MAKALAH ALAT TULIS KANTOR

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran

Yang diampu oleh:

Dr. Budi Santoso, M.Si.

Disusun Oleh:

Siti Nur Vauziyah 1902726

MBKM LINTAS PRODI

JURUSAN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

BANDUNG

2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat Menyusun makalah ini tepat pada
waktunya. Makalah ini membahas Makalah Laporan yang berjudul “ALAT TULIS
KANTOR”.

Dalam penyusunan makalah ini, penulis banyak mendapat tantangan dan hambatan
akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Olehnya itu,
penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah laporan ini, semoga bantuannya mendapat balasan
yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk
penyusunan maupun materinya.

Bandung, 20 Maret 2022

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam sebuah perkantoran kelengkapan peralatan kantor sangatlah penting,
sudah menjadi kebutuhan yang wajib dipenuhi. Karena peralatan kantor akan
menunjang sistem kerja yang beroperasi, diantara perlengkapan peralatan kantor itu
adalah alat tulis kantor atau ATK. Meskipun tampak remeh tapi ketersediaan alat tulis
kantor ini tidak boleh dipandang sebelah mata, karena fungsinya juga berperan
penting dan tidak bisa dilepaskan dari urusan kantor setiap hari
Alat Tulis Kantor (ATK) adalah sarana penunjang yang mempunyai peranan
vital didalam berjalanya suatu fungsi administrasi perusahaan. Bagian Alat Tulis
kantor (ATK) merupakan faktor penting dalam kebutuhan pekerjaan perusahaan. Oleh
karenanya pengelolaan ATK haruslah mendapat perhatian khusus. Dimana
diharapkan dengan dibentuknya suatu sistem pengelolaan yang baik maka diharapkan
semua permintaan yang diinginkan oleh berbagai divisi perusahaan dapat terpenuhi
dengan optimal dan cepat tanggap. sistem pengelolaan ATK yang baik dengan
optimal dan efisien diharapkan berdampak pada kinerja perusahaan yang semakin
optimal
B. Rumusan Masalah
1. Apa Yang Dimaksud Dari Alat Tulis Kantor?
2. Bagaimana Peran Penting Alat Tulis Kantor?
3. Apa Saja Manfaat Perlengkapan Kantor?
4. Apa Saja Macam Macam Dari Peralatan Kantor?
5. Bagaimana Pengendalian Alat Tulis Kantor?
6. Bagaimana Seleksi Alat Tulis Kantor?
7. Bagaimana Cara Pembelian Alat Tulis Kantor?
8. Bagaimana Pemeliharaan Dan Perawatan Umum Alat Tulis Kantor?
C. Tujuan
1. Untuk Mengetahui Maksud Dari Arti Alat Tulis Kantor.
2. Untuk Mengetahui Peran Penting Alat Tulis Kantor.
3. Untuk Mengetahui Manfaat Perlengkapan Kantor.
4. Untuk Mengetahui Macam Macam Dari Peralatan Kantor.
5. Untuk Mengetahui Pengendalian Alat Tulis Kantor.
6. Untuk Mengetahui Seleksi Alat Tulis Kantor.
7. Untuk Mengetahui Cara Pembelian Alat Tulis Kantor.
8. Untuk Mengetahui Pemeliharaan Dan Perawatan Umum Alat Tulis Kantor.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Alat Tulis Kantor

Alat tulis kantor (office stationery) atau bisa juga disebut perlengkapan kantor (office
supplies) adalah peralatan yang digunakan atau dikonsumsi dalam kegiatan sehari-hari di
kantor. Dengan kata lain, Alat tulis kantor adalah alat – alat yang berhubungan dengan
tulis menulis dan segala yang berkaitan dengan keperluan catat mencatat dikantor.

Ada berbagai macam jenis alat tulis kantor, tapi secara umum dapat dikelompokkan
sebagai berikut menurut kategorinya :
1. Kategori alat tulis. Spidol, pulpen, , penghapus, penggaris, penanda (stabilo), rautan,
dan lain-lain.
2. Kategori kertas. Continous form, kertas print, kertas foto, kertas fax, dan lain-lain.
3. Kategori buku. Buku tanda terima, buku surat jalan, buku nota, buku kuarto, buku kas,
kwitansi, buku folio, buku ekspedisi, dan lain-lain.
4. Kategori file organizer (pengelola file), seperti rak surat susun, box file, expanding
file, business file, box kartu nama, binder clips, dan lain-lain.
5. Peralatan kantor umum/pendukung. Seperti stapler, kalkulator, perforator, cutter,
caddy set, stempel, bak stempel, dan lain-lain yang sifatnya membantu urusan kantor.

2.2 Urgensi Alat Tulis Kantor

Setiap kantor pasti membutuhkan alat tulis kantor yang bermacam-macam. Alat tulis
kantor memiliki peran yang sangat penting untuk menunjang kinerja yang efektif dan
efisien bagi kantor.

Alat tulis kantor pasti digunakan di seluruh perusahaan mulai dari karyawan administrasi
sampai dengan bagian eksekutif. Kurangnya alat tulis akan berpengaruh terhadap
penyelesaian pekerjaan kantor karena akan mengakibatkan penundaan yang serius.

Bila dilihat per-unit, biaya pembelian alat tulis kantor relatif kecil. Namun apabila
diakumulasikan, pembelian alat tulis kantor dapat menghabiskan biaya yang signifikan.
Alat tulis kantor adalah barang yang mahal. Diperkirakan alat tulis kantor bisa menyedot
biaya sebesar 40% sampai 50% dari total biaya di luar gaji karyawan. Ini menunjukkan
bahwa pengendalian yang ketat harus dilakukan untuk mengurangi biaya pengeluaran
untuk alat tulis kantor. Dengan pengendalian yang ketat, biaya alat tulis kantor dapat
dikurangi hingga 25%.

2.3 Manfaat perlengkapan kantor

Lebih jelasnya, berikut ini manfaat atau kegunaan perlengkapan kantor:

 Mendukung aktivitas menyelesaikan pekerjaan kantor

 Memudahkan dan mempercepat kegiatan kantor.
 Memperoleh hasil yang maksimal, optimal dan memuaskan.
 Peralatan menjadi asset kantor
2.4 Peralatan Kantor

Peralatan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :

1. Perbekalan (office supplies)

Perbekalan yaitu alat/bahan yang digunakanuntuk membantu pekerjaan kantor agar

lebih cepat, tepat, & baik. Contohnya : kertas, pena, tinta, printer, penghapus, stapler,
gunting, penggaris, dll.

2. Mesin-mesin kantor (office machines)

yaitu alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, & mengolah bahan-bahan
keterangan dalam kantor yang bekerja secra mekanik, elektrik, & magnetik. Contohnya
: komputer, laptop, LCD, mesin ketik, mesin fotocopy, kalkulator, scanner, mesin
absensi.

3. Mesin komunikasi kantor (office communication machines)

Adalah alat yang digunakan untuk melakukan komunikasi di lingkungan organisasi

sendiri atau ke luar organisasi. Contohnya: telepon, interkom, telpon wireless, &
faksimile.

4. Perabot kantor (office furniture)

yaitu benda-benda kantor yang terbuat dari kayu/besi untuk membantu pekerjaan
kantor. Contohnya: meja, kursi, sofa, rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, cash
box & tempat koran.

5. Hiasan/Interior kantor (office ornaments)

yaitu benda-benda yang digunakan untuk memperindah, memberi semangat, &

kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Contohnya: gambar presiden,
struktur organisasi, patung, lukisan, tanaman, jam dinding, & kipas angin/AC.

o Peralatan Kantor Berdasarkan Bentuknya

 Berbentuk lembaran : peralatan kantor yang berbentuk lembaran/helaian. Contoh:
kertas HVS, kertas folio, formulir, amplop, map, kertas karton, kertas buffalo, kertas
stensil, dll.
 Non-lembaran : peralatan kantor yang berbentuk non lembaran. Misalnya: pensil,
pulpen, spidol, penggaris, dll.
 Buku: peralatan kantor yang berbentuk buku. Misalanya: buku agenda surat, buku
induk, buku tamu, dll.

o Peralatan Kantor Berdasarkan Penggunaannya

 Barang habis pakai adalah barang kantor yang penggunaannya hanya satu atau
beberapa kali pakai/tidak tahan lama. contoh : kertas, tinta, karbon, pulpen, spidol.
 Barang tidak habis pakai adalah benda yang penggunaannya tahan lama. Contoh:
stapler, gunting, penggaris, perforator, cutter.

o Berdasarkan Keperluan Tulis-menulis

  Khusus keperluan tulis menulis yaitu peralatan yang secara langsung digunakan untuk
keperluan tulis-menulis meliputi kertas dan bahan yang digoreskan pada kertas.
Misalnya: pensil, pulpen, pensil warna, stabilo, & tipe-ex.
 Pendukung pekerjaan tulis menulis yaitu peralatan yang berguna untuk mendukung
pekerjaan tulis menulis. Misalnya: stapler, isi stapler, lem, penjepit kertas, lakban,
selotip.

2.5 Pengendalian Alat Tulis Kantor

Pengendalian yang efektif terhadap alat tulis kantor sangat diperlukan. Hal ini didasarkan
pada empat alasan berikut.

Pertama
Menghindari kerugian yang disebabkan oleh penanganan yang tidak tepat, persediaan
yang berlebih, penyimpanan yang salah dan tidak efektif, penyusutan nilai guna, dan
pembelian barang yang cacat dan tidak sesuai dengan standar.

Kedua
Mengendalikan biaya alat tulis kantor mencakup biaya pembelian, biaya pekerja, biaya
penerangan ruangan penyimpanan barang, dan bunga atas modal yang tertanam dalam
persediaan barang.

Ketiga
Memastikan kesinambungan persediaan alat tulis kantor untuk memenuhi kebutuhan
kantor. Pembelian alat tulis yang berlebihan akan mengakibatkan biaya tinggi, sedangkan
kekurangan persediaan mempengaruhi rutinitas pekerjaan kantor.

Keempat
Menjamin kualitas alat tulis kantor sesuai dengan standar. Pembelian alat tulis kantor
yang tidak sesuai dengan standar akan mengakibatkan pemborosan.
Terdapat anyak kemungkinan terjadi pemborosan dalam menangani alat tulis kantor.
Oleh karena alat tulis kantor harus dikendalikan dengan cermat. Pengendalian alat tulis
kantor harus dikendalikan dengan cermat. Pengendalian alat tulis kantor tersebut
berkaitan dengan:
 Seleksi;
 Pembelian;
 Penyimpanan;
 Pengeluaran
 Penggunaan

2.6 Seleksi Alat Tulis Kantor

Pemelian alat tulis kantor harus didasarkan pada spesifikasi rinci berdasarkan hasil
investigasi dan seleksi. Seleksi adalah proses memilih jenis alat tulis yang tepat dan
sesuai dengan kebutuhan. Secara garis besar terdapat dua jenis alat tulis kantor. Pertama,
produk bermerek dan terstandar dengan kualitas yang tinggi. Kedua, produk tidak
bermerak dan yang tidak terstandartidak terstandar dengan kualitas rendah. Harga
 produk yang tidak terstandar iasanya lebih murah. Namun sesungguhnya biaya yang
dikeluarkan akan lebih besar karena terjadi pemborosan.

Persediaan alat tulis kantor akan terus erubah seiring dengan produk-produk yang terus
bermunculan di pasar. Dalam keadaan seperti ini sampel produk harus terus-menerus
diuji untuk mengevaluasi iaya-manfaat dari produk baru tersebut. Hal ini perlu dilakukan
untuk mendapatkan gambaran apakah produk tertentu harus diganti atau dilanjutkan.

2.7 Pembelian Alat Tulis Kantor

Pembelian alat tulis kantor sangat penting untuk menunjang kelancaran aktivitas kantor.
Hanya alat tulis kantor berkualitas dan tepat yang memungkink.an karyawan bekerja
dengan baik dan efisien di kantor. Namun melakukan pembelian alat tulis kantor bukan
pekerjaan yang sederhana. Menurut Brech pembelian alat tulis kantor memerlukan
keterampilan khusus yang disebut dengan “kecerdasan komersial”.

Tujuan Pembelian Alat Tulis Kantor

 Pemilihan Pemasok yang Tepat

Pemasok yang tepat adalah pemasok yang dapat memasok alat tulis kantor
dengan harga yang rendah, kualitas yang baik, dan tepat waktu.

 Pembelian dengan Harga yang Wajar

Pemelian pada harga yang wajar dimungkinkan dengan cara: (1) membeli alat
tulis kantor dalam jumlah besar untuk mendapatkan potongan harga; (2)
mengambil keuntungan dari kondisi pasar; (3) memesan secara langsung kepada
produsen.

Pembelian alat tulis kantor dengan harga yang wajar bukan berarti mengbaikan
kualitas. Pembelian dengan harga yang wajar dimaksudkan untuk: (1)
mendapatkan produk yang lebih baik dengan biaya yang sama; (2) mendapatkan
produk yang sama dengan biaya lebih rendah; (3) membayar harga yang lebih
tinggi untuk kualitas produk yang lebih tinggi; dan (4) membayar jauh lebih
sedikit untuk kualitas produk yang lebih rendah namun cukup memadai untuk
menunjang kelancaran aktivitas kantor.

 Pembelian dengan Jumlah yang Tepat

Pembelian alat tulis kantor dengan kuantitas yang dibutuhkan diperlukan untuk
memastikan kelancaran pekerjaan kantor dengan menghilangkan penundaan dan
penghentian pekerjaan. Kelebihan persediaan akan mengakibatkan investasi yang
berlebihan, risiko usang, memerlukan ruang penyimpanan yang lebih, dan
penurunan kualitas arang. Oleh karena itu persediaan dari setiap alat tulis kantor
harus ditentukan secara rasional dengan mempertimbangkan pemakaian rata-rata
dalam kondisi normal dan waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan
barang.

 Pembelian dengan Kualitas yang Dibutuhkan

Pembelian alat tulis kantor yang berkualitas baik dapat menjamin efisiensi
pekerjaan kantor dan menjamin alat tulis kantor tidak terbuang percuma.
  Pembelian pada Waktu yang Tepat
Alat tulis kantor harus tersedia pada saat dibutuhkan agar penundaan pekerjaan
kantor dapat dihindari. Dianjurkan untuk mempersiapkan jadwal pembelian alat
tulis kantor secara berkala.

Metode Pembelian Alat Tulis Kantor

 Melalui Lelang
Dengan metode ini, jumlah alat tulis kantor yang dibutuhkan selama satu tahun
diperkirakan. Seuah iklan dipublikasikan untuk mengundang produsen atau
dealer agar memerikan harga penawaran alat tulis kantor kepada perusahaan.
Para produsen atau dealer yang memberikan harga terendah dipilih untuk
menyediakan alat tulis kantor dalam jumlah besar atau pada inteval waktu
tertentu,

 Melalui Penunjukkan Langsung

Metode ini dapat dipilih ketika ada pemasok yang dapat menyediakan alat tulis
kantor dengan kualitas yang baik dan harga yang wajar. Metode ini tidak boleh
dilakukan dalam kurun waktu yang terlalu lama, karena pemasok lain mungkin
menyediakan syarat dan ketentuan penjualan yang leih baik.

 Melalui Kontrak Pembelian

Dengan metode ini perusahaan memberikan informasi kepada pemasok agar
dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan alat tulis kantor secara berkala.
Sebuah kontrak kerja disepakati antara pemasok dengan perusahaan untuk
memenuhi keutuhan alat tulis kantor tersebut.

2.8 Pemeliharaan Dan Perawatan Umum Alat Tulis Kantor

1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi
kerusakan.
b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

2. Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a. Menurut kurun waktu
 Pemeliharaan sehari – hari
 Pemeliharaan berkala

b. Menurut jenis barang

 Barang bergerak
 Barang tidak bergerak

3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a. Selalu membersihkan barang secara teratur
b. Selalu memperbaiki barang yang rusak
 c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai
dengan jenis dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan
aturan pemakaiannya

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Alat kantor atau perlengkapan kantor adalah istilah yang digunakan untuk semua alat
yang biasa digunakan dilingkungan perkantoran, organisasi, pemerintahan hingga
perorangan. Perlengkapan kantor memiliki peranan yang sangat penting berhubungan dengan
pekerjaan. Perlengkapan kantor sangat banyak jumlah dan jenisnya. Semakin lengkap alat
kantor yang tersedia maka semakin mempermudah menyelesaikan pekerjaan.

Setiap perusahaan pasti memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan yang berbeda-
beda. Intinya jika peralatan kantor memang dibutuhkan, maka peralatan tersebut haruslah ada
membantu kinerja perusahaan. Alat tulis kantor memiliki peran yang sangat penting untuk
menunjang kinerja yang efektif dan efisien bagi kantor. Alat tulis kantor pasti digunakan di
seluruh perusahaan mulai dari karyawan administrasi sampai dengan bagian eksekutif.
Kurangnya alat tulis akan berpengaruh terhadap penyelesaian pekerjaan kantor karena akan
mengakibatkan penundaan yang serius.

3.2 Saran
Saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut:
1. Persediaan alat tulis kantor merupakan hal yang mutlak harus terpenuhi kebutuhannya,
oleh sebab itu perusahaan dapat memenuhi persediaan tersebut dengan stok barang alat
tulis kantor lebih banyak, dan diharapkan janganmemenuhi persediaan tersebut dengan
terbatas karena lebih baik persediaan banyak dari pada sedikit.
2. Untuk kelancaran proses persediaan yang dilakukan oleh perusahaan hendaknya selalu
mengontrol persediaan alat tulis kantor sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu
serta tujuan perusahaan dapat dicapai.
3. Persediaan alat tulis kantor dimulai dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan
harus dilakukan secara efektif serta efisien, agar terpenuhi kebutuhan persediaan alat
tulis kantor perusahaan dan meningkatkan produktivitas kerja setiap bagian-bagian di
perusahaan
 DAFTAR PUSTAKA
Caswitin. 2019. Mengenal macam-macam alat tulis kantor yang wajib anda ketahui.
Diakses melalui : http://supermachinepoetry.com/mengenal-macam-macam-alat-
tulis-kantor-yang-wajib-anda-ketahui/ (Diakes pada tanggal 20 Maret 2022)

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Ngamprah, Kabupaten Bandung

Barat: CV AKBAR LIMAS PERKASA

Nina. 2017. Manfaat Dan Jenis-Jenis Alat Kantor. Diakses melalui

http://provokantor.com/manfaat-dan-jenis-jenis-alat-kantor/. (Diakses pada tanggal 20
Maret 2022)