TUGAS ELEMEN 6

PERALATAN PERLENGKAPAN KANTOR

BESERTA CARA PEMELIHARAANNYA

Nama Anggota Kelompok :

1. Alya Dini Melinda (02)
2. Anindya Putri Farahdilla (03)
3. Anita Sarah Sabilah (05)
4. Aulia Abiri Rahma D.C.P. (06)
5. Elsa Habibah (13)
6. Faradina Amalia Citra (14)

SMK NEGERI 4 SURABAYA

MANAJEMEN PERKANTORAN
TAHUN PELAJARAN 2023 - 2024

MANAJEMEN PERKANTORAN 1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang............................................................................................................

1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................
1.3 Tujuan .........................................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Peralatan Kantor .........................................................................................................

2.2 Perlengkapan Kantor ..................................................................................................
2.3 Perabotan Kantor ........................................................................................................
2.4 Mesin Kantor ..............................................................................................................
2.5 Alat Komunikasi Kantor .............................................................................................
2.6 Interior Kantor ............................................................................................................

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .................................................................................................................

MANAJEMEN PERKANTORAN 2
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan Rahmat,
Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas dasar manajemen perkantoran dengan
judul “Peralatan dan perlengkapan kantor” semester II, guna mempelajari dan menambah ilmu
pengetahuan. Tugas ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang berbagai
perbekalan ataupun peralatan perkantoran. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari
berbagai sumber melalui internet maupun buku dasar manajemen perkantoran lainnya.

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas ini. Untuk itu
pada kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih kepada :

Ibu Soetianingsih,S.Pd., selaku guru mata pelajaran dasar manajemen perkantoran

Kami menyadari bahwa penyusunan tugas ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk kesempurnaan
penyusunan tugas berikutnya. Demikian tugas ini kami susun, semoga tugas ini dapat bermanfaat
bagi penyusun khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

Surabaya, 22 Januari 2023

MANAJEMEN PERKANTORAN 3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peralatan kantor adalah barang-barang yang bisa digunakan dalam jangka waktu panjang
atau lama dan mengalami penyusutan.
Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita
mesin dsb.
○ Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
○ Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali
atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas
dsb.
○ Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai
berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara
efektif dan efisien.
○ Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
○ 1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
○ 2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
○ 3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
○ 4. Sebagai aset kantor dan pelengkap kantor.
Perabotan kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam
peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah

MANAJEMEN PERKANTORAN 4
 lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Di Indonesia perabot
kantor itu hampir seluruhnya masih dibuat dari kayu. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
▪ Dua macam perabot kantor yang tentu dimiliki dan paling banyak dipergunakan dalam setiap
kantor ialah meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.
▪ Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor (mencatat,mengirim,menggandakan dan mengolah bahan keterangan )
secara mekanik maupun elektrik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto
copy dsb.
Alat komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi,
baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
Interior kantor adalah semua jenis barang yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor,
sehingga tercipta ruangan yang serasi dan enak dipandang serta menyenangkan sehingga
memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diperoleh beberapa rumusan masalah yaitu antara lain :
○ 1. Apa saja peralatan, perlengkapan, perabotan, serta interior yang ada di kantor?
○ 2. Bagaimana cara pemeliharaan nya?

1.3 Tujuan
1. Mengetahui apa saja yang termasuk peralatan kantor, mesin - mesin kantor, perabotan, dll.
2. Memahami prosedur penggunaan peralatan kantor, mesin mesin kantor, dll.
3. Mengetahui apa saja yang termasuk dalam perlengkapan kantor.
4. Memahami prosedur penggandaan peralatan kantor, perlengkapan kantor, dll.

MANAJEMEN PERKANTORAN 5
 BAB II
ISI

2.1 Peralatan Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

Fungsi : Untuk menggabungkan beberapa lembar

kertas, misalnya membungkus makanan agar
1. STAPLER isinya tidak keluar.

Cara pemeliharaan : Bersihkan setiap saat, agar

tidak mudah berkarat.

Fungsi : Sebagai tanpa pengenal dari orang yang

namanya tertera atau tanda tangannya tercantum
2. STEMPEL dalam dokumen.

Cara pemeliharaan : Hindari dari segi panas dan

air.

Fungsi : Untuk memotong bahan yang tipis

seperti kertas plastik tipis, tali, kain atau yang
3. GUNTING lainnya.

Cara pemeliharaan : Meletakkan gunting pada

tempat khusus yang bersih dan terbebas dari
debu.

Fungsi : Alat untuk sinkronisasi handphone ke

komputer atau laptop atau alat penghubung.
4. KABEL DATA
Cara pemeliharaan : Tidak menekuk kabel saat
dicolokkan dan gulung kabel dengan lembut.

Fungsi : Sebagai alat untuk input data yang

berupa huruf, angka dan symbol.
5. KEYBOARD
Cara pemeliharaan : Rutin membersihkan
keyboard dan tidak menekan terlalu kencang.

MANAJEMEN PERKANTORAN 6
 Fungsi : Untuk menggerakan kursor atau untuk
memperbesar dan memperkecil tampilan,
melakukan scrolling pada layar, melakukan
perintah yang tidak tersedia menu shortcut, dan
MOUSE
6. berfungsi sebagai tombol enter untuk eksekusi
perintah.
Cara pemeliharaan : Tidak menekannya terlalu
kasar dan jauhkan dari benda-benda cair.

Fungsi : Untuk menyimpan file yang bersifat

eksternal dan dapat digunakan pada komputer PC
8. FLASHDISK atau laptop dan smartphone.
Cara pemeliharaan : Tidak meletakkan flashdisk
di dekat medan magnet yang kuat.

Fungsi : Sebagai alat untuk mengukur panjang

atau lebar berbagai bidang datar yang memiliki
dimensi kecil atau alat pengukur dan alat bantu
9. gambar untuk menggambar garis lurus.
PENGGARIS
Cara pemeliharaan : Dengan menyimpan
penggaris ditempat yang aman dan jauhkan dari
benda yang membuatnya patah.

MANAJEMEN PERKANTORAN 7
2.2 Perlengkapan Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

Fungsi : Untuk keperluan belajar dan bekerja,

spidol juga dipakai untuk kegiatan seni.
1. SPIDOL
Cara Pemeliharaan : Setelah dipakai langsung
ditutup agar tidak kering.

Fungsi : Mengungkapkan beberapa dari ide atau

uraian yang ada dalam pikiran kita sehingga
2. PENSIL proses pembuatan maupun proses.

Cara Pemeliharaan : Merautnya setelah selesai

dipakai.

Fungsi : Media utama untuk menulis, mencetak,

melukis, dan banyak kegunaan lain yang dapat
KERTAS dilakukan dengan kertas.
3.
Cara pemeliharaan : Dibersihkan dengan baik dan
disimpan dengan baik lalu diberi sampul.

4. Fungsi : Memberi kemudahan bagi pengguna

komputer untuk mengerjakan tugas dimana saja.
NOTEBOOK
Cara Pemeliharaan : Tidak diletakkan
disembarangan tempat dan disusun rapi.

5. Fungsi : Mengirim surat atau dokumen

menggunakan surat pos biasa.
AMPLOP
Cara Pemeliharaan : Ditaruh di tempat yang
bersih.

6. Fungsi : Untuk menyimpan lembaran kertas agar

lebih teratur dan terlindungi.
MAP
Cara Pemeliharaan : Disimpan dengan rapi.

MANAJEMEN PERKANTORAN 8
7. Fungsi : Untuk merekatkan dua buah bahan
sehingga sukar untuk dilepas kembali.
LEM
Cara Pemeliharaan : Gunakan secukupnya saja.

8. Fungsi : Untuk menghaluskan/meruncingkan

ujung tulis pensil dengan mencukur bagian yang
ROTAN PENSIL membalutnya.

Cara Pemeliharaan : Gunakan pelan-pelan supaya

tidak rusak.

9. Fungsi: Menyimpan berkas dalam jangka waktu

yang singkat maupun lama.
SNEL HACTER
Cara Pemeliharaan : Dibersihkan dari debu dan
dijaga.

10. Fungsi : Untuk menyambung 2 benda yang

terpisah menjadi 1.
SELOTIP
Cara Pemeliharaan : Gunakan secukupnya saja.

11. Fungsi : Untuk menandai suatu kalimat tertentu

pada tulisan di buku.
STABILO
Cara Pemeliharaan : Gunakan secukupnya saja.

12. Fungsi : Untuk kerapihan meja kerja agar file-file

penting tidak berantakan.
FILE BOX
Cara Pemeliharaan : Di tata dengan rapi.

13. Fungsi : Untuk melapisi kesalahan-kesalahan

pada hasil penulisan.
TIPE EX
Cara Pemeliharaan : Gunakan secukupnya saja.

MANAJEMEN PERKANTORAN 9
2.3 Perabotan Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

1. Fungsi : Membantu menjaga esensi kesehatan

para pekerja melalui mengkondisikan sirkulasi
AC (Air udara lebih baik dan sehat serta mengurangi
Conditioning) kadar stres pekerja.

Cara pemeliharaan : Rutin Bersihkan Filter AC.

2. Fungsi : Untuk menampilkan data grafis

tampilan yang ada pada CPU agar pengguna bisa
melihat data yang dibuat. Selain itu, fungsi
monitor ini sebagai alat output dari memori
MONITOR computer.

Cara pemeliharaan : Bersihkan monitor dengan

handuk atau tisu yang lembut.

3. Fungsi : Sebagai sarana utama dalam

mengerjakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
MEJA
Cara pemeliharaan : Lap meja dengan kain
lembab.

4. Fungsi : Untuk menampilkan data, karakter,

karakter, atau grafik.
LCD
Cara pemeliharaan : Gunakan kain lembut saat
membersihkan lensa.

5. Fungsi : Sebagai tempat duduk untuk menekuni

setiap pekerjaan-pekerjaan kita sehari-hari.

Cara pemeliharaan : Bersihkan debu pada kursi

KURSI kantor dengan vacum agar tidak terjadi
penumpukan debu yang bisa menjadi padat.

MANAJEMEN PERKANTORAN 10
6. Fungsi : Alat pengarsipan dengan menyusun
dokumen secara lateral atau menyamping.
RAK SURAT
Cara pemeliharaan : Dibersihkan hingga bersih
tidak ada debu.

7. Fungsi : Menyimpan dokumen, file, atau arsip

agar dapat di tata lebih rapi dan mudah dikelola.
LEMARI ARSIP
Cara pemeliharaan : Tempatkanlah lemari pada
posisi yang benar, hal tersebut dapat mencegah
kerusakan pada lemari arsip

8. Fungsi : Sarana menulis, mengajar, dan

mentransferkan berbagai macam ide maupun
WHITE BOARD pemikiran dengan menjelaskan kepada orang
lain agar lebih mudah untuk dimengerti.

Cara pemeliharaan : Gunakan pembersih

alternatif untuk menghilangkan noda.

9. Fungsi : Tempat menyimpan uang yang cukup

aman.

Cara pemeliharaan: Lakukan penggantian kode

BRANKAS nomer kombinasi brankas secara berkala.
Lakukan juga pengecekan kelembaban dalam
ruang brankas. Memberi minyak atau sejenisnya
ke kunci.

MANAJEMEN PERKANTORAN 11
2.4 Mesin Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

1. Fungsi : Mencetak dokumen, mencetak foto,

mencetak banner dan spanduk, mencetak stiker
PRINTER dan sablon.
Cara pemeliharaan : Gunakan tinta yang
direkomendasikan atau yang sesuai.

2. Fungsi : Untuk mencatat data hadir dan absen

setiap karyawan perusahaan.
MESIN ABSENSI
Cara pemeliharaan : Bersihkan debu yang
menempel pada permukaan mesin absensi.

3. Fungsi : Menyalin berkas menjadi data digital

atau sebagai pengganda berkas untuk kemudian
dikonversi dan disimpan dalam bentuk digital.
SCANNER Cara pemeliharaan : Menjaga kebersihan
scanner dari debu dan kotoran, menggunakan
lap yang lembut.

4. Fungsi : Alat untuk memotong satu atau banyak

kertas secara rapi dan rata.
MESIN
PEMOTONG Cara pemeliharaan : Tidak disimpan pada
KERTAS tempat yang lembab.

5. Fungsi : Untuk mempermudah proses

perhitungan uang sehingga waktu bekerja lebih
MESIN efisien.
PENGHITUNG
UANG Cara pemeliharaan : Membersihkan debu dan
tidak meninggalkan komponen benda.

MANAJEMEN PERKANTORAN 12
6. Fungsi : Untuk membuat proses binding lebih
mudah dan cepat, serta hasil jilidan juga lebih
MESIN presisi.
PENJILID
Cara pemeliharaan : Membersihkan pada
seluruh permukaan yang ada pada mesin agar
tidak berkarat yang bisa mengganggu.

7. Fungsi : Untuk melapisi hasil cetak, seperti

laminasi foto, laminasi stiker, cover majalah,
MESIN kartu nama dan lain sebagainya.
LAMINATING
Cara pemeliharaan : Membersihkan mesin
secara rutin.

8. Fungsi : Menghancurkan dokumen penting juga

membantu mengurangi volume sampah kertas,
sehingga limbah kertas yang tertampung lebih
banyak sebelum mengirimnya ketempat
MESIN
pembuangan.
PENGHANCUR
KERTAS Cara pemeliharaan : Seluruh pemukaan pada
tiap-tiap bagian mesin mesti rutin untuk
dibersihkan, agar tidak berkarat serta tidak
kotor, dan jangan simpan mesin penghancur
kertas di tempat yang lembab, simpanlah di
tempat yang kering.

MANAJEMEN PERKANTORAN 13
2.5 Alat Komunikasi Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

1. Fungsi : Sebagai sarana untuk berkomunikasi

sekaligus memberikan informasi. Memudahkan
dalam proses interaksi antar kantor melalui fitur
extension. Memudahkan pertukaran informasi
TELEPON dan komunikasi agar lebih cepat serta efektif.

Cara Pemeliharaan : Jangan menggunakan

telepon pada saat tangan basah. Setelah
menggunakan telepon, letakkan gagang secara
perlahan. Bersihkan tombol-tombol telepon
dengan tisu setiap hari agar terhindar dari debu.

2. Fungsi: Sebagai alat komunikasi untuk

menyampaikan informasi secara efektif dari
satu pihak ke pihak lainnya. Memperluas
saluran komunikasi dalam suatu instansi /
INTERKOM kantor.

Cara Pemeliharaan : Dibersihkan tanpa

menggunakan air dan kain lap yang lembut.

3. Fungsi: Alat telekomunikasi dua arah yang

serba guna, handy talkie ini menggunakan
teknologi PTT atau Push To Talk, dimana
pengguna handy talky mesti di mana pengguna
HT (HANDY hanya perlu menekan tombol “bicara” untuk
TALKY) berkomunikasi dengan sesama pengguna.

Cara Pemeliharaan : Hindari percikan air,

perhatikan lubang ventilasi, periksa baterai
secara berkala, menjaga suhu baterai.

4. Fungsi : Faximile berfungsi untuk mengirim

dan menerima pesan yang terbuat dari dokumen
FAXIMILE atau gambar yang di-scan.

Cara Pemeliharaan : Bersihkan body mesin fax

dengan menggunakan kain yang lembut.

MANAJEMEN PERKANTORAN 14
2.6 Interior Kantor

No. Gambar Nama Fungsi dan Cara pemeliharaan

1. Fungsi : Membantu dalam aktifitas manusia,

ternyata pencahayaan juga dapat membantu
memberikan efek estetika terhadap suatu
LAMPU ruangan.

Cara pemeliharaan : Membersihkan secara

berkala.

2. Fungsi : Sebagai penunjuk waktu.

JAM Cara pemeliharaan : Hindari benturan atau

goresan.

3. Fungsi : Untuk mempercantik meja kerja

sehingga pegawai tidak merasa bosan.

Cara pemeliharaan : Hindari meletakkan bunga

VAS BUNGA dalam vas di tempat yang terkena matahari
langsung.

4. Fungsi : Mempercantik dan memberikan nilai

estetika yang baik untuk sebuah ruangan.
HIASAN
DINDING Cara pemeliharaan : Bersihkan dengan kain
secara rutin.

MANAJEMEN PERKANTORAN 15
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Di jaman seperti ini, sudah seharusnya kita mengetahui tentang peralatan / perbekalan itu
sendiri, karena dengan adanya pengetahuan tentang hal-hal tersebut dapat menunjang kinerja
kita di dalam aktivitas kantor itu sendiri agar dapat menghasilkan produk-produk kantor yang
sesuai dengan tujuan. Selain dituntut untuk mengetahui tentang peralatan/perbekalan kantor, kita
juga harus mengetahui cara-cara memelihara peralatan/perbekalan kantor tersebut,sehingga
dalam mengerjakan tugas-tugas kantor akan efektif dan efisien dan akan mencapai tujuan secara
maksimal.

MANAJEMEN PERKANTORAN 16