai pendukung pelaksanaan tugas.

4.1.1

TUJUAN PERBEKALAN

1. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok

organisasi
2. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki
sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki
3. Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui
daftar inventaris barang
4.1.2

MACAM-MACAM PERBEKALAN

a. Perbekalan gedung
b. Perbekalan kantor
c. Perbekalan ruang kelas
Macam-macam perbekalan di atas dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu
benda tetap seperti tanah, gedung, atau peralatan sedangkan benda tidak tetap,
seperti kertas, tinta, dan lain-lain.
Bila ditinjau dari segi peralatannya, perbekalan terdiri dari 4 kelompok, yaitu:
1. Benda peralatan umum, seperti untuk kelas dan kantor,
2. Benda peralatan khusus, seperti pembersih kamar mandi dan WC,
3. Peralatan laboratorium, seperti rak dan OHP
4. Peralatan lain, seperti buku, benda pustaka, dan lain-lain.
Bila ditinjau dari segi kegunaannya, perbekalan terdiri atas benda peralatan untuk
kelas dan benda peralatan untuk kantor. Sedangkan, bila ditinjau dari segi umum
yang dipakai instansi, perbekalan terdiri dari benda tahan lama dan benda habis
pakai.

4.1.3

FUNGSI-FUNGSI PERBEKALAN

a. Fungsi Pengadaan
Fungsi ini dilakukan oleh bagian pengadaan, bertugas dalam
bidang pengembangan dan pengawasan terhadap sistem perbekalan.

Fungsi ini meliputi kebijaksanaan, tata kerja, standarisasi, biaya material,

fasilitas, bidang personil, dan bidang latihan perbekalan. Dalam proses
pengadaan barang, seorang pimpinan bagian pengadaan perlu melakukan
langkah-langkah seperti pertimbangan alasan, standarisasi dan perincian
benda, serta pembelian benda.
b. Fungsi Iventarisasi
Fungsi ini adalah pencatatan dan pengurusan pencatatan atas
benda-benda milik pemerintah.
c. Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan
Bagian ini bertugas mengawasi rata kerja pebekalan instansi
setelah barang bekal diterima dari penjual dan dari instansi lain. Fungsi ini
meliputi pengembangan kebijaksanaan perbekalan dan pengembangan
rencana pemeliharaan perbekalan.
d. Fungsi Pengiriman/Pemindahan
Fungsi ini perlu dilakukan karena untuk mengadakan suatu barang
perbekalan dibucuhkan aktivitas pengiriman. Mengirimkan barang dapat
dilakukan dengan jalan darat, laut, dan udara.
e. Fungsi Penyimpanan
Fungsi ini dilakukan agar benda-benda perbekalan dapat digunakan
dalam jangka waktu lama secara maksimal.
f. Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan Barang
Benda-benda milik instansi pemerintah perlu diadakan
penyingkiran apabila benda-benda itu ternyata merupakan benda-benda
yang telah tua atau rusak, sedang ongkos pemeliharaannya tidak seimbang
dengan penggunaan tersebut, atau benda-benda itu merupakan bendabenda kelebihan walaupun keadaannya masih baru.
g. Fungsi Pengendalian
Pengendalian perbekalan merupakan suatu proses yang
berhubungan dengan pengawasan terhadap kegiatan perencanaan,
pengadaan, penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pengiriman, dan
penyingkiran dan penghapusan.

4.2 PERABOT PERKANTORAN

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang
menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari
dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai
dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya
terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

4.2.1

MACAM-MACAM PERABOT PERKANTORAN

a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan,
diantaranya :
Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup,
bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka
untuk tempat peredaran udara. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar
tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya. Luas meja tidak
terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk
fungsi yang lain.
Meja kantor ada beberapa jenis, dilihat dari ukuranya dan
fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:
1. Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 80
cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro
2. Meja sedang atau meja biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71
cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

3. Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 72 cm, t = 75 cm
meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa
4. Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer
dll

computer desk
5. Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau
pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

meeting desk

b. Kursi
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi
persyaratan antara lain :
Dapat diatur tinggi rendahnya.
Dibuat secara kokoh.
Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
Mempunyai penyangga belakang.

kursi pimpinan

c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya,
macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:
1. Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk
menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum
disimpan.
2. Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen
seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam
odner.

lemari arsip
3. Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan
uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

10

cash box
4. Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai
diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

filling cabinet

4.3 MESIN PERKANTORAN

Dalam kegiatan perkantoran, ada yang disebut sebagai sarana kantor.
Sarana kantor inilah yang berperan dalam melancarkan serta melaksanakan
aneka pekerjaan dalam kantor. Sarana kantor ini dapat berupa alat tulis,
serta mesin kantor dan lain sebagainya.
Dalam mesin kantor, terdapat berbagai macamnya yang dapat
digunakan. Berikut ini adalah contoh macam macam mesin kantor beserta
penjelasan penggunaan dan kegunaan mesin kantor tersebut.

1.

Mesin Fotocopy

11

Mesin fotocopy adalah salah satu mesin kantor yang berperan

sebagai mesin penggandaan. Mesin ini merupakan suatu alat penggandaan
yang cukup praktis untuk digunakan.
Mesin pengganda jenis ini dapat siap digunakan setiap saat ketika
diperlukan untuk menggandakan dokumen. Selain itu, dokumen atau
warkat juga dapat dengan mudah digandakan dalam jumlah yang
diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai kebutuhan, dan tanpa
merusak bahan aslinya.

2. Mesin Diktafon
Mesin diftafon adalah salah satu mesin kantor yang disebut juga
sebagai mesin dikte atau mesin imla. Mesin diktafon digunakan dalam hal
mencatat surat, kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambatlambat, sehingga mesin ini memungkinkan agar kata tersebut dapat dicatat
menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

3. Mesin Tik
Mesin tik adalah salah satu mesin kantor yang berguna untuk
menuliskan kata atau surat pada lembaran lembaran dengan jalan di
ketik. Pada kantor - kantor, mesin tik yang dapat digunakan
diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yakni :
a. Berdasarkan gandaran : mesin tik berdasarkan gandaran dibedakan jadi
dua, yakni mesik tik menggunakan kait (gandaran) dan mesin tik tidak
menggunakan gandaran.
12

b. Berdasarkan pencetak huruf : dibagi dalam tiga kelompok, yakni mesin tik
batang huruf, bola huruf dan roda huruf
c. Berdasarkan susunan tuts : dibagi jadi dua yakni mesin tik ideal dan
universal
d. Berdasarkan tenaga penggerak : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik
manual dan mesin tik elektris
e. Berdasarkan ukuran bodi : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik ukuran
standart, semi standart dan portabel
f. Berdasarkan ukuran huruf : terdapat tiga jenis yaitu mesin tik pica, elite,
micro dan PS (Proportional Spacing)

4. Mesin Komputer
Mesin komputer dapat dikatakan sebagai mesin kantor yang
serbaguna. Mesin komputer bekerja dengan menggunakan tenaga listrik
dengan kemampuan pengeloaan data yang luas dan beragam. Selain itu,
selain bisa mengolah data mesin komputer juga dapat digunakan dalam
menyimpan data dengan kapasitas yang sangat besar.

5. Mesin Stensil
Mesin stensil termasuk salah satu mesin pengganda dokumen yang
masih banyak digunakan di kantor kantor hingga kini. Berdasarkan cara
kerja mesin stensil, terdapat dua penggolongan yakni mesin stensil manual
dan mesin stensil listrik.

13

6. Mesin scanner
Mesin scanner juga termasuk sejenis mesin pengganda yang dapat
menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik suatu
lembaran atau kertas melalui pembuatan master sheet dengan cara
merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin
suatu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukan
berada di bawah melainkan disamping dokumen aslinya.

7. Mesin Spirit Duplicator

Mesin spirit duplicator adalah jenis mesin kantor yang merupakan
salah satu alat pengganda yang digunakan untuk memperbanyak warkat
dalam jumlah yang besar sesuai kebutuhan. Untuk memperbanyak warkat,
mesin spirit duplicator menggunkan master copy (lembaran induk) yang di
belakangnya diberi lembaran karbon khusus.

14

8.

Mesin Faksimile
Mesin faksimile disebut juga sebagai mesin telecopier yang dapat
bekerja untuk memindahkan data dari satu komputer dan langsung
mencetaknya di berbagai tempat baik dekat atau jauh, bahkan sampai ke
lintas negara.
Mesin faksimile disebut juga sebagai copying machine karena
mampu mengirim informasi atau dokumen di berbagai tempat dalam
waktu relatif singkat.

9. Mesin Offset
Mesin offset adalah jenis mesin cetak yang menggunakan master
yang disebut sebagai plate, dimana terjadi proses pemindahan huruf ke
blanket. Dilihat dari bentuk dan kemampuannya, mesin offset dibedakan
ke dalam 3 macam yaitu mesin offset kecil, sedang dan besar.

10. Mesin Teleks

Mesin teleks adalah salah satu mesin atau alat kantor yang berguna
sebagai pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang
berguna untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain,
baik dalam negeri mau pun sampai di luar negeri.

15

4.4 ALAT BANTU PERAGA

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam
rapat dll).
4.4.1
a.
b.
c.
d.
e.

FUNGSI ALAT BANTU PERAGA

Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi

Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
Menimbulkan perhatian
Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat
berjalan lancer dan mudah
4.4.2
MAKSUD DAN TUJUAN MENGGUNAKAN ALAT
PERAGA

a. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi

b. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian
sehingga tidak menimbulkan kebosanan
c. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
d. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung
4.4.3

PERANGKAT ALAT BANTU PERAGA

a. Audio Visual
Tape recorder
Video tape recorder
Radio
Televisi, dan lain-lain

16

b. Alat Bantu Peraga

Slide projector
Film strip
Movie film
Opaque projector
Over head projector (OHP)
dibawah ini beberapa gambar alat peraga kantor.
a. Digitizing tablet

b. Mesin penghancur kertas

c. Mouse laser pointer

17

d. Infokus

4.5 BUKU BUKU PETUNJUK ATAU REFERENSI

Akhirnya, berhubung dengan peranan setiap kantor modern dewasa ini
sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka dalam kantor itu hendaknya
disediakan pula buku buku petunjuk untuk menjadi tempat bertanya mengenai
segala fakta umum yang diperlukan dari waktu ke waktu. Buku buku petunjuk
atau karya karya referensi itu kegunaanya masing masing dapat dibedakan
dalam jenis jenis berikut :
1. Encyclopedia

: untuk memperoleh keterengan tentang sesuatu hal

(ensiklopedi)

yang meliputi latarbelakangnya dan uraian dasar

2. Yearbook (buku

yang bersifat luas.

: untuk mengetahui perkembangan dari peristiwa

18

3.

tahunan)
Dictionary (kamus)

4. Almanac (almanak)
1. Handbook
(buku pegangan)
6. Gazetter, atlas

peristiwa dalam tahun tahun yang terakhir.

untuk mencari arti, perumusan, ejaan,

dan

peristilahan dari sesuatu hal.

: untuk mencari fakta fakta khusus dalam suatu
bidang tersendiri, termasuk angka angka statistik.
: untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap
mengenai poko soal dalam suatu bidang spesialisasi.
: untuk mencari keterangan tentang suatu tempat.

(kamus geografi, atlas)

7. Biographical dictionary : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup
(kamus riwayat hidup)
seseorang yang sudah termasuk tokoh.
8. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama dan alamat dari seseorang, suatu
perusahaan, atau organisasi organisasi lainnya.

5
6

BAB III
PENUTUP

6.1 KESIMPULAN
1. Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern,2007),
perbekalan tata usaha digolongkan dalam jenis-jenis barang berikut
:Barang lembaran
: kertas tik, karbon, berkas
Barang bentuk lainnya : lem, karet penghapus, tinta
Alat tulis
: pensil, pulpen, cap nomor
Alat keperluan lainnya : mistar, bantalan cap
Mesin perkantoran
: mesin tik, mesin hitung, mesin stensil
Perabotan Perkantoran : meja, lemari, peti besi
Perlengkapan lainnya
: lampu, permadani, kipas angin.
2. Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang
yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti
meja, kursi, lemari dan sebagainya. Macam-macam perabot kantor,
misalnya: meja,kursi, filling kabinet, meja receptionist, almari, dll.
19

3. Peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai

tujuan yang diinginkan. Alat-alat kantor dapat dibagi menjadi dua,
yaitu yang cepat habis(tinta, amplop, perangko, bolpoint, dll) dan tidak
cepat habis(stapler, jangka, penggaris, gunting, dll).

6.2 SARAN
Sebaiknya kantor menyediakan perbekalan, perabotan dan alat-alat kantor
sesuai dengan kebutuhan kantornya sehingga karyawan dapat bekerja
secara maksimal. Dengan kerja yang maksimal maka tujuan suatu kantor /
perusahaan akan lebih mudah terca

20

DAFTAR PUSTAKA

http://evrytyas.blogspot.co.id/2014/04/perbekalan-tata-usaha.html
http://senyumbelajar.blogspot.co.id/2014/06/perbekalan-tata-usaha.html
http://virapram.blogspot.co.id/2016/05/pengertian-perabot-kantor-macammacam.html
http://www.pelajaran.click/2015/08/macam-macam-mesin-kantor-dan.html
http://nakrantau-day.blogspot.co.id/2011/02/alat-peraga-kantor.html
https://aprilliani45.wordpress.com/2014/05/12/alat-bantu-peraga-audio-visualaids/

21