A.

Pengertian Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Beberapa pengertian peralatan dan perlengkapan kantor menurut:
1. Wursanto menjelaskan bahwa pengertian peralatan kantor adalah
segenap peralatan kantor yang digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan kantor baik bekerja secara mekanis, elektris, maupun
elektronis.
2. Ahmad Marogi menjelaskan bahwa pengertian peralatan kantor
adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha.
3. Sedarmayanti (2005:171) menjelaskan bahwa pengertian peralatan
kantor adalah salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan secara efisien, tentunya peralatan kantor dapat
mempercepat penyelesaian pekerjaan dan menghemat waktu serta
memprole hasil yang seoptimal mungkin sehingga tujuan perusahaan
juga tercapai dengan baik.
4. Ahira (2013) menjelaskan bahwa pengertian peralatan kantor adalah
sebagai penunjang kegiatan perkantoran yang mampu mengolah
tugas-tugas secara efisien, tepat dan cepat, seperti mencatat,
mengirim, menggandakan maupun menyatakan bahan-bahan
keterangan yang di butuhkan oleh masing-masing pihak atau
perusahaan yang menjalin kerjasama sehingga membuat usaha
lancar.
5. Sulamu dan Sriwidodo (2014), menjelaskan perlengkapan kantor
adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesai dengan cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

Berdasarkan uraian pendapat para ahli di atas dapat diambil

kesimpulan bahwa peralatan dan perlengkapan kantor adalah segala benda
yang digunakan untuk membantu dan memperlancar pekerjaan sehari-hari
yang digunakan petugas administrasi, sehingga menghasilkan pekerjaan
yang lebih cepat selesai, lebih baik, dan lebih tepat.
B. Keunggulan dan Kelemahan Peralatan Kantor
Keunggulan:
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.
Memudahkan pengawasan.
4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan.
7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu
pekerjaan.

Kelemahan yaitu:
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan
dan pemeliharaannya.
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu biaya untuk
melatih mereka.
4. Kadang-kadang fleksibel dari beberapa metode mesin sulit didapatkan
dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila
terjadi kerusakan.

C. Keunggulan dan Kelemahan Perlengkapan Kantor

Keunggulan:
1. Harga relatif murah
2. Perawatan yang cukup mudah
3. Dapat menghemat biaya
4. Ukuran tidak terlalu besar
5. Dapat di bawa kemana saja
 Kelemahan:
1. Barang habis pakai harus diganti dengan yang baru setelah batas
waktu atau jumlah tertentu
2. Dapat menambah biaya bagi perusahaan atau individu yang
menggunakannya.
3. Hanya dapat di gunakan satu kali pemakaian
4. Mudah hancur/rusak
5. Jangka waktu penggunaan yang kurang

Peralatan Kantor
Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa peralatan kantor merupakan alat-
alat yang bisa digunakan dalam kurun waktu yang lama dan tidak cepat
habis. Beberapaca contoh peralatan kantor terdiri atas :
1. Monitor

Monitor adalah perangkat keras (output device) yang berguna untuk

menampilkan grafis secara visual baik dalam bentuk teks, gambar maupun
video.
Dalam dunia perkantoran saat ini monitor yang digunakan biasanya model
LCD dengan berbagai ukuran layar dalam satuan inchi.
Namun dalam beberapa perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas
pemantauan lokasi maupun membaca pergerakan grafik biasanya
menggunakan lebih dari 1 monitor atau disebut dengan dual/multiple
monitor sehingga grafis yang ditampilkan bisa lebih luas.
2. Komputer

Komputer adalah sebuah perangkat keras yang mampu menerima input dan
memprosesnya sesuai dengan instruksi yang diberikan, kemudian mampu
memberikan output dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Adapun
komputer ini dapat bekerja secara sistematis dalam mengolah data, angka,
suara maupun gambar.
Perangkat komputer menjadi komponen yang dibutuhkan dalam sebuah
perusahaan karena fungsi dari komputer sendiri sangat vital yakni mampu
melakukan data processing, data storage, data movement dan juga data
controlling.
3. Laptop

Laptop adalah komputer jinjing yang bisa digunakan dan dibawa kemana-
mana dengan lebih mudah karena sumber daya yang digunakan berasal dari
baterai.
Laptop sendiri terdiri dari beberapa komponen penyusun seperti monitor,
cpu, mouse, keyboard dan juga baterai. Dari keseluruhan komponen
tersebut, sebuah perangkat laptop bisa memiliki berat mulai dari 2-6 kg
tergantung dari bahan pembuat dan ukurannya.
Adapun fungsi dari laptop khususnya dalam dunia perkantoran digunakan
sebagai media penyimpanan, membuat presentasi, alat komunikasi, desain
gambar dan editing video serta memudahkan pekerjaan lainnya.
4. Mouse

Mouse (tetikus) adalah perangkat keras yang berfungsi sebagai penunjunk

(pointer) pada tampilan GUI untuk memberi masukan berupa klik dan
gerakan kursor pada tampilan layar monitor.
Adapun desain mouse sekarang ini terlihat lebih simpel, mengingat sejak
pertama ditemukan mouse masih dilengkapi dengan trackball dan kabel
namun saat ini sudah tersedia mouse wireless dengan bentuk yang elegan.
Dalam dunia perkantoran mouse memiliki peran penting terutama untuk
membantu melakukan aktivitas seperti memilih objek, melakukan scrolling,
drag and drop serta untuk membantu mengeksekusi program.
5. Keyboard

Keyboard adalah perangkat keras yang berfungsi untuk melakukan input

atau masukan berupa angka, huruf, simbol dan kode tertentu ke dalam
komputer untuk diproses.
Keyboard sendiri tersusun dari kumpulan berbagai macam tombol yang
mana tombol tersebut memiliki fungsi berbeda tegantung cara
penekanannya. Sementara untuk jenis keyboard yang beredar di pasaran saat
ini ada 2 macam yakni model USB dan PS2.
6. Printer

Printer adalah perangkat keras jenis output yang biasa digunakan untuk
mencetak data baik berupa gambar, teks, maupun grafik ke dalam media
kertas. Adapun proses cetak ini dari yang awalnya berupa softcopy menjadi
hardcopy.
Printer merupakan perangkat wajib yang selalu ada di sebuah kantor,
mengingat dalam aktivitas kantor memerlukan banyak sekali dokumen yang
harus di cetak terutama saat membuat laporan, pembukuan, maupun
penjadwalan.
7. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah sebuah mesin yang memiliki fungsi untuk membuat
salinan kertas ataupun dokumen seperti lembar ijazah, KTP, SIM, buku
maupun sumber lainnya.
Dengan fungsi tersebut, tidak heran jika perangkat ini termasuk dalam
peralatan kantor yang selalu ada karena memang sangat dibutuhkan
terutama dalam menggandakan dokumen.
8. Kalkulator

Kalkulator adalah mesin hitung angka yang dapat digunakan untuk

melakukan penjumlahan, pembagian, perkalian sederhana sesuai dengan
rumus matematika.
Keberadaan alat ini sangat membantu para pekerja terutama di sektor
penjualan untuk menghitung laba, rugi, jumlah produk dan lain sebagainya.
9. Telepon

Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien

atau orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan.
Meskipun sudah terdapat berbagai macam smartphone, penggunaan telepon
pada perusahaan menjadi wajib, terutama untuk menjaga formalitas.
Begitupun halnya dengan mesin faksimile
10. LCD Proyektor
Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari
ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan
presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim
ataupun klien-klien perusahaan.

Perlengkapan Kantor
Sedangkan perlengkapan kantor terdiri atas alat-alat yang pemakaiannya
hanya jangka pendek atau sifatnya cepat habis seperti beberapa contoh di
bawah ini :
1. Kertas

Kertas adalah bahan tipis dari serat kayu yang biasa digunakan untuk
menuliskan informasi agar bisa disimpan dalam bentuk hardcopy.
Ada berbagai macam ukuran kertas yang biasa digunakan di perkantoran
salah satunya kertas A4.
Kertas ini biasa digunakan sebagai media tulis, media cetak, untuk surat
menyurat maupun menyalin berkas informasi penting lainnya.
2. Pensil
Pensil adalah perlengkapan kantor yang digunakan untuk menulis dalam
sebuah kertas yang sifatnya dapat dihapus menggunakan penghapus tanpa
meninggalkan bekas.
Pensil ini terbuat dari kayu yang didalamnya terdapat bubuk arang
berbentuk silinder memanjang yang ketika habis bisa di rauti dengan rautan
pensil.
3. Pulpen

Pulpen adalah alat tulis yang digunakan untuk menyapukan tinta ke

permukaan kertas atau buku. Dalam dunia perkantoran, segala bentuk
tulisan kebanyakan di bubuhkan dengan menggunakan pulpen atau pena
karena bisa terlihat lebih jelas dan tidak mudah hilang.
Pulen ini biasanya untuk menuliskan catatan, membubuhkan tanda tangan
perusahaan, untuk menggambar grafik pada kertas maupun untuk membuat
coret-coretan yang sifatnya sementara.
4. Penggaris

Penggaris adalah alat bantu untuk mengukur panjang benda atau bisa juga
digunakan untuk membantu menciptakan garis lurus saat kita menuliskan
catatan atau laporan. Penggaris ini umumnya terbuat dari logam dan juga
plastik dengan panjang rata-rata 30 cm.
5. Tipe-X

Tipe-X adalah alat yang digunakan untuk menghapus tulisan terutama

tulisan pulpen dari tinta hitam. Adapun isi dari tipe-x ini berupa cairan putih
yang ketika di goreskan akan menutupi bekas tulisan tinta tersebut sehingga
membuatnya tidak terlihat.
Adapun tinta yang digunakan dalam dunia perkantoran biasanya bentuknya
sepeti tabung kecil dengan bagian ujung runcing dan terdapat lubang untuk
mengeluarkan cairan putih tersebut sebagai bahan dasar untuk menghapus
coretan yang salah.
6. Penjepit Kertas

Penjepit kertas adalah alat yang digunakan untuk menjepit kumpulan

lembaran kertas agar lebih terogranisir menjadi satu kesatuan.
Penjepit ini biasanya terbuat dari logam dengan berbagai macam ukuran
sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi pencepit kertas tersebut bisa di
pasang dan dilepaskan dengan mudah karena memang sifatnya untuk
sementara.
7. Gunting

Gunting adalah alat yang digunakan untuk memotong lembaran kertas, tali,
pita menjadi ukuran yang lebih kecil untuk keperluan tertentu.
Karena gunting memiliki bagian yang tajam, maka biasanya terdapat tempat
khusus untuk menyimpannya agar tidak melukai karyawan ketika selesai
digunakan.
8. Perforator

Perforator adalah alat yang digunakan untuk melubangi permukaan kertas

secara rapi. Alat ini terbuat dari besi yang kuat sehingga membuatnya bisa
menjepit dan memposisikan benda tajam yang ketika ditekan mampu
melubangi kertas.
Untuk jenis perforator dengan satu lubang biasanya digunakan untuk
membuat lubang pada kartu perpustakaan, sedangkan perforator yang
memiliki dua lubang digunakan untuk melubangi dokumen sehingga bisa
ditempatkan apda snelhecter.
Yang terakhir perforator dengan lima lubang biasanya digunakan untuk
melubangi kertas agar bisa ditempatkan pada binder.
9. Selotip

Selotip adalah pita perekat yang digunakan untuk menyatukan lembaran

kertas yang terpisah atau robek. Adapun pita perekat pada selotip ini
digulung membentuk bulatan yang bisa ditarik ketika ingin digunakan.
10. Stepler

Stepler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas

dengan ketebalan tertentu menggunakan besi kecil yang akan ditanjapkan
dengan mengandalkan tekanan tangan.
11.Stempel

Merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan

pada berbagai transaksi dan korespondensi perusahaan.
Stempel ini memiliki peran penting untuk menunjukkan/mewakili identitas
perusahaan, sebagai alat penguat keputusan pimpinan perusahaan dan juga
sebagai bentuk pertanggungjawaban.
 MENGANALISIS PERALATAN DAN

PERLENGKAPAN KANTOR

Disusun oleh:
Elisa Jenab Nurfatimah

0067963744

SMKS DHARMA PERTIWI

Jl. Raya Purwakarta km.7 Desa Campaka Mekar Kec. Padalarang

Kab. Bandung Barat 40553 telp. (022) 86811660

email:smkdharmapertiwi@yahoo.com

2023