MODEREN OFFICE ADMINISTRATION

PERAN OTOMATISASI PERKANTORAN DALAM MENUNJANG

PERTUMBUHAN ORGANISASI/PERUSAHAAN

Oleh:
Siwi Sulistyani
2000610070024

Dosen:
Irwanto S.Si M.Si

OFFICE MANAGEMENT
POLITEKNIK LP3I KAMPUS LANGSA
2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis ucapkan kehadirat allah swt. Atas berkat dan rahmat-
nya kita senantiasa diberi kesehatan jasmanai maupun rohani dan berkah yang tak
terhingga. Sholawat serta salam tak lupa Penulis hanturkan kepada junjungan kita
nabi besar muhammad saw, yang telah membawa kita dari alam kegelapan
menuju alam yang terang benerang seperti yang kita rasakan saat ini. Pembuatan
makalah ini sebagai pemenuhan tugas mata kuliah guna ingin lebih mengetahui
dan memahami mengenai Moderen Office Administration.

Penulis berharap dengan selesainya tugas makalah ini dapat memudahkan

kita semua untuk memahami mata kuliah ini khususnya materi tentang Peran
Otomatisasi Perkantoran Dalam Menunjang Pertumbuhan Organisasi/Perusahaan.
Penulis juga menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat
banyak kekurangan baik dari segi penulisan, pemilihan kata, kerapian, dan isi.
Oleh karena itu, kepada pembaca makalah ini, Penulis sangat mengharap kritik
dan saran yang sifatnya membangun guna kesempurnaan makalah inui dan
perbaikan dalam berbagai hal untuk kedepanya.

Langsa, 14 Februari 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................i
DAFTAR ISI....................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1
A. Latar Belakang.........................................................................................................1
B. Rumusan Masalah....................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................2
A. Otomatisasi Perkantoran.........................................................................................2
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran...........................................................................4
C. Manfaat Dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran................................................5
D. Peran atau Dampak Otomatisasi Perkantoran.....................................................6
BAB III PENUTUP.........................................................................................................8
Kesimpulan......................................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi menginginkan tujuannya tercapai dengan baik, dituntut

untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Dikatakan
efektif apabila sasaran yang dicapai sesuai dengan kebijakan dan rencana program
yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan efisien jika segala fasilitas yang
diperlukan dalam mencapai tujuan relatif lebih kecil daripada hasil yang dicapai.
Agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai, maka setiap organisasi harus
mempunyai sistem dan prosedur yang baik dalam mengelola dan mengawasi
semua kegiatan yang ada diorganisasi tersebut. Adapun kantor merupakan pusat
seluruh kegiatan pegawai dalam melaksanakan kegiatannya.

Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan

teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi
meningkatkan produktivitas pekerjaan. Penggunaan mesin penting untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal
dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan
dari orang yang berada kantor.

B. Rumusan Masalah
1) Bagaimana pengertian otomatisasi perkantoran?
2) Bagaimana tujuan, manfaat dan kerugian otomatisasi perkantoran?
3) Bagaimana peran atau dampak otomatisasi perkantoran?

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasa inggris diebut automation memiliki padanan kata

mechanization dan computerization. Esenssi makna otomatisasi yaitu proses
penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi
akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia.

Otomatisasi perkantoran sering diistilahkan dengan kegiatan perkantoran

elektronis (electronic office/ e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN).
Otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektonik formal dan informal
yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan. Sistem elektronik formal dimaksudkan sebagai
kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Dan
sistem elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan
atau diuraikan secara tertulis. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani
orangorang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain diluar
lingkungan perusahaan.

Otomatisasi perkantoran sebagai suatu komponen input, proses dan output,

dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan
manusia secara minimal memberikan manfaat bagi suatu informasi menjadi lebih
muah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Sehingga perusahaan
mampu berkompetisi dengan lebih baik.

Para pengguna dari otomatisasi perkantoran itu sendiri antara lain yaiatu:

1) Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan terutama sumber daya manusia;

2
2) Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian
khususnya;
3) Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon,
dan mengatur pertemuan;
4) Clerical employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk
sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
menfirim surat.

Aplikasi otomatisasi perkantoran terdiri dari 11 aplikasi yaitu:

1) Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara

otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat
dokumen ketik atau cetak. Contohnya Ms. Word, OpenOffice.org writer,
dan lainnya.
2) Elektronik mail (e-mail) adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Contohnya gmail.com, ymail.com, dan lainnya.
3) Voice Mail merupakan media pengiriman pesan dengan mengucapkan atau
menggunakan suara. Contohnya voice connecto, telepon, dan lainnya.
4) Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5) Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Contoh softwarenya yaitu
firewire.
6) Video conferencing merupakan alat komuniksi yang dilengkapi signal audio
dan video. Contohnya webcam.
7) Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konereni.

3
8) Fasimile transmission adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain.
9) Video text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt. Contohnya siaran berita, mesin atm, televisi,
dan lainnya.
10) Image storage and retrieval adalah pengubahan dokumen fisik menjadi
digital yang disimpan didalam alat penyimpanan sekunder dan dapat
ditemukan kembali jika diperlukan. Contohnya mikrofilm dan scanner.
11) Dekstop publishing adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
sangat baik. Contohnya corel draw, Ms. Publising, dan lainnya. 1

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Tujuan utama yang umum ada tiga macam menurut Hall (2001), yaitu untuk
mendukung fungsi kepengurusan manajemen, untuk mendukung pengambilan
keputusan manajemen, dan untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan. Dalam
bukunya “Dasar-dasar pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran”,
Sedarmayanti (2001) mengemukakan tujuan otomatisasi, yakni pemanfaatan yang
seefisien mungkin atas, uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-
alat kerja, Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja, dan
Meningkatkan produksi. Dengan Otomatisasi Kantor pegawai perusahaan dapat
memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik. Sistem Otomatisasi
Kantor merupakan suatu aplikasi teknologi informasi yang digunakan untuk
membantu pekerjaan pegawai dalam hal komunikasi dan koordinasi. Dengan
Otomatisasi Kantor maka proses kerja akan tersusun dengan rangkaian prosedur
yang rapi, memudahkan proses pekerjaan, dan hasil pekerjaan akan terselesaikan
dengan cepat, baik, dan optimal sehingga akan tercapai kinerja yang baik.2
1
Rita Rosmawati, “Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan Memanfaatkan Otomatisasi
Perkantoran dalam Meningkatkan Produktivitas Organisasi”, Jurnal Pendidikan Manajemen
Perkantoran, Universitas Pendidikan Indonesia Bandung, Indonesia. 21b2f423-247d-4ac2-bb7d-
5e71355f924d-161202012749.pdf
2
Arif Tri Atmaja, Djoko Santoso, Patni Ninghardjanti, “Penerapan Sistem Otomatisasi
Admnistrasi Untuk Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Kerja Di Bidang Pendapatandinas

4
C. Manfaat Dan Kerugian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran sebagai suatu strategi yang digunakan dalam

perusahaan memberikan manfaat seperti;

1) Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya

(cost aoidance). Komputer tidak bisa menggantika pegawai, tapi untuk
menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban
kerja yang bertambah;
2) Otomatisasi perkantoran tidak akan mampu menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisionalpercakapan tatap muka, percakapan
telepon, dan sejenisnya. Otomatisasi perkantoran bertujuan untuk
melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi
yang penuh daya (powerful).

Disamping adanya manfaat yang dapat diambil, terdapat beberapa kerugian

dalam penerapan otomatisasi perkantoran yaitu:

1) Perasaan cemas dari karyawan yang muncul karena adanya perasaan tidak
mampu dalam mengoperasikan peralatan kantor yang canggih;
2) Masalah keamanan. Asset perusahaan yang berupa informasi penting dan
rahasia sering menjadi incaran perusahaan pesaing. Dalam kasus ini
perusahaan perlu juga memikirkan cara penggunaan dan pengamanan yang
paling tepat bagi sistem informasinya;
3) Tantangan terhadap struktur organisasi. Struktur organisasi yang sudah ada
akan berubah karena adanya sistem informasi yang baru. Perubahan struktur
organisasi yang baru akan berpengaruh terhadap kemampuan kelompok-
kelompok kerja yang sudah terbentuk. Sehingga akan membuat para
karyawan berada pada situasi yang tertekan.

Perdagangan Kota Surakarta”. Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Volume 2, No 2, Februari 2018 e-ISSN 2614-0349, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta. 20794-45914-1-PB.pdf

5
D. Peran atau Dampak Otomatisasi Perkantoran

Menurut Yudhi Yuniarthe dalam artikelnya yang berjudul “Sistem Otomasi

Perkantoran sebagai Aplikasi Pendukung Kinerja Sumber Daya Manusia dalam
Organisasi”, mengemukakan bagaimana dampak dari otomatisasi perkantoran.

1) Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan:

a. Angkatan kerja wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai
banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita.
Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu
beradaptai dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
b. Pekerja profesional dan teknis. Meninkatkan permintaan barang dan jasa
karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan
pekerja teknis.
c. Manajer dan administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam
bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer.
Manajer meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan
pendapatan perusahaan.
d. Pegawai administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi
mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi
komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkanoran.
2) Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai. Perubahan terhadap
struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang
terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak
memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi
yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
adminitrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi
pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional
kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang
dibutuhkan.
3) Dampak terhadap manajemen menengah. Pekerjaan manajemen menegah
diprediksi menjadi berkurang. Dengan meningkatkan aplikasi proses data

6
 elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data
meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang.
Pertama, keputusan manjerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis
mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan
yang lebih baik. kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat
pekerjaan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah
dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benarbenar
dibutuhkan.
4) Dampak terhadap operasi perusahaan. Membuat banyak perusahaan mulai
memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komuter di
seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke
seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi
perkantorn membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep
manajemen.3

3
Arif Tri Atmaja, dkk. Ibid.

7
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Otomatisasi perkantoran sebagai suatu komponen input, proses dan output,

dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan
manusia secara minimal memberikan manfaat bagi suatu informasi menjadi lebih
muah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Sehingga perusahaan
mampu berkompetisi dengan lebih baik. Tujuan utama yang umum ada tiga
macam menurut Hall (2001), yaitu untuk mendukung fungsi kepengurusan
manajemen, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan untuk
mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Adapun peran atau dampak otomatisasi perkantoran terhadap operasi

perusahaan. Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka
menggunakan sistem informasi komuter di seluruh pusat untuk mengumpulkan,
mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi
akibat otomatisasi perkantorn membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan
konsep manajemen.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Rita Rosmawati, “Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan Memanfaatkan Otomatisasi

Perkantoran dalam Meningkatkan Produktivitas Organisasi”, Jurnal Pendidikan
Manajemen Perkantoran, Universitas Pendidikan Indonesia Bandung, Indonesia.
21b2f423-247d-4ac2-bb7d-5e71355f924d-161202012749.pdf

Tri Atmaja, Arif, Djoko Santoso, Patni Ninghardjanti, Februari 2018. “Penerapan Sistem
Otomatisasi Admnistrasi Untuk Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Kerja Di
Bidang Pendapatandinas Perdagangan Kota Surakarta”. Jurnal Informasi dan
Komunikasi Administrasi Perkantoran Volume 2, No 2, e-ISSN 2614-0349,
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
20794-45914-1-PB.pdf