Makalah

Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Anggota Kelompok 6
Jessica Yolanda Toripalu
Rizki Noor Fatriani

Kelas
X-Administrasi Perkantoran

Sekolah Menengah Kejuruan

Badan Perguruan Indonesia
 KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat serta ridho-nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang
berjudul “Perlengkapan dan Peralatan Kantor”
Adapun maksud dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi
salah satu tugas Administrasi Umum.
Dalam penyusunan makalah ini, kami mendapat bantuan dan bimbingan
berbagai pihak dan atas bantuan Kelompok sehingga pembuatan makalah ini
berjalan dengan baik. Oleh karena itu, melalui pengantar ini kami ucapkan banyak
terimakasih atas segala bantuan dan dorongan yang telah diberikan. Semoga
semua kebaikan dibalas oleh Tuhan Yang Maha Esa dengan balasan yang berlipat
ganda.
Karena terbatasnya serta kemampuan yang dimiliki, kami menyadari
bahwa dalam penyusunan makalah ini masih jauh sempurna dan masih terdapat
kekurangan dan kesalahan baik dalam penyusunan kata, penulisan, maupun isi
serta pembahasannya. Untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat
kami harapkan demi perbaikan penyusunan makalah lain dimasa yang akan
dating.
Akhir kata, kami harap semoga makalah ini bermanfaat bagi kami
khususnya bagi para pembaca.

Bandung, 12 April 2019

Kelompok 6

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 1
1.3 Tujuan ....................................................................................................... 1
1.4 Manfaat ..................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................... 3
2.1 Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kantor ....................................... 3
2.2 Macam-macam Perlengkapan Kantor ...................................................... 3
2.2.1 Barang habis pakai ............................................................................ 3
2.2.2 Barang tidak habis pakai ................................................................... 4
2.3 Macam-macam Mesin Kantor .................................................................. 4
2.3.1 Menurut Tenaga Penggeraknya......................................................... 4
2.3.2 Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya ................................ 4
2.3.3 Menurut Fungsinya ........................................................................... 5
2.3.4 Pemeliharaan Umum Dan Perawatan Mesin Kantor ........................ 7
2.3.5 Keuntungan dan Kerugian Mesin-mesin Kantor............................. 12
BAB III PENUTUP ............................................................................................. 13
3.1 Kesimpulan ............................................................................................. 13
3.2 Saran ....................................................................................................... 13
Daftar Pustaka ..................................................................................................... 14

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan
mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor
lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua
tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik.
Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu
mempercepat kerja mereka.
Perlengkapan dan peralatan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada
fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan
yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan
pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa
meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan dan peralatan kantor sangat
penting diperlukan oleh setiap kantor
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor
beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan
kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan
perlengkapan dan peralatan kantor

1.2 Rumusan Masalah

- Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan dan peralatan kantor?
- Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
- Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
1.3 Tujuan
- Untuk mengetahui pengertian perlengkapan dan peralatan kantor
- Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
- Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan
perlengkapan kantor
1.4 Manfaat
- Mengetahui pengertian perlengkapan dan peralatan kantor
- Mengetahuijenis-jenis perlengkapan dan peralatan kantor

1
- Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan
kantor

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Perlengkapan atau perlatan kantor adalah Alat-alat atau perlengkapan-
perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan dalam
melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasinya.
2.2 Macam-macam Perlengkapan Kantor
2.2.1 Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan
satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis
tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.
Misalnya:
a. Kertas : Media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak
kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih
(tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.
b. Bullpen : Adalah alat tulis tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir
dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.
c. Stepless : Potongan logam berbentuk U yg digunakan untuk menjepit kertas;
pen gisi stapler
d. Penghapus : karet lembut yang mampu menghilangkantanda yang dihasilkan
dengan pensil.
e. Pensil : Alat tulisdan lukis yang awalnya terbuat dari grafit murni.
f. Tinta : bahan berwarna yang mengandung pigmen warna yang digunakan
untuk mewarnai suatu permukaan.
g. Stabilo : mempertegas isi dan arti tulisan tersebut sehingga pembaca
diarahkan untuk lebih fokus pada tulisan.
h. Spidol : Alat tulis yang sering digunakan untuk keperluan khusus atau
menggambar. Memiliki tinta khusus yang mengandung alcohol disimpan
dalam sejenis busa yang dapat menguap jika terpapar udara terus menerus
i. Lem : Bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan dua
benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan, maupun
bahan kimia dari minyak

3
j. Isolasi : perlindungan atau penyekatan terhadap suhu,suara, atau tegangan
listrik. Isolasi suhu biasanya merupakan bahan-bahan yang banyak berpori,
misalnya gabus, asbes, dan softboard.
2.2.2 Barang tidak habis pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan
berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.
Misalnya:
a. Penggaris :sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar
garis lurus.
b. Stapler :alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan
kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila
panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.
c. Remover :alat untuk membuka stapless
d. Paper clip :alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih
berdasarkan prinsip tekanan . Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah
dilepas lagi.
e. Perforator :suatu alat pengaman dokumen/ alat pencetak yang menghasilkan
lubang-lubang kecil berdiameter

2.3 Macam-macam Mesin Kantor

Mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun,
mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu
pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik.
2.3.1 Menurut Tenaga Penggeraknya
a. Mesin manual, yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin listrik, yaitu mesin-mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
2.3.2 Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
a. Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak
bergerak dalam operasinya
b. Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen
elektrik.

4
2.3.3 Menurut Fungsinya

a. Mesin untuk mencatat

· Mesin tulis
· Mesin dikte
· Mesin penomor
· Asahan pensil
· Mesin pencetak perangko
· Stempel
· Mesin pencatat uang kas
· Mesin pencatat waktu (Time Recorder)
· Mesin perekan gambar / suara
· Scanner
· Mesin penulis nominal cek
· Mesin pencatat kehadiran
· Alat penghitung

b. Mesin untuk menghimpun

· Pembuka surat
· Mesin penjilid
· Hechtmachine
· Pemotong kertas
· Stepler
· Perforator
· Stapler remover

c. Mesin untuk mengolah

· Mesin jumlah
· Mesin hitung
· Mesin penghitung uang

5
- Mesin validasi keaslian uang
· Timbangan elektronik
· Mesin timbangan surat
· Komputer

d. Mesin untuk menggandakan

· Mesin stensil (Stencil Duplicator)
· Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
· Mesin fotocopy
· Risograph
· Mesin perekam sheet
· Mesin cetak (Offset)
· Printer
· Electronik copy board

e. Mesin untuk mengirim

· Telepon
· Interphone
· Teleprinter
· Faxsimile / telecopier
· Modem (modulator demodulator)
· Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
· Telefoto
· Handy Talky (HT)
· PMBX / PABX (Switch Board)
· Handphone

f. Mesin untuk menyimpan

- Mikrofilm
· Mesin penghancur kertas
· Pelubang ketas (perforator)

6
· Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api)
· Mobile Filling System
· Flopy disk
· Hard disk
· Compact disk
· Flash disk
· Komputer

g. Mesin Pengaman
· CCTV (Close Circuit Television)
· Pengaman data
· Mesin penyimpan uang (brankas)
· Peti uang (Cash box)
· Micro film
· Mesin laminating
· Alarm
· ATM

h. Mesin Penyaman
· Kipas angin (FAN)
· Air Conditioner (AC)
· Loudspeaker
· Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
- Air Curtain (Tirai Udara)
· Vacum Cleaner
2.3.4 Pemeliharaan Umum Dan Perawatan Mesin Kantor
Manfaatnya yaitu:
- Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi
kerusakan.

7
 - Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
singkat.
- Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
- Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
- Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

a. Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

- Menurut kurun waktu
- Pemeliharaan sehari – hari
- Pemeliharaan berkala

b. Menurut jenis barang

- Barang bergerak
- Barang tidak bergerak

c. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

- Selalu membersihkan barang secara teratur
- Selalu memperbaiki barang yang rusak
- Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur
sesuai dengan jenis dan kode masing – masing
- Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat
semula dalam keadaan baik dan benar
- Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk
dan aturan pemakaiannya

d. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai
berikut:
- Kontrak pemeliharaan
- Servis perorangan
- Servis kantor (company operated service)

8
 e. Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
• Mesin Tik Manual
- Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan
menggunakan kain lap halus
- Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
- Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
- Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
- Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik
- Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
- Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila
penghapus itu sudah benar – benar mengering

• Mesin Tik Elektrik

- Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik
- Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
- Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
- Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya
atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik
- Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
- Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop
kontak
- Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

• Mesin Pelubang Kertas

- Bersihkan lubang setiap saat
- Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat
berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak
- Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas
yang ada didalam sudah penuh
- Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan
kemampuan mesin pelubang kertas

9
• Mesin Penomor
- Bersihkan bak tinta
- Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang
lunak
- Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
- Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga
apabila digunakan tidak mengotori kertas

• Mesin Penjepret Kertas

- Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada
lubang pengatur dan perut kawat jepret
- Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas
- Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret
kertas tersebut

• Mesin Pemotong Kertas

- Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak
berkarat
- Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
- Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

• Mesin Stensil Manual

- Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
- Bersihkan baki kertas dan baki penadah
- Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat
pada pinggir sebelah kanan dan kiri
- Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah
penyetensilan

• Mesin Stensil Elektrik

10
- Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan
menggunakan kain lap yang bersih
- Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
- Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan
posisi mesin dalam posisi off
- Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder
mesin
- Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis
sikat yang lunak
- Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

11
2.3.5 Keuntungan dan Kerugian Mesin-mesin Kantor

No Keuntungan Kerugian

1 Menghemat waktu Tingkat penyusutan mesin tinggi

2 Menghemat tenaga Memerlukan kecerdasa tinggi

3 Meningkatkan ketelitian mutu kerja Sulit mendapat operator dan biaya tinggi

4 Pekerjaan tampak lebih baik Fleksibel

5 Mencegah adanya penggelapan Pegawai lebih mudah dipindahkan

6 Mengurangi kelelahan pegawai Suaranya gaduh

7 Memberikan informasi lebih cepat Membutuhkan biaya yang tinggi

12
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa perlengkapan sangat
mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa
membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam
mengerjakan suatu urusan kantor.

3.2 Saran
Kami harap kedepannya dapat menjadi lebih baik dalam:
1. Memilih peralatan kantor yang memiliki kualitas lebih baik
2. Menjadi tahu tentang barang habis pakai dan tidak habis pakai
3. Menjadi tahu Cara kerja dan fungsi peralatan kantor
4. Menjadi tahu keuntungan dan kerugian peralatan kantor

13
 Daftar Pustaka

Darinnaisal. (2016, 10). Retrieved from blog.spot:

http://darinnaisal.blogspot.com/2016/10/barang-habis-pakai-dan-tidak-habis-
pakai.html

Scribd. (2017, 11). Diambil kembali dari www.scribd.com:

https://www.scribd.com/document/364407809/Makalah-Peralatan-Dan-Mesin-
Kantor

14